دليلك الكامل للاستعانة بمصادر خارجية (الجزء الثاني)
لقد ذكرنا في الجزء الأول من هذا المقال بعض التفاصيل عن كيفية الاستعانة بمصادر خارجية والاستفادة منها إلى جانب ذكر بعض النصائح الفعَّالة التي من شأنها مساعدتك على بدء رحلتك لتحقيق أهدافك بسرعة وفاعلية مستعيناً بالمصادر الخارجية، وفي هذا الجزء الثاني والأخير سنشرح بالتفصيل كيفية بدء رحلة الاستعانة بالمصادر الخارجية، وسنذكر بعض المواقع الإلكترونية التي من شأنها مساعدتك على تعزيز تجربتك.
كيف تبدأ رحلتك بالاستعانة بالمصادر الخارجية؟
الآن وبعدما تحدَّثنا عن أساسيات الاستعانة بمصادر خارجية، كيف يمكننا تطبيق ما تحدَّثنا عنه في الجزء الأول على أرض الواقع؟
ثمة العديد من مواقع التفويض المتاحة مثل، "آب ورك" (UpWork) و"فايفر" (Fiverr) و"بيبول بير أور" (PeoplePerHour)، ولكل منها جمهوره المستهدف، بالمجمل تعمل معظم مواقع التفويض على النحو الآتي:
- شارك منشوراً يتضمن المهمة:
- اشرح ماهية المهمة وما تتطلبه.
- حدِّد المعايير التي تبحث عنها في المرشح.
- انتظر العروض التي ستتلقاها.
- قيِّم العروض واختر المرشح المناسب.
- ابدأ العمل.
من أين تبدأ رحلتك بالاستعانة بالمصادر الخارجية؟
1. موقع "آب ورك" (Upwork):
في الماضي كان موقع "إيلانس" (Elance) و"أوديسك" (Odesk) أهم موقعين إلكترونيين للتفويض؛ لكنَّهما اندمجا في موقع "آب ورك" (Upwork)؛ ممَّا يجعله أكبر موقع إلكتروني للاستعانة بمصادر خارجية.
2. موقع "فايفر" (Fiverr):
يُعد موقع "فايفر" (Fiverr) سوقاً للوظائف والمهام الثانوية، في حين يُعَدُّ موقع "آب ورك" (Upwork) متخصصاً بالمشاريع القيِّمة، فيستثمر الناس مهاراتهم ومواهبهم ومواردهم على موقع "فايفر" مقابل مبالغ مالية ثابتة؛ إذ يطرح المتخصصون عروضاً مقابل مبلغ محدد (يبدأ سعر الخدمة من 5 دولارات).
إذا أعجبك العرض أرسل طلباً للمتخصص، ثمَّ سيترتب عليك دفع المبلغ لتستلم المهمة التي فوضتها في الوقت المحدد في العرض، وحوالي 30% من العروض على هذا الموقع قيمتها حوالي 5 دولارات، أما بالنسبة إلى الباقي فهي تتخطى الـ 5 دولارات.
ربما قد تظن أنَّه من المستحيل الحصول على أي عرض جيد مقابل 5 دولارات؛ لكنَّك ستتفاجأ من كمية العروض الرائعة التي ستجدها مقابل هذا المبلغ.
في النهاية كن على دراية بكيفية استخدامك لموقع "فايفر"؛ إذ من السهل للغاية أن يتشتت انتباهك من كمية الصفقات الرائعة، ومن الممكن أن تطلب خدمات تزيد عن حاجتك؛ إذ عليك التصرف بحكمة لتضمن حصولك على تجربة رائعة.
3. موقع "بيبول بير أور" (People Per Hour):
يشمل موقع "آب ورك" (Upwork) جميع أنواع الوظائف والمتخصصين تقريباً، في حين يُعَدُّ موقع "بيبول بير أور" أكثر تميزاً بقليل، ومن ثمَّ يميل إلى جذب عملاء أكثر جدية إضافة إلى مزودي خدمات أكثر تخصصاً، على الرَّغم من أنَّه يُطلق عليه أسم "بيبول بير أور" إلا أنَّه يحتوي على نوعين من أساليب الدفع؛ النوع الأول يتضمن أجوراً حسب ساعات العمل، أمَّا النوع الثاني فيتضمن أجوراً ثابتة تُحدَّد مسبقاً مثل موقع "فايفر".
يحتوي موقع "بيبول بير أور" على العديد من الوظائف، مثل التصميم والبرمجة والكتابة والترجمة وتحرير مقاطع الفيديو وتطوير البرامج والتسويق وكثير غيرها.
