أفضل 14 أسلوباً لبدء الاجتماعات وندوات التدريب

كانت أساليب استهلال الأحاديث في الماضي تُستخدَم عند تعارف شخصين حين يكون الجو مشحوناً بالتوتر؛ لكن في مرحلة ما انتشر مصطلح "كسر الجليد" (icebreaker) بمعنى استهلال الحديث لدرجة أنَّه انتقل إلى العالم الاحترافي، فنجد اليوم مختلف الشركات تبحث عن أساليب لاستهلال الندوات التدريبية، وتقنيات الاستهلال شعبية لأسباب عدة: مثل تلطيف الجو حتى يشعر جميع الحاضرين بالارتياح، كما أنَّها فعَّالة في الاجتماعات؛ وذلك لأنَّها تصقل مهارات التواصل.

مفهوم استهلال الحديث في الاجتماعات وندوات التدريب في الشركات:

تعمل العديد من الشركات على تحسين مهارات التواصل لدى موظفيها عبر تحديد مواعيد لإجراء جلسات تدريب عن موضوع أساليب استهلال الحديث في الاجتماعات؛ وذلك لأنَّها تعتمد على موظفيها لتحويل حواراتهم إلى حجج مقنعة، ولأسباب أخرى تتعلَّق بالمبيعات والإنتاجية؛ الفكرة هي أنَّ هذه النشاطات أصبحت الوضع الطبيعي الحالي، فإذا كنت تنتمي إلى شركة مشابهة أو بيئة عمل مرنة فلا بد من أنَّك تدرك كيفية سير هذه النشاطات؛ وإن لم تكن تعرف عنها سوى اسمها، فستجد هذا المقال مفيداً جداً.

تتضمَّن جلسة التدريب الخاصة باستهلال المحادثات عموماً أنشطة عدة؛ حيث إنَّ كل قسم منها يركز على مهارة محددة، على سبيل المثال: إذا كان المدرِّب يسعى إلى صقل مهارات التواصل لدى أفراد المجموعة، فقد يقترح إجراء نشاط: "الإجابة بكلمة واحدة"، والذي سيقود إلى سلسلة من الأسئلة والإجابات يسأل فيها المدرِّب عن موضوع ويجيب المشاركون على الفور بكلمة واحدة.

قد يسألهم: "كيف تشعرون في غرفة مليئة بالغرباء خلال ندوة؟"، وبما أنَّ الإجابة يجب أن تكون كلمة واحدة، فمن المفيد تحديد المجال الذي يحتاج إلى تحسينٍ وتوجيه أسئلة تتعلَّق به؛ حيث يستخدم العديد من الموظفين كلمة "التوتر" للإجابة عن ذلك السؤال؛ السبب خلف هذا التوتر هو رهاب المسرح والقلق عند التحدُّث أمام جمهور، ويمكن حل هذا النوع من المشكلات المؤقتة باستخدام تقنيات مختلفة، كما من المفيد التدرُّب عليها.

إليك أفضل 14 أسلوباً لاستهلال الحديث في الاجتماعات، والتي ستفيدك خلال الندوات وجلسات التدريب:

1. الإجابة بكلمة واحدة:

نشاط الإجابة بكلمة واحدة منتشر جداً، وكما ذكرنا آنفاً؛ الفكرة هي تشجيع الآخرين على الإجابة عن السؤال بكلمة واحدة، أو كلمتين كحد أقصى، لكن بقدر شعبية هذا الأسلوب؛ إلَّا أنَّ هناك أموراً يجب أن تتجنَّبها، فلا تطرح أسئلة شخصية أو تعتمد على آراء الآخرين؛ وذلك لأنَّه يصعب على المشاركين الإجابة عنها بكلمة واحدة، على سبيل المثال: لا تطرح سؤالاً مثل: "كيف تشعر حين يدخل الأستاذ فلان إلى الغرفة"؛ كما يجب أن تترك الأسئلة مجالاً لتقديم إجابات تلقائية يستطيع الجميع الإضافة إليها.

قسِّم المشاركين إلى مجموعات مختلفة، واطلب منهم الإجابة عن سلسلة من الأسئلة بكلمة واحدة، مثل صفة أو ما شابه؛ حيث يولِّد هذا النوع من أساليب الاستهلال حوارات بنَّاءة تقود إلى أنماط عدة للتفاعل.

