7 نصائح لتجنُّب الإغراق المعلوماتي وتنظيم بريدك الإلكتروني

إنَّنا جميعاً مدمنون على رسائل البريد الإلكتروني، ولكنَّها أرهقتنا واستهلكت قوانا؛ لذا يجب علينا أن نجد طريقة لتنظيمها.

هل تعلم أنَّ موظَّف المكتب يتلقَّى وسطياً 121 رسالة بريد إلكتروني في اليوم الواحد؟ وأنَّ معظمنا نتحقَّق من بريدنا الإلكتروني كل 6 دقائق في العمل؟

إنَّ الإغراق المعلوماتي مشكلة حقيقية ويجبُ أن نجد لها حلاً، ويبقى السؤال الأساسي هو: كيف نُحسِّنُ مكان العمل حتى نتخلى عن الحاجة إلى استخدام البريد الإلكتروني في اتصالاتنا الهامة؟

الهدف من هذا المقال هو تحسين قدرتك على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بنجاعة، وستتعلَّم في هذا المقال:

1. كيفية تجنُّب الإغراق المعلوماتي.
2. السبب الذي يجعل البريد الإلكتروني القاتل الأول للإنتاجية.
3. سبب إدمانك على تفقُّد البريد الإلكتروني.
4. كيفية تنظيم وقتك وبريدك الإلكتروني بنجاح.

ألا يُمكِنُني إرسال رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة؟

بلا أدنى شك، لقد قيلَ لك بأن تُجمِّعَ رسائل بريدك الإلكتروني، ففي حين أنَّ بعض الأشخاص قد يستفيدون من ذلك، لكنْ تُوجَدُ مشكلة أيضاً، وفي دراسة رائدة أجرى باحثون من جامعة كاليفورنيا (University of California) التجربة الآتية:

• وَصَلوا 40 من موظفي المكاتب بأجهزة مراقبة معدل ضربات القلب لمدة 12 يوماً.
• وَجَدوا أنَّه كلَّما قضى الشخص وقتاً أطول في إرسال البريد الإلكتروني، شعر بتوتر أكبر، وهو ليس بالأمر المُفاجئ.
• كانت المفاجأة: وجد الباحثون أيضاً أنَّه كلَّما كانت شخصية المرء عُصابية أكثر، زادت مستويات التوتر لديه عند إرسال عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني المختلفة إلى مجموعات مختلفة.

لذلك بالنسبة إلى بعض الأشخاص قد يكون تجميع رسائل البريد الإلكتروني ضاراً أكثر مما هو نافع، وخاصةً إذا كانوا يميلون إلى الشعور بالتوتر بسهولة، إذاً كيف لنا أن نحل هذه المشكلة؟ وما هو البديل الأفضل؟

لماذا يدمِّر البريد الإلكتروني الإنتاجية؟

هل تتفقد باستمرار رسائل البريد الإلكتروني كل يوم؟ قد يكون هذا سيئاً وفقاً لاستطلاع أجرته شركة ميل مانيجر (Mail Manager) في عام 2021، فقد أُجريَ الاستطلاع على 500 من رؤساء الشركات، وأفاد أكثر من نصفهم بأنَّهم يشعرون بالإحباط؛ وذلك لأنَّهم غالباً لا يتمكنون من العثور على مستندات محددة في بريدهم الوارد؛ مما جعلهم يشعرون كما لو أنَّهم:

• يهدرون الوقت (63%).
• لا يحققون إنتاجية جيدة (48%).
• يفقدون المعلومات الخاصة بالمشروع (52%).

