الكتابة الفاعلة للوصف الوظيفي
تحتاج الشركات والمؤسسات إلى وصف وظيفي دقيق وشامل لكل منصب يُعلَن عنه، وإنَّ وصف الوظيفة هو وثيقة هامة توضِّح المسؤوليات والمهام المتوقعة للموظف في الدور الوظيفي المحدد، ويعدُّ وصف الوظيفة أداة قوية لإدارة الموارد البشرية وتوجيه الباحثين عن عمل وتحديد ما يتوقع منهم.
في هذا المقال، سنستكشف معاً أهمية الوصف الوظيفي وكيفية كتابة الوصف الوظيفي بطريقة فعالة، وسنناقش العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في وصف الوظيفة والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة الوصف الوظيفي، وستتعرف إلى كيفية تقديم معلومات واضحة ودقيقة عن المهام الأساسية والمؤهلات المطلوبة والعلاقات الوظيفية المتصلة بالدور.
سواء كنت صاحب عمل يرغب في كتابة وصف وظيفي جديد أم متقدماً للوظيفة يحاول فهم متطلبات الدور بشكل أفضل، ستجد هذا المقال مفيداً، فهنا، سنقدم لك نصائح وإرشادات عملية لضمان كتابة وصف وظيفي شامل وجذاب يلبي احتياجاتك، كما سنساعدك على صياغة وصف وظيفي يعكس بدقة المتطلبات والتوقعات للدور الوظيفي المحدد.
استعد لاستكشاف أهمية الوصف الوظيفي وكيفية كتابته بشكل فعال واحترافي.
ما هو الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي هو وثيقة توضح المسؤوليات والمهام المتوقعة من موظف في منصب معين، ويهدف الوصف الوظيفي إلى توضيح التفاصيل العامة للمسؤوليات والمهام التي يجب أن يقوم بها الموظف، إضافة إلى المؤهلات والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفة بنجاح، وعادةً ما يحتوي الوصف الوظيفي على مجموعة عناصر سنتعرف إليها خلال المقال وبالتفصيل.
يعد الوصف الوظيفي، في الحقيقة، أداة هامة لإدارة الموارد البشرية في تحديد احتياجات التوظيف والتوجيه والتطوير وتقييم أداء الموظفين، كما يساعد على توضيح توقعات العمل وتوجيه الموظفين لتحقيق الأداء المرجو والمساهمة في تحقيق أهداف المنظمة.
أهداف الوصف الوظيفي:
الوصف الوظيفي له عدة أهداف رئيسة، وتشمل:
1. توضيح المسؤوليات والمهام:
يساعد الوصف الوظيفي على تحديد المسؤوليات الرئيسة والمهام التي يجب تنفيذها في منصب معين، ويوضح بالتحديد ما يتوقع من الموظف القيام به، وهذا يساعد على تحديد الأولويات وتنظيم العمل.
2. توضيح المؤهلات والمهارات المطلوبة:
يساعد الوصف الوظيفي على تحديد المؤهلات التعليمية والمهارات الفنية والشخصية التي يجب أن تتوفر لدى الموظف لأداء الوظيفة بنجاح، ويساعد هذا على توجيه عملية التوظيف واختيار المرشحين المناسبين للمنصب.
3. توجيه الموظفين:
يساعد الوصف الوظيفي على توجيه الموظفين وتحديد توقعات العمل، فيوفر إطاراً واضحاً للموظفين بشأن ما يتوقع منهم في الوظيفة وكيفية تحقيق الأداء المرجو، ويمكن استخدام الوصف الوظيفي أيضاً في تحديد خطة التطوير وتدريب الموظفين.
4. تقييم الأداء:
يساعد الوصف الوظيفي على تقييم أداء الموظفين، ويمكن استخدامه بوصفه أساساً لقياس أداء الموظفين وتحديد مدى تحقيقهم للمهام والأهداف المحددة في الوصف الوظيفي.
5. تخطيط المسار الوظيفي:
يمكن استخدام الوصف الوظيفي في تخطيط المسار الوظيفي للموظفين، وبواسطته يمكن تحديد الخبرات والمهارات اللازمة للترقية في المنصب أو التحول إلى وظائف ذات مسؤوليات أكبر.
6. تواصل العمل والتنظيم:
يساعد الوصف الوظيفي على تواصل العمل وتنظيمه، ويسهِّل فهم الدور الوظيفي للموظفين وتوزيع المسؤوليات والتعاون بين الأفراد والفرق في المنظمة.
