17 نصيحة تساعدك على إنشاء فريق متعاون
في عالم الأعمال سريع التغيُّر والمعقَّد كثيراً، أصبحت فِرق العمل الديناميكية أكثر أهمية من أي وقت مضى، فقد أجبرت معطيات العصر الفِرق التي كانت تعمل بوصفها جسماً واحداً على التفكُّك بطريقة عضوية؛ إذ يخوض كل جزء تجارب حياتية مختلفة، وفي بعض الحالات تعود هذه الأجزاء لتتَّحد مع بعضها مجدداً إلى حدٍّ ما، فمن المُرجَّح أنَّ فريقك الآن لديه رؤية مختلفة كثيراً عمَّا يبدو عليه الوضع الطبيعي، وهذه النظرة جماعية وفردية في آنٍ معاً.
لقد أدى العمل الهجين، وتغيُّر الحافز الشخصي، وتبدُّل استراتيجيات العمل إلى جعل بعض إجراءات قيادة فرق العمل التي كانت تُستخدم في السابق أمراً غير ضروري؛ إذ يحتاج قادة الأعمال الآن أكثر من أي وقت مضى إلى مهارات الإصغاء والذكاء العاطفي، وسيحتاجون إليها حتماً في المستقبل، لكنَّ الموظفين العاديين والأفراد يبحثون عن شيء مختلف.
إليك 17 نصيحة تساعدك على الانتقال إلى آلية عمل جديدة يحقِّق فيها فريقك أفضل النتائج، وتحافظ في الوقت نفسه على الوفاق بين أعضاء الفريق على الرَّغم من كل ظروف عدم اليقين التي تجتاح العالم:
1. تعرَّف إلى حافز كل عضو في الفريق:
إذا لم تكن تعرف الشخص الذي ينهض بمسؤوليات الوظيفة، فلن تفهمه أبداً، ربما كنت تعتقد أنَّك تعرف أعضاء فريقك قبل الجائحة، لكن تغيَّر كل شيء في العامين الماضيين.
لذا استخدم تقنية مثل "فايند ماي واي" (FindMyWhy)، وهي تجربة فكرية محرِّضة للفكر، طوَّرها عدد من علماء النفس لمساعدة الأشخاص على تحديد هدفهم، فاستخدمها للتعرُّف إلى ما يحفِّز أعضاء فريقك، قد تكتشف أنَّ ما يحفِّزهم مثير للاهتمام بالنسبة إليك وإليهم على حدٍّ سواء.
إذ يُوصى باستخدام هذه التقنية أو ما يشابهها مرتين على الأقل خلال السنة؛ لأنَّ حدثاً واحداً في حياة الموظف يمكن أن يغيِّر حافزه تماماً، ومن ثمَّ مساهمته مع أعضاء الفريق.
2. وضِّح لفريقك كل شيء عن خياراتك المفضَّلة في أسلوب العمل:
يجب أن تسمح لفريقك بالتعرف إلى الطريقة التي تفضِّلها في العمل، كما يجب أن تجعلهم يتعرفون إلى الأمور التي تحفِّزك للعمل في كل يوم؛ وذلك لأنَّ معرفتهم بسِمات شخصيتك ستمكِّنهم من التواصل معك تواصلاً فعَّالاً، فإذا أرادوا معرفة تفصيلية بك أخبرهم بالتفاصيل، وإذا أرادوا نظرة عامة فقدِّمها لهم.
اختبار الشخصيات الستة عشر الذي يُعرَف باسم "مايرز بريغز" (Myers_Briggs) هو أيضاً وسيلة يمكنك استخدامها مع فريقك والاستمتاع بإبلاغ بعضكم بالنتائج، ويجب أيضاً أن تقدِّر أعضاء فريقك كما هم لا أن تسعى إلى أن يكونوا كما تريد، وستكون قادراً على إنشاء فريق منسجم ومتوافق.
3. اطلب من الفريق تقديم مقترحات تخصُّ آلية العمل:
كون أعضاء فريقك قد اختبروا العمل عن بُعد وفترات العمل المُزدحمة، فمن المؤكَّد أنَّهم على دراية بتفاصيل العملية أكثر منك، وهذا طبيعي لأنَّه أمر يعايشونه يومياً.
إذ يعرف أعضاء فريقك ما هي الوسائل الناجعة وما هي الوسائل التي لا تحقِق فائدة، لذا يجب أن تطلب منهم أن يقترحوا كيفية سير العملية بدلاً من إملائها عليهم، ويجب أن يكون فريقك قادراً على إدارة نفسه ذاتياً لفترات طويلة إذا لزم الأمر.
