3 أسئلة لتعزيز مهارة إدارة الوقت

يقدِّم الكاتب الأمريكي "توم بيترز" (Tom Peters) وجهة نظر سديدة فيما يتعلَّق بتقييم إدارة الوقت في كتابه "مكاسب التميُّز: الجمع بين التقدُّم التكنولوجي والعمل المميَّز والوظيفة المستقرة" (The Excellence Dividend: Meeting the Tech Tide with Work That Wows and Jobs That Last):

• "يحدِّد جدول أعمالك حياتك.
• جدولك أداة موثوقة.
• آليتك في قضاء الوقت تمثِّل أولوياتك.
• تشكِّل طريقة قضاء الوقت استراتيجية الفرد في الحياة.
• طريقة قضائنا للوقت تكشف عن اهتماماتنا.
• طريقة قضائنا للوقت تكشف عن شخصيتنا."

معظم جداول أعمالنا فارغة، وبخلاف ذلك تُستخدَم لتدوين مواعيد الاجتماعات؛ إذ يعيش معظم الأفراد حياتهم بصورة تلقائية دون تخطيط مسبق، فتراهم يسيرون مع التيار، ولا يعبؤون بتخطيط أعمالهم؛ ومع ذلك ترانا نشتكي من ضيق الوقت في كل حين.

يعبِّر جدول الأعمال المدروس عن التزامك بأكثر الأشياء والأشخاص أهمية في حياتك، سواء كنت رجل أعمال، أم صديقاً، أم فرد عائلة، أم أيَّاً يكن، ويزوِّدنا "بيترز" بأفكار لزيادة كفاءة جداول أعمالنا من خلال البدء بالنشاطات العملية الثلاثة الأكثر استهلاك للوقت في جداول الأعمال الأسبوعية، كما أنَّه يلهمنا بطرح أسئلة وجيهة.

إليك فيما يأتي 3 أسئلة لتعزيز مهارة إدارة الوقت:

1. الاجتماعات:

عليك أن تسأل نفسك السؤال الآتي: هل أنا أحقِّق أقصى استفادة مُمكنة من التواصل بصفتي مشاركاً أو منظماً للاجتماع؟

كثيراً ما تُنتقد الاجتماعات؛ إذ لا يمكن التوقف عن إجرائها من جهة، ولا ينفك الأفراد من جهة ثانية عن دراسة أساليب رفع كفاءتها، وقد أعاد "بيترز" صياغة مفهوم الاجتماع، وهذا لا يعني رفع سوية الاجتماعات؛ بل عدها "منصة رئيسة للتميُّز القيادي"، فضلاً عن أنَّه يشبهها بالمسارح الفنية.

يعدُّ الاجتماع فاشلاً عندما لا يثير فضول وملكات الإبداع عند الحاضرين، ولا يعزِّز أواصر الترابط والتعاون والمشاركة والشعور بالقيمة والحماسة وتحفيز العمل الفعلي، ويعدُّ معظم الأفراد الاجتماعات مجرد إجراءات ضرورية، ولا يشعرون بالحدِّ الأدنى من الحماسة تجاهها، ويكمن الحل في هذه الحالة في انتهاج التميز المؤسسي، وفي حال لم يكن المفهوم وارداً في الثقافة التنظيمية، عندئذٍ يمكن القيام بإجراء واقعي يقتضي عقد اجتماعات مع زملاء نجهل كثير عن تفاصيل عملهم حتى نستعلم عن وظيفتهم، والصعوبات التي تقتضيها، والنجاحات المحرزة.

باختصار؛ يجب أن ترتب اجتماعات تثير الإبداع، والحماسة، والتعاون، ولا سيما مع الموظفين الذين تتواصل معهم بانتظام، ويُستحسن أن تعقد اجتماعات مع موظفين تجهل كثير عن تفاصيل عملهم.

شاهد بالفيديو: كيف تتقن فن إدارة الوقت؟

2. العمل بفاعلية:

يجب عليك أن تسأل نفسك: هل تسمح هيكلية جدول أعمالي بالعمل بفاعلية؟ في حال كنت تود الحصول على بعض الوقت للقيام بأعمال هادفة وفعَّالة خلال الأسبوع، عندئذ ننصحك بمتابعة قراءة المقال.

إذا كان جدول أعمالك مليئاً بالاجتماعات، عندئذٍ يتعيَّن عليك أن تُلغي بعضها وتخصِّص مزيداً من الوقت للعمل، فلنفترض وجود 1-4 اجتماعات خلال الأسبوع، عندها يُستحسن أن تناقش مدى كفاءتك في العمل واستفادتك من الأوقات المتبقية، ويمكن لترتيب موعد محدد للعمل بفاعلية أن يظهر احترامك وتقديرك للوقت، وبخلاف ذلك ستتعرَّض للتشتت، والإلهاء، أو اللجوء لتعدد المهام.

يجب عليك أن تجري مراجعة أسبوعية لجدول أعمالك لتخصيص أوقات كافية للعمل الهادف والفعَّال، قد تحتاج إلى التجريب لبضعة أسابيع قبل أن تتمكَّن من تحديد الأوقات المناسبة للعمل بكفاءة.

3. الغداء:

عليك أن تسأل نفس: مع من ستتشارك وجبة الغداء؟ يُحدِّثنا "بيترز" في أولى فصول كتابه "تأثير الرفقة في حياة الأفراد" (We Are Who We Hang Out With)، عن أهمية ترتيب مواعيد منتظمة لتناول الغداء مع أشخاص ليس ثمَّة ما يجبرنا للتواصل معهم.

إذا لم تحبِّذ فكرة عقد اجتماعات مع أشخاص تجهل كثيراً عن دورهم في المؤسسة، فيجب أن تحاول ترتيب موعد غداء معهم، ليس بالضرورة أن يقتصر موعد الغداء على زملاء العمل؛ بل يمكن دعوة أحد معارفك في القطاعات والمهن الأخرى؛ إذ تهدف هذه اللقاءات إلى الاجتماع مع أشخاص يختلفون عنك بغية تعزيز الإبداع، والإنتاجية، والنماء، فالأصدقاء هامُّون وبمنزلة نعمة في حياة الإنسان، لكنَّ نظام العالم الحديث يفرض علينا ترتيب 50-75% من مواعيد الغداء على نحو مدروس بحيث تستهدف التعلم وتنمية شبكة العلاقات وفرص تحسين الأوضاع".

ثمَّة ما يزيد عن 200 يوم عمل في السنة يمكنك استخدامها لتناول الغداء مع شخص جديد ومختلف عنك.

في الختام:

في حال أراد البشر الحفاظ على أعمالهم في العقود المقبلة عندما تهيمن الخوارزميات المعقدة، والبيانات الضخمة، والذكاء الصناعي على مختلف جوانب الحياة، عندئذٍ ستصبح مهارة إدارة الوقت بالغة الأهمية، ومن هذا المنطلق ننصح ببدء العمل على إتقانها في الوقت الحاضر.