ناهيك عن أنَّ التحقُّق من البريد الإلكتروني باستمرار يدمِّر تركيزنا تماماً؛ الأمر الذي يقودنا إلى السؤال الكبير:

لماذا نعمل بهذه الطريقة؟ لماذا نسمح للبريد الإلكتروني باستبدال محادثاتنا العميقة؟ لماذا نتلقى الإشعارات طوال الوقت؟ لمَ لا ننجز العمل الهام أولاً ثم نتحقَّق من البريد الإلكتروني لاحقاً؟

شاهد بالفيديو: 9 أخطاء تدمِّر الإنتاجية ترتكبها في أول 10 دقائق من اليوم

لماذا تتفقد البريد الإلكتروني باستمرار؟

حتى تفهم سبب استخدام البريد الإلكتروني لهذه الدرجة؛ عليك أن تلقي نظرة على التاريخ المذهل للبريد الإلكتروني، فقد بدأ نموُّه في أوائل التسعينيات، وعندما اكتشفَ الناس أنَّ رسائل البريد الإلكتروني كانت بشكل عام أرخص وأسرع وأكثر كفاءة من أجهزة الفاكس، زاد عدد مستخدمي البريد الإلكتروني من 55 مليون مُستخدِم في جميع أنحاء العالم في عام 1997 إلى 400 مليون بحلول عام 1999.

هنا بدأت مشكلة التواصل عبر البريد الإلكتروني، فمع النمو السريع للبريد الإلكتروني؛ أخذَ يحل محل جميع وسائل التواصل التي استخدمناها سابقاً، وفجأةً بدأنا نتخلى عن الاجتماعات والمكالمات الهاتفية والمحادثات الشخصية، ولقد أدَّى ذلك إلى العزلة وأضرَّ بكفاءة العمل، وعندها أخذت الأمور المنحى الخاطئ.

هذا يعني أنَّنا استبدلنا التواصل الشخصي الحقيقي بالعديد من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة مع العملاء والمديرين، تلك الرسائل التي تستغرق وقتاً طويلاً ولا يمكن الرد عليها إلَّا من قِبَل شخص واحد، ونعلم جميعاً أنَّ الأخذ والرد عبر البريد الإلكتروني قد يستغرق وقتاً طويلاً؛ لذلك نسارع للرد على هذه الرسائل حتى لا نؤخِّر العملية أكثر من ذلك، ومن هنا نشأ مفهوم "التواصل البشري مفرط النشاط".

ما هو التواصل البشري مفرط النشاط؟

يصف المؤلف كال نيوبورت (Cal Newport) التواصل البشري مفرط النشاط بأنَّه "سير عمل يدور حول محادثة مستمرة مؤلَّفة من رسائل غير منظمة وغير مُجدوَلة"؛ إذ يميل الناس إلى إبقاء التواصل مستمراً من خلال الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو مكالمات الفيديو على مدار اليوم، وقد يكون هذا النوع من التواصل ضاراً بالعمل؛ إذ إنَّه يدمِّر سير العمل؛ لأنَّنا نبقى في حالة تأهُّب دائم.

لا يعني ذلك أنَّنا سيئون في التواصل، وليس الخطأ خطأنا؛ وذلك لأنَّنا لسنا بمعالجات حاسوبية، ولا يُمكِنُنا تنفيذ العمليات واحدة تلو الأخرى؛ إذ نحتاج إلى بعض الوقت لتحويل انتباهنا من شيء إلى آخر.

عندما نُبقي الاتصال مستمراً، فإنَّنا نستهلك طاقة دماغنا ونصرف انتباهنا عن العمل الهام والحاسم الذي نحتاج إليه لإنجاز الأشياء؛ لذا فإنَّ التواصل مفرط النشاط هو سم قاتل للإنتاجية.

الخطر الحقيقي، الإغراق المعلوماتي:

مع تلقِّي الرسائل والمعلومات بشكل مستمر، نُعرِّض أنفسنا إلى مشكلة قاتلة وهي "الإغراق المعلوماتي"، ووفقاً لدراسة أجراها مركز بيو للأبحاث (Pew Research Center) أفادَ 20% من الأشخاص أنَّهم يشعرون بالإرهاق من الكم الهائل من المعلومات التي يتلقونها.