4. وضِّح لأعضاء الفريق ما هي المهام الملحة:
ليس كل ما ينجزه الفريق هو مهمة ملحَّة، لكن قد توجد بعض المواعيد النهائية الهامَّة التي يجب الالتزام بها من أجل نجاح الفريق؛ لذا احرص على إطلاع الفريق على هذه المواعيد النهائية، وبذلك يشعر كل واحد من أعضاء الفريق بضرورة حضور الاجتماع الأسبوعي، أو تجهيز بياناتهم بحلول نهاية الشهر، فيساعد هذا الإجراء على جعل الفريق منسجماً، ويعزز نوعاً من الألفة بين أعضائه.
5. أنشئ أسلوب عمل واضحاً:
يجب أن يكون لديك رؤية واضحة فيما يتعلَّق بدور كل موظف والمهمَّة التي يقوم بها؛ إذ وجد تقرير أعدَّته شركة "بانوبتو" (Panopto) أنَّ الموظفين يقضون ما يصل إلى ست ساعات يومياً في تكرار نفس العمل، والسبب في ذلك هو عدم انتباه الموظف إلى أنَّه يكرِّر العمل الذي أُنجِز.
يمكن تلافي هذه المشكلة من خلال زيادة وضوح إجراءات العمل التي يقوم بها الموظف؛ إذ يؤدي ذلك إلى تقليل هدر الوقت والجهد.
6. وحِّد إجراءات الوصول إلى المستندات وغيرها من وسائل حفظ المعلومات:
قد يبدو هذا الإجراء سهلاً جداً، لكن إنَّ وجود مكان واحد لتخزين المستندات يوفِّر على أعضاء الفريق كثيراً من الجهد الفكري، وهذا بدوره يسمح لأعضاء الفريق بالتنسيق بطريقة أفضل وجعلهم أكثر انسجاماً.
مع ذلك، ما تزال فرق العمل تحفظ المستندات الخاصة بها في ملفات ورقية، وفي محركات الأقراص الشخصية والمجلدات، وهذا يتطلَّب تعديلاً طفيفاً في سلوك بعض الموظفين.
7. شجِّع على تبادل الخبرات:
قد يحتكر بعض أعضاء الفريق معرفتهم لكونهم يرونها نقطة قوة، ومن ثمَّ لن يكونوا على استعداد مُسبق لمشاركة معلوماتهم مع زملائهم، وذلك من أجل أن يحتفظوا بهذه القوة، وقد تتمثَّل هذه المعارف والمعلومات بأساليب مُبتكرة في العمل، أو القدرة على الوصول إلى أنظمة معيَّنة، أو مجرد معلومات حصلوا عليها بطريقة ما.
ما يجب أن تفعله في هذه الحالة هو تشجيع الموظفين على مشاركة معلوماتهم مع زملائهم، وإنشاء ثقافة تقلِّل من اعتماد الموظفين على فرد واحد فقط في الفريق بسبب تميُّزه أو احتكاره للمعلومات، فالفرق تتطوَّر كلما ازدادت المعرفة الجماعية للفريق.
شاهد بالفديو: 6 خطوات لبناء فرق العمل الفعالة
8. شجِّع فريقك على الاستمتاع واستمتع معهم:
خصِّص بعض الوقت للمرح باستمرار، فالاستمتاع مع الفريق لا ينبغي أن يقتصر على الأعياد والعطل، ويتطلَّب الانسجام بين أعضاء الفريق بعض الاستمتاع والضحك والمرح، وينبغي أن تكون روح المرح حاضرة باستمرار، فهذا يزيد من إمكانات الفريق، ولا بأس بأن تكون أنت موضوع الدعابة التي يتناولها أعضاء فريقك، فهذا يعزِّز من معنوياتهم كثيراً.
9. قلِّل ما أمكن من العمل الإضافي:
تنتشر بكثرة ثقافة الإرهاق في بيئات العمل، ونظراً لنتائجها السلبية؛ فيجب ألا تتسلَّل هذه الثقافة إلى روح الفريق؛ إذ تتطلَّب الضرورة أحياناً العمل لساعات إضافية، ولا بأس ببعض الإرهاق، لكن دون أن يتحوَّل إلى وضع مستمر لدى أعضاء الفريق.
