8 عادات للأشخاص ذوي الإنتاجية العالية
ما الذي يجعل من الشَّخص منتجاً؟ ما الذي يقوم به؟ وما هي العادات التي يتَّبعها؟
ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن المدونة سيلستين شوا (Celestine Chua)، وتُحدِّثنا فيه عن 8 عادات يتَّبعها الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية.
المفهوم الشَّائِع للإنتاجيَّة هو القدرة على إنجاز الكثير في وقت قصير، على الرَّغم من كونه صحيحاً لكنَّه غير شامل، فالإنتاجيَّة الحقيقيَّة هي القدرة على إحداث نتائج ذات تأثير عالٍ في فترة قصيرة، فهذا هو النَّوع الهام منها، وليسَ الانشغال الدَّائم الذي لا يترك أي أثر على الأمد الطويل.
على سبيل المثال، من الأفضل أن ترسل بريداً إلكترونيَّاً واحداً قد يُضاعف مبيعاتك، بدلاً من الرد على مئة بريد إلكتروني لا يُحدِث فارقاً في عملك.
بصفتك شخصاً مهووساً بالإنتاجيَّة، لقد حدَّدت ثماني عادات للأشخاص ذوي القدرة الإنتاجيَّة العالية، هذه العادات ساعدتني كثيراً في يومي، فإن اتَّبعتَ عادة أو اثنتان منها فستلاحظ ارتفاع معدَّل إنتاجيتك.
إليك فيما يأتي هذه العادات الثمانية:
1. التخلُّص ممَّا هو غير الهام والتركيز على الهام:
قبل أن تبدأ يومك بالعمل:
- اكتب ما ستقوم به.
- حدِّد المهام الأكثر أهمية ورتِّبها حسب الأهمية.
- اسأل نفسك: "هل هذا الاستثمار الأفضل لوقتي؟ وهل هذا يقربني من أهدافي؟".
عليك العمل على الأمور الأكثر أهمية في اليوم، وبالنسبة إلى المهام غير الهامة، أجِّلها إلى وقت لاحق أو احذفها من قائمتك، فأن تتعلَّم الرفض هو أمر هام جدَّاً هنا.
العديد من الأشخاص يخطئون في تصنيف المهام العادية على أنَّها مهام ذات تأثير عالٍ، ومصفوفة إدارة الوقت هي أداة رائعة لتصنيف المهام، إذ نقسِّم فيها مهامنا إلى أربعة أقسام، وهي:
- المهام الهامة والعاجلة.
- المهام الهامة ولكن غير العاجلة.
- المهام غير الهامة ولكن العاجلة.
- المهام غير الهامة وغير العاجلة.
عليك أن تركز على مهام القسم الثاني وهي المهام التي تساهم في تحقيق أهدافك على الأمد الطويل مثل امتلاك صحة جيِّدة، وبناء علاقات عميقة وذات مغزى، والسعي وراء مهنة أحلامك.
شاهد بالفيديو: 9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
2. العمل وفق قاعدة 80/20:
باتباعك لهذه العادة ستكون مؤثِّراً أولاً قبل أن تكون فعَّالاً، فالتأثير يعني امتلاكك استراتيجيَّة عن كيفيَّة السعي وراء أهدافك بالتركيز على الأعمال ذات التأثير الأكبر، أما أن تكون فعَّالاً فيعني إنجاز المهام بسرعة ودقَّة.
توجد عدة أمور يمكنك فعلها للسعي وراء هدفك؛ لذا ركِّز طاقتك على المهام التي تترك الأثر الأكبر، وذلك حسب قاعدة 80/20، فعشرين بالمئة من المهام تعود بمقدار ثمانين بالمئة من النتائج، أما الثمانون بالمئة الأخرى من المهام تعود بنتائج بقدر عشرين بالمئة فقط.
كونك مؤثِّراً يعني أن تركِّز على العشرين بالمئة من المهام التي تعدُّ مفتاحية للحصول على أكبر قدر من النتائج، والفرق بين العادة الأولى والثانية، هو أنَّك في العادة الأولى تركِّز على المهام التي تقودك إلى أهدافك الأكثر أهميَّة، وفي العادة الثانية تصبح لديك استراتيجيَّات أكثر من خلال تحديد الطرائق التي تساعدك على تحقيق أهدافك بأسرع ما يمكن، ممَّا يساعدك على الاستفادة من وقتك قدر الإمكان.