لكنْ ما هو الإغراق المعلوماتي؟

يُعرَفُ أيضاً باسم القلق من المعلومات أو التسمُّم بالمعلومات، وهو يحدث عندما نتلقى كمية من المعلومات أكثر مما يُمكِنُنا التعامُل معه في وقت واحد "على سبيل المثال عبر البريد الإلكتروني"؛ مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى اتِّخاذ قرارات غير منطقية أو تأجيل قراراتنا لوقتٍ طويل.

عندما نتلقى معلومات فوق طاقتنا، تعجز أدمغتنا ببساطة عن معالجة جميع المعلومات الواردة، وتُوجَدُ العديد من الأسباب التي قد تؤدي إلى ذلك؛ على سبيل المثال:

• قد تتلقى عدداً هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني من زملاء العمل والمديرين ورب العمل على مدار اليوم.
• قد تواجه ضغطاً لإنتاج محتوى رائع باستمرار؛ مما يجبرك على الاهتمام بالكمية بدلاً من النوعية.
• قد تتلقى معلومات متضاربة.
• قد تتنقل باستمرار بين مهام متعددة كُلِّفتَ بها.
• قد تشعر بالتوتر عندما تعجز عن معالجة المعلومات فور ورودها إليك.

إذا عانيتَ من ذلك، فإليك بعض النصائح البسيطة التي يُمكِنُك اتِّباعها لحل مشكلة الإغراق المعلوماتي.

5 حيَل لمكافحة الإغراق المعلوماتي:

عندما يواجه الناس مشكلة ما، فعادةً ما يكون الحل على الشكل الآتي:

• أتريدُ إنقاص وزنك؟ تناول طعاماً أقل ومارِس الرياضة.
• أتريدُ تحسين نومك؟ لا تحدِّق في شاشتك قبل النوم، ومارِس شيئاً يساعدك على الاسترخاء.

لكنْ ماذا عن الإغراق المعلوماتي؟

لا يُمكِنُنا ببساطةٍ إيقاف تشغيل حواسيبنا وهواتفنا، وخاصةً إذا كنَّا نعمل عبر الإنترنت، لكنْ مع أنَّ الحل ليس بسيطاً، لكن توجد بعض الأشياء التي تساعد كثيراً على تجنُّب هذه المشكلة، لذا إليك الطرائق الخمس الآتية:

1. العصف الذهني:

إذا شعرتَ بالتوتر والإرهاق، فإنَّ تدوين أفكارك على الورق مفيد حقاً، فأَحضِر قلماً وورقةً وفكِّر، واكتبْ قائمة بكل ما يُسبِّبُ لك التوتر في الوقت الحالي؛ مثل تلك الـ 20 رسالة بريد إلكتروني التي تلقيتها من رب العمل، أو المدير الذي طلبَ منك إصلاح الطابعة، أو ذلك المستند الضخم الذي كان عليك تدقيقه هذا الصباح.

إنَّ العصف الذهني ينقل أسباب قلقك وتوترك إلى الورق، وعندما تُدوِّن كل شيء ستتمكَّن من التركيز بشكل أفضل في المَهمَّة الحالية بدلاً من القلق بشأن الباقي.

2. الاستعانة بفريقك:

إن كنتَ تعمل ضمن فريق، فلا تتحمَّل المسؤولية وحدك، ولنفترض أنَّ لديك مديراً يرسل إليك المهام باستمرار، فلماذا لا تشاركها مع فرد ما في فريقك؟ إذا كانَ لديه مُتَّسع من الوقت، فيُمكِنُ لكليكما معالجة المشكلة بدلاً من الاعتماد على نفسك فقط، وإنَّ عقلَين أفضل بالتأكيد من عقلٍ واحد.

