4 خطوات أساسية في عملية التفويض

التفويض جزء من أسلوب إدارة كلِّ قائد ناجح، ويمكن تخصيصه ليتناسب مع احتياجات بيئة عمل كلِّ قائد؛ ولعلَّ أحد الأسباب التي تجعله عملية قيِّمة جداً هو أنَّ عملية التفويض المصممة جيداً ستضمن سير العمل بسلاسة.

هل أنت مشوش فيما يخص سير هذين العاملين جنباً إلى جنب؟ الأمر بسيط إذاً؛ فهناك 4 خطوات أساسية يجب اتباعها كما هي، والتي تستطيع من خلالها تحسين التفاصيل الشاملة وأجزاء أخرى من العملية كما تريد؛ وإذا كنت تريد معرفة هذه الخطوات الأربعة وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها، فأنت في المكان الصحيح؛ لذا تابع القراءة لمعرفة كلِّ شيء عنها.

مرحلة ما قبل التخطيط:

إذا كنت قد طهوت الطعام في أيِّ وقت مضى، فستعرف أنَّه كلَّما كان إعدادك أفضل، كانت وجبتك النهائية ألذ.

لا تختلف عملية التفويض عن هذا؛ فلتعزيز نتائج كلِّ خطوة في عملية التفويض، تحتاج إلى القيام ببعض الواجبات قبل البدء بالصفقة الحقيقية، وسيكون باستطاعتك عندها توفير الوقت حقاً خلال هذه العملية.

1. قيِّم موظفيك:

يتعلم كلُّ موظف بمرور الوقت مزيداً من المهارات ويصقلها؛ ولكن ومع ذلك، هناك دائماً شيء يمكن لشخص ما القيام به بصورة أفضل من البقية، فقد يمتاز أحد أعضاء فريقك بكونه مصمم رسوم متميزاً، ويمكن لشخص آخر أن يمتلك خبرة وافرة في المحاسبة.

إنَّ من مهام مدير الإدارة: مراقبة موظفي الشركة، ومعرفة أفضل ما يستطيع كلٌّ منهم القيام به، وتحديد كلِّ المهارات التي يتمتع بها كلُّ واحد منهم، بالإضافة إلى تحديد المهارات التي تنقصهم. احتفظ بسجل لهذه البيانات، والذي سيكون مفيداً للغاية عندما يحين وقت تفويض المهام؛ فعندما تقيّم جميع أعضاء فريقك مسبقاً، ستعرف المهام التي يجب إسنادها والأشخاص الذين يجب أن تُسنَد إليهم.

2. افرز المهام:

لن تتمكن مع استمرار ظهور مزيد من الوظائف والمشاريع للعمل عليها يوماً بعد يوم من إنجازها جميعاً في الوقت المحدد؛ لذا سيكون عليك وضع خطة فور حصولك على تفاصيل العمل.

أول شيء يجب فعله هو تحديد المهام التي يجب تفويضها، ثمَّ تكوين فريق للعمل على المهام التي تحتاج إلى التفويض، ومعرفة المواعيد النهائية ومستوى التفويض الذي تريد اعتماده لكلِّ عضو، وتفاصيل أخرى. ستكون مع التخطيط المسبق الفعَّال الذي يتضمن كلا الخطوتين السابقتين، وبمساعدة التفويض؛ مستعداً لتولي أصعب المشاريع.

4 خطوات لعملية التفويض:

دعونا نلقي نظرة على الخطوات الأربعة التي تمنح التفويض القوة التي هو عليها. افهم كلَّ خطوة جيداً؛ وبمجرد أن تدرك ماهية العملية، يمكنك القيام بالتفويض في مكان عملك بالطريقة الصحيحة التي تمكِّنك من جني العديد من الفوائد:

1. إسناد المهام:

يتعين عليك بعد التخطيط للعملية المضي قدماً في الخطوة الأولى للتفويض، والتي هي: "إسناد المهام". تصبح هذه الخطوة بسيطة إلى حد ما بمجرد معرفة ما تريد تفويضه، ومن هو الشخص الأفضل للمَهمَّة.

والآن، أمامك خياران: التفويض لأحد المرؤوسين الخبراء الذي يمكنه معالجة المَهمَّة بمفرده، أو تكوين فريق من الأفراد ذوي المهارات المتعددة المثالية لهذا العمل إذا كان نطاق المشروع واسعاً. يتعين عليك جمع جميع المرؤوسين الذين يجب عليهم العمل معاً، وتقديم تعليمات مفصلة، وتوضيح أيِّ غموض، والانفتاح على الأسئلة والاستفسارات لتوضيح كلِّ الالتباسات، وتحديد المواعيد النهائية، وتحديد أسلوب قيادتك ومستوى التفويض في هذه المرحلة.

إذا كنت تريد أن يدرك بعض المرؤوسين مدى التقدم كلَّ أسبوع، أخبرهم ذلك في هذه المرحلة، وحدد يوماً ووقتاً مريحاً للجميع، وتذكَّر: شيء واحد لا يفعله القائد الجيد، وهو "جعل المواعيد النهائية صارمة عندما لا يكون ذلك ضرورياً"؛ لذا، كن مرناً قدر الإمكان.

لا تتردد في التفاوض، ودع مرؤوسيك يقدمون اقتراحاتهم بشأن كيفية تحسين العمل؛ فإذا أراد شخص ما مزيداً من الوقت، أو مزيداً من الإشراف، أو كان غير راغب في القيام بالمَهمَّة الموكلة إليه؛ فكن متفهماً قدر الإمكان، وتذكر أنَّ التواصل المنفتح جزء أساسي لنجاح هذه الخطوة.

