9 نصائح لتحسين معدل الاستجابة للاستطلاعات في المؤسسات

أحد الموضوعات التي نتحدث عنها مع المؤسسات مراراً وتكراراً هي معدلات استجابتها، فقد أجروا استطلاعاً في الماضي دون الحصول على استجابة جيدة من الأشخاص حتى انتابهم شعوراً بالإحباط، فلم يكن يستحق كل ذلك العناء؛ إذ إنَّه من المحبط قضاء الوقت والجهد في إنشاء شيء دون الاستفادة والحصول منه على نتيجة جيدة؛ لذا تابع القراءة لفهم متى يكون معدل الاستجابة للاستطلاع جيداً وكيفية تحسينه.

يبدو أنَّ معدلات الاستجابة للاستطلاعات متفاوتة في مؤسستك؛ لذا تحتاج إلى الحصول على التوازن الصحيح تماماً، ومن خلال اعتماد النهج الصحيح، يمكنك إنشاء برنامج يوازن بين احتياجات عملك واحتياجات الشخص المستجيب للاستطلاع؛ إذ سيضمن هذا معدلات استجابة عالية.

متى يكون معدل الاستجابة للاستطلاع جيداً؟

متوسط نسبة الاستجابات هو 74% من الموظفين؛ إذ يُعدُّ معياراً جيداً يمكن استهدافه، كما يمكن لمعظم المؤسسات تحقيقه، ومع ذلك مع اتباع النهج الصحيح، نجد أنَّ بعض العملاء يمكنهم الحصول على معدل استجابة يزيد عن 80% لاستطلاعات مشاركة الموظفين الخاصة بهم.

إليك فيما يأتي بعض النصائح والحيل لمساعدتك على زيادة معدلات الاستجابة والاندماج داخل مؤسستك:

1. كن مبادراً:

أحد أهم الأسباب التي يقدِّمها الموظفون لعدم الاندماج هو اعتقادهم بعدم أهميته، أو أنَّه لا طائل من ورائه، فهم يظنون أنَّه إجراء روتيني يتعيَّن عليهم القيام به، أو أنَّ تغذيتهم الراجعة ليست هامَّة ولن يُؤخذ بها، لكن قد يكون أيضاً بسبب التجارب في الوظائف أو المناصب السابقة؛ لذا تبني المبادرة إلى اتخاذ الإجراءات الزخم داخل مؤسستك بحيث إذا رأى الموظفون أنَّك تتعامل بصدق مع ما تتلقاه من تغذية راجعة، وتُحدِث تغييراً إيجابياً بناءً على ما يقوله زملاؤهم، فسيكون لديهم الحافز للإدلاء بآرائهم أيضاً.

2. قدِّم خطتك:

توجد طريقة أُخرى يمكنك من خلالها مساعدة الأشخاص على معرفة أنَّ المشاركة في الاستطلاع لا تُعدُّ مضيعة للوقت، وهي من خلال وضع خريطة طريق وشرحها بوضوح؛ لذا يجب شرح الاستراتيجية طويلة الأمد في مناقشاتك الأولية عن استراتيجيتك، ويجب أن يتضمَّن ذلك معلومات عن وقت إطلاق الاستطلاعات، ومتى تنتهي، ومتى يتوقع الناس رؤية النتائج، وبمجرد مشاركة النتائج مع المؤسسة، يجب عليك أيضاً الالتزام بخارطة طريق العمل، وقد يشمل ذلك ورش عمل أو تخطيط عمل قائم على الفريق لإشراك الأشخاص في نتائج برنامجك.

3. تواصل دائماً مع الموظفين:

يعدُّ التفكير في كيفية إخبار موظفيك عن برنامجك أمراً أساسياً، فقد يؤثر وضع المعايير والترويج الجيد لمبادراتك تأثيراً كبيراً في معدلات الاستجابة، كما قد يساعد استخدام لغة متسقة وإنشاء تصور واضح عن البرنامج الأشخاص على التعرف إلى خطتك وتذكرها، وكل هذا يندرج ضمن خطة التسويق، لكن عليك أيضاً التفكير في كيف وأين يمكن أن يتم هذا التواصل، فمن الناحية المثالية، يجب أن تركِّز على أن يتم التواصل في المكان الذي يقضي فيه الأشخاص معظم أوقاتهم، اعتماداً على فريقك، فقد يشمل ذلك شبكات الإنترنت، أو التواصل المباشر مع المدير.

4. أظهر موافقة الجميع:

يعدُّ إظهار موافقة الجميع من كافة المستويات في المؤسسة، أفضل الطرائق لتثبت لهم أنَّ وقتهم لن يضيع هباءً؛ وذلك لأنَّ وضع أموالك في مكانها الصحيح والاستثمار في أداة، مثل "مؤشر السعادة" (The Happiness Index) يمكن أن يُظهر مدى جدية مؤسستك في إحداث تغيير إيجابي، لكن من الأفضل أيضاً إطلاق البرنامج مع أحد أصحاب المصلحة الرئيسين.

على سبيل المثال الرئيس التنفيذي أو رئيس شؤون الموظفين، لكن يمكنك الذهاب إلى ما هو أبعد من ذلك، على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة عمل بمشاركة من جميع فئات المؤسسة، أو إعداد اجتماع أكبر؛ إذ يناقش فيه كبار أعضاء الفريق ما يأملون في تحقيقه من خلال هذا النشاط.

