3 خطوات لكتابة بيان مهمة مميز

"إنَّنا نقدِّم منتجاتنا وخدماتنا مكرِّسين أقصى درجات النزاهة والجودة لكسب رضى العملاء وإقامة علاقات مهنية تدوم طويلاً مع الموظفين، وتنمِّي الفخر بينهم وتهيِّئ بيئةَ عملٍ مستقرة وتخلق روحَ الجماعة في الشركة". هل سبق وأن قرأتَ بيان مهمةٍ كهذا من قبل؟ غالباً ما ستكون إجابتك نعم، وهناك سبب لذلك؛ إذ يُعَدُّ هذا تحديداً بيان مهمة شركة "داندر ميفلين" (Dunder Mifflin) الذي عُرِض في المسلسل الشهير "المكتب" (The Office) والذي سخر سخريةً لاذعةً من ثقافة مكان العمل. وإذا كنتَ قد شاهدتَ المسلسل فسيتبين لك أنَّ بيان المهمة أعلاه لم يطابق واقع الشركة العملي.

لم يقتصر عرض هذه المشكلة على التلفاز فقط؛ إذ إنَّ معظم بيانات المهام عامةٌ وشاملةٌ ومليئةٌ بالتعبيرات "الصورية" عن العناية بالزبائن والموظفين، لدرجة أنَّهم يدرجون كلمات مثل: النزاهة ورضى العملاء والعمل الجماعي مراتٍ عدة تصيب من يراها بالحيرة.

ولكن إذا كان الجميعُ يخطئ في ذلك، فكيف ستفعل ذلك بالطريقة الصحيحة؟ وكيف تجعل بيان المهمة الذي يلخِّص أعمالك مثيراً للاهتمام؟

إليك أولاً بعض الخطوات:

1. اكتشاف قيمك الأساسية:

تصوغ كثيرٌ من الشركات بيان مهمتها للحديث حول ما تريد أن تكون عليه، وليس ما هي عليه في الواقع، لذا حاوِل أن تكون صادقاً، فإذا لم تكن مُصرَّاً على إنهاء كل عمل في وقته المحدد فلا تجعله جزءاً من بيان مهمتك، وإذا أردتَ تخطِّي بعض الخطوات بين الحين والآخر من أجل توفير بعض المال حتى وإن كان متاحاً، فلا تذكُر النزاهة في البيان.

تتشابه الأعمال التجارية مع الناس في نقاط القوة والضعف، وهي تستمد قيمها من المقايضة وبسبب ذلك، يستطيع أصحاب الشركات التحكمَ في كل ما تفعله الشركة؛ فهم يتَّخذون قرارات التوظيف ويبنون ثقافة الفريق وهذا ما يشكِّل التصوُّر العام.

لقد عرَّف الكاتب في مجال الأعمال؛ باتريك لينسيوني (Patrick Lencioni) عديداً من مجموعات القيم المختلفة التي يتعيَّن على المؤسسة التجارية أن تبحث عنها عند صياغة بيان المهمة:

1. 1. القيم الأساسية:

وهي المبادئ التي توجِّه كل عمل تقوم به الشركة، وهي ملازمة لها ولا يمكن المساس بها أبداً فهي ما تجعل الشركة مميَّزة.

1. 2. القيم المنشودة:

 وهي المبادئ التي لا تمتلكها الشركة حتى الآن، ولكنَّها تطمح في الحصول عليها.

1. 3. قيم الحد الأدنى من المعايير السلوكية والاجتماعية المطلوبة:

تُعَدُّ النزاهة إحدى القيم التي تندرج ضمن الحد الأدنى من المعايير السلوكية والاجتماعية المطلوبة، إلَّا في حال بذلَت الشركة كل ما في وسعها. تندرج عديدٌ من القيم التي تُذكَر في بيانات المهام ضمن هذه الفئة.

1. 4. القيم العرَضية:

وهي المبادئ التي خلقَتها المصالحُ والصفات الشخصية المشتركة بين الموظفين فضلاً عن ثقافة الشركة، ويمكن أن تكون هذه المبادئ جيدةً أو سيئةً كما أنَّ لها القدرة على حرمان الشركات عن الفرص في بعض الأحيان.

أمَّا إذا أردتَ أن تصوغ بيانَ مهمةٍ عميقِ التأثير فيتوجَّب عليك معرفة القيم الأساسية لشركتك، ولتصل إلى تلك المعرفة ينبغي أن تطرح سؤالاً بسيطاً لكنَّه بالغُ الأهمية وهو: (هل أفعل هذا الأمر حتى وإن سبَّب ذلك الأذى لشركتي؟) إذا كان هذا المبدأ هو الذي ستتمسَّك به حتى ولو كان الانتقال إلى الخيار المقابل يقدِّم فوائد قصيرة الأمد، فهو قيمة أساسية.

