3 علامات تنذر بأن الاجتماعات الفردية قد تفشل
يجب أن تكون الاجتماعات الفردية بين المديرين والموظفين نشاطاً مطلوباً لكل قائد، فهذه المحادثة هي الطريقة الأسرع والأقل تكلفة لتقييم وتحسين دوافع الموظفين، وتقديم الكوتشينغ، وضمان النمو المهني، وتحديد عوامل الإجهاد؛ أضِف إلى ذلك الطبيعة المباشرة وغير المعقَّدة لهذا النشاط أيضاً؛ إذ إنَّه مجرد محادثة بين شخصين، ويجب أن يكون واضحاً إلى حد ما ليُنفَّذ بنجاح.
ولكنَّ البيانات تُنبِئنا بأنَّه مع سهولتها المفترضة، إلَّا أنَّ الاجتماعات الفردية لا تقدم قيمة كبيرة، وفي بعض الحالات بسبب عدم تواترها، وفي حالات أخرى لأنَّها تُجرى بطريقة سيِّئة.
لقد استُطلِعَت آراء 21008 موظف لتقييم مقدار جودة أداء قادتهم، ومن النتائج المثيرة للقلق أنَّ 20% فقط من الموظفين يقولون إنَّ قائدهم يؤدي دائماً دوراً نشطاً في مساعدتهم على النمو وتطوير إمكاناتهم الكاملة، على سبيل المثال من خلال الاجتماعات الفردية، وعلى النقيض من هذا يقول 29% من الموظفين إنَّ قائدهم نادراً ما يأخذ دوراً فعالاً في مساعدتهم على التطور.
وإن كنت تتساءل ما إن كانت هذه الأرقام البائسة تؤثر في مشاركة الموظفين، فالإجابة هي "نعم" وبشدة، وكلَّما زاد دور القائد الفعال في مساعدة الموظفين على النمو وتنمية إمكاناتهم الكاملة، زاد إلهامه ببذل قصارى جهده في العمل، وإحصائياً نرى أنَّ 25% من إلهام أي موظف هو نتيجة ما إذا كان لقائده دور فعال في نموه أم لا؛ فكيف يمكنك أن تحدد ما إذا كانت الاجتماعات الفردية تفشل في منظمتك أم لا؟
انتبه إلى هذه العلامات التحذيرية الثلاث:
1. تحدُّث طرف واحد، دون إعطاء فرصة للطرف الآخر:
ينبغي ألَّا تكون الاجتماعات الفردية محفلاً يتحدث فيه المديرون أمام موظفيهم، وبدلاً من ذلك، هذه التفاعلات هي عبارة عن حوارات للتحدث مع الموظفين، وينبغي أن يتبادلون المعلومات تبادلاً متساوياً، وينبغي أن يتعلم الطرفان شيئاً عن الآخر.
سيكون من الأفضل أن تُطرح بعض الأسئلة، فالعديد من المديرين يدخلون في محادثات فردية مع أجندة لا تنتهي من البنود التي يريدون أن يشاركوها مع موظفيهم، ومع ذلك، هذه طريقة سلبية لنقل المعلومات، فالتذكيرات واللقاءات المفتوحة وتسجيلات الفيديو كلها وسائل أسرع وأرخص لنشرِ المعلومات.
تتمثل الفائدة الرئيسة للاجتماعات الفردية في أنَّ المدير سيتعلم شيئاً جديداً عن محفزات الموظف ومثبطات عزيمته وأهدافه وما إلى ذلك، فقط بهذه المعلومات الجديدة سوف يتعلم المدير كيفية إطلاق العنان لإمكانات الموظف الكاملة وإطلاق العنان لنموها.
2. عدم معرفة الأمور غير المحفزة للموظفين:
في أي وقت يتحدث فيه المدير مع موظف ما عليه أن يعرف شيئاً عن دافعه، ما هو العمل الذي يتمتع به؟ وما هي أكثر لحظاته فخراً في الشهر الماضي؟ وما الذي يحمِّسه في عمله؟ وفي أيَّة مجالات يريد النمو والتطور؟
لكن يوجد شرط آخر لنجاح كل فرد وإطلاق العنان لنمو الموظفين، والتعرُّف إلى ما يثبط عزيمتهم؛ فمن الرائع معرفة ما الذي يثير حماسة الشخص، لكن ماذا عن إحباط وخيبات هذا الشخص؟ كل هذه المشاريع المحمِّسة ومجموعات العمل الممتعة لن تهم كثيراً إذا كان الموظف غاضباً لأنَّه يشعر بالإهانة أو لأنَّ مديره في العمل لا يُصغي إلى أفكاره العظيمة، فكيف يمكن أن ينمو ويتطور الموظَّف عندما لا يستطيع أن يجزم أكبر الأمور المحبطة بالنسبة إليه؟
يعني هذا أنَّ المديرين لا بد أن يسألوا موظفيهم سؤلاً مباشراً: "هل يمكنك أن تخبرني عن وقت محدد خلال الشهر الماضي قد شعرت فيه بالإحباط أو خيبة الأمل أو بعدم التحفيز؟"، وبعد أن يسأل القائد عن فرص النمو واللحظات الملهِمة يتعيَّن عليه أن يتعامل مع الأمور غير المحفِّزة.
فكِّر في الأمر كما يأتي: إذا كان لديك الليلة حجز عشاء في مطعم جديد في الهواء الطلق، فهل ستستمتع بوجبتك إذا كنت قد قضيت الساعتين الأخيرتين في العمل غاضباً أو يائساً؟ إنَّه لمن الصعب الاستمتاع بتجارب جديدة رائعة عندما يسكن الإحباط في أذهاننا.
شاهد بالفديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات
3. الإصغاء إلى الأجوبة السطحية فقط:
تخيل أنَّك طلبت من أحد الموظفين أن يصِف لك حادثة حدثت معه شعر فيها بالإحباط في عمله، وتخيَّل أنَّه يقول: "هذا لا يحدث لي أبداً، أنا على ما يرام"، هل ستصدقه؟ لكن ماذا لو أجاب: "ربما حصل معي أمرٌ ما هذا الشهر، لكن لماذا تريد أن تعرف؟" هل تظن أنَّه سيثق بك على الفور؟
هذه الأجوبة سطحية ومريبة، والإجابات تدل على مشكلة في الثقة، وإذا لم تكن الاجتماعات الفردية نشاطاً روتينياً في مؤسستك، فمن المرجَّح أن تولِّد المحاولات القليلة الأولى بعض السطحية والشك، ومع عدم وجود كثيرٍ من الأمور التي يمكن أن تقنع الموظف بأن يعطيك الثقة ويبوح لك بكل شيء، إلَّا أنَّ الناس سوف يرون النية الإيجابية للقائد، وبعدها سينفتح له الموظفون تدريجياً طوال الأشهر التالية.
وبالنسبة إلى قادة المواهب والموارد البشرية، فإنَّ الدرس التالي هو: يجب أن تتأكد من أنَّ المحادثات الفردية لا تحدث فحسب؛ بل يتعيَّن عليك أيضاً أن تحافظ على جودة هذه التفاعلات، فكن حذراً من العلامات التحذيرية الثلاث واستعملها بوصفها دافعاً لتنمية وتطوير قادة شركتك.