2. العثور على نقاط مشتركة:

هذا الأسلوب لاستهلال الاجتماعات والندوات التدريبية مشابه جداً للنشاط السابق، لكنَّ الفرق هو تتالي الأحداث؛ فأنت تبدأ هنا بتقسيم أفراد الفِرق في شركتك إلى مجموعات مختلفة، وكل مجموعة تحصل على 10 إلى 15 دقيقة كي يدردشوا خلالها مع بعضهم حتى يصلوا إلى قائمة من 10 صفات تنطبق على أعضاء المجموعة؛ وبعد الجلسة ينهض شخص من بينهم يكون مُمثِّلاً عن المجموعة ويقرأ الصفات.

فكرة أسلوب العثور على نقاط مشتركة هي نشر ثقافة قائمة على الصدق، يستطيع فيها موظفو الشركة أن يمرحوا ويتعرفوا إلى بعضهم.

في الغالب تنتشر "عقلية العزلة" (Silo mentality) أو "عقلية الصومعة" -وهي ما يحصل حين يكون نظام إداري غير قادر على العمل أو الاندماج مع أقسام أخرى في الشركة- في الشركات التي لا تتعدى تفاعلات الموظفين فيها مع بعضهم إلقاء التحية؛ ونتيجة لذلك هناك ثغرات في التواصل تتسع مع مرور الوقت، فالهدف من أسلوب الاستهلال هذا هو القضاء على هذه المشكلة قبل أن تتفاقم، عموماً هو طريقة مسلية للتعرف إلى زملائك في العمل وإلى اهتماماتهم، وليتعرفوا هم إليك أيضاً؛ لذا جربه وقد تجد أنَّ الأشخاص الذين ظننتهم مغرورين هم في الحقيقة أناس لطفاء؛ وفي النهاية شارك النتائج لمعرفة أي مجموعة أدَّت على نحو أفضل والسبب خلف ذلك.

3. تقنيات تخفيف التوتر:

تقنيات الاستهلال التي تخفف التوتر هي إحدى طقوس تبديد جو التوتر، في العادة تبدأ الشركات الاجتماعات أو جلسات التدريب بدفع الجميع إلى الضحك والمرح، ومثل النشاطات السابقة، يُقسَّم المشاركون إلى مجموعات في أثناء تطبيق هذه التقنية، وتضم كل مجموعة مزيجاً من الموظفين المبتدئين والموظفين المخضرمين.

وطريقة التقسيم هذه متعمدة؛ وذلك لأنَّ النظام الهرمي في الشركات قد ينجم عنه تردد الموظفين في المستويات الأدنى عند تفاعلهم مع الموظفين المخضرمين، ثم يجب أن تشارك كل مجموعة نشاطاتها المفضَّلة، مثل الاعتناء بالحيوانات الأليفة والخروج في مغامرات خارج المنزل والعطل والمطالعة.

يساعد هذا الجميع على مشاركة شيء من حياتهم الشخصية، فذلك ما يكوِّن إنسانيتنا في النهاية؛ وفي حين أنَّ هذا النوع من الأساليب الاستهلالية غير شائع، لكن حين يُستخدم يكون له نتائج مذهلة.

4. المقابلة والترحيب:

أكثر عناصر العمل التي يتطلَّع إليها الموظفون ويهابونها في الشركات هي الاجتماعات، خاصة حين يشارك فيها مفوَّض أجنبي أو أصحاب المصلحة، فيكون الجو عادة مشحوناً بالتوتر، وهناك العديد من التقنيات التي يمكن أن تساعد على تبديد هذا الجو قبل أي اجتماع، وأفضل استراتيجية هي التدرُّب قبل أي حدث مع الموظفين الذين سيكونون حاضرين مسبقاً، بحيث سيشعرون جميعاً بالراحة في أثناء الاجتماع الفعلي أو غيره من الاجتماعات.

تركز تقنيات "المقابلات والترحيب" على تجربة بناء الفريق، والأهم من ذلك هو في حال كان الاجتماع يركز على موضوع المبيعات سيكون الفريق قد تدرَّب على تكوين علاقة مع الزبون قبل لقائه.

