7 خطوات لنجاح برامج اقتراحات الموظفين
قد يؤثِّر برنامج اقتراحات الموظَّفين الذي يُعتنى بإنشائه - والذي يرافق إطلاقه التزامٌ ووضوحٌ وتواصلٌ مستمر على مستوى المنظمة - تأثيراً إيجابيَّاً في النتائج النهائية التي تحرزها الشركة، ويغرس الحماسة في نفوس الموظَّفين. أمَّا إذا أُطلِق البرنامج سريعاً دون خطَّةٍ واضحة، فقد يثبِّط الموظَّفين ويولِّد في نفوسهم ضعف الإرادة والشك وسوء الفهم، وهذا هو مصير عدد لا بأس به من برامج اقتراحات الموظَّفين، والتي انطلقَت من خلال صناديق الاقتراحات التي توضع للموظَّفين في الشركات التي يعملون بها؛ لذا عليك التخطيط أولاً.
هل تحتاج شركتك إلى صناديق اقتراحات؟
قبل أن تُطلِقَ برنامج اقتراحات الموظفين عليك أن تأخذ بعين الاعتبار ثقافةَ الشركة، وإذا ما كنتَ تتلقى أفكاراً جديدة ومدروسة.
إذا طرح الموظَّفون اقتراحاتهم بالفعل في أثناء الاجتماعات أو في محادثات عرَضية فهناك حاجةٌ إلى مزيدٍ من الأساليب غير الرسمية لاستنباط أفكار جديدة ومن ثم الانتقال إلى برنامج اقتراحات الموظفين بشكل كامل، ومن الأساليب التي يمكن أن تعتمدها:
- تنظيم جلسات عصفٍ ذهنيٍّ تجمع موظفي الأقسام.
- طرح أفكار حول مواضيع محددة خلال الاجتماع الأسبوعي للموظفين.
- تنظيم غداء عمل شهرياً لجميع الموظفين، بحيث يستطيعون من خلاله تقديم فكرةٍ واحدة على الأقل.
- طلب ثلاث أفكار من الموظفين يقدِّمها مدراءُ الأقسام في اجتماع المدراء.
أما إذا شعرتَ أنَّك بحاجة للقيام بمزيدٍ، فربما عليك أن تبدأ بسؤال نفسك: ماذا لو كانَت ثقافة شركتك تقيِّد الأفكار؟ وإذا كان الأمرُ كذلك فربما على برنامجك أن يلغي أو يتحايل على تلك الحواجز والقيود أولاً؛ وإلَّا سيؤول مصير ذلك البرنامج إلى الفشل.
كيف تشكِّل فريقاً للمراجعة؟
تتطلب برامج اقتراحات الموظفين إدارةً خاصةً، وإنشاء فريقٍ يَضُمُّ أعضاءً من مختلف أقسام الشركة يتمتع بسلطة تنفيذ المقترحات التي يتلقَّاها، كما ينبغي أن يراجعها ويقرَّ باستلامها في غضون 48 ساعة، ولكن إذا كان الفريقُ مؤلفاً من مدراء الأقسام جميعم أو المدراء العامِّين فقد يظهر للعيان أنَّ ذلك الفريق معزولٌ عن محيطه أو يرفض التغييرات ويمنعها؛ لذا لا بُدَّ أن يكون أعضاء الفريق مستعدين للتغيير ولطرح سؤال: "لم لا؟" بدل "لماذا؟"؛ كما يجب تمثيل جميع أقسام الشركة وخاصةً القسم المالي، وإذا راجع المدراء الاقتراحات فينبغي جعل عملية المراجعة جزءاً من اجتماعاتٍ دورية، ويجب أن تُوزَّع الاقتراحات وتُناقَش مسبقاً.
