12 خطأ في إدارة الوقت تؤدي إلى الفشل
لقد أصبَحت إدارة الوقت في أيامنا هذه ذات أهميةٍ كبيرة والسبب في ذلك ببساطة هو أنَّ معظم الناس، لا سيّما رواد الأعمال، يُنهِكون أنفسهم في العمل، حيث وُجِدَ أنَّ 70% من الناس يعملون بعد انتهاء ساعات الدوام الرسمي وفي عطل نهاية الأسبوع، حيث أضحينا نعمل ونحنُ جالسون في أسرِّتنا، وفي أثناء تناولنا وجبة العشاء، وفي العُطَل، وهذا يضرُّ بعلاقاتنا، وصحتنا، وإنتاجيتنا.
ليسَ من المفاجئ إذاً أن نبحث عن أكبر عدد ممكن من النصائح التي تساعدنا في إدارة الوقت، لكن لسوء الحظ معظم المعلومات التي نحصل عليها تكون غير مفيدةٍ وتُعرّضنا لخطر الإخفاق:
1- الاعتقاد بأنَّنا لا نملك ما يكفي من الوقت:
نُخطِئ جميعاً حينما نعتقد بأنَّا لا نملك ما يكفي من الوقت فننظر إلى قوائم مهامنا وجداول أعمالنا ويصيبنا الإرباك فيقول أحدنا: "لو كان عندي مزيدٌ من الوقت اليوم لكُنْتُ استطعت إنجاز كل هذه المهام".
لدينا جميعاً 24 ساعةً في اليوم وبعض الناس يُحقّقون أقصى استفادةٍ من كمية الوقت المحدودة هذه لأنَّهم اعترفوا أنَّهم يُعانون من مشكلةٍ ما وفعلوا شيئاً ما لحلّها.
التذمّر بالقول أنَّك لا تملك ما يكفي من الوقت لن يضمن لك الحصول على مزيدٍ منه بشكلٍ سحري، وحتى لو جعلك تشعر بشعورٍ أفضل فإنَّ هذا الشعور سيكون مؤقتاً فقط ولن يعالج أساس المشكلة الذي قد يكون أنَّك لا تُحْسِن إدارة وقتك. اعترف بأنَّه يوجد ما يكفي من الوقت وبأنَّك لا تعرف كيف تستفيد منه أفضل استفادة، حينئذٍ ستستطيع البدء بإدارة الوقت بشكلٍ أفضل.
2- الاعتقاد بأنَّ ثمَّة حلَّاً واحداً يناسب جميع الناس:
لقد اعترفْتَ بأنَّ ثمَّة مشكلة وأنت تطوف الإنترنت بحثاً عن حلٍّ لها ويجب عليك أن تشعر بالارتياح لأنَّك أقدمت على هذه الخطوة الأولى، لكن لن يحتاج الأمر إلَّا إلى مقالةٍ أو مقالتين لتدرك أنَّه لا وجود لحلٍّ واحدٍ يناسب جميع الناس.
اكتشفت "آنا سيسيليا كالي" طالبة الدكتوراه في مدينة "أوستين" في ولاية تكساس هذه الحقيقة الرائعة حول أدوات إدارة الوقت حيث قالت في حديثها لـ (BBC): "تَعِدُنا هذه الأدوات أنَّها ستجعلنا نسيطر على حياتنا، لكن مهما كانت الأداة التي تبدأ بها ستحقق النجاح فترةً قصيرة ومن ثمَّ ستصبح بلا فائدة". السبب هو أنَّ معظم هذه الأدوات بناها مُطوّرون أرادوا حل المشاكل التي واجهتهم في إدارة الوقت وهذا يعني أنَّها قد لا تكون مناسبةً لنا جميعاً.
عوضاً عن الاعتماد على أداةٍ تحوي الكثير من الخيارات المغرية ابحث عن سبب المعاناة وعن أكثر الأمور أهميةً بالنسبة إليك، فإذا كان ترتيب المواعيد مثلاً هو الذي يمنعك من تطوير المنتج يجب عليك إذاً أن تستخدم أداةً لترتيب المواعيد كـ (Calendar) التي تستخدم التعلم الآلي لتنظيم جميع احتياجاتك المتعلقة بترتيب المواعيد بشكلٍ آلي. وإذا كنت تضيع الكثير من الوقت في البريد الإلكتروني جرب إذاً استخدام أداةٍ مثل (SaneBox) لتساعدك في ضبط رسائلك.
