18 طريقة سهلة لجعل اجتماعاتك أفضل

هل تخاف من الاجتماعات؟ ربما تكون قد ارتكبت أحد أهم الأخطاء التي تحصل في الاجتماعات، لا مشكلة، سنتحدَّث في هذا المقال عن تلك الأخطاء والحلول المناسبة لها.

يدير رجال الأعمال اجتماعات كثيرة، وبالنسبة إلى معظمنا، فإنَّ فكرة حضور اجتماع تكفي لبث شعور الخوف في قلوبنا، وبالنسبة إلى الآخرين، تعد الاجتماعات مجرد مضيعة للوقت، وقد أشارت دراسة استقصائية إلى العمال الأمريكيين إلى أنَّ كثرة الاجتماعات هي أكبر إهدار لوقتهم.

يمكن أن تكون الاجتماعات التي تجري بصورة سيئة مملةً، وتستغرق وقتاً طويلاً، وغير مفيدة، وهو ليس أمراً مُحبِطَاً للمعنيين جميعهم فحسب؛ وإنَّما مُكلِفاً جداً بالنسبة إلى الشركات التجارية.

تهدر الاجتماعات غير المثمرة أكثر من 37 مليار دولار سنوياً في الولايات المتحدة (US) وحدها، كما توجد أنواع اجتماعات عديدة مختلفة، من اجتماعات الموظفين إلى فرق العمل إلى اجتماعات العصف الذهني إلى الاجتماعات الاحتفالية، ويجب أن تعرف طريقة جعل اجتماعاتك جيدةً.

علينا تحسين طريقة عقد الاجتماعات، ممَّا يعني إنشاء خطة عمل للاجتماع، فقد حان الوقت أخيراً للتخلص من مشاعر الخوف المتعلقة بالاجتماعات وتحديداً طرائق جديدة للقيام بالأمور.

قبل الاجتماع:

1. تقييم سبب عقد الاجتماع:

يجب أن تركِّز الاجتماعات على اتخاذ قرارات هامة وأن تتضمن حل المشكلات أو إجراء مناقشات عميقة، وفي أحيان كثيرة، تُستخدَم الاجتماعات لمشاركة المعلومات الروتينية مع الفريق؛ لذا فكِّر في نفسك، هل يمكنك إيصال هذه المعلومات بصورة فعَّالة عن طريق رسالة عبر البريد الإلكتروني؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، فافعل ذلك؛ إذ إنَّك ستوفر الوقت، وسيشكرك فريقك على ذلك.

2. التفكير في كل ما تريد إحضاره معك:

لا تحضر إلى الاجتماع وأنت خالي الوفاض، لا سيما إذا كنت تستضيف الاجتماع، على الأقل ستحتاج إلى ملاحظاتك الخاصة عما تريد مناقشته وتحقيقه؛ لكنَّك تحتاج أيضاً إلى قلم وورقة حتى تتمكن من تدوين أي شيء هام.

يجدر أيضاً التفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى أيِّ وثائق لتحضرها معك لمشاركتها مع الحاضرين، مثل:

• البيانات والإحصاءات.
• الرسوم البيانية والتقارير.
• خطط المبيعات.
• خطط الإنتاج.
• محاضر الاجتماعات السابقة.

سيختلف كل هذا من مجال إلى آخر، وحتى من شركة إلى أخرى، أو من فريق إلى فريق.

3. السماح للجميع بالاطلاع على جدول الأعمال:

إذا قررت أنَّك بحاجة إلى عقد اجتماع، فأنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني بالأهداف التي حدَّدتها، إنَّ السماح للحاضرين جميعهم بمعرفة ما تريد تحقيقه بالضبط والتحدُّث عنه سيساعدهم على التركيز على الأمور المطروحة.

تُستخدَم جداول الأعمال في 37% من الاجتماعات فقط في الولايات المتحدة، على الرَّغم من حقيقة أنَّها تحسِّن الإنتاجية بصورة كبيرة.

