7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل
التفويض صعب، ويستغرق الكثير من الوقت؛ لكنَّه استثمارٌ بالغ الأهمية في موظفيك. يوكِل أفضل مديري جوجل (Google) المهام لفرقهم، دون أن يديروا التفاصيل الدقيقة بأنفسهم؛ ولقد جاءت هذه الفكرة في المرتبة الثانية على قائمة أفضل عشر سمات للمدير الناجح.
حاولت جوجل إثبات أنَّ الرؤساء ليسوا ضروريين، لكن انتهى بها الأمر إلى اكتشاف عكس ذلك تماماً؛ فالمديرون ليسوا هامِّين وحسب، بل وبمقدورهم أيضاً التأثير في أداء فِرقهم تأثيراً كبيراً.
لم تتوقف جوجل عند هذا الحد، فبعد أن أدركت أنَّ المديرين يمثلون أهمية قصوى، شرعت في السعي إلى كشف جميع السلوكات التي جعلت بعض هؤلاء أكثر فعالية من الآخرين، وعُرِفت هذه المبادرة باسم "مشروع أوكسجين" (Project Oxygen).
رغم أنَّ السلوكات التسعة الأخرى من سمات المدير الناجح هامة أيضاً، إلَّا أنَّ بعضهم يزعم أنَّ تمكين الفِرق دون إدارة تفصيلية هو الأكثر أهمية منها جميعاً؛ إذ لا يهم إذا كان لدى الموظفين المهارات المناسبة أو إمكانية التوجيه أو فرص التعاون، إن كانوا يفتقرون إلى الشعور بالملكية والتواصل بعملهم؛ فهم بحاجةٍ إلى الحافز للأداء قبل أن تدخل الجوانب الأخرى حيِّز التنفيذ.
إنَّ إحدى أسهل الطرائق التي يمكن للمدير من خلالها تمكين الموظفين وتحفيزهم: هو توفير الفرص والاستقلالية من خلال تفويض العمل.
هناك حدود لذلك بالطبع، إذ إنَّك لن تترك -كمدير- المشاريع التي قد تضرُّ بنجاح الشركة دون إشراف بالتأكيد؛ لكن ربَّما لديك عدد من المهام الأخرى التي تقوم بها، والتي من شأنها أن تكون خيارات رائعةً للتفويض.
يمكننا الانهماك في أداء العمل لأنَّه آمن ومألوف، أو الاحتفاظ بالمهام لأنفسنا لأنَّنا اعتدنا على ذلك ببساطة.
تطلب جوجل (Google) من القادة -لمساعدة مديريها على تحديد العمل الذي عليهم تفويضه- القيام بما يأتي:
- النظر إلى الأهداف: ما هي المرحلة النهائية؟ وما الذي يحتاج الفريق إلى فعله لتحقيق أهدافه؟ قسِّم العمل، وحدِّد المهام التي يمكن تفويضها.
- النظر إلى أنفسهم: في أيِّ المجالات يمتلكون نقاط القوة والمسؤوليات، وما الذي ينبغي عليهم تفويضه؟
- إيجاد الشخص المناسب للعمل: إلقاء نظرة على مهارات الفريق واختيار من لديه نقاط قوة واضحة في المجالات التي تريد تفويضها، وتوزيع الموظفين مثل "قطع الشطرنج"، وتوكيل العمل الذي يتناسب مع قدراتهم بصورةٍ استراتيجية؛ إذ لن يمكِّن المديرون الفريق بذلك فحسب، بل وسيزيدون من إنتاجيته الإجمالية أيضاً.
حسناً، أنت تعرف الآن ما يجب تفويضه، ومن ستفوِّض إليه؛ وقد حان الوقت الآن لتسليم المَهمَّة.
يتطلب الأمر بذل الكثير من الجهد في البداية لتدريب الآخرين؛ وبما أنَّ هذه العملية قد تستغرق وقتاً طويلاً، يُفضِّل العديد من الأشخاص تحمُّل مزيدٍ من عبء العمل والمخاطرة بأوقاتهم الخاصة بدلاً من تعليم شخصٍ آخر.
قد لا يكون تعليمهم هذه المهارة أمراً مناسباً على المدى القصير، ولكنَّه ضروريٌّ لتطويرك وتطوير موظفيك على المدى البعيد.
لقد قسَّمت جوجل (Google) عملية التفويض إلى الخطوات السبعة التالية:
1. أعطِ لمحة عامة عن العمل:
ناقش سياق وأهمية المشروع مع الموظف المُفوَّض له، وأخبره عن سبب اختيارك له، وتأثير عمله في المشروع ككل.
2. صِف تفاصيل المسؤولية الجديدة:
ناقش النتيجة المرجوَّة، ووضح التوقعات، وأخبر الموظف بما تتوقعه منه؛ ولكن لا تخبره كيف يفعل ذلك، إذ من الضروري منحه الاستقلالية وحرية التعلم من التجربة، وليس اتباع الأوامر فحسب.
3. تبادَل الأسئلة وردود الفعل والاقتراحات:
يجب أن تكون المحادثة متبادلة، إذ إنَّ الهدف النهائي وضع موظفك في مقعد السائق؛ لذلك، تأكد من حصوله على جميع المعلومات التي يحتاجها لتولِّي المسؤولية، وتلبية التوقعات، والمساءلة عنها لاحقاً.
4. أصغِ إلى تعليقات موظفيك ورُدَّ عليهم بتعاطف:
ينبغي أن تعلم أنَّ هذا عملٌ جديد ومجهول بالنسبةِ إلى موظفك؛ لذلك، خفِّف من قلقه، وأوجد بيئةً آمنةً نفسياً تُشعِر الموظف بالراحة في التعبير عن مخاوفه ومناقشة حيرته، وتضمن قدومه إليك لطلب المساعدة.
5. أعلِم موظفيك كيف يؤثر ذلك في الفريق:
احرص على ربط النقاط وشرح كيف تدعم المَهمَّة مبادرات الفريق الأخرى، ليفهم الموظفون أهمية عملهم ويحددوا الأولويات وفقاً لذلك.
6. شجّعهم على تحمُّل المسؤولية:
لن يتحمَّل الموظفون المسؤولية الكاملة دون تشجيعهم على القيام بذلك؛ لذا، أخبرهم أنَّك تثق بهم لتحقيق النتائج التي تتطلعون إليها.
7. أنشئ نقاط تحقق وطرائق لرصد التقدم:
رغم ضرورة منحهم الاستقلالية، إلَّا أنَّك يجب أن تضع نقاط عَلَّامٍ كي يعرفوا ما يجب تحقيقه، وما معايير التقدم لتحقيق هدفهم.
في الختام:
لا يُعدّ التفويض أسهل شيءٍ يمكنك فعله، ولكن عليك أن تنظر إليه على أنَّه استثمارٌ في موظفيك؛ فهم سيتعلَّمون، وأنت ستحصل على مزيدٍ من الوقت لمعالجة أمور أخرى؛ وهكذا يربح الجميع.