قد لا تكون هذه النصيحة أكثر إجابةٍ مفيدة لكن حينما تُحدّد جوانب المشكلة والأولويات تستطيع أن تجد أفضل حلٍّ مناسبٍ لك.
3- الإخفاق في التمييز بين الانشغال والإنتاج:
هذا من الفخاخ الأخرى التي يقع بها الناس عند إدارة أوقاتهم: يعتقدون بأنَّ مُجرّد كونك منشغلاً بشيءٍ ما يعني أنَّك شخصٌ منتج، من الرائع أنَّك رتَّبْتَ صندوق الرسائل الواردة وقضيْتَ بعض الوقت في التواصل مع العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي خلال آخر ساعتين لكن أكانت هذه أفضل استفادةٍ ممكنةٍ من الوقت في ذلك الحين؟
أعتقد بصدقٍ بأنَّ فكرة الانشغال مقابل الإنتاجية هي من الأفكار التي يجد الكثير من الناس صعوبةً في فهمها فإليك كيف تستطيع أن تكون منتجاً عوضاً عن أن تكون منشغلاً:
- حدّد الأمور المهمة والضرورية عوضاً عن تركيز الاهتمام على الأمور التي يمكن تأجيلها.
- اتّبع خطة، فأنا كل ليلةٍ مثلاً أرتّب ثيابي، وأستعرض أهم ثلاث مهام يجب عليَّ أن أؤديها، وأراجع جدول أعمالي، وأتأكَّد من أنَّ لدي جميع الأدوات التي سأحتاجها غداً. إنَّ قليلاً من الاستعداد في المساء يضمن لك أن تقضي يوماً سلِساً ومثمراً.
- التخلّص من مصادر تشتيت الانتباه كالبريد الإلكتروني والرسائل النصية.
- عدم الانشغال بالمثالية.
- عدم الموافقة إلَّا على الطلبات التي تخدم غايتك.
- الاستعداد لتقديم تضحيات معينة كترك المنظمة التي لم يعد العمل فيها مفيداً.
- تحديد إيجابيات العمل وسلبياته قبل الإقدام عليه.
- الحديث بصدقٍ عن التقدم.
اقرأ أيضاً: 10 عادات سيئة عليك التخلّي عنها لتصبح أكثر إنتاجية في عملك
4- اختفاء مشاعر القلق:
صحيحٌ أنَّك إذا أحسنت إدارة الوقت يمكنك أن تُخفّف الضغط المُلقى على كاهلك لكن تأكَّد من ألَّا تختار نظاماً لإدارة الوقت يزيد الضغط عليه.
اتّبع نظام "إنجاز المهام" الذي يتضمن خمس خطوات: تحديد جميع الأمور التي تحتاج إلى القيام بها كإجراء المكالمات الهاتفية، وإرسال الرسائل الإلكترونية، وإجراء اللقاءات، والذهاب إلى السوق، وأداء المهام المنزلية، والتحقق، والتنظيم، والتفكير، والبدء بالتنفيذ.
قد يُسبّب هذا القلق والارتباك لبعض الناس، لكنَّ نظام إدارة الوقت لا يكون مفيداً إلَّا إذا كنت تعرف الحدود المفروضة عليك ولم تسمح للنظام أن يُحدّد شكل حياتك، بمعنى آخر، إذا لم تكن حذراً (لا سيما في البداية) يمكن لإدارة الوقت أن تجعل حياتك أكثر توتراً.
5- الإخفاق في حساب الوقت اللازم لأداء مهام مُعيّنة:
فلنفترض أنَّك تريد أن تكتب مقالةً تريد نشرها في موقعك وأنَّك خصصت ساعةً لأداء هذه المهمة، لكنَّك في النهاية قضيْتَ ساعتين في تنفيذها وعمَّت الفوضى جدول أعمالك بأكمله. في الحقيقة حينما تُحدّد مدةً زمنية لأداء مهام معينة سيُشجّعك هذا على القيام بها ضمن تلك المدة، لكن في بعض الأحيان تكون المدة المحددة غير منطقية وتسيء تقدير الوقت اللازم فعلاً لإتمام تلك المهام.