3. أخذ استراحات:
مهما كان لديك من عمل، توجد أمور في حياتك لا يستطيع العمل تعويضها، مثل الحاجات الاجتماعية، والحُب، والراحة وغيرها؛ لذا احرص على أخذ قسط من الراحة، فبإمكانك أخذ استراحات قصيرة منظَّمة خلال اليوم، مثل النَّظر إلى الخارج من النافذة لمدَّة خمس دقائق في كل ساعة، أو الاغتسال لتجديد نشاطك، أو الاسترخاء لخمس دقائق عند شعورك بالتعب.
روِّح عن نفسك من وقت لآخر، من خلال رحلةٍ في عطلة نهاية أسبوع كلَّ عدَّة أشهر أو مجرَّد استراحة من الروتين المعتاد، فالقيام بهذا يُساعدك على الحفاظ على تركيزك وموازنة حياتك.
4. التخلُّص من مُشتِّتات الانتباه:
في عالم اليوم شديد الترابط، نواجه مشتِّتات التركيز في كلِّ مكان، فمن السَّهل علينا تصفُّح ملفاتنا الشخصية على مواقع التواصل عندما نفقد التركيز، ولكن في كل مرة نهدر 10 – 15 دقيقة من وقتنا، فعندما نستخدم منصة فيسبوك (Facebook) نغرق في عالم من الإشعارات والتحديثات اللامحدودة، وعندما نفتح موقع يوتيوب (Youtube) نغرق في مشاهدة فيديوهات "قد نكون مهتمين بها".
عوامل التشتيت تتراكم، لذا قم بمراجعة إنتاجيتك، وعند بدء يومك، تتبَّع كل مرة يتشتت انتباهك بها، فما الذي سبَّب هذا؟ وكم من الوقت تقضيه على هذه الأمور؟ وفي المجمل، ما هو الوقت الضائع؟
عندما قُمت بهذه المراجعة، أدركت أنَّ فيسبوك قد استهلك الكثير من وقتي بينما كنت أستخدم مجموعات فيه للبحث عن معلومة لأجل عملي.
لقد صُمِّم فيسبوك ليُقيِّدكَ ويهدر وقتك، كما أنَّه يترك لديك شعوراً بالإدمان لأنَّك "تُكافأ" بشعور بسيط من المتعة عندما تُجيب على رسالة ما، فبعد إدراك هذا توقَّفت عن استخدام فيسبوك، فأقوم بتسجيل الدخول بين الحين والآخر للحصول على المعلومات ومن ثم تسجيل الخروج بعدها مباشرةً.
ما الذي يشتِّت انتباهك؟ وكيف تستطيع التخلُّص منه؟ كما عليكَ الانتباه إلى أنَّ استخدام أدوات قديمة وبطيئة قد يشتتك أيضاً عندما تواجه صعوبات تقنيَّة.
5. وضع جدول زمني:
إنَّني أستمتع بالقيام بأمر ما من دون وجود موعد تسليم محدَّد، لكن بعض المهام يُفضَّل أن يكون لها جدول زمني معيَّن، وهذا تحديداً يناسب الأهداف الكبيرة؛ لأنَّك قد تستغرق كثيراً من الوقت للعمل عليها، فيساعدك الجدول الزمني على الحفاظ على تركيزك وتحديد أولويَّاتك، ويذكِّركَ بوجود موعد انتهاء محدَّد.
الهدف هُنا ليس الكمال، بل إخراج ما لديك حتَّى تستطيع إنجاز شيء وتحسينه، فما الذي ترغب في إنجازه في هذا الشهر؟ حدِّد أهدافك، وقسِّمها إلى مهام أسبوعية ومن ثم مهام يومية، استخدم قائمة المهام هذه لتوجيه مهامك اليوميَّة، وسيساعدك هذا على إخراج أفضل ما لديك يوميَّاً.
6. أن تكون في بيئة مُساعدة:
في دورتي الخاصَّة للحدِّ من التسويف، أعلِّم المشاركين أهميَّة إنشاء بيئة تساعدهم على التقدُّم، وهي من النوع الذي يُلهمك ويساعدك على تحقيق أعلى درجة من الإنتاجيَّة لديك.
على سبيل المثال، لقد قمتُ منذ فترة بتجديد غرفة العمل، ممَّا زاد من إنتاجي بشكل رائع، وعلى الرغم من كون الغرفة الجديدة صغيرة (ربما من 4-5 أمتار مربعة)، لكنَّها تحتوي كلَّ ما أحتاج إليه؛ جميع معدَّات التصوير جاهزة لذا أستطيع تصوير الفيديوهات متى شئت.
لديَّ حامل للكومبيوتر المحمول ممَّا يحسِّن من وضعيتي، وتطلُّ النافذة على منظر جميل في الخارج ممَّا يُلهمني، وقد زيَّنتُ الغرفة بزخارف ملوَّنة ممَّا يجعلها مليئة بالحيويَّة، فعلى الرغم من أنَّ الأمر لا يبدو كذلك، لكن بيئتكَ تؤثر تأثيراً كبيراً في تعزيز إنتاجيتك.