إذا شاهدت المسلسل التلفازي "ذا أوفيس" (The Office) ستلاحظ أنَّ شخصية "مايكل" (Michael) يقضي وقتاً طويلاً في التعرف إلى الزبائن، ففي إحدى الحلقات يخرج بصحبة شخصية أخرى تدعى "جان" (Jan) إلى مطعم لمقابلة صاحب مصلحة، وفي أثناء الدردشة يتحدَّثان عن أطعمتهما المفضَّلة وهواياتهما والعديد من الأمور الأخرى ونتيجة لذلك يشعر الزبون بالراحة في التعامل مع شركة "مايكل"، في البداية لم تكن "جان" (Jan) سعيدة بتصرفات مايكل، لكنَّها أدركت في النهاية ما الذي كان يفعله، كان الوضع مربحاً لكلا الطرفين؛ وهذا هو الهدف من استخدام تقنية "المقابلة والترحيب".

5. توطيد العلاقات في أثناء تناول الطعام:

هناك بضعة أساليب لاستهلال الحديث في الاجتماعات وندوات التدريب؛ حيث يتعلَّم المشاركون افتتاح أحاديث في أثناء تناول الطعام، فببساطة حين تتشارك وجبة مع شخص، بغض النظر عن خلفيته أو انتمائه، ستكوِّن علاقة معه تلقائياً.

يمكنك تشارُك وجبة مع أصحاب المصلحة، فكل ما يجب عليك فعله هو ذكر إمكان تناول الغداء، ثم اسألهم عن طبقهم المفضَّل، وكنقطة انطلاقة للحديث سيباشر أصحاب المصلحة وأعضاء فريقك بتجاذب أطراف الحديث لوحدهم؛ إذ إنَّ لقاءات الغداء أسلوب رائع لاستهلال الاجتماعات، ولا تتطلَّب الكثير من التحضير، وحالما يبدأ الناس بتناول الطعام تجدهم يتحدَّثون مع بعضهم؛ حيث يفتح الطعام الكثير من الاحتمالات لتكوين علاقات جديدة، مثل التعرف إلى أشخاص من أقسام أو شركات أخرى، كما يمكنك أن تخطِّط لوجبات بسيطة أو ولائم كبيرة في المناسبات، وحتى لو لم يكن هذا الأسلوب مناسباً لإضافته إلى المواد التعليمية، لكنَّه فعال جداً؛ كما أنَّها فرصة لأرباب العمل للتعريف بأنفسهم.

يمتلك الموظفون العاملون على البرنامج الإذاعي "كونان أوبراين" (Conan O'Brien) ثقافة تنظيمية نشطة جداً؛ إذ تتلقى شبكة القنوات التلفازية "تي بي سي" (TBC) التي تبث البرنامج، وجبات الطعام من المعجبين والشركاء من كل مكان كتعبير عن تقديرهم، ويجتمع الموظفون لتناول وجبات الغداء معاً، فيوطدون علاقاتهم مع بعض في هذا الجو غير الرسمي.

6. المقابلات التعريفية:

هذا النشاط طريقة بسيطة ليتعرَّف أعضاء الفريق أو المشاركون في ندوة تدريب إلى زملائهم؛ حيث يمكنك تطبيقه عبر تقسيم المشاركين إلى مجموعات تتألف كل واحدة منها من شخصين جالسين بجانب بعضهما، ثم اطلب منهم التعرف إلى بعض، بهذه الطريقة تخفف من التوتر وتغيِّر طريقة التعارف المعتادة المحرجة، وتعتمد مدة هذا النشاط على الشخص الذي يدير الاجتماع، في العادة يستمر لخمس دقائق؛ وذلك لأنَّ تلك مدةً كافيةً لتعريف الإنسان عن نفسه وذكر الخطوط العريضة مثل اهتماماته وخبراته المهنية.

حين تنتهي المهلة، كرر جولة التعريف المعتادة، لكن هذه المرة يجب أن يُعرِّف الناس عن الأشخاص الجالسين بجانبهم، والذين تحدَّثوا معهم منذ قليل، فيقولون مثلاً: هذا "جوش" (Josh)، وهو مبرمج ماهر، صمَّم أول برنامج له في عمر السبع سنوات، والآن يعمل قائد فريق لأحدث مشاريع الذكاء الاصطناعي في شركتنا، كما أنَّه يحب السباحة.

