17 نصيحة وحيلة تقنية لجعل العمل من المنزل أكثر إنتاجية ومتعة - (2)
في الجزء الأول مِن هذا المقال قدَّمنا أبرز النصائح والتسهيلات التقنية التي تساعد الموظفين في العمل عن بعد ضمن بيئة مريحة ومنتِجة، وسنتابع رحلتنا التعليمية في هذا الجزء. لمعرفة مزيدٍ عن هذا الموضوع، تابِعوا معنا القراءة.
1. ابتعِد عن جميع مصادر التشتيت:
تنصح الكوتش المهنية جويل كروفورد (Joyel Crawford) باستخدام تطبيق سيلف كونترول (SelfControl)، فتقول: "يمكِنني أن أجمع جميع المواقع الإلكترونية التي أزورها باستمرار وتستهلك وقتي مما يؤثِّر سلباً في إنتاجيتي، وأحدد جدولاً زمنياً على التطبيق لحظر تلك المواقع، فمِن المرعب أن يتوجب عليك إنجاز عملك خلال مدة قصيرة، ولهذا السبب، إن علِمتَ ما هي أكثر الأمور التي تهدر وقتك - مثل تصفح منصات التواصل الاجتماعي، أو مشاهدة الأخبار، أو تفقُّد البريد الإلكتروني - سيكون بمقدورك حظرُ هذه المواقع مؤقَّتاً عندما تحتاج إلى تركيز عميق.
2. تخيَّل أنَّك في الفضاء الخارجي:
إن واجهَتك مشكلة في الحصول على زاوية كاميرا جيدة لاجتماعاتك عن طريق برنامج زوم (Zoom)، بمجرد تشغيل الكاميرا في التطبيق، انقر على العلامة الصغيرة بجوار رمز الكاميرا وسترى خياراً لتمكين إحدى الخلفيات الافتراضية مثل: منظر للفضاء الخارجي، أو صورةً لجسر البوابة الذهبية، كما بإمكانك أيضاً تحميل صورِك الخاصة واستخدامها كخلفيات للاجتماعات اللاحقة، ولاستخدام هذه الميزة، يجب أن يتوافق جهاز الحاسوب الخاص بك مع الحد الأدنى من متطلبات النظام، فلن تحظى ببعض المرح مع هذه التجربة فحسب؛ بل ولن تضطر إلى ترتيب غرفتك كلما كان لديك اجتماع.
شاهد بالفيديو: 7 أدوات ضرورية للعمل من المنزل
3. مارِس العصف الذهني بصورة أفضل:
ينصح ديلمان (Dillman) باستخدام برنامج بينيت تو مي (PinItTo.Me) على اعتباره أداة بسيطة ومجانية تتيح لك وللفريق التعاون كما لو أنَّكم تضعون ملصقات بأفكاركم على السبورة، حيث يمكِن للجميع إنشاء ملاحظاتهم الخاصة وسحبها وإفلاتها عبر لوحة إعلانات افتراضية، ويمكِنك استخدام البرنامج لممارسة العصف الذهني أو التخطيط لاجتماعات استرجاعية أو أيِّ شيء آخر يتطلب منك استخدام مجموعة من الملصقات لفعله، كما يمتلك كلُّ لوح مِن ألواح الإعلانات عنواناً (URL) فريداً خاصاً به يمكِنك الرجوع إليه لاحقاً.
4. أضفِ الحيوية إلى مكالمات الفيديو:
تحوَّلَت شركة ويف فوم (Waveform) التقنية لصاحبها سينا خانيفار (Sina Khanifar) كغيرها مِن المؤسسات إلى العمل عن بُعد كلياً، وأصبح الموظفون يعقدون جميع اجتماعاتهم على برنامج زوم (Zoom)، ويقول خانيفار (Khanifar): "نحن نحظى بكثيرٍ مِن المرح مع برنامج الحاسوب سناب كاميرا (SnapCamera) التابع لتطبيق سناب شات (Snapchat) الذي يطبِّق عدسات سناب شات (Snapchat) على كاميرا الويب بجهاز الحاسوب الخاص بك بحيث تستطيع استخدامها في تطبيقات مثل: زوم (Zoom)، وَغوغل هانغ آوتس (Google Hangouts)، وَسكايب (Skype)، وغيرها مِن منصات مكالمات الفيديو. بالنتيجة لا يصبح العمل مِن المنزل أكثر إنتاجية فحسب؛ بل يضيف المتعة إليه أيضاً.
ليس عليك عملُ حساب على سناب شات (Snapchat) لتتمكن مِن استخدام سناب كاميرا (Snap Camera)، كما توجد عديدٌ مِن الفلاتر لتختار بينها، على سبيل المثال: تستطيع عقد اجتماع باستخدام فلتر تحت الماء أو كشخصية كرتونية مضحكة وغريبة، ناهيك عن كونه مجانياً وسهل الاستخدام.
