7 طرق يؤثر بها مكتبك في إنتاجيتك
يصعب التنبؤ بالسلوك البشري، لكنَّنا نعلم أنَّه يمكن أن يتأثر تأثراً كبيراً بطرائق بسيطة، وقد لا تتمكَّن من تحسين إنتاجيتك أو إنتاجية فريقك تحسيناً كبيراً من خلال تقديم أدوات جديدة تساعدهم على البقاء منظَّمين تنظيماً أفضل، ولكن قد تتمكَّن من تعزيز الروح المعنوية والكفاءة ببساطة من خلال تغيير بيئة مكتب فريقك.
العوامل البسيطة التي تؤثر في الإنتاجية:
تؤثر بيئة عملك في طريقة عملك وبقائك منظماً، كما أنَّها تؤثِّر في حالتك المزاجية وتصرفاتك أيضاً؛ لذا نقدِّم لك فيما يلي 7 عوامل مجرَّبة، والتي يمكن أن تغيِّر طريقة عمل ومشاعر فريقك طوال اليوم:
1. الإضاءة:
ألقِ نظرة على إضاءة مكتبك، بما في ذلك مقدار الضوء الطبيعي الذي تسمح بدخوله إلى المكتب، فقد ثَبُتَ أنَّ ضوء الشمس الساطع الذي يدخل المكتب دائماً يجعل الناس أكثر سعادةً، ويقلِّل من الشعور بالقلق والاكتئاب، ويمكن للإضاءة الكافية أن تقلِّل من ظهور متلازمة الحاسب الآلي (computer vision syndrome) - هو مصطلح يُستخدَم لوصف جميع مشكلات العين أو الرؤية التي تحدث نتيجةً لاستخدام الكمبيوتر لفترة طويلة - أيضاً.
وإن أمكن، اختر مساحةً مكتبيةً تحتوي الكثير من النوافذ المفتوحة، وفي حال عدم وجودها، ضع إنارة ساطعة زرقاء اللون لضمان حصول فريقك على إضاءة كافية لمواصلة العمل بصورة مُنتجة.
2. الضوضاء المحيطة:
قد لا يُعدُّ الصمت المطبق أمراً مفيداً للإنتاجية، ولكنَّ عوامل الإزعاج السمعية يمكن أن تجعل إنتاجيتك منخفضة؛ حيث تُظهِر الأبحاث أنَّ إنتاجيتك يمكن أن تنخفض في الواقع بنسبة 66% عندما تسمع أصوات ضجيج قريبة، ممَّا يؤدي إلى تشتيت انتباهك.
يمكن أن يساعد التعرُّض لمستوى معين من الضوضاء المحيطة إلى تقليل تشتيت الانتباه المرتبط به، كما أنَّ توفير مكاتب أو مساحات عمل مقسَّمة مغلقة يوفِّر للموظفين مزيداً من الخصوصية.
3. الموسيقى:
حاولَتْ الكثير من الدراسات تحديد فيما إذا كانت الموسيقى فعَّالة حقاً في تحسين الإنتاجية؛ حيث يؤكد بعض الأشخاص على أنَّها فعالة، بينما يؤكد بعضهم الآخر على أنَّها تُسبِّب التشتيت، وتتفق معظم الآراء على أنَّها فعَّالة أحياناً ومشتتة أحياناً أخرى.
يمكن أن تؤثِّر الموسيقا ذات الصوت المنخفض إلى المتوسط إيجاباً في إنتاجية الموظف، مع وجود بعض التحذيرات: سيكون للموسيقا التي يفضِّلها الموظف شخصياً تأثير أكبر من الموسيقا التي يتفق الجميع على أنَّها محايدة أو غير مرغوب فيها، ويمكن للموسيقا التي تحتوي على كلمات واضحة جداً أن تشتِّت الانتباه أكثر من أن تكون مفيدةً.
4. جودة الهواء:
لا يمكن ملاحظة جودة الهواء، مثل ملاحظة وجود الضوضاء أو الإضاءة في المبنى الخاص بك، ولكن يمكن أن تكون أكثر تأثيراً في إنتاجية موظفيك.