هذه التقنية ممتازة؛ وذلك لأنَّها تخفف التوتر خلال التعارف الأولي، وفي الوقت نفسه تساعد الناس على التواصل مع بعضهم بسهولة أكبر.

7. اقتراح الأسئلة:

جلسات الأسئلة والأجوبة مملة أحياناً؛ إذ ليس هنالك من أسئلة مثيرة للاهتمام، ويكرر الفريق الإجابات ذاتها دائماً، لكن يمكن كسر هذا الروتين؛ عبر الطلب من المشاركين اقتراح الأسئلة، فأنت تشجِّعهم على التحدُّث، وفي الوقت نفسه تحصل على أفكارٍ للأسئلة، كما أنَّ هذا أسلوب فعال وبسيط للاستهلال؛ لتطبيقه يجب على قائد الاجتماع تقسيم المشاركين إلى مجموعات صغيرة من فردين أو ثلاثة أفراد تبعاً لعدد الجمهور، ومن ثم اطلب منهم التفكير في أسئلة مثيرة للاهتمام، وبعد الانتهاء يجب على الشخص الذي يقود هذا النشاط أن يوجه المجموعات إلى اختيار أفضل الأسئلة التي فكروا فيها معاً.

في الخطوة التالية يجب على الجميع ذكر الأسئلة التي اختاروها، ومن ثم يجب على الحاضرين التصويت واختيار أكثر الأسئلة إثارة للاهتمام في القاعة، وفي النهاية يجب على المتحدِّث في الندوة أو الأشخاص الذين فازت أسئلتهم بالتصويت الإجابة عن تلك الأسئلة؛ حيث سيحظى هذا الأسلوب بتفاعل أكبر من الحضور؛ وذلك لأنَّهم هم مَن طرحوا الأسئلة، ولم تكن محددة مسبقاً من قِبل الشركة.

8. العثور على الشخص:

تستهدف هذه التقنية ندوات التدريب التي تضم حضوراً كبيراً؛ فأسلوب "اعثر على الشخص" هو تقنية ولعبة في الآن نفسه، وتساعد مضيف الندوة على تشجيع تكوين العلاقات والتواصل خلال الحدث؛ لتطبيق هذه التقنية، امنح جميع المشاركين بطاقة عليها اسم مفوِّض حاضر، واطلب منهم أن يبحثوا ويعثروا عليه في الغرفة، وأن يتعرفوا إليه بعد أن يجدوه، ومن ثم يجب أن يعرِّف هؤلاء عن المندوب للآخرين؛ هذا النشاط ممتاز ومختلف عن المعتاد، ويساعد أعضاء الوفود والمفوضين على مقابلة والتعرف إلى الحاضرين.

9. كرة الأسئلة:

كرة الأسئلة هي طريقة رائعة لاستهلال الحديث في الاجتماعات وندوات التدريب؛ ولتطبيقها يجب على المضيف كتابة أسئلة متنوعة ممتعة على كرة؛ على سبيل المثال:

• ما هي أعظم إنجازاتك المهنية حتى الآن؟
• هل لديك مهارات خفية؟
• إذا كان في إمكانك أن تصبح بطلاً خارقاً، أي منهم كنت تختار؟

ثم يرمي المضيف الكرة إلى الجمهور، ويطلب من المفوضين تقاذفها فيما بينهم، ويجب على كل شخص يمسكها الإجابة بصدق عن السؤال الذي لامسه بأصبع السبابة، ومن ثم تمريرها إلى الشخص التالي، وكلما كانت الأسئلة مبتكرة ومثيرة للاهتمام؛ كان ذلك أفضل.