بشكل عام، يهدف الوصف الوظيفي إلى تعزيز الفهم المتبادل بين الموظف وإدارته، وتحقيق التوقعات المشتركة لتحقيق الأهداف المؤسسية.
شاهد بالفديو: 8 أسرار تحقق لك النجاح الوظيفي
عناصر الوصف الوظيفي:
تتضمن عناصر الوصف الوظيفي العناصر الآتية:
1. عنوان الوظيفة:
يشير إلى اسم الوظيفة ويحدد المستوى التنظيمي للمنصب، على سبيل المثال، "مدير المبيعات" أو "فني صيانة"، وما إلى ذلك.
2. ملخص الوظيفة:
يوفر نبذة مختصرة عن المسؤوليات الرئيسة والأهداف العامة للوظيفة، ويكون هذا الملخص فقرة قصيرة أو قائمة نقاط.
3. المسؤوليات الرئيسة:
يحدد المهام الأساسية التي يجب تنفيذها في الوظيفة، ويكون لهذه العنصر قائمة مرقَّمة أو فقرات توضح المسؤوليات بالتفصيل.
4. المتطلبات التعليمية والمؤهلات:
تشير إلى المؤهلات التعليمية والمعرفة التي يجب أن يمتلكها الموظف، مثل الدرجة الأكاديمية المطلوبة أو الشهادات الخاصة، وتشمل أيضاً المهارات الفنية الخاصة المطلوبة للقيام بالوظيفة.
5. المهارات المطلوبة:
يحدد القدرات والمهارات الفنية والشخصية التي يجب أن يتمتع بها الموظف لأداء المهام المطلوبة بنجاح، مثل المهارات التحليلية، والقيادة، والاتصال، والعمل الجماعي، وما إلى ذلك.
6. العلاقات الوظيفية:
تشير إلى الجهات المعنية التي يتعامل معها الموظف، والعلاقات الداخلية والخارجية التي يجب عليه بناءها والتعامل معها، ويشمل ذلك التعاون مع الزملاء، والتواصل مع العملاء أو الشركاء التجاريين، والتعاون مع الإدارة العليا، وما إلى ذلك.
7. الظروف العملية:
تشير إلى البيئة العملية والظروف المحيطة التي يجب أن يتعامل معها الموظف، ويشمل ذلك ساعات العمل، والموقع الجغرافي، والظروف البيئية، وأي ظروف خاصة أخرى تؤثر في الوظيفة.
هذه العناصر الرئيسة تشكل الأساس لإنشاء وصف وظيفي شامل ومفصل يعكس المسؤوليات والمهام المنتظرة من الموظف.
نصائح لكتابة بطاقة الوصف الوظيفي:
حتى تتمكن من كتابة بطاقة الوصف الوظيفي بشكل ناجح سنقدِّم لك مجموعة من النصائح الهامة:
1. كن واضحاً وموجزاً:
حاول تقديم المعلومات بوضوح وبساطة، واستخدم جملاً قصيرة وفقرات مرتبة لتنظيم النص وجعله سهل القراءة.
2. ابدأ بملخص قوي:
قدِّم ملخصاً قوياً للوظيفة في بداية الوصف، ويجب أن يكون هذا الملخص قصيراً ويشمل المعلومات الرئيسة المتعلقة بالمسؤوليات الأساسية والمؤهلات المطلوبة.
3. تحدَّث عن المسؤوليات الرئيسة:
وضِّح المهام الرئيسة التي يجب تنفيذها في الوظيفة، واذكر المسؤوليات الأساسية والوظائف اليومية والمسؤوليات الإدارية إن وجدت.
4. تحدَّث عن المؤهلات المطلوبة:
ضع قائمة بالمؤهلات والمهارات التعليمية والفنية والشخصية التي يجب أن تتوفر لدى الموظف، ويمكنك تقسيمها إلى "مؤهلات ضرورية" و"مؤهلات مفضلة" إذا لزم الأمر.
5. استخدم لغة محددة وفعالة:
استخدم لغة واضحة ومحددة لتوصيف المهام والمؤهلات، واجتنب العبارات الغامضة والعامة التي لا توفر معلومات كافية.
6. توضيح العلاقات الوظيفية:
حاول توضيح العلاقات الداخلية والخارجية التي سيتعامل معها الموظف في الوظيفة، مثلاً، التعاون مع الفريق، التواصل مع العملاء، التقارير إلى مدير معين، وما إلى ذلك.
