7 تقنيات مثبتة لتحديد الأولويات التي تعزز إنتاجيتك

مفتاح الحفاظ على الإنتاجيَّة والتركيز: تحديدُ الأولويات التي تزيدُ من وقتك، حيث يمكنك وضعُ صورةٍ ذهنيَّةٍ لِمَا تريدُ أن تنجزَهُ في حياتك، وجدولة مهامك لتتوافقَ معها؛ وستعكس أولوياتُكَ أهدافَكَ من خلال القيام بذلك، وتساعدكَ في البقاء على المسارِ الصَّحيح.

ما أهمِّيةُ تحديدِ الأولويات؟

سيُتيحُ لك تحديدُ الأولويات القيامُ بما يأتي:

1. عيشُ حياةٍ كاملة:

يعتقدُ بعضُ النَّاس أنَّه يجبُ عليك التضحية في جانبٍ من حياتك لتكسبَ في جوانبٍ أخرى؛ لكن في الحقيقة، ليس عليك القيام بذلك، فكلُّ ما عليك معرفته هو كيفية تحديد الأولويات التي تغطِّي جميعَ مجالاتِ حياتك.

يمنحُكَ تحديد الأولويات فكرةً عمَّا يجبُ عليك القيامُ به ومتى، ويخفِّف من إجهاد فقدانك مهمَّةً هامَّة؛ ليكون لديك وقتُ فراغٍ للاسترخاء وزيادة تركيزك على المهمَّة التالية.

2. إطلاق العنان لإبداعك:

سينظِّم فهم ما تحتاجُه لتحقيق أهدافك أفكارَك، ويجعلُك أكثرَ إبداعاً، فأنت تحتاجُ إلى مستوىٍ عالٍ من الإبداع لإكمالِ مهمَّتك؛ وإلَّا ستصبُحُ مهامُك مُملَّة ومرهقة.

3. استشعار النَّجاح:

ستشعرُ في أيِّ وقتٍ تضعُ علامةً أو تَشطبُ مَهمَّةً أنجزتها في قائمتك، بأنَّك تتحرَّكُ بما يتماشى مع مهمَّة حياتك؛ حيث ستدفعُكَ كلُّ مَهمَّة منجَزة خطوةً إلى الأمام، وسينقلُك كلُّ موعدٍ نهائيٍّ فائتٍ خطوةً إلى الخلف؛ لذا يبني تحديد الأولويات الثِّقة التي تحتاجُها لتحقيق أهدافٍ ومسؤولياتٍ أكبر.

5 أسئلة تساعدُكَ على تحديد الأولويات:

أوصى براين تريسي (Brian Tracy) -متحدث تحفيزي معروف، ومؤلِّف تطوير الذات- بخمسة أسئلةٍ يمكنك أن تسألها لنفسك دائماً للتأكد من أنَّك تعيش وفقاً لأهمّ أولويَّاتك. إليك هذه الأسئلة:

1. لماذا تتقاضى راتبك؟

اسأل نفسك إن كنت تقوم بما يُوكَل إليك للقيام به؛ فإذا كنت موظفاً، فاسأل نفسك: "ماذا كنت سأفعل لو كان مديري حاضراً أو يراقبني؟".

إليك كيفية الإجابة عن هذا السؤال:

ضع قائمةً بجميع المهام الموكل إليك القيام بها، واطلب من ربِّ عملك أو قائد الفريق ترتيب المهام حسب أهميتها، واعمل -من الآن فصاعداً- على المهام التي يعتبرها الأكثر أهمية؛ أمَّا إذا كنت صاحب العمل، فأعطِ الأولوية لأهمِّ المهام التي تتوافق مع أهدافك.

2. ما مهامك الأكثر قيمة؟

تذكَّر أنَّ 20% من مهامك تساهم بنسبة 80% من قيمة عملك؛ لذا اسأل نفسك: أيُّ مهامي تساهم بأعلى قيمةٍ لعملي؟

3. ما النتائج الرئيسة التي تحتاجها لإكمال مهمَّة معينة؟

اكتشف النتائج الفعلية التي تحتاج إلى تحقيقها لتؤدِّي عملك، وأهم جوانب مجالات النتائج الرئيسة.