3. الابتعاد عن الإنترنت:

اقرأ كتاباً أو تنزَّه قليلاً، أو مارِس بعض اليوجا، وعادةً ما تصلك المعلومات عبر الإنترنت لأنَّك عبر الإنترنت تسمع أصوات الجميع، أمَّا في العالَم الحقيقي فلستَ مضطراً إلى سماع جميع الناس، فاذهَبْ إلى مكان هادئ واسترخِ، ويجد الكثيرون من الناس أنَّ المشي اللطيف أو التنزُّه القصير يُجدِّد حيويتهم.

4. تجنُّب تعدُّد المهام:

تشير الدراسات إلى أنَّ تَعدُّدَ المهام يجعل الناس أقل إنتاجية مما لو التزموا بمَهمَّة واحدة؛ إذ تواجه أدمغتنا صعوبة في التنقُّل من مَهمَّة إلى أخرى، إنَّنا نُحقِّقُ أفضل إنتاجية عندما نتمكَّن من التركيز في مَهمَّة واحدة دون تشتيت انتباهنا؛ لذلكَ ضع في حسبانك استراتيجية التأطير الزمني أو جِدْ طريقة للعمل دون تشتيت الانتباه.

5. تجنُّب التدخُّل في التفاصيل:

هل تحبُّ التدخُّل في كل تفصيل من العملية؟ إذا بالغت في ذلك، فقد تؤذي الآخرين، ويحبُّ معظم الموظفين الشعور بالاستقلالية، ففي النهاية هم الذين يتعاملون مع المشروع عن قرب؛ لذا جرِّب نهج عدم التدخُّل؛ إذ تتولى القيادة لكنْ تدعهم يتَّخذون القرارات بأنفسهم، ولن يقدِّروا ذلك فحسب؛ بل سيعرفون على الأرجح ما هو الأفضل للفريق أيضاً.

كيف تتجنَّب الإغراق المعلوماتي وتُنظِّم بريدك الإلكتروني؟

دعنا نركز بشكل أساسي في المشكلة الكبيرة: "رسائل البريد الإلكتروني"، فليس من السهل الابتعاد عن تلك الرسائل الإلكترونية، لكنْ ليس عليك التخلِّي عنها تماماً أيضاً، وليس عليك أن تبقى ضحية الإغراق المعلوماتي؛ لذلك اتبع هذه النصائح السبع لكي تُنظِّم بريدك الإلكتروني بالشكل الأفضل:

1. دوِّن عملياتك:

في كل مرَّة تتلقى بريداً إلكترونياً، اسألْ نفسك هذا السؤال الهام:

"ما هي العملية الأساسية التي يحاول هذا البريد الإلكتروني إتمامها؟"، فقد يحتوي على معلومات خاصة بالعملاء أو على معلومات تتعلَّق بإنتاج مقطع فيديو، أو يجمع أجزاء جديدة من المحتوى لمقالات المدونة وما إلى ذلك، وإذا كان البريد الإلكتروني هاماً، فإنَّ مرسِل البريد الإلكتروني يعتمد على ردك حتى يتمكَّن من الانتقال إلى الخطوات التالية.

عليك أن تقضي بعض الوقت في كتابة الإجابة على الورق أو تدوين ملاحظة، وقد تدرك أنَّ بعض رسائل البريد الإلكتروني لا تؤدي أي غرض هام؛ مثل رسائل الثرثرة واللغو أو الشكاوى المستمرة.

تُوجَدُ طريقة أخرى؛ وهي إنشاء قائمة أو جدول بيانات لكل موضوع أو مشروع يصل إلى صندوقك الوارد، وقد تبدو القائمة على الشكل الآتي:

• مقالات المدونة - 17 بريداً إلكترونياً.
• فيديوهات يوتيوب - 12 رسالة بريد إلكتروني.
• المناظرات - 8 رسائل بريد إلكتروني.
• التخطيط الزمني - 24 بريداً إلكترونياً.