أمَّا إذا رأيتَ أن يَضُمَّ فريق مراجعة الاقتراحات أعضاءً من مختلف أقسام المنظمة، فيجب على مناصب هؤلاء أن تعكس طريقة إنجاز العمل بشكلٍ عام ضمن ثقافة الشركة. وإذا عُقِدَت اجتماعات الفريق أكثر من مرَّةٍ في الشهر، فقد يشكِّل ذلك عبئاً يفوق ما يستطيع الأعضاء عادةً تحمُّله، في هذه الحالة غيِّر أعضاء الفريق 4-6 مراتٍ كلَّ عامٍ، لكن لا تغيِّرهم جميعاً دفعةً واحدة.
خطوات النجاح:
فيما يلي بعض الخطوات التي تضمن نجاح برامج اقتراحات الموظفين:
1. تحديد مجالات الاقتراحات:
إذا أردتَ ألَّا تُقترَح عليك أفكارٌ مثل: "وضع آلة مثلجات في غرفة الغداء"، أو "العودة مبكراً إلى المنزل في نهاية الأسبوع"، فضع قواعد تحدِّد الموضوعات المُتاحة للاقتراح. يجب على هذه الموضوعات أن تتضمَّن غالباً أفكاراً ترتبط بالادِّخار والنوعية والإنتاجية وتحسين العمليات وزيادة الإيرادات وتعزيز الروح المعنوية.
2. توضيح عملية المراجعة والتطبيق:
شارِك كل المبادئ التوجيهية بشكلٍ علني وخاصةً الأهداف التي تنوي تحقيقها من خلال إطلاق برنامج اقتراحات الموظفين.
3. طلب تفاصيل حول التنفيذ:
من السهل تجاهل الأفكار؛ لذا اطلب من صاحب الاقتراح أن يبيِّن كيف يعتقد بأنَّ الفكرة يجب أن تُنفَّذ. لا يحتاج الأمر إلى خطة عملٍ كاملة؛ بل جملةٍ أو اثنتين.
4. البحث عن التأثير المحتمل:
ويتطلب هذا الأمر السؤالَ عن سبب وكيفية تأثير هذه الفكرة في الشركة؛ بما في ذلك تحليل التكاليف والمدخرات، ولكن حافِظ على بساطة العملية، ولا تثبِّط الموظفين بطلب استمارات من ثلاث صفحات لأنَّ ذلك قد يتعبهم.
5. التعامل بطريقة مختلفة عندما يكون هذا عمل الموظف نفسه:
يجب أن يفكِّر الموظفون بطرائق لتحسين وظيفتهم دون الحاجة إلى نَيل الموافقة، كما ينبغي أن يقدِّم المدراء مكافآت لمن يقدِّمون أفكاراً تلائم أهداف برنامج الاقتراح ويمكن تنفيذها فوراً.
6. وضع موظَّف مسؤول عن البرنامج:
إنَّ تعيين مدير لبرنامج اقتراحات الموظفين والذي سيحرص على سير العملية بسلاسة وعلى أتمِّ وجه كما هو مخطَّط، سيمنع تأثُّر الروح المعنوية للفريق بسبب تولِّي عملية المراجعة لجنة لا تتمتع بالكفاءة.
7. تعيين شخص من الإدارة العُليا:
يضفي هذا مصداقيةً على برامج اقتراحات الموظفين ويجعل أصحاب الاقتراحات يُحسُّون بالاهتمام.
المكافآت والتقدير:
ينبغي أن تُحدَّد مكافأةٌ للمقترحات التي تُنفَّذ بوضوح ومنذ البداية، ويتم مكافأة الموظف الذي ساهمَت فكرتُه بإنقاذ أموال الشركة بإعطائه نسبة مئوية من المدخرات التي وفَّرَتها الشركة وقد تصل تلك النسبة إلى 20% وحتى 25%.
وقد يكون من الصعب إثبات المدخرات التي تم توفيرها دون وجود إحصائيات لوصف العملية قبل تنفيذ اقتراح الموظف، وغالباً ما تكون الخطوة الأولى في تنفيذ الاقتراح الذي يساهم في توفير مزيدٍ من المدخرات للشركة هي قياس العملية للتحقق من أدائها، كما أنَّ هناك أفكاراً عملية أخرى أقل قابلية للقياس تحتاج إلى مكافأة ثابتة محدَّدة، وغالباً ما يهم الموظف من كل ما سبق هو الاعتراف بمساهمته وحسب.