4. ما الشيء الوحيد الذي يمكنك القيام به، والذي يحدث فارقاً كبيراً؟

ما الشيء الوحيد الذي يمكنك القيام به، والذي قد يؤثِّر إيجاباً على عملك أو مؤسستك؟ يمكن أن يؤثِّر أداء هذه المهمة بكفاءةٍ وإيجابيةٍ في مهنتك وعملك.

5. ما الشيء الأكثر قيمة لاستثمار وقتك لأجله الآن؟

إنَّه لسؤالٌ هامٌّ لإدارة وقتك بفعالية؛ لذا قرِّر أهمَّ المهام التي يجب أن تقضي وقتك في أدائها، وأكملها قبل أيِّ شيءٍ آخر.

بينما تُمكِّنك هذه الأسئلة من تحديد الأولويات المفيدة، إليك 7 طرائق يمكنك من خلالها تحديد الأولويات لإكمال أنشطتك اليومية:

7 تقنيات فعّالة لتحديد الأولويات:

1. أبرِز قيمك الأساسية:

سجِّل الأمور التي تهمُّك، والتي لا يمكنك مبادلتها بأيِّ أمرٍ آخر في حياتك.

أنشئ جدولاً يغطِّي جميع جوانب حياتك، من عائلتك ووظيفتك وعملك، وتحسين الذات، ثمَّ أدرِج أهمَّ ثلاث أولوياتٍ من كلِّ جانب، ثمَّ خصِّص 80% من وقتك لإنجاز أهمِّ أولوياتك؛ ومن ثمَّ أنجِز المهام الأخرى الأقلّ أهميّةً في الوقت المتبقي.

2. وائم جدولك الزمني مع قيمك الأساسية:

يجب أن يتركَّز جدولك اليومي حول القيم التي لا يمكنك التنازل عنها، حيث يكشف مقدار الوقت الذي تخصِّصه لكلِّ مهمَّةٍ عن أولوياتك.

غالباً ما يقضي الناس أوقاتهم في تنفيذ أمور غير هامَّة، متجاهلين ما هو هامٌّ حقاً؛ لكن ليس عليك القيام بكلِّ ذلك، إذ يمكنك تفويض المهام البسيطة لتركِّز على المهام التي تتطلَّب مهارتك وخبرتك.

3. حدِّد المهام المستعجلة:

أبرزت مصفوفة آيزنهاور أهمية تحديد الأولويات، حيث تعرض المصفوفة مهامك المستعجلة والهامَّة؛ ممَّا يساعدك على تصنيف الأشياء التي لا يمكن أن تنتظر.

يجب أن تحتلّ بعض المهام الجزء الأعلى من قائمتك، مثل إرسال البريد الإلكتروني أو إكمال تقاريرك؛ لأنَّ أيّ تقريرٍ غير مكتملٍ يمكن أن يؤخِّر العرض التقديمي مع مديرك؛ لذا من الهامِّ معرفة المهام المستعجلة وإكمالها في أقرب وقتٍ ممكن.

أوصى آيزنهاور بتفويض المهام العاجلة وغير الهامَّة، لتركِّز على المهام العاجلة والهامة.

4. حدِّد أيامك الأكثر إنتاجية:

يأتي كلُّ يومٍ بمضمونه والغرض منه، وإحدى أفضل الاستراتيجيات هي معرفة اليوم المحدد الذي تكون فيه بأفضل حالاتك، والذي قد يكون عطلةً في العمل، أو عطلة نهاية الأسبوع.

حاول بمجرد معرفتك هذا اليوم، تنفيذ المهام المستعجلة والهامَّة فيه قدر الإمكان.

5. استعدَّ مسبقاً:

حدِّد في نهاية كلِّ يوم المهام التي يمكن أن تكون في قائمتك لليوم التالي، حيث يمكنك الاستيقاظ في صباح اليوم التالي للعمل على الأولويات التي قد حددتها بثقة.

يمنحك إنشاء قائمةٍ لمهام اليوم التالي شعوراً بأنَّك تحقِّق تقدُّماً في الحياة.

