6 نصائح لإدارة مشروع عندما لا يتعاون أعضاء الفريق معك

لم تكن المشاريعُ الجماعية في المدرسة تجربةً إيجابية معظم الوقت، فحتماً هناك مَن كان يعمل بجدٍّ أكثر من الآخرين، بينما لم يبذل الباقون مجهوداً يذكر؛ لذا قد يراودك شعورٌ بالإحباط إذا كنتَ واحداً ممَّن يحملون معظم عبء العمل على كواهلهم.

أمَّا في عالم الأعمال فالأمرُ مختلفٌ قليلاً، فلكلِّ مشروعٍ مديرٌ خاصٌّ وقد يتحمل عواقبَ وخيمة إذا لم يكمل أعضاءُ الفريق مهامَهم، وحتى إن لم يملك مدير المشروع سلطة تأديبية على فريقه فيمكن أن يعود ضعف أداء أي أحد من الأعضاء على المدير بالضرر وأن ينعكس سلباً على حياته المهنية.

من المرجَّح ألَّا يتمكن مدير المشروع من اختيار أعضاء فريقه وألَّا يملك السلطةَ لإقالة عضوٍ بسبب ضعف أدائه، إذاً كيف تدير مشروعاً عندما لا يتعاون معك أعضاء فريقك؟

فيما يأتي ست نصائح حول كيفية قيادة مشروع عندما لا يتعاون أعضاء الفريق:

1. تحدَّث مع المدير بوضوحٍ عن حدود صلاحياتك:

قبل أن تعقِدَ أوَّلَ اجتماع للفريق، اجلس مع الشخص الذي كلَّفك بهذا المشروع وتحدَّث معه عن توقُّعات الإدارة. يُعَدُّ هذا أسهل بكلِّ تأكيدٍ إذا كنتَ أنت وجميع أعضاء الفريق تَتْبَعون الشخصَ نفسه، ولكن حتى لو لم يكن الأمر كذلك، ينبغي إجراء هذه المحادثة على كل حال.

وإليك بعض الأسئلة التي عليك طرحها:

• هل ستحظى بالصلاحية لاستبدال الأشخاص أو استبعادهم إذا لم تجدهم مناسبِين؟
• هل يحظى هذا المشروع بالأولوية على المشاريع الأخرى؟ وإذا لم يكن كذلك، فأين يقع في التسلسل الهرمي؟ وبعبارةٍ أخرى؛ هل عليك أن تخبر أعضاء فريقك أنَّ عليهم التوقُّف عن العمل في مشروع آخر ليتمكنوا من تسليم هذا المشروع في الوقت النهائي المرتقب؟
• هل يساندك المدير الذي يملك سلطة إذا كان لديك مشاكل مع أداء الفريق؟ أم أنَّك متساوٍ معهم؟

عندما تضع حدوداً تنظِّم المشروع قبل البدء به ستكون الرؤيةُ واضحةً وستعرف إلى أي مدى يمكن أن تذهب وما الذي يمكن أن تطلبه من أعضاء فريقك. وإذا قال المدير عن مشروعٍ ما أنَّه الأولويةُ القصوى ولكن لم يساندك في ذلك، فذلك يشبه قوله: "هذا المشروع ليس على رأس أولوياتنا"، ومع ذلك فإنَّ الحصول على موافقة من مديرك حول ما إذا كان المشروع هو أولوية قصوى، يمكن أن يساعد على دفع الأعضاء للعمل بجدٍّ قدر الإمكان، ولا تَخَف من مصارحته بشأن رغبتك في معرفة درجة أهمية المشروع لتتمكن من إيصال تلك الرسالة إلى الفريق، لأنَّك ستودُّ أن تبلِّغ الجميع أنَّ هدفَكم واحدٌ لتكملوا المشروع على أتمِّ وجه وفي الوقت المناسب.

يمكنك أن تتواصل مع مديرك عبر البريد الإلكتروني ليؤكد أنَّ هذا المشروع هو الأولوية القصوى الحالية، وحينما تحصل على رسالة تأييد منه يمكنك إعادةَ إرسالها إلى الفريق إذا تطلَّب الأمر.

ومن الضرورة تذكُّر أنَّه قد يكون لدى أعضاء الفريق مسؤوليات أخرى بالإضافة إلى المشروع، ونتيجةَ ذلك قد لا يعتبرون مشروعك ذا أهمية بالغة لهم في البداية وهذا لا يعني أنَّهم غير مهتمين أو يريدون تجنُّب العمل؛ بل من المرجَّح جداً أن يكون لديهم مهام ومسؤوليات أخرى عليهم إنجازها يومياً، ويظهر هذا بشكلٍ خاص عند العمل مع زملاء من مختلف الأقسام.

يساعد التحدُّث مع رئيسك لتوضيح أهمية المشروع والأهداف والجدول الزمني وإبلاغ تلك المعلومات إلى الفريق في وقتٍ مبكِّرٍ في سير العملية بسلاسة وتقليل الضغط والتوتر.

2. تحدَّث إلى فريقك قبل القيام بالمهام:

عندما يكون لديك فريق ينتمي أعضاؤه إلى مختلف أقسام المنظَّمة، فمن السهل القيام بالمهام حيث يتولى شخص من قسم التسويق مهام التسويق ويتولى شخص من قسم التمويل البيانات المالية، ولكن حتى عندما تكون المسؤوليات والمهام واضحةً فالأفضل أن تتحدَّث مع أعضاء الفريق أولاً، فقد تكتشف أنَّ كلا الشخصين قد طلبا العمل في هذا الفريق ليتعلما مزيداً عن مجالات الشركة الأخرى، لذا فعندما تعينهما في مجال خبرتهما سترى الإحباط يعلو وجهيهما.

