ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ عن الكاتب "بين تيجيس" (BEN TEJES)، ويُخبرنا فيه عن بعض النصائح البسيطة لزيادة الإنتاجية.
هذا ما يحدث في القرن الواحد والعشرين؛ إذ تكثر الفرص، ويبدو أنَّ الوقت يتبخَّر وينتهي بسرعة، وبناءً على موقفك، يكون وقتك محدوداً كل يوم، وفي أحسن الأحوال، قد تنخفض الإنتاجية؛ إذاً كيف يمكنك تحقيق أهدافك دون الوصول إلى درجة الإرهاق والاحتراق الوظيفي؟ الأمر كله يتعلَّق بتنظيم الوقت المتاح لديك وزيادته.
إليك فيما يأتي 6 أفكار مميَّزة لزيادة إنتاجيتك:
1. وضع خطة قبل البدء بالعمل:
قبل البدء في مهمتك الأولى، حدِّد ما إذا كنت تريد النجاح بها وإنجازها بالشكل الأمثل؛ إذ إنَّ وجود خطة مسبقة للعمل أمر ضروري في عديد من مجالات الحياة، مثل الأسرة، والشؤون المالية، والأعمال التجارية، وحتى في برنامج التمرينات الرياضية، ولن نبالغ مهما شدَّدنا على ضرورة وضع خطة قبل بدء العمل.
لكن يجب أن تعرف سبب قيامك بشيء ما إذا كنت تريد النجاح فيه؛ لذا قبل البدء في نشاط أو مشروع جديد، امنح نفسك وقتاً للتفكير والتخطيط وتحديد هدفك النهائي، ودوِّن النقاط الرئيسة؛ إذ ستسمح لك هذه الممارسة بالبحث في جوهر الأمر قبل الانغماس في التفاصيل، ومن الأفضل تحديد الدافع وراء قيامك بشيء ما قبل القلق بشأن كيفية تنفيذه.
2. إنجاز المهام المتشابهة:
اجمع أنواع العمل المتشابهة ونفِّذها في نفس اليوم، إليك مثال: تحتاج إلى مقابلة 7 مرشحين مُحتملين لوظيفة شاغرة، فبدلاً من جدولة محادثتين يوم الإثنين، و3 محادثات يوم الثلاثاء، ومحادثتين يوم الخميس، فلماذا لا تقوم بإجراء جميع المقابلات السبع يوم الأربعاء؟
عندما تقوم بالتحويل بين فئات العمل المتعدِّدة والمختلفة، يتعيَّن عليك التبديل بين السياقات المختلفة، وأنت حتماً تستخدم مزيداً من الوقت والطاقة لإجراء هذه التحولات، في حين يتطلَّب التجميع قدراً أقل من ذلك الوقت والطاقة؛ لأنَّك تحافظ على حدٍّ أدنى من الانتقال بين المهام المختلفة، ويتيح لك تركيز الاهتمام على مهمة واحدة فترةً طويلةً من الوقت زيادة قوة تفكيرك عن هذا الموضوع، ويسمح لك بالتركيز على مهمة مختلفة غداً.
شاهد بالفيديو: 9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
3. تقسيم وقتك إلى أجزاء صغيرة:
يعدُّ تخصيص مدة طويلة من الوقت لمشروعك طريقة رائعة لبدء يومك؛ إذ تبدو الأشياء مشرقة، ومستوى طاقتك مرتفع، وأنت على استعداد لإنجاز المهام، وفجأةً تجد نفسك أمام موعد نهائي، كيف حدث هذا؟ نتعرَّض غالباً لخطر إهدار الوقت عندما نشعر أنَّ لدينا مزيداً منه، ولكن هل فكَّرت يوماً بطريقة أفضل للوفاء بالموعد النهائي؟
إليك كيفية القيام بذلك: قسِّم إجمالي الوقت المتاح لمشروعك إلى أجزاء زمنية أصغر مع زيادة كل جزء عن سابقه بمقدار 10، أو 20، أو 30 دقيقة.