2. تحويل السلطة:

عندما تُسنِد المهام، فلن تكون قد بدأت عملية التفويض بعد؛ حيث تكون في الخطوة الأولى من عملية التفويض قد قررت فقط من سيعمل على كلِّ جزء من المَهمَّة؛ وهذا أشبه بتوزيع المهام الذي يقوم به أيُّ مدير في مكتبه بانتظام.

لوضع عملية التفويض موضع التنفيذ، عليك الانتقال إلى الخطوة الثانية، وتفويض السلطة.

يعني تفويض السلطة أنَّك تعطي جميع مرؤوسيك مكانة قيادية اعتماداً على المَهمَّة الموكلة إليهم، فمثلاً: إذا اخترت موظفاً من رتبة دنيا للتفاوض مع أحد الشركاء، سيكون عليك أيضاً منح هذا الشخص كلَّ السلطة المطلوبة للتواصل مع الشريك المذكور.

ليس لدى جميع الموظفين حق الوصول إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بالمؤسسة؛ وبالمثل، لا يُسمَح لجميع الموظفين بالاتصال بطرف ثالث؛ لذا ادعُهم إلى المكتب، واعقد اجتماعاً، وأعطِ الموظفين المفوضين الحق بالوصول إلى كلِّ المعلومات المطلوبة، وشارك معهم أيَّ صفقات سابقة تمت مع الشريك أيضاً.

ما لم تفوض السلطة في هذه العملية، فلا يمكنك كمدير أو قائد، توكيل المَهمَّة للموظف والتراجع، ولننظر إلى الأمر بهذه الطريقة:

عندما يقوم المرؤوس بالمَهمَّة دون سلطة، سيستمر هذا الشخص في محاولة التواصل مع الشريك؛ ولكن وبعد عدة محاولات فاشلة، سيتصل بك لطلب مساعدتك في إنشاء الرابط؛ وعندما يأتي وقت الاجتماع، سيحتاج المرؤوس مرة أخرى إلى توضيح جدولك الزمني للسماح بالترتيبات المطلوبة. ليس هذا مضيعة للوقت فحسب، بل يُبقي المدير والقائد مشغولين بالمَهمَّة التي كان من المفترض تفويضها؛ لذلك، لا يمكنك تجاوز خطوة تفويض السلطة هذه.

3. مراجعة الأداء:

في هذه المرحلة، سيكون كلُّ شيء قد سار على ما يرام، واقترب الموعد النهائي، وتتوقع الآن قدوم جميع مرؤوسيك إلى مكتبك بأفضل النتائج الممكنة، وكلُّ ما تتطلع إليه هو نتيجة ناجحة.

ستحصل في الغالب على النتيجة التي تريدها بالضبط، أو حتى على نتيجة أفضل منها؛ ولكن يمكن أن تفشل الأمور في مرات قليلة، وقد ينتج ذلك عن عدم أداء أحد الموظفين لواجبه كما كنت تتوقع منه؛ لذا إليك النصيحة الأفضل التي ستتلقاها هنا:

عندما يحين وقت التقديم، انظر إلى مرؤوسيك على أنَّهم مجرد بشر، وليس على أنَّهم موظفين.

إنَّه لمن الصعب جداً قبول العروض الفاشلة بهدوء، ولكن هذا ما عليك فعله؛ ففي حالة حدوث هذا الحادث المؤسف، ابدأ إصلاحه مباشرة.

يمكنك الجلوس مع المرؤوس نفسه وطلب إعادة تنفيذ العمل، ولكن اعتمد هنا أسلوب التفويض التداخلي (التفويض مع الانخراط أكثر في العمل مع الموظفين)؛ كما يمكنك أيضاً إعادة تفويض المَهمَّة لموظف موثوق آخر إذا كان جدول أعمالك مزدحماً، لكن كن أكثر حذراً هذه المرة لتقليل خطر الفشل من جديد.

4. المساءلة:

لقد أُنجِزت المَهمَّة، واكتمل المشروع، وقد تظنُّ أنَّ عملية التفويض قد اكتملت؛ لكنَّها ليست كذلك، فهذه الخطوة الأخيرة هامة للغاية، وقد حان وقت المساءلة. ذكر مرؤوسيك بأنَّهم قد مُنِحوا المسؤولية والسلطة اللازمة لتحقيق المطلوب، وأنَّهم مسؤولون عن كلِّ ما فعلوه في كلِّ خطوات العملية؛ فدون مساءلة، لن يشعر أيٌّ من المرؤوسين بضغط تولي المسؤولية، ولن يبذلوا قصارى جهدهم في أداء مهامهم.

ليس من الضروري أن تقوم بالمساءلة في النهاية، بل قد تبدأ بها منذ الخطوة الأولى من العملية؛ ومع ذلك، عليك تعزيز هذه الفكرة في النهاية. عبِّر عن التقدير لأعضاء الفريق الذين قاموا بعمل جيد، حيث سيمنحهم هذا الطمأنينة التي تزيد من تحفيزهم للقيام بمزيد من العمل الجيد؛ لذا وجه الأشخاص الذين أخطؤوا، وأخبرهم كيف يمكنهم تجنب مثل هكذا أخطاء في المستقبل، ولا توبخهم، بل استغل هذه الفرصة لتعليمهم ما لا يعرفونه.

الخلاصة:

لك حرية إجراء التغييرات التي تريدها في عملية التفويض؛ لذا افعل الأفضل بالنسبة إلى فريقك، ولكن لا تتخلَّ عن أحد هذه العناصر الأربعة أبداً. هذه هي الخطوات الأربعة التي يمكن أن تجعل عملية تفويضك أكثر فعالية؛ لذا ضع هذه العملية موضع التنفيذ منذ اليوم، وساعد مؤسستك على إنجاز الأفضل دوماً.

المصدر