جداول العمل المرنة: 9 نصائح لتحقيق مرونة أكبر في جداول العمل

قد تفرض جداول العمل المرنة للموظفين الذين يعملون عن بعد أو يتبعون نمط العمل المختلط (العمل عن بعد والعمل في المكتب)، تحديات على قادة العمل.

ومع ذلك، باتت جداول الأعمال اليوم أكثر تقبُّلاً ومرونةً؛ إذ إنَّها تحاكي متطلبات العمل المختلط أو العمل عن بعد. وقد تعلَّم قادة الأعمال من خلال ظروف جائحة كورونا مدى فائدة الخيارات التي تحقق المرونة في العمل.

ونتيجة لذلك، تختار الكثير من الشركات أن تكون أكثر مرونة مع العودة للحياة الطبيعية، لكن قد يشعر الموظفون الذين يعملون عن بعد أو يتَّبعون نمط العمل المختلط بعدم الأمان عندما يُطلَب منهم وضع جداول عمل مرنة. وعلى الرغم من أنَّهم على دراية بفوائد الجداول المرنة، إلا أنَّه يكون من الصعب أحياناً تصميم جداول عمل تتسم بالمرونة.

فيما يأتي بعض أفضل النصائح وأكثرها فاعلية لتحقيق مرونة أكبر في جداول العمل:

1. قيِّم مدى قابلية الشركة للتكيف مع هذا النوع من الجداول:

عليك أن تحدد مدى إمكانية تطبيق جداول العمل المرنة من خلال تقييم مدى المرونة في ثقافة الشركة، وعليك تقييم مدى قابلية الشركة وتكيفها مع طلب الموظفين الحصول على جداول عمل مرنة.

وبما أنَّ قادة الشركة هم من يحددون ثقافة الشركة والإطار الذي يجري ضمنه العمل؛ لذلك من الضروري معرفة ما إذا كان بمقدورهم الاستجابة لطلبك.

2. تقدَّم بطلبك بصراحة وموضوعية:

كن جريئاً وصريحاً في طلبك؛ لأنَّ ذلك يساعدك على زيادة إنتاجيتك والتمتع بقدر أكبر من روح المشاركة في العمل.

من الممكن أن يتيح لك ذلك القدرة على تصور كيفية تطبيق جداول العمل المرنة على أرض الواقع، ومن ثم تطوير حل شامل لوضعك الوظيفي.

3. تحلَّ بالشفافية والصراحة:

يجب على الموظف الذي يطلب الحصول على جدول عمل مرن أن يكون منفتحاً وصريحاً فيما يتعلق بالأسباب التي تدفعه إلى طلب جدول عمل مرن.

لذلك عندما تُقدِم على مثل هذا الطلب، ينبغي أن تمتلك مسبقاً تصوراً واضحاً يساعدك على توضيح كل التفاصيل لرب العمل، ويؤكد له أنَّ الإنتاجية لن تتأثر.

بهذه الطريقة، سيتفهم رب العمل طلبك، وستبني المزيد من الثقة بينك وبينه.

4. وضِّح المزايا التي سيوفرها لك جدول العمل المرن:

يُعَدُّ توضيح المزايا والقدرات عند الحصول على جدول عمل مرن أمراً بالغ الأهمية.

لقد تعلمنا جميعاً مدى أهمية أن نتمتع بالفاعلية في العمل عن بعد في أثناء فترة الجائحة؛ لذلك يجب عليك وضع خطة تبيِّن لمؤسستك بوضوح فوائد العمل عن بعد. ومن الممكن أن توضح أنَّك تستطيع تخصيص وقت أكبر للعمل من خلال توفير الوقت الذي تحتاج إليه للتنقل، أو أنَّك سُتحسِّن من إنتاجيتك من خلال تقليل الوقت الذي تحتاج إليه لتصل إلى حالة التركيز في أثناء العمل في المكتب.

شاهد أيضاً: الطريقة الصحيحة لإبقاء فريق العمل عن بعد على قدر عال من المسؤولية.

