أصبح البريد الإلكتروني من الأمور المهمة في حياة الإنسان الخاصة والعمليّة، فهو الوسيلة الأساسيّة التي تُستخدم لإرسال العديد من الرسائل المتعلقة بالعمل بشكلٍ خاص، لهذا تناولت بعض الدراسات هذا الموضوع، وجاءت لنا ببعض قواعد الإتيكيت التي يجب أن نتقيد بها أثناء إرسال واستخدام رسائل البريد الإلكترونيّة.
أولاً: كتابة عنوان الإيميل
لكي تحافظ على الرسالة الإلكترونيّة من الضياع وتُظهر مدى أهميّة هذه الرسالة بالنسبة لك، عليك أن تحرص على تحديد عنوان واضح للبريد الإلكتروني أو الإيميل، على أن يكون هذا العنوان متطابق مع المحتوى، وذلك لأنّ كتابة عنوان مخالف لمضمون الرسالة سيُسبب الكثير من الإزعاج بالنسبة للشخص المُتلقي.
ثانيّاً: استخدام اللغة الرسميّة
تلعب اللغة المستخدمة في البريد الإلكتروني دوراً مهماّ وأساسيّاً في إظهار مدى احترامك للشخص الذي سيتلقى الرسالة، لهذا عليك ألّا تستخدم اللغة العاميّة، والاعتماد على استخدام اللغة الرسميّة، مع الحرص على صياغة الجمل بطريقةٍ واضحة أدبيّة، مع تجنب الأخطاء القواعدية والإملائيّة، كما عليك أن تحرص على عدم استخدام الابتسامات والصور التعبيريّة والفكاهيّة التي تقلل من قيمة الرسالة.
ثالثاً: تجنّب علامات الاستفهام والتعجب
لكي تحافظ على قواعد الإتيكيت أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني عليك أن تحرص على عدم الإكثار من استخدام علامات الاستفهام، أو علامات التعجب، وألّا تضعهم بجانب بعضهم البعض بشكلٍ مبالغ، لأنّ هذا يدل على فشلك المهني أو على قلّة خبرتك المهنيّة.
ثالثاً: عدم استخدام الاسم المستعار
لتحافظ على اتيكيت الرسائل الإلكترونيّة عليك أن تكتب اسمك الحقيقي وبشكلٍ واضح، بدلاً من الاسم المستعار، الذي يجعل المرسل إليه يشعرُ بأنّك لا تثقُ به بشكلٍ كبير وهذا ما قد يُؤثر على سير العمل.
رابعاً: التأكّد من الروابط
في حال كنت تريد إرسال رابط عبر البريد الإلكتروني عليك أن تتأكّد أولاً من أنّهُ يعمل بشكلٍ صحيح قبل أن تقوم بإرسالهِ، وذلك لأنّ إدراجك لأي رابط معطل سيدل بكل تأكيد على ضعف مهنيتك في العمل.
خامساً: الخصوصيّة
لكي تحافظك على اتيكيت الرسائل المرسلة عبر البريد الإلكتروني، عليك أن تخصص بريداً محدداً لإرسال الرسائل الخاصة بكَ، وبريداً آخر مخصص للعمل، وذلك لأنّ معلومات بريد العمل تختلف عن معلومات بريدك الخاص.
سادساً: الرد على جميع الرسائل
لتظهر مدى احترامك لكل الأشخاص الذين يُرسلون إليك الرسائل الإلكترونيّة، عليك أن تحاول الرد على كل الرسائل المرسلة في أسرع وقتٍ ممكن، مع الحرص على الاعتذار في حال تأخرت عن الرد، وتوضيح أسباب التأخر بشكلٍ مختصر.
هذه هي أهم قواعد اتيكيت البريد الإلكتروني التي يجب أن تتقيّد بها، لتحافظ على الاحترام المتبال بينك وبين كل الأشخاص الذين تتراسل معهم إن كان في العمل، أو في حياتكَ الخاصة.