كيف تحقق أقصى استفادة من الاستعانة بمصادر خارجية؟
نقدِّم لك فيما يأتي بعض النصائح المتعلقة بما عليك فعله في كل مرحلة لتحقيق أقصى استفادة من الاستعانة بمصادر خارجية:
المرحلة الأولى: مشاركة منشور يتضمن الوظيفة
كن واضحاً قدر الإمكان في وصف الوظيفة:
- ضع قائمة بالمتطلبات الخاصة بالوظيفة وحدد المهام المطلوبة.
- وضِّح ما تريده مستعيناً ببعض الأمثلة إن أمكن؛ على سبيل المثال إذا كنت تريد تصميم شعار ولديك فكرة واضحة عن الشكل الذي تريده أرفق عرضك مع عينات مشابهة للتصميم الذي تريده.
حدِّد النتيجة النهائية المرجوة:
ما هي النتيجة النهائية المرجوة من هذه المهمة؟ يساعد وجود نتائج واضحة على وضع كل شيء في نصابه الصحيح؛ إذ إنَّك تدفع المال في النهاية مقابل النتيجة النهائية، وليس مقابل الوقت الذي استلزمه إنجاز المهمة.
حدِّد طريقة الدفع:
- إذا كانت المهمة محددة وذات ناتج محدد مثل تصميم غلاف كتاب إلكتروني أو تصميم موقع إلكتروني أو تحويل صيغة كتاب إلكتروني أو تدقيق لغوي؛ حدد مبلغاً ثابتاً لقاء المهمة.
- إذا كانت وظيفة دائمة مثل مساعد افتراضي أو مصمم رسومات مستمر أو إذا كنت لا تعرف متطلبات مشروعك والمدة التي قد يستغرقها؛ فسيكون الدفع حسب ساعات العمل هو الخيار الأفضل.
أرفق الوظيفة بمهمة تجريبية:
إذا كانت الوظيفة دائمة فمن الأفضل إرفاق العرض بمهمة تجريبية؛ فهذا أمر في غاية الأهمية؛ إذ سيتعيَّن على المتقدِّم إنجاز المهمة التجريبية وإرفاقها مع طلبه.
شاهد بالفيديو: أهم مهارات مدير الموارد البشريّة
المرحلة الثانية: تقييم العروض واختيار المتقدِّم المناسب
قيِّم الملف الشخصي لكل متقدِّم:
- كيف يبدو الملف الشخصي للمتقدِّم؟ هل يبدو احترافياً؟ هل يسلط الضوء على مهاراته بوضوح؟ هل يبدو جاداً وملتزماً؟
- ما هو متوسط تقييمه؟ تخبرك التقييمات بمدى رضى عملائه السابقين عن عمله؛ إذ كلما كانت التقييمات أعلى كان ذلك أفضل.
- ما نوع التعليقات التي لديه؟ هل ترك عملاؤه تعليقات إيجابية تُظهر مدى رضاهم؟ أم أنَّها تعليقات غير مُرضية؟
- ما هو سجله الوظيفي؟ هل لديه خبرة سابقة ذات صلة بهذه المهمة؟ أم أنَّه مبتدئ في هذا المجال؟ لست مضطراً لاختيار شخص محترف للغاية ولكن عليك التأكد من أنَّ لديه المهارات اللازمة لإنجاز المهمة.
راجع معرض أعمال المتقدِّم:
تفقد أعماله السابقة؛ إذ إنَّها تعطيك فكرة جيدة عن قدراته.
- يمكنك استباق الأحداث من خلال البحث عن متخصصين على الموقع ودعوتهم لتقديم عرض سعر. (توفر هذه المواقع ميزة الدعوات الجماعية لتسهيل العملية).
قارِن العروض:
تأكَّد من اختيارك أفضل عرض (من حيث الجودة والسعر)، وتحقق من عروض الوظائف المشابهة على الموقع؛ لتكن على دراية بالتكلفة المتوسطة للمهمة.
تواصل مع المتقدِّمين قبل اختيار المناسب منهم:
- أرسل رسالة إلى المتقدِّمين المحتملين تتضمن بعض الأسئلة، يمكنك إرسال أسئلة متعلقة بالوظيفة ذاتها أو بخبرة المتقدِّم.
- توجد ثلاث فوائد من القيام بذلك:
- معرفة مستوى مهارة المتقدِّم للمهمة.
- اختبار استجابته.
- معرفة المزيد عن تصرفات المتقدِّم وشخصيته.
إذ إنَّك ستنذهل من مقدار المعلومات التي يمكنك معرفتها عن المتقدِّمين من خلال إجاباتهم.