7. اشرح الظروف العملية:
تكلم عن الظروف العملية المحيطة بالوظيفة مثل ساعات العمل، الموقع، السفر المطلوب، وأي ظروف خاصة أخرى يجب أن يكون الموظف على علم بها.
8. راجع وحدِّث الوصف الوظيفي:
راجع وحدِّث الوصف الوظيفي بشكل دوري؛ للتأكُّد من أنَّه يعكس التغيرات في المنصب والمتطلبات الحالية.
باتباع هذه النصائح، يمكنك كتابة بطاقة وصف وظيفي فعالة توضح المسؤوليات والمهام المطلوبة.
شاهد بالفديو: 7 علامات تدل على ضرورة ترك عملك والبحث عن عمل جديد
أخطاء شائعة في كتابة الوصف الوظيفي:
عند كتابة الوصف الوظيفي، تحدث بعض الأخطاء الشائعة، إليك بعض الأخطاء التي يجب تجنبها:
1. عدم التركيز على المهام الرئيسة:
قد يحدث أن يكون الوصف الوظيفي غامضاً وعاماً، دون التركيز على المهام الأساسية التي يجب تنفيذها في الوظيفة؛ لذا يجب أن يكون الوصف واضحاً ومحدداً بشأن المهام الرئيسة والمسؤوليات.
2. استخدام لغة غير واضحة أو تقنية:
من الأفضل استخدام لغة بسيطة وواضحة في كتابة الوصف الوظيفي؛ لذا يجب تجنب استخدام المصطلحات التقنية أو الاختصارات التي قد لا يفهمها الجميع.
3. إهمال المؤهلات المطلوبة:
يجب أن يكون الوصف الوظيفي واضحاً بشأن المؤهلات والمهارات المطلوبة للمتقدمين للوظيفة، فيؤدي عدم ذكر المؤهلات المطلوبة بشكل صحيح إلى تلقي طلبات غير ملائمة.
4. عدم تحديث الوصف الوظيفي:
يجب تحديث الوصف الوظيفي بانتظام للتأكد من أنَّه يعكس المسؤوليات والمهام الحالية للوظيفة، عدم تحديثه يؤدي إلى عدم توافق المرشحين المحتملين مع متطلبات الوظيفة.
5. عدم توضيح العلاقات الوظيفية:
يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي معلومات عن العلاقات الوظيفية، مثل التعاون مع الفريق، والتقارير إلى شخص محدد، والتواصل مع العملاء أو الشركاء التجاريين، فيؤدي عدم توضيح هذه العلاقات إلى فهم غير صحيح للدور الوظيفي.
6. عدم توضيح الظروف العملية:
يجب توضيح الظروف العملية المتعلقة بالوظيفة، مثل ساعات العمل، والموقع، والسفر المطلوب، وأي ظروف خاصة أخرى.
يؤدي عدم توضيح هذه الظروف إلى توقعات خاطئة للمرشحين المحتملين، وبتجنُّب هذه الأخطاء وضمان وصف وظيفي واضح وشامل، ستكون قادراً على جذب المرشحين المناسبين وتوفير توقعات واضحة للوظيفة.
في الختام:
إنَّ الوصف الوظيفي هو أداة أساسية في إدارة الموارد البشرية وتوجيه الباحثين عن عمل، فيساعد وصف الوظيفة على تحديد المهام والمسؤوليات المتوقعة للموظف وتوضيح المؤهلات والمهارات المطلوبة، وإنَّ إعداد وصف وظيفي شامل ومناسب يسهم في جذب المرشحين المناسبين وتحقيق التوافق بين المؤسسة والموظف.
عند كتابة وصف الوظيفة، يجب أن نركز على تقديم معلومات واضحة ودقيقة عن المهام الأساسية والمتطلبات المطلوبة والعلاقات الوظيفية المتصلة بالدور، وينبغي تجنُّب الأخطاء الشائعة مثل عدم التركيز واستخدام لغة غير واضحة أو تقنية.
يجب أن نولي الاهتمام الكافي لكتابة الوصف الوظيفي بشكل دقيق وشامل ومحدَّث بانتظام، ومن خلال ذلك، ستكون لدينا وثيقة توجيهية تساهم في تحقيق النجاح والفاعلية في أداء الوظائف وتحقيق أهداف المؤسسة، ونتمنى أن يكون هذا المقال قد وضَّح لك أهمية وصف الوظيفة وكيفية كتابته بشكل فعال، فطبِّق الإرشادات والنصائح المقدمة هنا لضمان توفير وصف وظيفي شامل ومناسب لاحتياجات منظمتك.