أهمية رسائل التذكير وكيفية استخدامها بنجاح

مهما كنت بارعاً في إعداد قوائم المهام وجداول الأعمال، لن تستطيع تنفيذ المهام ما لم يكن لديك طريقة موثوقة تُذكرك بتنفيذها. سوف تفهم أهمية رسائل التذكير عندما تنسى على سبيل المثال إحضار قائمة مواد البقالة معك إلى متجر البقالة بعد أن قضيت ساعة في إعدادها.

إنَّ رسائل التذكير بأنواعها هي ما يحوِّل مجموعة سلع ورقية أو خدمات ويب إلى ما يسميه مستشار إدارة الإنتاجية ديفيد ألين (David Allen) "النظام الموثوق".

يقاوم كثير من الناس رغبة تنظيم حياتهم التنظيم الأفضل، وبغض النظر عن نوع الفوضى الناجمة عن ذلك، فإنَّهم يتعاملون مع كل يوم على حدة؛ ذلك لأنَّهم يعلمون أنَّه بعد كل العناء الذي يتكبدونه في إعداد قوائمهم، قد ينسون أخذها معهم عندما يكون الأمر هاماً للغاية؛ ونحتاج في معظم الحالات إلى كثير من التشجيع في البداية، من خلال رسالة تذكير مثلاً، لكنَّنا في النهاية نبني زخماً كافياً يجعل القيام بما يجب القيام به عادة وليس استثناء.

من إنشاء رسائل التذكير إلى بناء العادات:

إنَّ العادة أي فعل نقوم به تلقائياً دون التفكير فيه؛ فعلى سبيل المثال، عندما تنظف أسنانك بالفرشاة، لا يتعين عليك التفكير في كل خطوة من البداية إلى النهاية؛ فبمجرد وصولك المغسلة، تتولى العادة زمام الأمور (وفي الحقيقة، العادة هي من حملك على الذهاب إلى المغسلة في المقام الأول) وتجد نفسك تضع معجون الأسنان على فرشاة أسنانك، وتضع فرشاة الأسنان في فمك (وليس أذنك!) وتبصق وتغسل فمك وما إلى ذلك دون بذل أي مجهود واعٍ على الإطلاق. وهذا شيء جيد لأنَّ بعض الناس، غير قادرين على التفكير الواعي حتى عندما ينظفون أسنانهم.

الخبر السار أنَّه لديك بالفعل مجموعة كاملة من العادات المُنتِجة التي اكتسبتها على مدار حياتك، والخبر السيء أنَّ كثيراً منها ليس عادات جيدة جداً.

تُعَدُّ لعبة فروجر (Frogger) التي تلعبها بهدف الاسترخاء قبل البدء في العمل عادة سيئة؛ إذ غالباً ما ينتهي بك الأمر بقضاء 6 ساعات في اللعب دون أن تشعر، ومن الصعب كما تعلم كسر هذا النوع من العادات؛ وهذا أحد الأسباب الذي يجعل العادات هامة جداً في المقام الأول.

وبمجرد استبدال عادة غير منتجة بأخرى أكثر إنتاجية، سوف يكون من الصعب التخلص من العادة الجديدة تماماً كما كان الحال مع العادة القديمة. ومع ذلك، فإنَّ الوصول إلى هذه المرحلة قد يكون عملاً مملاً!

لقد فقد القول المأثور القديم: "أي شيء تفعله مدة 21 يوماً يصبح عادة" مصداقيته إلى حدٍ كبير، ولكن هناك شيء من الحقيقة في جوهره؛ فأي شيء تفعله فترة كافية يصبح سلوكاً متأصلاً ويتحول إلى عادة، ولكن يختلف الأمر من شخص إلى آخر؛ حيث يكتسب بعض الناس العادات بسرعة، بينما يحتاج الآخرون فترة زمنية أطول، ولكن في النهاية تصبح السلوكات تلقائية.

إذاً بناء عادات مُنتِجة هو مسألة تكرار سلوك مرغوب فيه، على مدى فترة زمنية طويلة كافية لبدء التصرف بناءً على هذا السلوك دون تفكير؛ لكن كيف تتذكر أن تفعل ذلك؟ وماذا عن الأمور التي ليس من الضروري أن تصبح عادات كالأحداث التي تحدث مرة واحدة فقط، مثل أخذ كشف عن راتبك معك لكي تعطيه إلى موظف الرهن العقاري، أو إجراء مكالمة هاتفية معينة؟

إنَّ الحيلة لتذكير نفسك عدداً كافياً من المرات لتحويل أمر ما إلى عادة، أو لتذكير نفسك بشيء تريد القيام به مرة واحدة فقط، هي أن تقاطع نفسك بطريقة تحفز السلوك المطلوب.