إضافة إلى ذلك، تشير دراسة رائدة في مجال علم النفس إلى أنَّه يجب مناقشة جداول الأعمال في البداية، والتعامل مع الأفكار الهامة أولاً للحفاظ على التركيز.

4. دعوة الأشخاص الذين يجب أن يحضروا في الاجتماع:

إنَّ دعوة الناس الذين لا ضرورة لوجودهم إلى الاجتماع يمكن أن يكون مضيعةً للوقت وطاقة الناس، فضع في حسبانك من سيستفيد من الاجتماع، ومن هم الخبراء الذين يجب أن يحضروا، وادعُهم بناءً على ذلك.

تشير بعض الدراسات إلى أنَّ ما يصل إلى 71% من كبار المديرين يعدون الاجتماعات غير منتجة وغير فعَّالة، وقد تكون دعوة الأشخاص الخطأ أحد أكبر أسباب حدوث ذلك.

5. الالتزام بعدد الحاضرين في الاجتماع:

بدأ الرئيس التنفيذي لشركة أمازون "جيف بيزوس" (Jeff Bezos) بهذه الفكرة؛ إذ طبقها على الفرق عموماً، على الرَّغم من أنَّها يمكن أن تنجح أيضاً في الاجتماعات.

عندما يعمل كثيرٌ الأشخاص على مشروع واحد، سيفشل حتماً، فقد أظهرت الدراسات أنَّه عندما يزيد عدد الأعضاء عن سبعة، ستنخفض فاعلية اتخاذ القرار بنحو 10%، وكلما كبرت المجموعة، زادت النتائج العكسية والعدوانية بين الأشخاص؛ أسباب ذلك واضحة جداً، فكلما زاد عدد الأشخاص، زادت الحاجة إلى مزيد من المناقشة، وحدث مزيدٌ من الخلافات وزاد التوتر.

6. التفكير في التخطيط المادي للاجتماع:

أظهرت الأبحاث أنَّ تصميم اجتماعك بطريقة تخفِّف من خلالها مستوى الضجيج وتوفر إضاءة مناسبة وتقدِّم المشروبات، يمكن أن يُحسِّن تصورات الحاضرين بشأن جودة الاجتماع، فمن يستمتع باجتماع وقت الغداء دون وجود طعام؟ أو حضور أول اجتماع في الصباح دون قهوة؟

إنَّ جعل الحاضرين يشعرون بالارتياح سيجذب انتباههم أكثر ويدفعهم إلى المشاركة، كما ستكون تجربة أكثر راحة للجميع، فيمكن أن تساعد إضافة المشروبات بصورة خاصة على جعل اجتماعك مناسبة اجتماعية ممتعة، بدلاً من نشاط يُجبَر الجميع على حضوره، ويمكن أن يجعل ذلك الاجتماعَ فرصةً رائعةً لبناء الفريق والتواصل بدلاً من ذلك.

7. التفكير في عرضك التقديمي:

هل ستستخدم عرضاً تقديمياً على الحاسوب في أثناء اجتماعك؟ أو ربما ستستخدم اللوح القلَّاب أو السبورة البيضاء؟

يجب التأكد من أنَّ العرض التقديمي موجز وبسيط التصميم، وليس طويلاً كثيراً، ويُقدَّم بثقة، فيستوعب الأشخاص المعلومات بسهولة إذا قُدِّمت مرئيةً، ممَّا يعني أنَّ استخدام الصور والمخططات والرسوم البيانية وما إلى ذلك، كلها تساعد على نقل وجهة نظرك، لا تبالغ في الأمر؛ إذ يكفي أن تعرض كل صورة وجهة نظرك بوضوح.

8. اختيار أدوات الاجتماع المناسبة عبر الإنترنت:

قد يكون من الصعب إيصال رسالتك إذا كنت تقدِّم اجتماعك عبر الإنترنت، فإذا كنت تسعى إلى إيصال ذلك للحاضرين كما تفعل في الاجتماعات الفعلية، فقد تحتاج إلى التفكير في استخدام أدوات الاجتماع لتحقيق ذلك.

