أهمية استخدام التقويم عبر الإنترنت
إذا كنت تستخدم تقويماً عادياً، فربما لا ترى ضرورة لاستخدام تقويم يعمل عبر الإنترنت، فقد يبدو لك أنَّ نظام إدارة الوقت الذي تعتمده يعمل على نحو جيد، لكنَّك تفوِّت على نفسك الكثير من المزايا التي تقدِّمها التكنولوجيا؛ لذا في هذا المقال سنبيِّن لك الفوائد التي ستحصل عليها باستخدامك لتقويم يعمل عبر الإنترنت:
1. سهولة الحمل:
التقويم العادي مفيد في المنزل والمكتب، لكن لا يمكنك أخذه معك أينما ذهبت، حتى المصمم منه للحمل أو الوضع في الجيب قد يسبب لك إرباكاً، إضافة إلى أنَّه من المحتمل أن تنساه؛ لذا لا تحتاج سوى إلى جوالك واتصال بالإنترنت ليعمل هذا التقويم، ويمكنك أن تضبط الإعدادات الخاصة به لتبقى على اطلاع حتى في حالة عدم الاتصال بالإنترنت.
2. يمكن مشاركته مع الآخرين:
عندما يكون هناك مناسبات مشتركة مع الآخرين فإنَّ القيام بمزامنة التقويمات العادية أمر صعب؛ وذلك لأنَّك ستضطر إلى التنسيق مع زملائك في العمل وأفراد الأسرة دائماً.
تستطيع مشاركة تطبيق التقويم عبر الإنترنت مع الآخرين، وبهذا سيبقى الجميع مطلعاً على التحديثات والإشعارات، ولستَ مضطراً إلى مشاركة كل المناسبات، ففي إمكانك اختيار مناسبات محددة لمشاركتها وإنشاء تقويم منفصل يتضمن مناسباتك الخاصة وإخفاؤه عن الآخرين.
تستطيع أيضاً الاختيار بين السماح للأشخاص الذين تشاركهم التقويم إجراء تعديل على المناسبات أو مجرد الاطلاع عليها، فهذا يعود ذلك إليك.
3. تعديل المواعيد وتذكيرك بها:
من الصعب إجراء التعديلات الطارئة على المواعيد باستخدام التقويم الورقي، وأحياناً يُسبب الأمر إرباكاً، خاصةً إذا طرأ التعديل في اللحظات الأخيرة للموعد، بينما يسهل عليك التقويم عبر الإنترنت مواكبة التغييرات الطارئة والظروف غير المتوقعة.
لنفترض أنَّه يوجد في جدول مواعيدك اجتماع مع عميل في الساعة 3 مساءً، ويطلب منك عبر رسالة تعديله ليصبح أبكر بساعة، باستخدامك لهذا التقويم تستطيع إجراء التعديل فور تلقِّيك للرسالة، وعلى الرغم من أنَّه قد يكون في مقدورك إجراء التعديل عبر تقويم ورقي إذا كان بحوزتك، إلا أنَّ بعض التفصيلات لن تكون متوفرة.
طبعاً لن يرسل لك التقويم الورقي تذكيرات بأنَّ موعد اجتماعك عُدِّل، بينما يوفر لك التقويم عبر الإنترنت هذه الميزة، وبذلك يساعدك على تذكر التعديلات حتى في الأيام التي تكون فيها مشغولاً جداً وتحاول التفكير في أكثر من أمر.
4. يمكن تسجيل مناسبات مختلفة في تقويمات عدة:
يمتلئ التقويم الورقي بسرعة، وتصبح قراءته أمراً صعباً، لذلك يُعَدُّ تخصيص كل نوع من التقويمات لمناسبات مختلفة تنظيماً ممتازاً؛ لذا خصِّص تقويمك الورقي للمناسبات العائلية، واجعل التقويم عبر الإنترنت مخصَّصاً لمهام عملك والمناسبات الشخصية، فالرائع بالتقويم عبر الإنترنت أنَّك تستطيع إنشاء تقويمات عدة لمناسبات مختلفة، وتمنحك بذلك قدرة على التنظيم أفضل من التقويمات الورقية.
5. الحفاظ على البيانات:
إذا ضاع أو تلف تقويمك الورقي، فلن تتمكن من استعادة المعلومات المدونة عليه، بينما التقويمات عبر الإنترنت تستخدم الشبكة لتخزين المعلومات، وبعضها يتميز بإمكانية التخزين السحابي مع ما يوفره ذلك من مساحة تخزين هائلة وحماية قصوى، وبهذه الطريقة تستطيع الوصول إلى المعلومات واستعادتها من أي جوال آخر حتى لو تحطَّم جوالك أو فقدتَه.
شاهد بالفديو: 4 مواقع وتطبيقات رائعة تساعدك على زيادة الإنتاجية
6. ضبط الوقت تلقائياً حسب المنطقة الزمنية:
هناك ميزات عدة لا يملكها التقويم الورقي، مثل نغمات التنبيه وإمكان تدوين المناسبات بآلية إفلات الملفات في أدوات مثل "غوغل درايف" (Google Drive) نفسها، والأكثر أهمية هو أنَّ التقويم عبر الإنترنت يعمل على تذكيرك بالمواعيد بالدقيقة ولهذا فهو يزيد من مستوى إنتاجيتك، إضافة إلى التحديث التلقائي للوقت تبعاً للمنطقة الزمنية، وبهذا تضمن أنَّ اجتماعاً هاماً لن يفوتك؛ وذلك لأنَّ تقويمك الورقي لا يزال على التوقيت الشرقي.
7. وجود تقنيات لإدارة الوقت:
تستطيع باستخدام تقويم الإنترنت تنفيذ العمليات المعقدة لإدارة الوقت وهذه ميزة لا تتوفر في التقويم الورقي، وبالإضافة إلى حوسبة الوقت يوجد مزايا أخرى، وهي:
- تجزئة الوقت: تمكِّنك من تقسيم يومك إلى أجزاء تبعاً لمهام ونشاطات محددة.
- تقنية الطماطم أو البومودورو (Pomodoro Method): اعمل لمدة 25 دقيقة مع استراحة لمدة خمس دقائق لتقوية التركيز ومنع الإرهاق.
- مصفوفة "آيزنهاور" (Eisenhower Matrix): حدد أولوياتك لإنجاز أهم الأشياء وتنحية الأشياء غير الهامة وتفويض بعض المهام لشخص آخر.
يصعب إجراء هذه التقنيات باستخدام تقويم ورقي، ولكنَّها قد تعمل جيداً مع النوعين كليهما من التقويمات، على سبيل المثال: قد يساعدك رسم مصفوفة "آيزنهاور" - مصفوفة تهدف إلى إدارة الوقت من خلال تقسيم المهام حسب درجة أهميتها وإلحاحها - على تصوُّرها بشكل أفضل حتى تتمكن من كتابتها في تقويمك عبر الإنترنت بدقة أكبر، فلا حرج في تفضيل أحد أنواع التقويم على الآخر، لكنَّك قد تقلل من أهمية نفسك إذا لم تمنح نفسك فرصة لتجرب كليهما.