تقبَّل الآخرين:
إذا صادفت شخصاً يتمتع بسلوك رائع ولديه المهارات الجوهرية للمهمة، ولكن ليس لديه العديد من الأعمال السابقة أو ما يكفي من الخبرة في هذا المجال فكِّر في منحه فرصة المحاولة على أي حال؛ إذ إنَّ على الجميع بدء مسيرتهم المهنية من مكان ما، فيمكن لعرضه التنافسي وتعامله الجيد أن يعوضوا عن خبرته القليلة؛ إذ قد تصادف بعض الأشخاص المبدعين عن طريق المصادفة.
احترس من الأشخاص المشبوهين:
- قد تواجه بين الفينة والأخرى متقدِّمين مشبوهين يحاولون الاحتيال عليك؛ لذا حاول معرفة المزيد عن شخصية المتقدِّمين من خلال التفاعل معهم قبل عملية الاختيار (راجع الخطوة السابقة).
تأكَّد أنَّ القيمة تستحق التكلفة:
قبل الانتهاء من الوظيفة تأكد من أنَّ القيمة النهائية لهذه المهمة تساوي التكلفة التي تدفعها أو تفوقها، قد يكون المقصود بالقيمة هنا القيمة النقدية أو أنواع أخرى من القيمة (مثل قيمة وقت الفراغ)، ليس من المنطقي أن تدفع مالاً مقابل مهمة ما إذا كانت لا تستحق التكلفة التي رصدتها لها.
المرحلة الثالثة: بدء العمل مع المتعاقد (المتخصص)
حدِّد توقعاتك بوضوح:
يتضمن ذلك تحديد معايير واضحة للنتائج والمواعيد النهائية (إن وُجِدَت)، إذا كنت تريد إنجاز المهمة بحلول تاريخ معين فأخبر المتخصص بذلك، لا تخبره بأن يعمل حسبما يشاء ثمَّ تختلف معه إن لم ينجز المهمة بعد أسبوع.
تواصل مع المتخصص باستمرار:
يمكنك الدردشة مع المتخصص من خلال نظام الدردشة المدمج في الموقع الذي اخترته، أو يمكنك أيضاً إعطاؤه التعليمات مباشرة في غرفة العمل.
استخدم مقاطع الفيديو لتوضيح التعليمات:
في بعض الأحيان تسهِّل مقاطع الفيديو شرح ما تريد؛ إذ تتيح لك بعض الأدوات المجانية مثل سكرين كاست (Screencast) تسجيل مقاطع الفيديو على حاسوبك الشخصي مع التعليق الصوتي.
عيِّن بعض المهام التجريبية:
إذا كانت المهمة متكررة اطلب من المتقدِّمين القيام ببعض المهام التجريبية أولاً، وتحقق منها قبل السماح لهم بالقيام بالمهمة بأكملها لتتأكد من أنَّ الجميع فهم المهمة جيداً، وإلا سينجم عن ذلك كثير من التعديلات إذا فُسرت التعليمات تفسيراً خاطئاً.
حدِّد فترة تعريفية:
يجب عدُّ الأسبوع الأول على أنَّه فترة تعريفية تتيح لك وللمتخصص تبادل الأفكار لمعرفة أسلوب كل منكما؛ لذلك لا تتوقع أن تحظى بنتائجك المرجوة منذ البداية (على الرَّغم من أنَّه سيكون من الرائع لو حدث ذلك)، إذا كنت تدفع مقابل ساعات العمل فاستعد للدفع مقابل ساعات التعلم أيضاً التي لا تؤدي بالضرورة إلى النتائج المرجوة؛ لكنَّها قد تساعدك أنت والمتخصص على الوصول إلى ما تريده.
وجه المتقدِّمين:
إذا ارتكبوا أخطاء أو قاموا بأشياء لا تُماشي توقعاتك أخبرهم بذلك، وأرشدهم لتصحيح هذه الأخطاء، ولكن لا تتولَّ زمام الأمور كلياً، في حين أنَّه قد يكون من السهل عليك القيام بذلك، لكنَّ هذا لا يساعدهم على فهم كيفية إنجاز المهمة وفقاً لاحتياجاتك.
عبِّر عن عدم رضاك (إن وُجِدَ):
إن كنت تشعر بعدم الرضى تجاه المهمة عبر عنه بطريقة موضوعية، اعمل على تصويب الخطأ مع المتخصص بطريقة احترافية؛ إذ في نهاية المطاف أنت تدفع المال مقابل خدمة معينة، وسيسعى المتخصص اللبق إلى معالجة هذه المشكلات؛ لأنَّه يريدك أن تشعر بالرضى عن النتيجة.
شاهد بالفيديو: 7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل
كافئ العمل الجيد:
عندما تحصل على نتائج جيدة اشكر المتخصص على العمل الرائع الذي قام به، يمكنك منح المتخصص مكافأة علاوة على المبلغ المتفق عليه مسبقاً إذا شعرت بالرضى عن النتائج، افعل هذا من حين إلى آخر، ولكن ليس دائماً؛ كي لا يعتاد المتخصصُّ ذلك.