إليك قائمة بالأدوات التي يمكنك وضعها في الحسبان:

• تساعد أداة "ريت ذا ميتينغ" (Rate the meeting) على تحديد التغذية الراجعة وجمعها بعد كل اجتماع.
• تحوِّل أداة "هيوغو" (Hugo) جدول أعمالك إلى أداة تعاونية لتدوين الملاحظات.
• تعمل أداة "نافيجيتور" (Navigator) على إنشاء مساحة عمل تعاونية لكل اجتماع.
• تساعد أداة "جوتي" (Jottie) على تدوين الملاحظات وتحضير قوائم المهام واتخاذ القرارات الخاصة بالاجتماعات.
• تجمع أداة "توكان" (Tooqan) تغذية راجعة صادقة بعد الاجتماع من الحاضرين.
• تُستخدم الأداة "لوم" (Loom) لتسجيل الاجتماع.
• تُستخدم أداة "فييد" (Veed) وهي بديل لأداة "لوم" لتسجيل ما يُعرَض على الشاشة.
• تُصوِّر الأداة "رينج" (Range) وضع فريقك اليومي بصورة غير متزامنة في تطبيق "سلاك" (Slack).
• تساعد أداة "ميتينغ بيرد" (Meetingbird) على تجنب الجدالات التي لا طائل منها عند جدولة اجتماع.
• عندما تكون عالقاً في اجتماع صعب، استخدم أداة "كول باك" (Callback) لتزييف مكالمة طوارئ.

فكِّر في هذه الأدوات بوصفها أدوات مساعدة، وتأكَّد أنَّ اجتماعك قوي، ولا يحتوي أفكاراً لا فائدة منها قبل إضافة هذه الأدوات.

شاهد بالفيديو: كيف تتجنب إضاعة الوقت في اجتماعات العمل التي تجريها من منزلك؟

خلال الاجتماع:

9. تشجيع الجميع على المساهمة:

يشير تحليل شمل 200 دراسة عن سيكولوجية الاجتماعات، إلى أنَّ أصحاب الأداء العالي يستخدمون الاجتماعات بوصفها طريقة لتحديد الأهداف، والحصول على تغذية راجعة من الفريق، ومساعدة الأفراد على فهم المشكلات في العمل.

من الضروري أن يساهم كل فريقك في المناقشة والتخطيط، وقد تفقد معلومات هامة عن تطور الموقف، أو تفقد بعض الأفكار القيِّمة، إذا كان نصف فريقك يجلس بهدوء خلف مكاتبهم بدلاً من التعبير عن آرائهم.

10. إلقاء النكات:

يمكن للضحك أن يجعل التجارب أكثر إيجابيةً تماماً مثل أي مجال آخر من مجالات الحياة؛ إذ يمكن أن يؤدي استخدام حس الفكاهة في الاجتماعات إلى تشجيع مزيد من المشاركة من الفريق وتحسين مهارات حل المشكلات الإبداعي، فإذا كان الناس يستمتعون بالاجتماع، فمن المرجح أن يكون لذلك تأثير إيجابي في الفريق عموماً.

11. الانتباه إلى لغة جسدك:

هذا الأمر هام بصورة خاصة إذا كنت تقدم الاجتماع، لكن أيضاً إذا كنت أحد الحاضرين، ستساعدك لغة الجسد الواضحة والمندمجة على تحقيق مزيدٍ من المشاركة، وستُسهِّل تفاعل الآخرين مع كلماتك بصورة إيجابية.

تتضمن بعض الأمور التي يجب مراعاتها ما يأتي:

• وضع ذراعيك بجانب جسمك هو وضع أقل تهديداً، بينما يمكن أن يوحي شبك ذراعيك بأنَّك تضع مسافة بينك وبين الآخرين أو بأنَّك شخص منغلق.
• التواصل البصري، خصِّص الوقت الكافي للتأكد من أنَّك تواصلت بصرياً مع كل عضو في المجموعة، حتى يشعر الجميع بمزيد من الاندماج فيما تقوله.
• يجب ألا يكون صوتك مرتفعاً جداً؛ إذ يبدو متعجرفاً، ولا هادئاً جداً؛ إذ يبدو أنَّك تفتقر إلى الثقة، إنَّه توازن دقيق؛ لكنَّك ستلاحظ تحسناً في اجتماعاتك إذا كان بإمكانك أن تكون واثقاً وودوداً.