ركِّز على جزء واحد من الوقت، ولاحظ مدى إنتاجيتك، ثمَّ خذ نفساً عميقاً، وانتقل إلى الجزء التالي مع محاولة الحفاظ على قوتك، قد تتفاجأ من مقدار ما يمكنك تحقيقه خلال ساعة واحدة فقط.
4. اختيار شريك مساءلة:
الصداقة مفيدة للروح، خاصة عندما تدفعك إلى تحمُّل مسؤولية جانب تعاني فيه ضعفاً من جوانب شخصيتك، ويقول المثل القديم: "الحديد يشحذه الحديد والإنسان يدعمه الإنسان"؛ لذا يحتاج معظمنا إلى بعض الدعم عندما يتعلَّق الأمر بعادات العمل لدينا.
لنفترض أنَّك حدَّدت هدف كتابة 100 صفحة خلال أسبوع بهدف إنهاء كتابك بنهاية الصيف، فامضِ قدماً، وأخبر صديقاً أو زميلاً أو أحد أفراد العائلة عن خطتك، وادعُهم للتحقُّق من تقدُّمك دورياً، فربما يوافقون حتى على قراءة عملك في عطلة نهاية الأسبوع وتقديم بعض التغذيات الراجعة، فالحل هنا هو مساعدتك على أن تصبح فعَّالاً ومتَّسقاً في عملك؛ إذ يمكن لرسائل التذكير الفعَّالة، أو لشخصٍ يهتم لأمرك ولعملك، أن يكون حافزاً قوياً لمساعدتك على البقاء مُنتجاً.
5. أخذ فترات راحة لإعادة تعزيز الطاقة:
عندما تبدأ عملك، قد تؤدي المقاطعات والمشتتات إلى تقليل إنتاجيتك، ولا أعتقد أنَّ أحداً يحب ذلك؛ لذا فالحيلة المثالية للتخلُّص من ذلك هي اكتشاف السبب، هل لديك كثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى ردود؟ هل تجد نفسك مهووساً باختيار العبارة التي عليك استخدامها في الجملة الختامية؟ هل قضيت للتو آخر 30 دقيقة في تحديد نظام الألوان الذي يجب استخدامه للحمام لإعادة تصميمه؟
حان الوقت لاستعادة نشاطك؛ لذا يمكن للمشي السريع، أو القيام ببعض تمرينات القفز، أو بعض تمارين تمدُّد العضلات، أو حتى مجرد الخروج لاستنشاق بعض الهواء النقي أن يوفِّر نفس النتيجة؛ فرصة قصيرة لإعادة تعزيز الطاقة، فيمكنك استعادة نشاطك وزيادة إنتاجيتك من خلال تحويل تركيزك من عملك إلى شيء آخر، ثمَّ العودة إلى عملك مرة أخرى.
6. ترتيب قائمة المهام الخاصة بك:
عندما تقبل القيام بنشاطٍ ما، فأنت ترفض تلقائياً عشرات الخيارات الأخرى، وهذا يسمَّى صنع القرار، وكلنا نفعل ذلك يومياً، فمقابل كل عنصر في قائمة "المهام"، يجب أن تنقل عنصراً واحداً على الأقل إلى قائمة "المهام الملغاة"، وهذه نصيحة من المؤلف الشهير وخبير الإدارة "جيم كولينز" (Jim Collins).
ما هي المهام التي تحقِّق أكبر عائدٍ مقابل استثمار وقتك فيها؟ وما هي المشاريع المُستعجَلة التي يجب إنجازها على الفور؟ ركِّز اهتمامك عليها، وتخلَّص من المشاريع الأخرى، وإذا كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك، فإنَّ معرفة ما لا يجب عليك فعله لا يقل أهمية عن تحديد أولوياتك وما يجب عليك فعله.
في الختام:
أنتَ الآن جاهز لتجربة بعض الأساليب الجديدة لتنظيم يوم عملك، وبصرف النظر عن مدى إنتاجيتك، ثمَّة دائماً مجال للتحسين إذا كنت على مستوى التحدي، ويستغرق إجراء التغييرات وتكوين عادات جديدة وقتاً؛ لذا كن صبوراً، واستمتع بتبسيط يومك والاستفادة من وقتك.
أضف تعليقاً