دليل التفويض الشامل
يُعدُّ تفويض المهام فناً هاماً في مجال ريادة الأعمال ولكنَّه صعب، فهو طريقة ناجعة لتخفيف عبء العمل وتوزيع المهام بين موظفيك وشركائك، وإذا قمتَ بذلك بشكل صحيح، تصبح منظمتك أكثر إنتاجية، وأقل توتراً على الصعيد الشخصي.
لكن لسوء الحظ، يبذل معظم رواد الأعمال جهداً كبيراً للتفويض بالشكل المناسب، إلا أنَّهم لا يعرفون متى وكيف يفعلون ذلك، وغالباً ما ينتهي بهم المطاف إما بالكف عن التفويض نهائياً، أو بالتفويض غير المجدي الذي قد يزيد الأمور سوءاً، وربما يزيد من أعباء عملهم أيضاً.
إذاً، ما عليك فعله عندما تواجه معضلة: "هل يجب أن أفوض هذه المهمة أم لا؟" فيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها للإجابة عن هذا السؤال:
1. تحديد المعوِّقات:
مَهمتك الأولى هي التعرف إلى أي معوِّقات داخلية قد تؤثِّر في قرارك بالتفويض:
- السيطرة: يتعامل عديدٌ من رواد الأعمال مع شركاتهم كالطفل المدلل، ويريدون أن يفعلوا كل ما في وسعهم من أجله، مما يجعلهم مترددين أو حتى عنيدين بشأن تفويض مسؤولياتهم، وإن كان هذا ينطبق عليك، فأنت بحاجة إلى تعلُّم التخلي عن السيطرة.
- التوفير: من المغري - خاصة عندما تكون شركتك شركة ناشئة - أن تحاول تخفيض التكاليف قدر الإمكان، وبالتالي سترغب في تجنب توظيف موظفين جدد في شركتك، أو حتى العمل مع عمال مستقلين، ولكن كما سترى، فإنَّ هذا أيضاً له تكلفة مرتبطة به.
- الآخرون: ربما تحاول أن تكون مديراً لطيفاً ولا تريد زيادة أعباء عمل الآخرين، ولكن، تذكَّر أنَّ مَهمة تحديد الأولويات هي مَهمتك، واعتماداً على هيكلية شركتك، من المحتمل أن يمارس مرؤوسوك التفويض أيضاً.
2. تحديد قيمة وقتك:
الخطوة الأولى الرئيسة في تحديد ما إذا كنتَ تريد تفويض شيء ما هي تحديد قيمة وقتك؛ فكم تجني في الساعة عندما تقدِّم استشارة؟ إذا كنتَ لا تتقاضى مالاً مقابل ذلك، فما المبلغ الذي تتخيل أن تجنيه في منصب مماثل في مكان آخر؟
بمجرد أن يكون لديك فكرة تقريبية عن المبلغ الذي يجب أن تجنيه في الساعة، ستعرف "قيمة وقتك" النسبية، والتي يمكِنك استخدامها لاتخاذ قرارات تفويض أكثر فاعلية.
3. تصنيف المهام المطلوبة باعتبارها مسؤوليات قصيرة الأمد وطويلة الأمد:
بعد ذلك، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان التحدي الذي تواجهه ينطوي على مسؤوليات قصيرة الأمد أم طويلة الأمد، على سبيل المثال، إذا كان عملك يحتاج إلى مزوِّد خدمة إنترنت جديد، فربما لن ترغب في إجراء تبديل آخر لفترة طويلة، وهذا يعني أنَّها مسؤولية قصيرة الأمد؛ لذا أياً كان الشخص الذي تفوِّضه بهذه المَهمة، سيتعيَّن عليه البحث عن الشركات المزودة لهذه الخدمة لمرة واحدة فقط.
ولكن، إذا كنتَ تحاول إدارة عملية إصلاح في عقار ثانوي، فاعلم أنَّك قد تواجه مشكلة مماثلة في المستقبل القريب، لذلك ابحث عن حل طويل الأمد، مثل تعيين موظف جديد، أو الاستعانة بخدمة إدارة الممتلكات لتولي المسؤولية عنك، وإذا كانت تكلفة التفويض إلى مصدر خارجي لا تزال أقل من أجر ساعتك، فوظِّف هذا المصدر في شركتك.
4. تحديد الأولويات:
بالطبع، سيتعيَّن عليك أيضاً تحديد أولوياتك كرائد أعمال، فما المهام التي يجب عليك إنجازها؟ هل هناك مشروع كبير في أعلى قائمة مهامك لا يمكِن لأحد سواك إنجازه؟ إذا كان الأمر كذلك، فعُد أي مهام أخرى في جدول أعمالك ثانوية وتستحق التفويض، وأما إذا كانت جميع أولوياتك على القدر نفسه من الأهمية، فقد لا تحتاج إلى التفكير في التفويض على الإطلاق.
5. تحديد الأشخاص المتاحين:
ستحتاج أيضاً إلى التفكير في الأشخاص المتاحين لتولي عملك، فمَن في فريقك لديه القدرة على التعامل مع تعدد المهام لتولي بعض أعمالك، ومَن الذي يتقاضى أجراً ساعياً أقل منك؟ إذا لم تتوافر هذه المعايير في أي شخص من فريقك، ففكِّر في تعيين موظف جديد أو موظف مستقل لملء الفراغ.
6. إنشاء قائمة تحقق سريعة:
إذا كانت هذه الاعتبارات غير واضحة بالنسبة لك، فإليك قائمة تحقق سريعة إذا كنتَ تفكِّر في تفويض المهام:
- هل قائمة مهامك طويلة جداً؟ هل لديك كثيرٌ من المهام التي يجب عليك أن تؤديها؟ تحقَّق من المعوقات والضغوطات، وإذا كانت الإجابة نعم، فتابِع.
- هل يمكِن تفويض هذا الآن؟ إذا كان بإمكانك تفويض مَهمة معيَّنة إلى شخص يعرف كيفية القيام بها، فهذا ممتاز لقد تخلصتَ من مَهمة في قائمة مهامك.
- هل هناك جدوى اقتصادية من تفويض هذه المَهمة؟ إذا فوَّضتَ المَهمة إلى موظف، أو موظف مستقل، أومؤسسة إدارية، فهل ستكلف أقل مما لو كنتَ الشخص الذي يتولى هذه المهمة؟ هل ستدفع أقل من أجرك في الساعة؟ إذا كان الأمر كذلك، فإنَّ تفويض المهمة يستحق ذلك.
- هل ستكون هذه مشكلة مرة أخرى؟ وإذا كان الأمر كذلك، فهل هي مشكلة تستحق المنع؟ إذا لم يكن أحد يعرف كيفية تنفيذ المهام الضرورية، وسيكلفك التدريب أو التوظيف أكثر من أجرك في الساعة، ففكِّر في القيمة المستقبلية التي ستجنيها من التدريب.
إذا كنتَ تفكِّر في تفويض مَهمة ما، فإنَّ الأمر يستحق إيجاد طريقة للقيام بذلك، فأنت مشغول ووقتك ثمين. لذلك، في أي وقت يمكِنك تفويض العمل بتكلفة إجمالية أقل من تكلفة القيام به بنفسك، قرِّر التفويض.
أخيراً، تذكَّر هذا: كثيرٌ من وظيفتك كقائد ليس تنفيذ المهام واحدة تلو الأخرى؛ بل وضع مسار للآخرين للقيام بما يبرعون فيه.