10. العملة المعدنية:

تقنية العملة المعدنية فعالة لدرجة أنَّها ستجذب الأشخاص الانطوائيين، وتشجعهم على المشاركة؛ ولتطبيقها يجب على المضيف أن يضع بعض العملات النقدية المعدنية على كل طاولة، ومن ثم يطلب من المشاركين اختيار واحدة اختياراً عشوائياً، وبعد ذلك يطلب منهم التعريف عن أنفسهم عبر ذكر معلومات مثل اسمهم والشركة التي يعملون فيها ومنصبهم في الشركة، وأن يتحدَّثوا عن أي حادثة مثيرة للاهتمام حصلت معهم خلال ذلك العام، يمكنهم أيضاً أن يشاركوا أي معلومات أخرى عن السبب الذي جعل ذلك العام مميزاً بالنسبة إليهم؛ فتلك طريقة سريعة ومفيدة لاستهلال الحديث في الاجتماعات.

11. اختبار الأسئلة السريعة:

كي تشجِّع كامل الفريق على التفاعل، يمكنك إضافة اختبار أسئلة سريعة إلى قائمة موضوعات المناقشات؛ الهدف هنا هو تشجيع توطيد العلاقات؛ لذا يمكن أن تكون أسئلتك مسلية، على سبيل المثال: اطلب منهم تذكُّر اسم الأغنية من بضع كلمات، أو إذا كان الحدث متعلقاً بالشركة، اسألهم مثلا "متى تأسَّست شركتنا؟".

12. لعبة التفضيل:

لعبة التفضيل طريقة رائعة لاستهلال الحديث في الاجتماعات وندوات التدريب؛ وهي إحدى أنواع الألعاب التي يستمتع بها الانطوائيين على الإنترنت؛ إليك بعض الأسئلة لتنطلق منها:

• أتفضِّل تناول البيتزا أم البرغر لبقية حياتك؟
• أتفضِّل مشاهدة فيلم أم الخروج في نزهة؟
• أتفضِّل أن تمتلك ذاكرة سيئة قصيرة الأمد أم طويلة الأمد؟

ولا تترد في إضفاء جو من المرح طالما أنَّك تعرف حدود الثقافة التنظيمية.

13. خمسة أشياء:

إحدى أساليب الاستهلال الأكثر متعة هي "خمسة أشياء"؛ حيث يستغرق هذا النشاط 5 إلى 10 دقائق لا أكثر تبعاً إلى حجم المجموعة، وهو نشاط بسيط لا يتطلَّب الكثير من التفكير؛ حيث يجب على المشاركين ذكر خمسة أشياء عن موضوع معين؛ أولاً قسِّم المشاركين إلى فِرق، وحدِّد لكل فريق موضوعاً عشوائياً، ثم اطلب منهم أن يكتبوا خمسة أشياء تتعلَّق بذلك الموضوع، على سبيل المثال: خمسة كتب أو أفلام أو اقتباسات أو غيرها، وفي النهاية اطلب منهم مشاركة إجاباتهم مع جميع الحاضرين.

يسلِّط هذا النشاط البسيط الضوء على التنوُّع في القوة العاملة، فيتمكَّن الموظفون من التعرف إلى بعضهم خلاله تعرفاً أفضل مما فعلوا خلال شهر من العمل معاً، فجميع أساليب استهلال الاجتماعات وندوات التدريب تتشارك ميزة واحدة وهي أنَّها تزودك بمعلومات جديدة عن زملائك؛ كما أنَّها ممتعة في الوقت نفسه، ويؤدي نشاط الأشياء الخمسة هذين الغرضين معاً أداءً مثالياً.

14. الجيد والسيئ:

هذه طريقة أخرى ممتازة لاستهلال الحديث في الاجتماعات وندوات التدريب، فهي تتعلَّق بالعثور على الجانب المشرق في كل ظرف سيئ، وهو أمر صعب، لكنَّ فوائده تفوق الوقت والجهد اللذين قد تبذلهما عليه.

يجب عليك أولاً أن تقسِّم المشاركين إلى مجموعات من اثنين، واطلب من كل مجموعة أن تفكِّر في موقف سيئ قد يحصل لأحدهم إما في الحياة الشخصية أو المهنية، ويُفضَّل أن تبدأ بالتجارب المهنية قبل الانتقال إلى الشخصية، ثم اطلب من الفِرق الأخرى العثور على الجانب المشرق في تلك المواقف؛ حيث يشجِّع هذا الأسلوب القوي الموظفين على أن يتفاءلوا مهما حصل وأن يتعاطفوا مع زملائهم؛ وهو نشاط يدعو إلى التفاؤل عموماً، وذلك أمر رائع.

المصدر