7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح
لقد أصبح العمل عن بُعدٍ (العمل من المنزل) أكثر من مُجرَّدِ رغبة، فقد باتَ أمراً ضرورياً للشركات في جميعِ أنحاء العالم؛ ما اضطر الآلاف من قادة الفرق والمديرين لإدارةِ فرقهم عن بُعدٍ بشكلٍ مُفاجئ.
قد يكون ذلك مخيفاً، خاصَّةً إذا كانت هذه المرة الأولى التي تضطرّ فيها إلى القيام بذلك دون مُتَّسعٍ من الوقت للاستعداد؛ فإذا كنت أنت أحد هؤلاء الأشخاص، فستساعدك قائمة النصائح هذه في إعداد نفسك وفريقك لتحقيق النجاح:
1. تحقَّق من العمل بشكلٍ يومي:
يُفضَّل أن تتواصل مع موظَّفيك وجهاً لوجهٍ عبر مكالمات الفيديو كلَّما أمكن، فلا تكفي المحادثات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتطبيق سلاك (Slack) وحدها، إذ يحتاج فريقك إلى رؤيتك، وكذلك أنت؛ ولكنَّ الخبر السار هو أنَّ خدماتٍ مثل: زوم (Zoom)، أو "هانج آوتس تيم" (Hangouts Team) من جوجل (Google) تجعل ذلك سهلاً نسبياً. يجب أن يحدث هذا يوميَّاً في البداية، والهدف بسيط: وضع جدول الأعمال، وتقديم الملاحظات والموارد التي يحتاجها أعضاء فريقك.
2. تواصَل بكثرة:
إنَّ الشعور بالوحدةِ والعزلة أحد أصعب الأشياء التي تمرُّ على المرء في أثناء العمل من المنزل، خاصةً إذا كنت معتاداً على العمل في بيئةٍ مكتبية؛ لذلك، يتعيَّن عليك التواصل مع فريقك بانتظامٍ للحدِّ من هذا الشعور بالنسبة إلى كليكما.
3. استفِد من التكنولوجيا:
تتضمَّن مَهمَّتك كمديرٍ إبقاء فريقك على تواصُل، ولحسنِ الحظ أنَّ أدوات التواصُل مُتاحةٌ بوفرةٍ في عصر التكنولوجيا، وهي طريقةٌ بسيطةٌ لإبقاء الجميع على تواصلٍ مع بعضهم بعضاً.
على الرغم من أنَّ الرسائل الإلكترونية والرسائل النصية قد تكون حلَّاً قصير المدى، إلَّا أنَّ تطبيقات التواصُل مثل: سلاك (Slack)، أو "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) قد تكون أفضل للتعاون والتواصل، والتي يتوفَّر بعضها مجاناً الآن.
4. أدِر توقُّعاتك وفريقك:
ساعد فريقك في معرفة ما ينبغي عليهم فعله، وخلق توقُّعاتٍ واقعيةً لعملهم.
تنطبق "إدارة التوقُّعات" عليك كمديرٍ أيضاً؛ لذا جهِّز نفسك وفريقك للنجاح، عن طريقِ تحديد المهام والهدف من القيام بها، ومساعدتهم على فهمِ كيفية قياسك لمدى النجاح.
المقصود من ذلك: تحديد سياقات العمل والمواعيد النهائية والتسليمات لكلِّ مَهمَّةٍ أو مشروعٍ يعمل عليه فريقك؛ وخلافاً لذلك، لا تتفاجأ إذا وجدت نفسك تتساءل بعد أسابيع قليلةٍ عمَّا يفعله الجميع، وهذا ما يقودنا إلى النقطة التالية وهي التركيز على النتائج لا على الأنشطة.
5. ركِّز على النتائج، لا على الأنشطة:
لا يمكنك التحكُّم في الجميع، أو إدارة كلُّ جانبٍ من جوانبِ العمل الذي يقوم به أيُّ فريقٍ يعمل عن بُعد؛ لذا يُنصَح ألَّا تحاوِل فعل ذلك، وعندما يعمل فريقك من مواقع جُغرافيَّةٍ مختلفة، فركِّز على النتائج، وقِس نجاح فريقك وفقاً لذلك؛ بدلاً من التركيز على النشاط أو ساعات العمل.
6. امنح الفريق الموارد المطلوبة:
احرص على أن يُزوَّد فريقك بكلِّ ما يحتاجه من موارد لإنجازِ العمل، فإذا اضطررتُ فجأةً إلى إدارة فريقٍ من العاملين عن بُعد، فيعني هذا أنَّهم قد يحتاجون إلى أدوات، مثل: أجهزة الكمبيوتر والبرامج، أو الأجهزة المحمولة، أو حتَّى اتصال إنترنت عالي السرعة؛ وليس من المعقول أن نفترض أنَّ كلَّ شخص يمتلك كلَّ هذه الأشياء، فمن مسؤوليتك كمديرٍ التأكُّد من ذلك بنفسك.
7. كُن مرناً:
يأتي هنا دور التعاطُف، إذ ينبغي عليك إدراك الظروف التي قد يمرُّ بها أعضاء الفريق، خاصَّةً في البيئة الحالية.
هذا ليس عذراً لعدمِ إنجازِ الأمور بالتأكيد، ولكنَّه سببٌ لإعادةِ النظر في المعنى الحقيقي للإنتاجية؛ إذ لم يَعُد من المقبول التمسُّك بضبطِ الساعة لمدة ثماني ساعاتٍ للعمل، كما قد تكون ساعات العمل المُعتادة طويلةً على العديدِ من الأشخاص.
إنَّه لمنَ الأفضل الوثوق بفريقك، ومنحهم الحريَّة والمرونة لإنجازِ العمل وفقاً للجدول الزمني الذي يناسبهم ويساعدهم ليكونوا أكثر إنتاجيَّة؛ واعلم أنَّك هكذا تبني فريقاً عظيماً ومسؤولاً على المدى الطويل.