أروع ما في المُحفِّزات "رسائل التذكير":

المُحفِّز هو أي شيء تضعه "في طريقك" لتذكيرك بفعل شيء ما؛ حيث ترتبط أفضل المحفِّزات بطريقة ما بالسلوك الذي تريد أن تنتهجه؛ فعلى سبيل المثال، إذا كنت تريد أن تتذكر أخذ غرض لم تَعتَد أخذه معك إلى العمل، فيمكنك وضعه أمام الباب حتى تضطر إلى حمله عند الخروج من منزلك.

لكنَّ المحفِّز قد يكون أي شيء يلفت انتباهك ويذكرك بفعل شيء ما؛ حيث يُعَدُّ المنبه أو مؤقت المطبخ خير مثال على ذلك؛ فعندما يرن الجرس أنت تعلم أنَّه عليك الاستيقاظ، أو إخراج الكعك من الفرن.

إذا كنت ترغب في غرس عادة ما، فكل ما عليك فعله هو وضع محفِّز في طريقك لتذكيرك بفعل كل ما تحاول تحويله إلى عادة، وتركه في مكانه إلى أن تنجز الأمر الذي من المفترض أن يذكرك به.

على سبيل المثال، يمكن أن تساعدك عبارة "عُدَّ السعرات الحرارية" الموضوعة على باب الثلاجة (أو ربما على وجبتك المفضلة التي تحتوي على سكريات) في تذكيرك بضرورة تخفيف تناول هذه الوجبات، حتى تدرك يوماً ما أنَّك لم تعد في حاجة لتذكُّر ذلك.

تتطلب كل هذه المحفِّزات البصيرة وبعد النظر؛ ومع ذلك عليك أن تتذكر أنَّك في حاجة إلى تذكر شيء ما في المقام الأول. وبالنسبة لكثير من المهام، فإنَّ أفضل رسائل التذكير هي تلك المؤتمتة بالكامل بحيث تجهِّز الرسالة ثم تنسى أمرها، وتثق في ظهور المحفِّز في الوقت المناسب.

كيف تجعل رسائل التذكير تعمل بنجاح؟

تُتيح أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة المتصلة بالإنترنت في كل مكان إمكانية إعداد محفِّزات تلقائية لأي شيء تقريباً. وستُظهر برامج سطح المكتب مثل آوت لوك (Outlook) تذكيرات منبثقة على شاشة سطح المكتب، كما تُقدِّم معظم الخدمات عبر الإنترنت خطوة إضافية بإرسال رسائل تذكيرٍ عبر البريد الإلكتروني أو رسائل نصية قصيرة؛ ممَّا يُبقيك دائماً في المسار الصحيح.

يمكن أن تساعدك رسائل التذكير المؤتمتة في اكتساب العادات، ولكنَّها قد تساعدك أيضاً على تذكر أمور هامة جداً لا يمكن الوثوق حتى في العادة لتذكيرك بها؛ فمرضى السُّكري الذين يحتاجون إلى تناول الأنسولين، ومرضى فيروس نقص المناعة المكتسب الذين عليهم تناول أدويتهم في وقت محدد وبترتيب دقيق، والمكالمات الهاتفية التي يجب إجراؤها في الوقت المحدد، والأحداث الحاسمة الأخرى؛ كلها أمور تحتاج إلى رسائل تذكير، حتى لو كنت معتاداً على القيام بها في الوقت المناسب، وذلك نظراً لأهميتها القصوى.

إقرأ أيضاً: أفضل 5 تطبيقات لإدارة الوقت والمهام

إذاً، عليك تحديد رسائل تذكير لكل شيء تقريباً؛ أرسلها إلى هاتفك المحمول بطريقة ما (من خلال جدول زمني مدمج أو خدمة ترسل تحديثات عبر الإنترنت) كيلا تضطر أبداً إلى التفكير فيها أو تخشى نسيانها.

إنَّ الوقت المناسب لإدخال رسائل تذكير جديدة للأسابيع أو الأشهر المقبلة هو عند قيامك بالمراجعة الأسبوعية؛ وبذلك تساعدك رسائل التذكير هذه على البدء بإنجاز المهام المطلوبة منك مباشرةً بدلاً من إضاعة الوقت في تذكرها.

المصدر