وتُعدُّ هذه المحادثة مع أعضاء الفريق أساسية لضمان علاقة متينة بينهم، لأنَّه على الرغم من أنَّك مسؤول عن نتيجة المشروع النهائية، لكنَّك لن تكون قادراً على إتمامه من دونهم؛ أي باختصار، عليك تمكين علاقتك معهم بسؤالهم عن مساهمتهم ومخاوفهم.

وعند اكتمال المشروع ونجاحه ستغمر الفريق نشوة الفخر؛ لأنَّهم يعلمون أنَّهم أدَّوا دوراً فاعلاً في هذا النجاح.

3. راجِع المدير مرَّةً أخرى:

إذا وجدتَ بعد الحديث إلى الأعضاء أنَّ الطريقة الوحيدة لإنجاز هذا المشروع هي إسناد مهامَ لأشخاصٍ غير راضين عن إسناد هذه المهام إليهم، فيجب عليك أن تتحدث إلى مديرك كي تتأكَّد أنَّه يدعمك وأنَّك لم تهمل خياراً قد يجعل هذه المهام أكثر إرضاءً لأعضاء فريقك.

شاهد بالفيديو: 6 نصائح لإدارة فرق العمل بشكل فعال

4. تولَّ بنفسك مهمةً رديئة واحدة على الأقل:

قد يعلم الجميع أنَّه قد تمَّ اختيارك لقيادة هذا الفريق بسبب سجلِّك الحافل بالنجاحات، ولكن من المهم أيضاً أن تتجهَّز للعمل الصعب وتدخل في خضمِّ الأمور.

يوضِّح قيامك بعمل صعب أو بغيض، أنَّك جزءٌ من الفريق ومهتمٌّ لأمرهم أمَّا إسناد تلك المهام الصعبة والبغيضة إلى الأعضاء فيُظهِر أنَّك تظنُّ نفسَك أفضل منهم.

هذا لا يعني أنَّ عليك القيام بكل المهام الرديئة، ولكن تأكَّد أنَّها مقسمةٌ تقسيماً عادلاً نوعاً ما بين أعضاء الفريق. يختلف مفهوم العمل الرديء من فريق إلى آخر ولكن يوجد في كل مشروع مهمة لا يرغب بها أحد وقد يسعون إلى تجنُّبها قدر المستطاع، لذا حاوِل أن توزِّع هذه المهام بعدل بين الفريق بما فيهم أنت.

5. أعطِ تغذيةً راجعةً سريعة:

تذكَّر دائماً أنَّ التغذية الراجعة لا تقتصر على عباراتٍ مثل: "لقد أدَّيتَ عملك بطريقةٍ جيِّدة"؛ بل عليك توضيح ذلك بقولك: "لقد كان عملاً جيداً لأنَّك فعلتَ كذا وكذا" أو "لم يكن هذا جيداً لأنَّك قمتَ بكذا وكذا"، لأنَّه وبدون هذه العبارات لن يتعلَّم أحد، وطالما أنَّك تقدِّم لهم تقييمات سريعة فلا بُدَّ أن تتقبَّل ردود أفعالهم.

ومرةً أخرى، إنَّك تدعم فريقك وتقوِّيه ليقوم بمهامه على أتمِّ وجه ولتذكِّره أنَّ نجاحه يعني نجاحك وأنَّكم جميعاً معاً، وذلك بتقديم تقييمات سريعة لهم وإخبارهم بالطريقة الصحيحة للقيام بالعمل، خاصةً إذا كنتَ ذا خبرةٍ سابقة، لأنَّك تبني بذلك بيئةَ عملٍ إيجابية.

6. أطلِع الجميع على آخر المستجدَّات:

بوصفك قائد الفريق، فمن مهامك أن تُعِدَّ تقاريرَ عن سير العمل وتقدِّمها إلى مديري منظمتك وكبار القادة، لذا احرص على استقاء هذه المعلومات من الاجتماعات التي كنتَ تقيمها مع أعضاء فريقك فضلاً عن إخبارهم بما تقوله عنهم في هذه الاجتماعات.

بالإضافة إلى ذلك، انسب لكل شخصٍ الفضل الذي يستحق، لا سيَّما عندما يتضمن مديحاً، قد يكون سببَ سير المشروع على ما يرام أنَّك قائدٌ رائع ولكن لا تذكر ذلك؛ بل قل: أنَّ المشروعَ سار بشكلٍ جيد بسبب فريق العمل الرائع وبذلك يعلم الجميع أنَّك جزءٌ من هذا الفريق.

لكن ماذا لو سار المشروع بطريقة رهيبة؟ هل يُلام هذا الفريق؟ نعم، ولكن افعل ذلك مع كل شخصٍ على حدة؛ أي اذهب إلى كل فرد من أعضاء الفريق وساعِده في تغيير توجُّهه أو مساهمته، وإذا لم يجدِ هذا الأمر نفعاً فاذهب إلى رئيسك ليتولى زمام الأمور.

إذا كنتَ تملك الصلاحية لاستبعاد بعض الأشخاص من الفريق فقد حان الوقت المناسب أمَّا إذا لم تملك تلك الصلاحية فعليك التحدث إلى من يملكها، ولكن لا تُكثِر الكلام عن الأمر أو تشكو بشأن أعضاء فريقك؛ لأنَّ ذلك سيحطم معنوياتهم ويزيد الأمور سوءاً.

تذكَّر أنَّ قيادة مشروعٍ ناجحٍ مع فريق قد تعزِّز حياتك المهنية وتمنحك سمعةً طيبةً وتجعلك محطَّ الأنظار في منظَّمتك، وقد تكون النتيجةُ مهاماً إضافيةً أو ترقية.

المصدر