أهمية الاجتماعات
فكّر في الطريقة التي تستخدمها أفضل الشركات في إدارة اجتماعاتها لكي تتفاعل مع مناخ العمل المتغير والذي يعتمد على فرق العمل.
للاجتماعات الفعّالة عائدًا كبيراً:
بينما كانت غالبية الشركات غارقة إلى أذنيها في تقليص حجم العمالة وفي خفض الرواتب في العقد الماضي، كانت شركة "جنرال إليكتريك" تسعى جاهدةً إلى التوصل لطرق جديدة للنمو.
فمنذ عام 1984 إلى عام 1993 نمت إيردات هذه الشركة من 27.9 بليون دولار إلى 60.5 بليون دولار. كما أن أرباحها قد قفزت من 2.3 بليون دولار إلى 5.2 بليون دولار وبطبيعة الحال لم تأتِ تلك النجاحات بسهولة، فقد استلزمت تغييرات جذرية في كيفية قيام الشركة ومديريها وعامليها بأداء أعمالهم:
- "جاك ويلتش" (رئيس مجلس إدارة شركة "جنرال إليكتريك" منذ عام 1981) قرّر أن الشركة لن تنجح إلا بالإقلاع عن الاجتماعات الاستبدادية وتوجيهات الإدارة العليا. وكان الحل الذي قدمه "جاك" يكمن في تطبيق مفهوم الاجتماعات الموسعة في الشركة بأكملها. وتجمع هذه الاجتماعات بين المديرين والعاملين في منتديات مفتوحة يُسمح فيها للعاملين بطرح جميع الأسئلة التي تشغلهم، ويطلب من المديرين الإجابة على هذه الأسئلة.
- كان وضع استراتيجيات العمل الرئيسية للشركة يتم في اجتماعات منتظمة لكبار المديرين، الذين يرأس كل منهم إحدى وحدات الشركة، وفي هذه الاجتماعات عالية الطاقة كان الحاضرون يتلقون تشجيعاً على استكشاف جميع الطرق والبدائل الممكنة، وعلى قبول الأفكار الجديدة والمبتكرة، وكانت المشروعات الجديدة التي أقامتها شركة "جنرال إليكتريك" في المكسيك والهند والصين هي النتيجة المباشرة لهذه الاجتماعات.
- في المصنع المبهر التابع لشركة "جنرال إليكتريك" والذي يقع في "بايمون Bayamon " بـ "بورتو ريكو" Puerto Rico، تم تنظيم الموظفين في فرق تتولى مسؤولية وظائف محددة في المصنع مثل الشحن والتجميع وما إلى ذلك.. وعلى أي حال، كانت هذه الفرق تتألف من موظفين من مختلف أجزاء المصنع، فمثلاً لم يكن فريق الشحن يتألف من بعض الموظفين في قسم الشحن فقط، وقد مكن ذلك ممثلي الأقسام المعينة من مناقشة كيفية تأثير التغييرات أو التحسينات المقترحة على الجوانب التي يختص بها كل منهم في العملية موضوع النقاش. وكان الموظفون الذين يؤجرون بالساعة يديرون هذه الاجتماعات بأنفسهم، ولم يكن الموظفون المعينون يتدخلون في هذه الاجتماعات إلا بناءً على طلب الفريق.
وقد قدمت نتائج تجربة هذا المصنع أدلة واضحة ومقنعة على أن الطريقة التي تتبعها شركة "جنرال إليكتريك" طريقة ناجحة. فبعد عام واحد من بدء المشروع زادت إنتاجية موظفي هذا المصنع عن إنتاجية زملائهم في المصنع الرئيسي بالولايات المتحدة بنسبة 20%، ليس هذا فقط، بل إن الإدارة كانت تتوقع زيادة أخرى بنسبة 20% أيضاً في العام المقبل.
إن الاجتماعات التي تؤدي إلى مثل هذه النتائج لا تحدث بالصدفة، فما أكثر الاجتماعات التي تدار بشكل سيء في الشركات في وقتنا هذا، وبدلاً من تقديم الإسهامات لزيادة فعالية الشركة ورفع كفاءتها فإن هذه الاجتماعات تجعل الموظفين أقل كفاءة وفعالية، كم مرة سمعت فيها فرداً يشكو من اشتراكه في اجتماع آخر عديم الجدوى؟
ومع اهتمام الشركات في الوقت الحالي بإنجاز الكثير بأقل القليل، فقد أصبحت زيادة فعالية الاجتماعات أكثر أهمية من ذي قبل. فأي منظمة (أو مجموعة بينها علاقة ما بين اثنين وأكثر) عبارة عن كائن حي يتنفس أثناء الاجتماعات، وتظهر الأهمية الكبيرة والفوائد الكثيرة للاجتماعات بالنسبة للمنظمة من خلال: حس التدخل، الاتصال، اتخاذ القرارات، حل المشكلات، الإبداع، وبناء الفرق.
يمكن تلخيص أهمية الاجتماعات في النقاط التالية:
- تساعد الاجتماعات على استخدام فعَّال أكثر للوقت (مؤسسة، فريق أو مستوى جماعي، أو المستوى الفردي).
- تحسن في صنع القرار حيث أن الاجتماعات تنتج غالباً قرارات جماعية، وبالتالي موضوعية أكثر (بسبب تعدد وجهات النظر)، وفي نفس الوقت تتيح للشخص الواحد المشاركة في صنع القرار.
- رفع الروح المعنوية للأعضاء المشاركين بسبب مشاركتهم في عملية صنع القرار (في حال كان الاجتماع فعالاً) حيث يحق لكل عضو (مهما كانت رتبته أو منصبه) صوت واحد فقط.
- توفر الاجتماعات التفاعل والتواصل والنقاش بين الأفراد من كافة الاختصاصات والخبرات، مما يؤدي إلى تفهم مواقف الآخرين، وإتاحة الفرصة للتعبير عن الرأي، وإيصال المعلومات والبيانات، والاحتكاك بين أفراد حديثي الخبرة مع من هم أكثر خبرة منهم، مما يؤدي إلى اكتساب خبرات ومهارات جديدة.
- تساهم الاجتماعات في التعرف على المشكلات والصعوبات التي تواجه إنجاز الأعمال مبكراً مما يساعد على التخطيط لها.
- تبث الاجتماعات روح الانفتاح بين جميع المستويات، وتعزز العلاقات الإنسانية بين الأعضاء.
تستطيع الآن القيام باستبانة: تشخيص الاجتماعات لديك...
المصادر:
- من هنا ابدأ إدارة وقتك - فرنسيس كي - مكتبة جرير
- الإدارة والقيادة - دافيد ويتون وتيم كاميرون - بميك
- الإدارة للمبتدئين - بوب نيلسون وبيتر إكونومي - مكتبة جرير