إنَّ هذا مفيد لأنَّه يسمح لك بالتفكير في إعداد أنظمة معيَّنة ضمن هذه المجموعات، وبمجرد أن تتمكن من رؤية الارتباط بين رسائل البريد الإلكتروني، انتقِل إلى الخطوة التالية.

2. بسِّط العمليات ووفِّر الوقت:

هنا يأتي الجزء المثير للاهتمام:

ما هو أهم شيء يُمكِنُك القيام به لتبسيط عملياتك؟

إنَّه التغيير البسيط الذي سيوفِّر لك معظم الوقت.

قد يكون أمراً بسيطاً؛ مثل استخدام أداة مثل كاليندلي (Calendly) لعقد اجتماعات دورية مع العميل بدلاً من الأخذ والرد عبر رسائل البريد الإلكتروني، أو يُمكِنُك توفير كثيرٍ من الوقت عن طريق إنشاء قوالب البريد الإلكتروني التي يُمكِنُك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الأسبوعية المتكررة، وبمجرَّد أن تستفيد من بعض هذه الأدوات، ابحَثْ عن وسائل أخرى لتبسيط العمليات وتوفير الوقت.

هذه الخطوة هامة لأنَّها تخبر عقلك أنَّ التواصل لا يقتصر على البريد الإلكتروني فقط، وبمجرد العثور على الأداة المناسبة وتخفيف العبء الذي تسببه رسائل البريد الإلكتروني؛ ستبدأ بالتحكم بوقتك مرة أخرى.

3. ضَعْ قائمة نهاية اليوم/ الأسبوع:

إنَّ برنامج أسانا Asana هو أداة لإدارة المشاريع، ومثله مثل برامج إدارة المشاريع الأخرى، فإنَّه يُقدِّم فائدة كبيرة من خلال تقليل الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني.

إحدى الحيل المفيدة جداً هي استخدام قائمة "نهاية اليوم أو نهاية الأسبوع"، ويُمكِنُك إنشاء هذه القائمة من خلال برنامج أسانا، وبدلاً من إرسال بريد إلكتروني؛ تستطيع أن تكتب في القائمة ما يأتي:

"مرحباً، فانيسا! إن كان لديكِ متَّسع من الوقت في نهاية اليوم "أو نهاية الأسبوع"، فهل يُمكِنُكِ إلقاء نظرة على...؟".

إنَّ هذه العملية تُوفِّر كثيراً من الأخذ والرد؛ لأنَّ أعضاء الفريق يَمنَحون بعضهم بعضاً كثيراً من الوقت لإنجاز العمل الهام خلال اليوم مع تأجيل التواصل إلى وقت لاحق.

4. خصِّص وقتاً لإنجاز مهام مُحدَّدة:

عليك أن تركِّز كل جهود الفريق في مشروع أو مَهمَّة واحدة لإنجازها، ويتضمَّن هذا عادةً معظم أو كل أعضاء فريقك الهامين اللازمين لإنجاز المَهمَّة، فإنَّ هذا النهج شائع في فِرق تطوير البرامج؛ إذ يكون تعاون أعضاء الفريق معاً وفي وقت واحد أمراً ضرورياً لإنجاز المَهمَّة وتلبية أيَّة مهام إضافية تترتب عليها، لكنْ في معظم المنظمات الأخرى، لم يَعُد هذا النهج شائعاً.

ركِّز كل انتباه فريقك في مَهمَّة واحدة وتجاهَل رسائل البريد الإلكتروني حتى تُنجَز تلك المَهمَّة؛ وبهذه الطريقة يعرف الفريق بأكمله ما يعمل عليه الجميع، ويمكنُ إكمال العمل الهام في أثناء ذلك.

يُمكِنُك حتى تخصيص أيام أو صباحات يعمل فيها فريقك على مَهمَّة واحدة خلال وقت مُحدَّد، ثم مَهمَّة مُختلفة في اليوم التالي، فإنَّ هذا يساعد كثيراً على تجنُّب المحادثات الطويلة السيِّئة عبر البريد الإلكتروني.