تشير الدراسات العلمية إلى أنَّ جودة الهواء الرديئة يمكن أن تقلِّل الإنتاجية بنسبة تتراوح بين 6-9%، وفقاً لدراسة نُشِرَت في محرك البحث "باب مد" (Pub Med)، ويُعدُّ توفير المزيد من الهواء المتجدِّد والفلاتر والتعرُّض لهواء خارجي نظيف أمراً مفيداً في تحسين جودة الهواء الداخلي للمكان.
5. درجة حرارة المكان:
وجدت الدراسات أنَّ درجات الحرارة المثالية لبيئات العمل تختلف عن بعضها، على الرغم من أنَّ متوسط درجات الحرارة التي تساعد على تحقيق الإنتاجية هي حوالي 22 درجة مئوية.
ولكن ينبغي أن تضع في الحسبان هنا الاختلاف بين ما يفضِّله كل فرد؛ فعلى الرغم من أنَّ أحد الموظفين قد تزيد إنتاجيته ضمن درجة الحرارة هذه، قد يشعر موظف ثانٍ بالبرد، بينما قد يجد آخر أنَّ المكتب حار جداً بحيث لا يستطيع التركيز؛ لذا ينبغي عليك في هذه الحالة تحديد درجات الحرارة المناسبة والتي تساعد فريقك على تحقيق أعلى إنتاجية.
شاهد بالفديو: 6 طرق مبتكرة لتعزيز إنتاجية الموظفين
6. الألوان:
يُعدُّ علم النفس المتعلِّق بالألوان مجالاً مثيراً للجدل، ولكن توجد أدلة تشير إلى أنَّ الألوان المختلفة يمكن أن يكون لها تأثيرات مختلفة في معنويات موظفيك وإنتاجيتهم.
على سبيل المثال، يُقال إنَّ اللون الأزرق يُسبِّب الشعور بالاستقرار والهدوء، ممَّا يساعد الموظفين على التخلُّص من التوتر والشعور بمزيد من الاسترخاء، ويقلِّل اللون الأخضر من إجهاد العين ويساعد الموظفين على الحفاظ على كفاءتهم، في حين يرتبط اللون الأحمر بإثارة المشاعر والعواطف، وهو أمر مثالي للفِرق التي تفضِّل التنافسية.
لذا حاول استخدام ألوان مختلفة في غرف مختلفة لمعرفة مدى تأثيرها في استجابات فريقك وأخلاقيات العمل لديهم.
7. وجود النباتات:
قد لا يبدو أنَّ وجود بعض النباتات في المكتب يمكن أن يزيد من إنتاجية موظفيك زيادةً ملحوظةً، ولكن أشارت دراسة نشرتها مجلة "وايرد يو كي" (Wired UK) إلى أنَّ النباتات يمكن أن تؤدي إلى زيادة في الإنتاجية بنسبة تصل إلى 15%، كما توجد نظريات مختلفة تؤكد أهمية وجود النباتات ومدى تأثيرها، بما في ذلك مناظرها الطبيعية الجذابة وطرحها للأوكسجين؛ وأياً كان السبب، تسبب النباتات تأثيراً ملحوظاً في إنتاجية الموظفين.
في الختام:
يمكن أن يؤدي إجراء تغييرات في كل فئة من الفئات المذكورة أعلاه في مكتبك إلى تحسين الإنتاجية الإجمالية لفريقك، ولكن يجب أن تضع في الحسبان أنَّها قد لا تكون أهم التغييرات التي ستجريها، ومع ذلك يمكن لمعنويات الموظفين أن تلعب دوراً في زيادة الإنتاجية بنسبة تتراوح بين (20-25)%، بالإضافة إلى تخفيض معدَّل دوران الموظفين.
إذا كان الموظفون غير راضين عن الإدارة أو الرواتب التي تُدفَعُ لهم، فقد لا يكون تغيير الإضاءة أمراً كافياً لتعويض الفارق؛ لذا يتطلَّب تحسين إنتاجية الموظَّف الانتباه إلى العديد من المجالات في آنٍ واحد، بما في ذلك إنشاء نظام للمكافآت وتعزيز الروح المعنوية وتقديم الكثير من التغذية الراجعة، كما يجب التعامل مع العوامل البيئية المذكورة أعلاه لمساعدة فريقك على تحقيق المزيد من الإنتاجية في العمل.