12. اختصار وقت الاجتماع:

يستمر الاجتماع وسطياً من 30 دقيقةً إلى ساعة؛ لكنَّ فترة تركيزنا تتراوح من عشر إلى خمس عشرة دقيقةً، وقد يكون من الجيد بالنسبة إلى الجميع أن يكون الاجتماع قصيراً؛ لكنَّنا سنجد صعوبةً أكبر في استيعاب المعلومات إذا كنَّا مرتبكين؛ إذ 9 من أصل 10 أشخاص يعيشون أحلام اليقظة في أثناء الاجتماعات، والأسوأ من ذلك، ينشغل 73% من الأشخاص في الاجتماع بأمور أخرى.

سيضيع الهدف الأساسي من الاجتماع إذا لم يأخذ الناس قيمةً منه، وقد تهدر مالك ووقتك، وقد يكون التحديق من النافذة والتفكير في أمور أخرى أمراً ممتعاً؛ لكنَّه بالتأكيد ليس مثمراً.

على الرَّغم من ذلك، يمكن تجنب ذلك من خلال إبقاء الاجتماع قصيراً وبسيطاً ومباشراً، هذا يعني أنَّه يمكن للجميع العودة إلى مكاتبهم، ومن المحتمل أن يكونوا قد استوعبوا الأفكار الرئيسة للاجتماع.

13. اللباقة:

هذا هو الوقت المناسب لإظهار أفضل مهاراتك في التعامل مع الأشخاص؛ فغالباً ما تدور الاجتماعات عن التعامل مع المواقف الصعبة مثل: التفاوض على عملية بيع مع عميل صعب، أو إدارة نزاع بين موظَفَين، أو حتى فصل موظفين لا فائدة منهم.

ستحتاج إلى التعامل مع هذه المواقف بحذر ولباقة، ويمكنك القيام بذلك عن طريق إظهار أفضل مهاراتك في إدارة الأشخاص، مثل أساليب الإقناع والجاذبية، والتفكير بعناية في الموقف في أثناء استمرار الاجتماع.

14. تجنُّب الشكوى:

هذا لا يعني فقط أنَّك يجب ألا تقدم شكوى؛ وإنَّما إعادة توجيه أعضاء الفريق الذين يشتكون، وبمجرد أن تبدأ في الشكوى، فإنَّك تثير جواً من الإحباط؛ لذلك يجب على المديرين أن يسارعوا إلى إبعاد المحادثة عن الشكوى.

إنَّ الإصغاء إلى الشكوى باستمرار مرتبط بالاكتئاب والقلق، تحديداً في مكان العمل؛ إذ يُتوقع منك كبح المشاعر ومنع نفسك من الغضب، بدلاً من ذلك، يجب أن تُشجِّع الموظفين على التعبير عن مخاوفهم بطريقة أكثر إنتاجيةً، مثل إرسال بريد إلكتروني بعد الاجتماع بوصفه جزءاً من عملية تقديم التغذية الراجعة.

15. المحافظة على التركيز والاندماج:

هل تتذكر جدول الأعمال الذي كتبته قبل الاجتماع؟ احتفظ به؛ إذ يمكنك طباعة نسخة منه ووضعها على المكتب إذا شعرت بأنَّها قد تساعدك على البقاء ضمن المسار الصحيح، هذه هي أفضل طريقة للتأكد من أنَّ الاجتماع فعَّال ومتوافق مع أهدافه، وللتأكد من بقاء الجميع متحمساً.

يجب على المديرين الاستعداد لتحديد متى تفتقر المناقشة إلى التركيز، وإعادة توجيهها عند الحاجة، نحن نعلم أنَّ قول هذا أسهل من فعله؛ لكنَّ مشاركة الحاضرين لها تأثير مباشر في فاعلية الاجتماعات.