حتى لو بدا أنَّ الفريق يحقِّق إنجازات أكبر من خلال التضحية براحته، فإنَّ هذه الإنجازات تكون على حساب أكثر الموارد أهمية لعمل الفريق على الأمد الطويل، وهنا يجب أن تتدخل بصفتك قائداً، وأفضل طريقتين لتجنُّب ذلك هي التقليل من استخدام المكافآت والحوافز مقابل ساعات العمل الإضافية، وعدم التشجيع على ذلك من خلال عدم مدح ثقافة الإرهاق، والأهم من ذلك وذاك هو أن تكون أنت نفسك نموذجاً يُحتذى به بعدم القيام بعمل إضافي أكثر من اللازم.
10. شجِّع أعضاء الفريق على التعلُّم الجماعي:
تسود الروح الجماعية لدى الفريق الذي يتعلَّم جماعياً، ويتبادل أعضاؤه الخبرات فيما بينهم؛ إذ يختبرون مع بعضهم تجربة عدم اليقين مثلما يختبرون تجربة المعرفة، ويساعدون بعضهم بعضاً، ويكوِّنون صداقات حميمة.
فيمكن إنشاء ثقافة تحضُّ على مشاركة المعرفة من خلال هذه الإجراءات، كما يصبح لدى الفريق إشارات مرجعية يعود إليها عند الضرورة.
11. أعد صياغة القواعد بطريقة تناسب الفريق:
يقوم الناس دائماً بوضع افتراضات وقواعد غير مكتوبة، ومع مرور الوقت تصبح هذه القواعد غير المكتوبة طبيعية على الرَّغم من عدم تدوينها أو الاعتراف بها رسمياً، وهذه القواعد غير المكتوبة تُسمَّى الأعراف.
لذلك، يجب أن تعمل مع الفريق للتعرُّف إلى القواعد التي لم تعد مفيدة، فمثلاً قد تجد أنَّ ثمة إجراء لم يعد من المفيد أن يُتَّخَذ أسبوعياً، ومن ثمَّ يجب تعديله ليصبح نصف أسبوعي، وقد تجد أيضاً أنَّ بعض الاجتماعات الشهرية تُصيب أعضاء الفريق بالملل لذلك عدِّلها بحيث تصبح ممتعة.
يجب ألا تستمر نفس الإجراءات لفترة تصبح معها هذه الإجراءات بالية؛ لذلك من الضروري إجراء تعديلات مستمرة تضمن بقاء هذه الإجراءات مفيدة للعمل.
12. شجِّع أعضاء الفريق على استخدام أسلوب التفكير الجماعي:
يحدث التفكير الجماعي عندما تتوصَّل مجموعة من الأشخاص إلى إجماع دون استخدام التفكير النقدي أو أسلوب الجدال، ويتطلَّب هذا التفكير من أعضاء الفريق تقريب وجهات النظر دون إقحام أفكار خارجية في موضوع النقاش.
يمكن الحصول على أقصى فائدة من هذه الطريقة من خلال دعوة أشخاص من فرق أخرى للانضمام إلى اجتماعات الفريق، أو القيام بمبادرات بسيطة لمشاركة خبراتهم، أو طرح أسئلة أساسية قد يكون أعضاء الفريق غافلين عنها.
13. كن مُنفتحاً وشارك أفكارك:
تكون فرق العمل عادةً مؤهَّلة بما يكفي للقيام بالعمل وتحقيق الأهداف المطلوبة منها، لكن قد يرغب بعض من أعضاء الفريق بتوضيح الأسباب التي تجعل الفريق يعمل بطريقة معيَّنة أو يتَّجه نحو هدف معيَّن، وهنا وبصفتك قائداً ينبغي لك أن توضِّح رؤيتك للفريق، أو أن تؤيد رؤية الفريق، وتبيِّن مساهمته في نظام المؤسسة الكلي.
من المُحتمل أن تكون قادراً على استشراف المُستقبل ولو قليلاً؛ لذلك ينبغي أن تشارك نظرتك المستقبلية مع أعضاء الفريق حتى يتعرفوا إلى الدافع الأكثر شمولية وراء العملية، فعندما يتعرف جميع أعضاء الفريق إلى الغرض من العملية التي يقومون بها، فإنَّ ذلك يساعد على جعل الفريق متوافقاً.
14. احرص على شعور أعضاء الفريق بالأريحية والأمان:
احرص على شعور أعضاء الفريق بالأمان من الناحية النفسية، حتى يتمكَّنوا من طرح الأسئلة بأريحية، وتقديم التغذية الراجعة، واقتراح الأفكار التي ما زالت في طور التشكيل.