شاهد بالفديو: 6 أمور تبيّن أهمية التحفيز في عالم الأعمال

5. اهتم بالتوقيت:

قد يبدو الأمر واضحاً، ولكنَّ الوقت الذي ترسل فيه استطلاع الرأي وعمليات التواصل التي تُجريها يمكن أن يكون له تأثير كبير في نجاح برنامجك، فإذا أطلقته بعد ظهر يوم الخميس، فمن المحتمل أن يكون معدل الاستجابة الأولية ضعيفاً، وستلاحظ نتائج مماثلة مع إطلاقه صباح الأحد، كما لا يقتصر الأمر على يوم الأسبوع الذي تحدده لإطلاق الاستطلاع على الرغم من ذلك، فإذا أطلقته لأسبوع أو اثنين خلال فترات العطلات، فلن تضمن وجود الجميع؛ لذا فالتفكير في وقت إرسال الاستطلاعات والمدة التي تستغرقها، وكيف ومتى ترسل التحديثات والتذكيرات، سيكون خطوة هامة في التخطيط لبرنامجك.

6. اجعل استطلاعاتك ذات صلة بما تقدمه في العمل:

إذا كان ثمة شيئاً ما غير متوقع، فسيكون الناس أقل انزعاجاً بشأن الإجابة عنه؛ لذلك عند ابتكار طريقة التواصل الخاصة بك، ستحتاج إلى التفكير في كيفية إظهار أنَّ الاستطلاعات جزء من استراتيجية شاملة لجذب القوى العاملة لديك والاهتمام بهم.

على سبيل المثال، عندما يتزامن إرسال استطلاع عن "سلامة وعافية الموظف" (Wellbeing Survey) مع الوقت الذي تقوم فيه بالإبلاغ عن أسبوع السلامة والعافية القادم، سيجعله أكثر بروزاً، وأيضاً من المرجَّح أن يحصل استطلاع "مستقبل العمل" (Future of Work) على معدل استجابة جيد إذا تم تأطيره في سياق خطة العودة إلى المكتب أو مراجعة أوسع للعمل عن بُعد.

إذاً، لا يحب الأشخاص الإجابة عن استطلاعات الرأي العشوائية التي لا تتحدث مباشرة عن احتياجاتهم ورغباتهم.

7. وفِّر كل ما يلزم لنجاح الاستطلاع:

واحدة من أكثر المجالات الأساسية، والتي غالباً ما يتم تجاهلها لزيادة معدل الاستجابة، هي تسهيل قيام الأشخاص بما تطلبه منهم، فلا تجعل الاستطلاع طويلاً جداً، وتأكَّد من أنَّه بلغة نشاطك التجاري الأساسية، وأنَّه متاح لهم على الجهاز الذي من المرجَّح أن يستخدموه، سواء كان جوالاً، أم حاسوباً مكتبياً، أم أي شيء آخر.

تحتاج أيضاً إلى التأكُّد من منح الأشخاص مُتَّسعاً من الوقت لإكمال الاستطلاع، فإذا كان لديك عمال لا يعملون في المكتب على سبيل المثال، فقد ترغب في منحهم استراحة محدَّدة مدتها 15 دقيقة، وقد تحتاج إلى التأكد من أنَّ لديهم شبكة "واي فاي" (WiFi)، أو جهازاً لوحياً على سبيل المثال، إضافة إلى بعض المشروبات المُسلِّية التي يمكن أن تكون خياراً لطيفاً.

8. اجعل استطلاعاتك اجتماعية:

يمكن أن يكون وجود فريق من دعاة أو داعمي السعادة والاندماج مفيداً، ليس فقط لتوزيع عبء وضع خطة العمل، والمساعدة على الإظهار لفريقك بأنَّك جادٌّ بما تقوم به، لكن يمكن أن يساعد أيضاً في معدل الاستجابة بأسلوب مباشر؛ إذ يمكن لهؤلاء الأفراد التحدث إلى زملائهم مباشرة عن الاستطلاع، والدعوة إلى أهميته وتشجيع المشاركة، فمن وجهة نظر علم الأعصاب، يتحوَّل هذا الأمر إلى انحياز للمقبول اجتماعياً، إذا علمنا أنَّ أشخاصاً آخرين يفعلون شيئاً ما نرغب في فعله نحن أيضاً.

توجد فكرة أخرى رائعة، وهي مشاركة جداول دورية لمعدل الاستجابة؛ إذ إنَّك إذا ولَّدتَ قليلاً من المنافسة بين الفرق أو الأقسام، فقد تجد أنَّ الناس عندما يرون أنَّ الآخرين يدلون بآرائهم، فسوف يرغبون في المشاركة هم أيضاً.

9. لا تستسلم:

من السهل عليك الاستسلام إذا لم يحصل استطلاعك الأول على معدل استجابة رائع، لكن لا داعي للقلق، ففي بعض الأحيان يجد العملاء أنَّهم بينما يبنون الثقة والشفافية مع مرور الوقت، فإنَّ معدلات الاستجابة ستنتعش طبيعياً، وقد تحتاج إلى قضاء بعض الوقت للعثور على الصيغة الدقيقة التي تناسب مؤسستك؛ لذا استمر في ذلك وستجد قريباً أنَّك قادر على الحصول على كثير من الأشخاص الذين يقدِّمون تغذية راجعة لتعزيز استراتيجية الاهتمام والاحتفاظ بالقوى العاملة لديك.