بصفتك أحد الحاضرين، يمكنك الاستمرار في التركيز من خلال طرح الأسئلة عندما تريد فهم شيء ما بصورة أكبر أو كتابة الملاحظات أو رسم المخططات؛ لذا جرِّب أموراً مختلفة، واكتشف ما يناسبك.

بصفتك مضيفاً لاجتماع، قد يكون من الصعب قليلاً الحفاظ على اندماج الجميع؛ لكنَّ أفضل طريقة هي افتتاح الاجتماع بنشاط وحماسة وإيجابية.

بعد الاجتماع:

16. مشاركة محاضر الاجتماع:

يعدُّ تسجيل محاضر الاجتماع ثم إرسالها إلى الحضور طريقةً جيدةً لتوفير سجل للقرارات التي اتُخِذت، ولمن خُصِّصت الأدوار والمسؤوليات وخطة العمل للمستقبل.

فما هو الهدف من الاجتماع الفعَّال تماماً إذا لم يتذكر أحد ما قيل فيه بالفعل؟

عندما تكتب محضر الاجتماع، أو يفعل ذلك عضو فريق معين إذا كنت تفضل تفويض هذه المهمة، فمن الهام تضمين:

• أسماء المشاركين الحاضرين جميعهم.
• ملخص موجز لجدول الأعمال.
• كل عمل أو مهمة.
• المواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق المذكورة أعلاه جميعها.
• النقاط الرئيسة التي نوقشت.
• القرارات التي اتُخِذَت.
• المستندات المستخدمة بما في ذلك الصور والملفات المرفقة.

لا يقتصر التفكير في المحاضر على مساعدة الجميع على تذكُّر النقاط الهامة للاجتماع؛ وإنَّما يمكنك أيضاً إرسالها إلى أشخاص آخرين قد يستفيدون من المعلومات.

شاهد بالفيديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات

17. طلب التغذية الراجعة:

اسأل الناس عن شعورهم حيال الاجتماع، ثم نفِّذ ما قالوه.

هل وجد الناس الاجتماع جذاباً؟ أو هل كانوا يفضِّلون أن يكون أقصر؟

قد تضطر أيضاً إلى تقبُّل أنَّ المشكلة هي أنت، لا يكون الأشخاص عادةً جيدين جداً في تحديد عيوبهم ونقاط ضعفهم، كما أنَّ تحليل قدرتهم على عقد اجتماعات مثمرة ليس استثناءً.

في استطلاع أجرته شركة "فيرايزون" (Verizon) أفاد 79% من مديري الشركات أنَّ الاجتماعات التي استضافوها كانت منتجة جداً، على الرَّغم من أنَّ 56% فقط من هؤلاء المديرين قالوا الشيء نفسه عن الاجتماعات التي يستضيفها الآخرون.

بصرف النظر عن التغذية الراجعة، سواء كانت إيجابيةً أم سلبيةً، استخدم المعلومات التي يخبرك بها الفريق عن الاجتماع، وتذكَّر ذلك أيضاً عندما تخطط لمناقشات جماعية مستقبلية.

18. وضع خطة للمستقبل:

إنَّ الوقت بعد الاجتماع هو أفضل وقت لبدء التفكير في طريقة متابعة نتائج المناقشة والعمل وفقها.

يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء خطة متابعة لاجتماع عمل باتباع الخطوات الآتية:

• تحديد المهمة.
• تحديد اسم شخص لإكمال المهمة.
• تحديد الموعد النهائي للانتهاء.
• تحديد ما الذي يمثل إنجازاً.

بعد أن تقرر هذا الأمر وتضعه في مستند، من الهام أن تتذكَّر توزيع هذه المعلومات للمشاركين جميعهم في هذه المهمة والمسؤولين عن تنفيذها.

في الختام:

الآن بعد أن تعلمت هذه الطرائق والحيل كلها، حان الوقت لوضعها موضع التنفيذ، وفي المرة القادمة التي تجد فيها نفسك في اجتماع، راقب إلى أي مدى يمكنك أن تجعل تجارب الفريق أكثر إيجابيةً بالنسبة إليك ولفريقك وللشركة.