أما فيما يتعلق بالجوائز والمكافآت فتشمل بضائعَ تحمل شعارَ الشركة أو قسائمَ شرائية أو دعوة غداء مع مديرٍ تختاره الشركةُ أو دعوةً على العشاء أو نقاطاً يستطيع الموظف شراء أغراضٍ أثمن كلَّما جمع مزيداً منها.
ونظراً لصعوبة قياس نتائج عديدٍ من اقتراحات الموظفين تقوم عديداً من الشركات بمنح هذه الجوائز والاعترافات لمجرد أن أضافَت فكرةً ما ولو قليلاً من الفائدة، لكنَّ هذا لا يحفِّز الموظف مثلما يفعل الحصول على جزءٍ من الأموال التي وفَّرَتها الشركة خلال فترة زمنية محدَّدة.
التغذية الراجعة في برنامج اقتراحات الموظف:
قدِّم تغذيةً راجعةً سريَّةً للموظفين الذين يقدِّمون الاقتراحات، لا سيَّما إذا كانت أفكارُهم مرفوضةً، وإلَّا من غير المُحتمَل أن يجازف الناس بتقديم أفكار استثنائية قد تكون مثمرةً للغاية.
حينما يُنفَّذ اقتراح الموظف ويقدِّم نتائج مثمرةً، اذكر هذه المساهمة علناً في اجتماع الموظفين بعد الحصول على موافقة الموظف المعني. ويمكن أن تنشر اقتراح الموظف وأسماء أعضاء فريق التنفيذ والمنح التي قُدِّمت في عديدٍ من المنظمات، يكون مصير هذه الاقتراحات الأدراج المغلقة التي قد لا تُفتَح شهوراً، ما يضمن فشل برنامج اقتراح الموظف.
إنَّ إبقاء المشاركين في برنامج اقتراحات الموظفين على علمٍ بالتقدُّم المحرز في اقتراحاتهم أهمُّ من تزويدهم بإجابات سريعة فهم يرغبون في معرفة مصير اقتراحاتهم وأفكارهم، ويُعدُّ وضع مُقدِّم الاقتراح ضمن فريق التنفيذ نهجاً شائعاً لتنفيذ تلك المقترحات. وهذا يعني الحفاظ على منطقية المقترحات، وأضعف الإيمان في حال قبول المقترح، وضع جدولٍ زمنيٍّ للتنفيذ يفهمه صاحب الاقتراح.
مؤشِّرات إضافية لنجاح برنامج اقتراحات الموظفين:
يجب أن تؤكِّد برامج اقتراحات الموظفين على نوعية الاقتراحات وليس كميَّتها، إذ حينما يحدث العكس، يؤدي هذا إلى فشل الشركة وإحباطها؛ لأنَّها لم تستفِد من المال والجهد المبذولَين.
ولا يُنصح بأن يقدِّم الموظفون الاقتراحات دون الإفصاح عن أسماءهم؛ بل ينبغي أن يكون الموظفون على استعداد للدفاع علناً عن أفكارهم. وهذه ثقافة الشركة التي تحتاج إلى تشجيعها لإنشاء منظمةٍ ناجحة؛ لذا لا تكافِئ الموظفين الذين يقترحون أفكاراً ناجحةً فحسب؛ بل اعترِف أيضاً بجهود المدراء والمشرفين الذين يبذلون أقصى جهدهم في تشجيع اقتراحات الموظفين وفتح المجال لعملية التقدم.
هناك أفكارٌ عدةٌ قد تغيِّر منظومة العمل وتأتي من أماكنَ عدة، يمكنك إدراج المورِدين والزبائن أيضاً في عملية الاقتراح وخاصةً عندما ينضج برنامجك لتلقي المقترحات.