6. اعلم أنَّ تحديد الأولويات مهارةٌ لازمة:

لا يُولَد أحدٌ بمهارات تحديد الأولويات؛ إذ يتطلَّب الأمر التعلُّمَ والممارسة لتصبح مثالياً في تحديدها.

ستُبنَى لديك القدرة في عدة مهاراتٍ بمجرد تحديد الأولويات مع مرور الوقت؛ فعندما تمتلك مجموعةً من المهارات، سترى الدليل على ذلك في حياتك.

7. أنشئ جدولاً زمنياً:

ضع جدولاً زمنياً عند تحديد أولويات مهامك -على أن تكون واقعياً عند تحديدها- وتجنَّب تكديسها، ووزِّعها بدلاً من ذلك على جدولٍ زمني محدد؛ حيث يستبعد وضع جدول زمني لبعض الأولويات الضغط الذي قد تتعرَّض إليه عندما تصبح مستعجلة.

بينما يعمل بعض الناس بشكلٍ أفضل تحت الضغط، لا يستطيع الكثير فعل ذلك؛ لذلك أنشئ جدولاً زمنياً، ووزع مهامك الخاصة من الأصعب إلى الأسهل.

إضافة: استبعد عوامل الاضطراب والتشتت

إنَّ عوامل التشتت بمثابة أعداء تحتاج إلى التعامل معهم عندما تريد تحقيق أولوياتك المحددة، وسيمكِّنك الحدُّ منهم من التركيز على ما قرَّرت القيام به لتحقيق أهدافك في الحياة.

اتِّخذ هذه الخطوات للقضاء على التهديدات التي تواجه تركيزك وإنتاجيتك:

• أوقف تشغيل إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي: لا يمكنك الاستغناء عن هاتفك الذكي، ولكن يمكنك إدارة طريقة استخدامه؛ فمثلاً: أغلق منصات وسائل التواصل الاجتماعي خاصتك عندما تكون مشغولاً، أو عندما تقضي وقتاً مع أشخاص هامِّين في حياتك؛ وأوقف تشغيل هاتفك في كلِّ مرةٍ تكون فيها تحت الضغط للتحقُّق من الإشعارات، أو ضعه في غرفةٍ أخرى وركِّز على عملك.
• خذ استراحة: جسمك مصمَّمٌ ليستريح، فلا تحرم نفسك من هذه الفرصة لتجدِّد عقلك؛ بل ضاعف وقت استراحتك للقيام بأشياء تمنحك الفرح والسعادة.
• اعتنِ بجسدك: تلعب الصحة البدنية دوراً حاسماً في تحقيق أولوياتك المحددة؛ لذا يمكن أن يساعدك التدريب وتناول طعامٍ صحيٍّ في الحفاظ على لياقتك وتحقيق أهدافك.
• أكمل المهمَّة الأكثر صعوبةً في الصباح: أنت تكون في أفضل حالاتك عند استيقاظك؛ لذا من المنطقي تنفيذ المهام التي يقلقكَ وجودها في قائمتك على الفور/ حيث سيمكِّنك ذلك من الحصول على وقتٍ لإنتاجيةٍ أكثر في وقتٍ لاحقٍ من اليوم.
• تخلَّص من الناس المزعجين: الأشخاص السامون هم أولئك الذين لديهم عادات غير صحية، ويمكن للبقاء حولهم أن يستنزف التحفيز والقوة التي تحتاجها لمواصلة تحقيق أهدافك؛ لذا أحط نفسك بأفراد منتجين وطموحين ومركزين بدلاً من ذلك.

الخلاصة:

من الطرائق المؤكَّدة لمواصلة التركيز والإنتاجية، هي اتخاذ إجراءات متناسقةٍ تتماشى مع أهدافك، وتعدُّ القدرة على تحديد الأولويات الناجحة هامَّةً للغاية لمساعدتك على أن تصبح أكثر نجاحاً.

لذا أدرج قيمك الأساسية ووائمها مع جدولك الزمني، ثمَّ اكتشف أهم مهامك عندما تكون في أفضل حالاتك، ولا تنسَ مرافقة الأشخاص الذين يذكِّرونك دائماً بأهدافك، وضع الأولويات، وركِّز عليها؛ ثمَّ كرِّر العملية.

المصدر