نصيحة احترافية: تحقَّق جيداً مِن عدم وضع أيَّة فلاتر غريبة وغير مناسبة قبل بدء الاجتماع.
5. انتبِه إلى وضعِ الإضاءة:
نظراً للجوئنا في الوقت الحالي إلى مكالمات الفيديو في تفاعلاتنا وجهاً لوجه، يمكِن لتحسين جودة مقاطع الفيديو الخاصة بك أن يجعل التجربة أكثر إمتاعاً للجميع ويضمن فَهْم زملائك لك.
عُدَّ اجتماعاتك كما لو كانت مقابلات ستجريها عبر الفيديو، وإن كانت أقل رسمية منها، واستخدِم الإضاءة الطبيعية أو الخافتة، وضَع مصدر الإضاءة أمامك وأمام جهاز الحاسوب خاصتك إن أمكن. سيؤدي ذلك إلى تقليل الوهج وسيستطيع زملاؤك رؤيتك بوضوح وليس بصورة معتمة.
6. استخدِم سماعات رأس مزودة بميكروفون:
استخدِم سماعات الرأس المزودة بميكروفون عندما تُجري مكالمة فيديو، خاصة إذا كان منزلك به كثيرٍ من الضوضاء في الخلفية مثل: رفقاء السكن أو الأطفال، وانتبه إلى مكان وضعِ الميكروفون، فإذا احتكَّ الميكروفون بقميصك أو لحيتك طوال مدة الاجتماع، فسيسمع الطرف الآخر هذه الضجة المزعجة التي تُحدثُها.
7. تخلَّصْ مِن ضوضاء الخلفية المزعجة:
إذا استخدمتَ سماعات الرأس والميكروفون واستمرَّت مشكلة الصوت في مكالمات الفيديو؛ فعليك بتجربة تطبيق كريسب (Krisp) الذي هو تطبيق يعمل على كتم ضوضاء الخلفية في أثناء مكالماتك. لقد أدرجوا فيه مستويات استخدام مجانية، وخفضوا أسعارهم خلال جائحة كورونا (COVID-19).
8. استخدِم شاشةً أخرى:
تقول أماندا كروس (Amanda Cross)، كبيرة المديرين في شركة فيزيو (Vizio) المصنِّعة لأجهزة التلفاز: "إن كنتَ معتاداً على العمل باستخدام شاشة أكبر من شاشة الحاسوب المحمول، فهناك حلٌّ سهلٌ يمكِنك تنفيذه مباشرة وأنت جالس على أريكتك: استخدِم التلفاز كجهاز حاسوب أو شاشة ثانية، وكلُّ ما تحتاجه هو كبل من نوع إتش دي أم آي (HDMI) الذي يُستخدم لنقل الفيديو والصوت الرقميين بين الأجهزة المختلفة، إذا لم يكن لديك كبل احتياطي، فتحقق من الأسلاك التي وصلتَها مسبقاً بتلفازك، فقد يكون لديك بالفعل كبل مناسب، وفي حال رغبتَ في الاتصال اللاسلكي، يمكِنك استخدام أجهزة بثٍّ مثل: كروم كاست (Chromecast) أو آبل تي في (AppleTV) أو أي جهاز بثٍّ آخر.
بالنسبة إلى اجتماعات الفيديو، ضع الحاسوب المحمول أمام التلفاز بدلاً من وضعهِ جانباً، وأبقِ كاميرا الويب مثبتة على الحاسوب المحمول كي يرى زملاؤك وجهك بأكمله بوضوح.
9. أعطِ نفسك إشارة للتوقف عن العمل بعدَ يوم عمل:
يقول ديلمان (Dillman): "كثيراً ما نفرط في العمل نحن العاملون عن بُعد"، ولولا الإشارات المرئية التي يقدِّمها الأشخاص من حولك كأن يحزموا أمتعتهم ويغادروا، لانجررتَ إلى الانغماس في عملك والبقاء فيه لفترة أطول بكثير مما كنتَ تفعل في المكتب. يتابع ديلمان (Dillman) قوله: "لدي أضواء ذكية تضيء وتخفت توافقاً مع ضوء الشمس؛ فتعملُ عمَلَ إشارات بصرية تُعلِمني متى يجب أن أبدأ و أنتهي من العمل، وإلا سأنسى نفسي وأعمل حتى الساعة الثانية صباحاً".
في الختام:
في هذا العصر التقني المتسارع باكتشافاته وتقنياته التي تذهلنا يوماً بعدَ يوم، يظهر الشخص الناجح الذي يكون قادراً على توظيف كلِّ بدعة جديدة واستثمارها لنجاحه، والمستفيد الأكبر مِن هذا التطور التقني الكبير هو قطاع الأعمال التجارية؛ نظراً للتسهيلات التي جعلَت بإمكانك بناء شركة لا يُشقُّ لها غبار فقط مِن خلف الشاشات.