2. التوقف عن محاولة إرضاء الجميع:

لم تُصمَّم بيانات المهمة للجمع بين الناس؛ بل للتعريف بالشركة وبالموظفين ومهماتهم وبالزبائن الذين تريد الشركةُ تقديمَ خدماتها لهم.

فكِّر في الأمر من ناحية العلاقات بين الناس، فبقدر ما تحبُّ أن تبني صداقاتٍ مع الجميع فإنَّ ذلك يُعدُّ مستحيلاً، ولن تتقرَّب إلَّا من الأشخاص الذين تجمعك معهم قِيم ومعتقدات أو أولئك الذين تشعر بالتناغم والتوافق معهم، ورغم أنَّك قد تكون ودوداً مع الجميع ولكنَّ هذا لا يعني بالضرورة أنَّهم أصدقاؤك وهو أمرٌ عاديٌّ، لأنَّه من البديهي ألَّا يكون الجميعُ مقرَّبين من بعضهم. إذاً لماذا ما زلنا نحاول كتابة بيانات المهمة عن طريق تضافر الجهود؟

يحدد بيان المهمة القيمَ التي تشكِّل أساس الشركة، وهذا قد يعني عدم ارتياح بعض الموظفين مع ثقافة العمل، وقد يعني أنَّ بعضَ المرشَّحين لا يناسبون تلك المجموعة من القيم التي وضعَتها الشركة. لا بأس في ذلك، فقد يكونون أسعد في شركة أخرى، وإذا ما اتبع الجميع هذا المنحى فستكون ممتناً وسعيداً، لأنَّ ذلك لا يُعدُّ حكماً على القيمة؛ بل اختلافاً في الوجهة.

ويقول أليكسي غولدشتاين (Alexy Goldstein) مؤسس شركة "نيو يو لايف" (New U Life): "إنَّ بيان مهمَّتنا حصريٌّ لعملنا ونملك رؤيةً شاملةً لصحة الجسم بالكامل عن طريق دمج العلم مع الطبيعة، والذي يَعتمدُ على تجاربي السابقة كخبيرٍ في المعالجة المثلية وكخبير التعافي بالأعشاب، وهذا يعني أنَّنا لا نثير إعجاب الناس الذين ليسوا مهتمِّين بذلك سواءً أكانوا موظفين أو زبائن. يُضيِّق هذا دائرة تركيزنا ويجعلنا نركِّز الاهتمام على الأشخاص الذين يهتمون بالأمور التي نهتم بها".

ليسَت شركة جولدشتاين وحدها من اتبع هذا الأسلوب؛ فهناك شركات حقَّقت نتائج مبهرة باتباع الأسلوب ذاته مثل شركة باتاغونيا (Patagonia)، والتي نجحَت نجاحاً باهراً وظلَّت متمسكةً بقيمها الأساسية. يتلخص بيان مهمتهم في أربع نقاط أساسية:

1. ابتكار المنتج الأفضل.
2. عدم التسبب بأي أضرار لا مبرر لها.
3. استخدام الأعمال التجارية لحماية الطبيعة.
4. غير ملزمة باتفاقية.

وهذا مثال واضح على عدم إرضاء الجميع، فإذا كنتَ لا تهتم بالبيئة أو تريد خفض التكاليف عن طريق تقليل الجودة فلن تختار العمل لصالح هذه الشركة ولكن سيركِّز العاملون فيها على القيم الهامة نفسها للمؤسس؛ إيفون شوينارد (Yvon Chouinard).

3. الاختصار:

يُعدُّ بيان شركة داندر ميفيلن (Dunder Mifflin)  مضحكاً لعدة أسباب وأحدها هو الطريقة التي يجري بها الأمر مراراً وتكراراً. ومرةً أخرى تُعدُّ هذه الخطوة المشتركة التي تتخذها معظم الشركات خاطئة، حيث تحاول تعريف نفسها من خلال مجموعة من القيم التي تعتقد أنَّها سوف تهم المستهلكين.

قال توماس جيفرسون (Thomas Jefferson) ذات مرة: "إنَّ أكثر المواهب قيمةً هو عدم استخدام كلمتين عندما تفي كلمة واحدة بالغرض"، وينطبق هذا بشكل أساسي على بيان المهمة والتي ينبغي أن تخبر الناس من الوهلة الأولى ما تهتم به شركتك بالضبط، ولا تحاول جعلها فاخرة ومنمَّقة أو تلتف حول الواقع، بل وظَّف شخصاً يعمل في هذا المجال إذا احتجتَ إلى مساعدة.

إذا اتبعتَ هذه الخطوات الثلاث عند إنشاء بيان المهمة، ستلهم الموظفين والزبائن على حد سواء وستستبدل الصورة المضحكة لبيان شركة داندر بأسلوب عمل حيوي وحقيقي.

المصدر