إنَّ شعور أعضاء الفريق بالأمان أمر أساسي من أجل استمرار تطوير أسلوب القيادة وأيضاً من أجل رفع أداء الفريق، لذلك يجب أن تولي اهتماماً عندما يلفت أعضاء الفريق نظرك إلى وجود سلبيةٍ ما، ومن ثمَّ العمل معهم لاستكشاف سبب حدوثها.
في سبيل الحفاظ على شعور أعضاء الفريق بالأمان ينبغي التعامل بروح رياضية مع الفشل، خاصةً عندما يحدث لأول مرة؛ إذ يجب النظر إليه بوصفه فرصة للتعلُّم.
شاهد بالفديو: 8 تقنيات لزيادة الحافز في مكان العمل
15. أعلِم فريقك بالوقت الذي تكون فيه متوفراً:
يدَّعي جميع المديرين وقادة الأعمال أنَّ بابهم مفتوح دوماً للموظفين، لكنَّ العبرة بالأفعال وليست بالأقوال، فأنت لا تستطيع أن تُقنع الموظفين بذلك في حين يكون جدول أعمالك مُزدحم ولديك كثير من الاجتماعات.
سيعتقد فريقك أنَّك مشغول جداً، ولن يقوموا بطرح أفكارهم عليك، وبدلاً من ذلك قد ينتظرون إلى أن يُعقَد اجتماع رسمي حتى يشاركوا أفكارهم، لكن من المُحتمل أن يكونوا قد فقدوا كثيراً من الحماسة لحين عقد الاجتماع، لذلك اجعل فريقك يعلم عندما تكون قادراً على الإصغاء لهم بأي طريقة ممكنة، وستجد أنَّهم يحذون حذوك.
16. وحِّد قواعد التواصل باستخدام تطبيقات الدردشة:
يعدُّ التواصل باستخدام تطبيقات الدردشة بالنسبة إلى فرق العمل أفضل طريقة؛ إذ تُعدُّ تطبيقات، مثل "سكايب" (Skype)، و"سلاك" (Slack) وحتى المراسلة باستخدام البريد الإلكتروني جزءاً لا يتجزَّأ من روتين العمل اليومي، لكن يُخشى من أن تؤدي هذه التطبيقات إلى إهدار وقت الفريق عندما لا يتفق جميع الأعضاء على إيقاع واحد لاستخدامها.
مثلاً قد يتوقع أحد أعضاء الفريق أن يتلقى رداً من زميله على رسالته في غضون ساعة، في حين يؤجِّل هذا الأخير الرد على الرسائل حتى نهاية يوم العمل، لأنَّه يرغب في ألا يشتِّت أي شيء انتباهه.
يمكنك تفادي هذه المشكلة من خلال وضع قواعد مُتفق عليها من قِبل كافة الأعضاء، وبذلك يعرف كل واحد منهم متى وكيف يتم الرد على المراسلات، وهذا يؤدي إلى جعل الفريق منسجماً.
17. خصِّص يوماً كل شهر للتعبير عن التقدير:
شعور الموظف بأنَّ عمله يلقى التقدير هو عامل أساسي في الإحساس بالرضى الوظيفي، فكثير من الموظفين يريدون أن يشعروا بأنَّهم يبلون حسناً؛ لذلك فإنَّ إنشاء بيئة عمل يسود فيها التقدير المتبادل بين أعضاء الفريق لقاء جهودهم هو طريقة فعَّالة جداً لتحقيق الانسجام فيما بينهم.
لتحقيق نتيجة مُستدامة خصِّص يوماً في الشهر للثناء على أداء أعضاء الفريق والتعبير عن تقديرك لجهودهم وإعطائهم الفرصة أيضاً ليعبِّروا عن ذلك لبعضهم بعضاً.
في الختام:
لست مضطراً لتطبيق كل هذه النصائح، يمكنك الاختيار منها للتغلُّب على ظروف عدم اليقين والتعقيد والتقلُّب السريع الذي تعاني منه بيئات العمل اليوم.
نحن الآن نحتاج أكثر من أي وقت مضى إلى الشعور بأنَّنا على تواصل مع الآخرين، وإنَّ شعور أعضاء فريقك بأنَّهم يد واحدة في تحقيق الإنجازات، سيحافظ لديهم على الروح المعنوية، ويمنحهم الحافز والإلهام، وينعكس إيجاباً على الشركة عموماً.