ربط كل هذه المعلومات مع بعضها:
في النهاية يتلخص الأمر في مدى ذكائك في معاملة المصادر الخارجية وهنا تكمن أهمية النصائح التي ذكرناها أعلاه، إليك بعض الخطوات الإضافية:
1. الاستعداد للنجاحات والإخفاقات:
أفضل طريقة لمعاملة الاستعانة بمصادر خارجية هي تقبل فكرة أنَّه يمكن أن تؤدي إلى النجاح أو الفشل في بعض الأحيان، هذا ليس بالشيء السيئ؛ فالأمر أشبه بالتعرف إلى أناس جدد أو تعيين موظفين؛ إذ ستواجه بعض الأشخاص الذين لن توافقهم.
في هذه الحالة عليك التخلي عنهم والاستمرار بالبحث عن أشخاص يوافقونك، تقبَّل فكرة أنَّ الإخفاقات ضرورية لتحقيق النجاح، بمجرد اعتماد هذا النهج ستجد على الفور أنَّ الاستعانة بمصادر خارجية ستصبح أقل إرهاقاً وأكثر متعة.
2. معاملة المتعاقدين قليلي الكفاءة:
إذا عاملت متعاقدين من ذوي الكفاءة المنخفضة قلل من خسائرك وتعلَّم من التجربة وأنهِ الصفقة وامضِ قدماً بسرعة، افهم الخطأ الذي ارتكبته وتأكد من عدم تكراره في المرة القادمة.
3. التمسك بالمتعاقدين البارعين:
ابحث عن متعاقدين بارعين يناسبون أسلوبك وتمسك بهم عند العثور عليهم؛ إذ يمكنك تعيينهم باستمرار؛ ليعرفوا بأنَّك تفضِّل عملهم.
4. تخصيص ميزانية احتياطية:
خصِّص مبلغاً احتياطياً (حوالي 10 إلى 15% من إجمالي ميزانيتك) لحساب الإخفاقات وساعات التعلم وعاملها على أنَّها تكلفة التعلم، عندما يصبح لديك فكرة جيدة عمَّا تبحث عنه وكيفية استثمار الاستعانة بمصادر خارجية لمصلحتك، يمكنك بعد ذلك تقليص الميزانية وزيادة القيمة التي تحصل عليها منها.
5. التأكد من أنَّ الاستعانة بمصادر خارجية تعود بالفائدة عليك:
قد يصبح بعض الأشخاص مدمنين فكرةَ الاستعانة بمصادر خارجية دون النظر إلى قيمتها وما إذا كانت تفوق التكلفة.
على سبيل المثال من غير المنطقي أن تدفع 500 دولار لمصمم محترف مقابل تصميم غلاف كتابك الإلكتروني إن لم تكن متأكداً ممَّا إن كنت قادراً على تحقيق أرباح بقيمة 500 دولاراً من كتابك الإلكتروني؛ إذ يمكنك العثور على مصممين آخرين يمكنهم تقديم نتائج رائعة بتكلفة أقل بكثير، وكذلك من غير المنطقي أن تدفع 250 دولاراً لمساعدك كل شهر لصيانة موقعك الإلكتروني عندما لا يكون هناك أي صيانة تقريباً أو عندما لا يدر عليك عملك أي مقابل مادي.
لا ينبغي أن تدفع مبلغاً معيناً لشخص ما لتصميم موقعك من الصفر عندما يكون لديك بالفعل كثير من المواقع الإلكترونية الاحترافية المتاحة التي تحتوي على قوالب جاهزة جراء مبلغ زهيد مقارنة بما ستدفعه.
تبنَّ فكرة الاستعانة بمصادر خارجية، ولكن في الوقت نفسه كن ذكياً بشأن كيفية استخدامها، من حيث المبدأ لا تنفق أكثر ممَّا تكسبه، ابحث جيداً للتأكد من حصولك على أكثر الأسعار تنافسية للمهام التي ستفوضها، استثمر ميزانيتك للحصول على أفضل جودة، تخلَّ عن المتعاقدين الذين يفشلون في تلبية تطلعاتك وابحث عن غيرهم؛ فأنت تستعين بهم لتسهيل الأمور عليك وليس العكس.
في الختام:
الاستعانة بمصادر خارجية أمر لا بدَّ منه إذا كنت ترغب في استثمار وقتك إلى أقصى درجة، حتى إذا لم تكن متقبلاً للفكرة جرِّبها وراقب نتائجها؛ فمن الممكن أن تحتاج إليها في المستقبل، ونأمل أن تكون المعلومات التي ذكرناها في جزئي هذا المقال مفيدة ومن شأنها تشجيعك على بدء رحلتك بالاستعانة بمصادر خارجية.