5. استفد من حلقات التغذية الراجعة التي يوفرها المشرفون:

عندما نتحدث عن سياسات جداول الأعمال المرنة، يجب علينا مراعاة الإرشادات التي تُقدَّم إلى الموظفين؛ إذ يمكن أن تتضمن هذه الإرشادات ترتيبات بديلة لرعاية الأطفال حتى يتمكن الآباء الذين يعملون عن بعد من تخصيص الوقت اللازم للعمل ورعاية الأطفال؛ لذلك يجب مشاركة خطتك مع المشرفين، لأنَّه من المحتمل أن يكونوا قادرين على المساعدة. وبالمحصلة، تُعَدُّ حلقات التغذية الراجعة التي ينشئها الموظفون مع المشرفين أمراً بالغ الأهمية.

6. تأكد من تحقيق الإنجازات التي وعدت بها:

يجب على الموظف الذي يريد أن يُسمح له بالعمل عن بُعد أو وفقاً لجدول زمني مرن أن يوضح الإنجازات التي حققها والمرحلة التي أنجزها؛ إذ إنَّه نظراً إلى أنَّ العديد من الشركات تهتم بالاحتفاظ بالمواهب أكثر من بيئة عملها، فإنَّ الإنجازات التي تحققها من خلال جدول عمل مرن ستكون كفيلة بإقناع شركتك بفائدة النمط الذي تتبعه في العمل.

7. عُدَّ الطلب الذي تتقدم به عبارة عن مقترح:

ضع في حسبانك أنَّ جداول العمل المرنة هي صفقة رابحة للطرفين، وأنَّ جدول العمل المرن الذي تطلبه هو مقترح عمل. ثم ضع في حسبانك أيضاً إيجابيات وسلبيات الطلب، وضع خطة للتقليل من الآثار السلبية المترتبة على طلبك.

وعلاوة على ذلك، يجب عليك تحديد الفوائد التي تحصل عليها من المرونة التي يوفرها لك هذا النوع من جداول العمل، بالإضافة إلى فترة تجريبية تقوم خلالها بإقناع مؤسستك بفوائد هذه الجداول، في حال كانت ثقافة الشركة ترفض هذه الطريقة في العمل.

8. ضع في حسبانك جميع السلبيات المترتبة على هذا القرار وقلل منها:

يُعَدُّ تأثير هذه الجداول في جودة العمل هو النقطة الأهم؛ لأنَّك من خلال المرونة التي تحصل عليها ستتمكن من تحقيق نجاح أكبر في العمل، وربما ستتمكن من تقديم دعم أفضل إلى العملاء وجميع زملائك في فريق العمل. وبالمجمل، فإنَّك ستحقق المزيد من الإنتاجية، نظراً إلى تقليل الوقت الذي تحتاج إليه للتنقل.

لذلك يجب عليك في البداية أن تضع هذه التأثيرات في الحسبان، واكتشف إذا كان لديك أيُّ تحفظات بشأن هذا القرار.

9. تمتَّع بالروح الرياضية واستمتع:

لا تكن صارماً جداً بشأن جداول عملك، وتذكَّر أنَّ المرح أداة ممتازة للتحفيز علاوةً على أنَّ له الكثير من الفوائد الصحية.

يجب على الموظفين الذين يعملون عن بعد والمديرين أن يدركوا أنَّه حتى أفضل الخطط التي تُوضع لا تخلو من بعض المفاجآت وحالات عدم اليقين اللذين يضفيان سحراً من نوع خاص في حياتنا.

من المؤكد أنَّه يجب التخطيط ليوم العمل وتحمُّل مسؤولية المهام والأهداف التي نسعى إلى تحقيقها، لكنَّ هذا لا يعني أنَّنا لا نمتلك بعض المساحة للمرح والاستمتاع بالحياة.

لذلك عندما تصادف في حياتك أموراً تؤثر تأثيراً سلبياً في نمط العمل عن بعد، تعامل معها بروح رياضية، ولا داعي مثلاً للغضب عندما يقاطعك أحد أبنائك في أثناء اجتماع عمل على تطبيق "زووم" (Zoom)؛ بل خذ دقيقة مثلاً لتقديم هذا الضيف الجديد إلى الأعضاء الذين تجتمع معهم؛ لأنَّ مثل هذه اللمسات الخفيفة ستزيد من مرونتك، ومن ثمَّ من إنتاجيتك.

المصدر