هل بيئة العمل الخاصَّة بك تلهمك؟ وهل تساعدك على البقاء منتجاً؟ إن لم تكن كذلك، فما هي التغييرات التي يمكنك القيام بها لتبقى منتجاً؟
7. استثمار أوقات الفراغ:
أوقات الفراغ هي تلك التي تحصل عليها بين النشاطات، في العادة تكون عند انتظار أحد ما، أو التنقل، أو الانتظار في صف ما أو انتظار حدثٍ تالٍ، ومع أنَّني أعمل من المنزل، لكنَّني ما زلت أتنقَّل بما فيه الكفاية، على سبيل المثال عندما أقابل الأصدقاء، أو أحضر أحداث، أو أقيم ورشات عمل.
بدلاً من إضاعة هذا الوقت، فإنَّني أستثمره بالعمل، أكتب المقالات في أثناء التنقُّل، وأحضر دفتر ملاحظات لتدوين الأفكار، وإن كنت أمشي أو أنتظر في طابور ما، فإنَّني أستمع إلى تدوينة صوتية غنية بالمعلومات، وأحياناً أمارس التأمُّل لتصفية الذهن؛ إنَّني أنتج بشكل عالٍ خلال أوقات الفراغ هذه، فليس لدي شيء آخر أستطيع القيام به خلال هذه الدقائق.
أستطيع التركيز بشكل تام على ما أقوم به، فعندما كنت في الجامعة، كنت أقوم بالوظائف ريثما يأتي الدكتور الجامعي، فالقيام بهذا قد ساعدني على إنجاز الكثير من العمل، وفي العادة لم يكن لدي أي وظائف متبقية في نهاية الدَّوام.
اطَّلع على جدول أعمالك، ما هي أوقات فراغك؟ وكيف تستطيع تحقيق أقصى فائدة ممكنة منها؟ جهِّز أمور معيَّنة تستطيع القيام بها خلال هذه الأوقات، مثل الاستماع إلى تدوينة صوتية، وقراءة كتاب والتخطيط، ستندهش ممَّا يمكنك القيام به خلال فترة قصيرة من الوقت.
8. أتمتة العمل:
باستخدام التكنولوجيا، من الممكن أتمتة الكثير من الأمور، فعلى الرغم من أنَّه من المستحيل أتمتة مهمة كاملة، لكن ما زلنا نستطيع أتمتة جزء منها.
شاهد بالفيديو: 7 خطوات لتحسين الأداء الوظيفي والإنتاجية
بعض الأمور التي أؤتمتها:
1- البريد الإلكتروني:
لدي فلاتر في البريد الإلكتروني لحفظ الرَّسائل في مجلدات معينة، وبهذه الطَّريقة يكون عملي هو قراءة الرَّسائل والرَّد عليها، وليس تنسيقها.
2- الكوتشينغ الفردي:
المكالمات الخاصَّة بالكوتشينغ مؤتمتة، فيحجز الزَّبائن موعداً عبر الصفحة ويتم الدفع ومن ثم تُضاف المواعيد إلى جدول أعمالي؛ أتلقَّى إشعاراً وأعمل على التَّحضير للمكالمة بدلاً من المتاعب الإداريَّة مثل تحديد المنطقة الزَّمنيَّة أو تنظيم الوقت وغيره.
3- مواقع التواصل:
كلما نشرتُ مقالاً جديداً في مدونتي، فإنَّه يُنشر تلقائيَّاً على حساباتي الخاصة في مواقع التواصل.
4- مبيعات المنتجات:
هذه المبيعات مؤتمتة، فعندما يقوم شخص ما بعمليَّة شراء، يقوم معالج الدَّفع تلقائياً بإنشاء فاتورة ورابط تحميل، وإرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني للمشتري، ويتم إرسال الدفع تلقائياً إلى حسابي.
5- دفع الفواتير:
جميع فواتيري مؤتمتة، من التأمين إلى فاتورة الهاتف، والضرائب ورسوم التنظيف.
ما هي الأمور التي تقوم بها بانتظام؟ وهل تستطيع أتمتتها عوضاً عن ذلك؟ على سبيل المثال:
- تنظيم بريدك الإلكتروني.
- حذف الرسائل العشوائية.
- دفع الفواتير.
- دفع الضرائب.
- جدولة المواعيد.
- أيَّة مهمَّة متكرِّرة منخفضة المستوى.
عند أتمتة المهام المكرَّرة، تستطيع استثمار وقتك للقيام بالأمور الأكثر أهميَّة.