شاهد بالفيديو: 8 نصائح للتخلص من عوامل التشتيت وإنجاز المزيد من العمل

5. تخلَّ عن البريد الوارد:

ما هي أهم المصادر عبر الإنترنت التي يحتاج إليها فريقك يومياً؟

• المخطط الزمني للمشروع.
• كتابة المستندات عبر الإنترنت.
• برامج الكتابة.

هل يجب أن تبقى هذه الموارد في البريد الوارد؟ بالطبع لا، وفي معظم الحالات يُمكِنُ للشركات التخلِّي عن البريد الوارد كلياً دون أي تأثير سلبي في الإنتاجية؛ لذلك إذا كنتَ تتفقد باستمرار البريد الوارد بغية استخدام موارد الفريق، فعليك إتاحة هذه المصادر خارج البريد الوارد؛ على سبيل المثال:

• استخدِم مستنداً مشتركاً يترك الجميعُ التعليقات عليه.
• أَنشِئ قالباً يحتوي على الروابط الهامة في برنامج إدارة المشروع.
• استخدِم برنامج اتصال لا يعتمد على البريد الإلكتروني، وخصِّص فترة لتلقِّي الإشعارات خارج وقت العمل.

6. اعقد الاجتماعات بدلاً من إرسال البريد الإلكتروني:

بدلاً من إرسال بريد إلكتروني تلو الآخر؛ حاوِل عقد اجتماع أو اجتماعين أسبوعياً؛ حيث تغطي فيهما الموضوعات الهامة وتوفِّر كثيراً من الوقت أيضاً؛ إذ يُعَدُّ البريد الإلكتروني وسيلة رائعة لإخبار الآخرين بموعد ما، ولكنَّه وسيلة مروعة للتفاعُل معهم.

القاعدة هنا هي كالآتي: إذا تعيَّن عليك اتِّخاذ قرار هام أو إجراء محادثة هامة عبر البريد الإلكتروني، فمن الأفضل عقد اجتماع بدلاً من ذلك، وقد يكون البريد الإلكتروني وسيلة جيدة لتذكير الأشخاص بشأن اجتماع قادم، لكنْ احتفِظ بالمعلومات الهامة حتَّى وقت الاجتماع.

7. قلِّل الاعتماد على البريد الإلكتروني:

بخطى ثابتة وتدريجية عليك أن تبدأ الاعتماد على نظام تواصل جديد، فقد يبدو أنَّ البريد الإلكتروني هو الخيار الضروري لجميع الشركات الحديثة، لكنْ ليسَ عليك التخلي عن البريد الإلكتروني أو الاتصالات تماماً؛ وإنَّما استبدالها بوسائل أخرى، فكلَّما كان فريقك أكثر قدرة على استبدال رسائل البريد الإلكتروني، قلَّ استخدامك لها في المقام الأول.

نصيحة إضافية، تجنَّب الدردشة المتواصلة:

هي ما يحدث عندما يرسل شخص تحيَّةً إلى عضو آخر في الفريق في محاولة لجرِّه إلى محادثة قد لا يكون لديه وقت لها.

لكي تتجنَّب ذلك؛ اطرح سؤالك مباشرةً على النحو الآتي:

• "مرحباً، هل يُمكِنُك إرسال ملاحظات إليَّ بخصوص آخر مكالمة أجراها الفريق؟".
• "مرحباً، هل استَجدَّ أي شيء بشأن المشروع؟".
• "كيف حالك؟ أرجو إرسال المستند عندما يتسنَّى لك الوقت".

إذا كنتَ بحاجة إلى تحديد موعد لمحادثة، فقدِّم بعض المعلومات عن موضوع المحادثة وأعطِ الشخص بعض المرونة في اختيار الوقت.