7 عادات تعيق إنتاجية الفرد

يواجه بعض الأفراد صعوبة بالغة في إنجاز مهامهم؛ بل إنَّهم كثيراً ما يشعرون بأنَّ قائمة المهام الخاصة بهم تطول بدل أن تقصر، ولا يسعهم الخروج مع أصدقائهم بسبب تراكم مسؤولياتهم وعجزهم عن السيطرة عليها، وتراهم يتساءلون فيما إذا كانوا سيقدرون على تنظيم حياتهم في يوم من الأيام.

لا داعي للشعور بالعجز في مثل هذه الأوقات؛ إذ بوسع بعض الممارسات أن تساعدك على زيادة إنتاجيتك.

فيما يأتي 7 عادات هدَّامة تعوق إنتاجية الفرد:

1. تدوين جميع المهام ضمن قائمة مهام:

يميل الفرد بصورة طبيعية لتجميع مهامه ضمن قائمة، وترتيبها بحسب الأولوية.

ينصح الكاتب "ديفيد آلان" (David Allen) في كتابه "كيف تنجز جميع المهام" (Getting Things Done) باستخدام "قاعدة الدقيقتين" (2 Minute Rule) لمساعدة الفرد على إدارة وقته وتبسيط نمط حياته، وتقتضي القاعدة بدء العمل على المهمة التي يستغرق إنجازها أقل من دقيقتين في الحال، وعدم تأجيلها بصرف النظر عن ماهيتها؛ إذ يقلل تطبيق هذه القاعدة من احتمالات تشتيت الانتباه وإغفال المهمة عند تأجيلها إلى وقت لاحق.

كثيراً ما يركز المرء على ترتيب أولوياته غافلاً عن المهام البسيطة التي يمكنه إنجازها في الوقت الحاضر، ولتكن المهمة تنظيف الأطباق قبل الاتصال بالمصرف على سبيل المثال.

2. عدم إعطاء المهمة قيد التنفيذ الانتباه الكافي:

أحياناً لا يُسخِّر المرءُ الانتباهَ والتركيز اللازمين في أثناء عمله على تنفيذ أحد مشاريعه؛ فعلى افتراض أنَّك تحاول كتابة بريد إلكتروني لعميل محتمل بغية عقد صفقة تجارية بالغة الأهمية لشركتك، وأنت تعتزم بناء علاقات عامة تخدم مشروعك الخاص؛ لكنَّ الإلهام غاب عنك وبتَّ عاجزاً عن كتابة رسالة تثير اهتمام العميل على الرغم من أهمية الفرصة بالنسبة إليك وعزمك على عدم تفويتها، وعندها ينتهي بك المطاف في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، والاستماع إلى بعض الموسيقى، وقد تيأس من المهمة وتقرر تأجيلها إلى وقت لاحق، وهذا خطأ فادح.

يعود سبب عجزك عن إتمام مهامك إلى عدم تأديتها بتركيز وانتباه كافٍ، وليس بسبب تراكم واجباتك، أو حاجتك إلى فاصل ترفيهي قد يزيد من تشتت ذهنك على سبيل المثال، ويؤدي اللجوء إلى مصادر التشتت كمواقع التواصل الاجتماعي مثلاً إلى تشتيت الانتباه وإعاقة تقدمك في تنفيذ المهمة.

شاهد بالفيديو: 10 عادات سيئة عليك التخلّي عنها لتصبح أكثر إنتاجية في عملك

3. عدم ممارسة تمرينات اليقظة الذهنية:

يغفل العديد من الأفراد عن ممارسة تمرينات اليقظة الذهنية يومياً؛ وبالنتيجة تراهم يشتكون من انخفاض إنتاجيتهم، وعندما لا ينتبه الإنسان إلى مشاعره وأفكاره فإنَّ ذهنه سيصبح مشوشاً، وسيواجه صعوبة في التركيز على مهامه.

تقتضي إحدى تمرينات اليقظة الذهنية تدوين الأهداف والعوائق المصاحبة لها، واستخدام هذه البيانات في تطوير استراتيجية تساعدك على تجاوز العوائق الذهنية وتحقيق أهدافك.

4. عدم تجميع المهام المتشابهة:

تُعَد عملية تجميع المهام المتشابهة بالغة الأهمية؛ وذلك لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من تركيز الفرد؛ فعلى افتراض أنَّك تكتب بريداً إلكترونياً عندئذٍ ستنشط منطقة معينة في دماغك، ويستغرق الإنسان في الأحوال العادية حوالي 10-15 دقيقة لتجاوز المعوقات الذهنية والتركيز على المهمة، وعندها سيتسنى لك تحقيق مزيدٍ من التقدم في عملية التنفيذ.

يواجه الدماغ البشري مشقة كبيرة في التركيز عند التبديل المستمر بين المهام، ويصبح الإنسان أكثر عرضة لتشتيت الانتباه؛ وبالنتيجة يعجز عن إتمام أيٍّ من المهام التي يعمل عليها.

يُنصَح بتجميع المهام المتشابهة ولتكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني مثلاً، والانتهاء منها جميعها لتركيز الانتباه مجدداً على الأعمال الأخرى المتبقية وتوفير مزيدٍ من الوقت.

5. عدم ممارسة التمرينات الرياضية:

تؤدي قلة الحركة إلى الخمول، وضعف الدورة الدموية في الجسم وهو ما يؤدي بدوره إلى فقدان التركيز، وضعف الفاعلية في أثناء التنفيذ، وضعف قدرة الإنسان على إنجاز المهام المطلوبة منه؛ لهذا السبب يُنصَح بممارسة التمرينات الرياضية لاستعادة النشاط والطاقة والتركيز، لا سيَّما عند تراكم المهام والمسؤوليات وخروجها عن سيطرة الفرد.

6. الإكثار من الاستراحات:

يؤدي الإكثار من الاستراحات إلى فقدان التركيز، أمَّا الاستراحات بعد جلسات العمل الطويلة فهي ضرورية لتجديد النشاط؛ لذا من الهام إيجاد التوازن بين العمل والراحة وفق المنظور الشخصي؛ لأنَّ صاحب الهدف وحده قادر على تحديد تدابير العمل والراحة اللازمة لتنفيذ مهامه.

7. عدم اتِّباع أسلوب تنفيذ شخصي:

لا بأس بالاستعانة بخبرات الآخرين وآراء الخبراء إذا كانت تخدم أهدافك وتساعدك على بلوغها.

لا يوجد حل قاطع يناسب جميع الأفراد لمشكلة ضعف الإنتاجية؛ بل يجب ابتكار أسلوب عمل شخصي مشتق من التجارب الفردية السابقة لتعزيز فاعلية العمل، وتجنُّب مشكلة تشتيت الانتباه؛ وبالنتيجة توفير مزيدٍ من الوقت.

في الختام:

إنَّ تحقيق الأهداف ليس أمراً هيناً، ولكن تخيَّل روعة شعور الإنجاز الذي سينتابك عند إتمام قائمة مهامك بصورة يومية يستحق العناء.

يساعدك تطبيق النصائح وتجنُّب العادات المناهضة للإنتاجية الواردة في المقال على استعادة تركيزك وزيادة إنتاجيتك، وحسن إدارتك لوقتك.