أفضل أمرٍ يمكنك القيام به هو أن تراقب عملك مدة أسبوعين إذ تستطيع فعل ذلك يدوياً من خلال تدوين الأنشطة اليومية في دفتر وحساب كم يستغرق أداء كل واحدٍ منها لترى إذا ما كنت تتعامل مع الأمور بطريقةٍ واقعية. وتستطيع أيضاً استخدام برامج تعقب الوقت كـ (Toggl) أو (RescueTime). إذ من خلال فهم الطريقة التي تقضي بها وقتك بشكلٍ دقيق تستطيع تخصيص القدر المناسب من الوقت لكل مهمة.
6- تركيز الاهتمام على إدارة الوقت عوضاً عن تركيزه على إدارة المهام:
كتبت "لورا سيما" في مجلة (Teamweek Journal): "إدارة المهام هي عملية التعامل مع المهمة في مراحل مختلفة: التخطيط، والتطوير، والإتمام، وتُعَدُّ هذه العملية فعالةً على المستويين الفردي والجماعي وتساعد الناس في تحقيق أهدافهم".
وتضيف "سيما" قائلةً: "تتضمن الفعالية في إدارة المهام جميع الخطوات من التخطيط إلى ترتيب الأولويات وتحديد جميع الموارد الضرورية لإتمام المهمة". ستساعدك أدواتٌ مثل (online calendars)، و(workflow software)، و(project management software) في التعامل مع مهام ومشاريع مختلفة ومراقبة جميع الأمور المتعلقة بها.
تُعَدُّ إدارة المهام فعالةً أكثر من إدارة الوقت لأنَّ المهام يكون لها ضوابط واضحة تجعل إدارتها أكثر سهولة فتعرف متى تبدأ بالمهمة ومتى ستنتهي منها أمَّا مفهوم الوقت في المقابل يُعَدُّ مفهوماً فضفاضاً.
اقرأ أيضاً: 5 مواقع وتطبيقات رائعة تساعدك على زيادة الإنتاجية
7- البدء دوماً بالمهام الأسهل:
ها قد اعتدت على عملك وأنت مستعدٌّ الآن للتعامل مع المهام الملقاة على عاتقك، فبأي مهمةٍ ستبدأ؟ ستختار المهام الأسهل ربما أو التي تستهلك أقل قدرٍ من الوقت.
فإذا استطعت أن تُنهي عشر مهامٍ من المذكورة ضمن قائمة المهام ستشعر أنَّ يومك كان رائعاً، لكن أتذكر حديثنا عن الانشغال والإنتاجية؟ إنَّ إنجاز مجموعة كبيرة من المهام لا يعني أنَّك قضيت وقتك بشكلٍ يضمن لك إحراز أفضل تقدمٍ ممكن.
من أجل بلوغ أقصى درجات الفعالية لا تختر المهام السهلة وكرِّس طاقتك لإنجاز أهم الأولويات وحدد العمل الذي سيقدم لك أفضل النتائج. وابحث بسرعةٍ عن طريقة لإنجاز المهام الثانوية إمَّا بشكلٍ آلي وإمَّا من خلال التفويض أو أجِّل القيام بها إلى الفترات التي تشعر بها بفتورٍ في الطاقة.
8- ضرورة الاستيقاظ مبكراً:
أنا أرى شخصياً أنَّ الصباح الباكر – بدءً من الساعة 5:15 صباحاً – يُعَدُّ أكثر فترات اليوم إنتاجيةً، لكنَّ هذا لا يناسب الجميع لا سيّما الأشخاص الذين يُحبّون السهر، وإذا استيقظت باكراً لن تستطيع السهر طوال الليل. يجب أن يكون لديك نظام لتحديد مواعيد النوم وأن تلتزم بهذا النظام.
يذكر العديد من الناس أنَّه من أجل أن تُحسِّن إدارتك لوقتك يجب عليك أن تستيقظ باكراً، لكن إذا لم تكن شخصاً يحب الاستيقاظ باكراً لا ترغم نفسك على تغيير عاداتك وضَع عوضاً عن ذلك خطة عملٍ تركز الاهتمام على أكثر فترات اليوم التي تشعر فيها بالنشاط.
اقرأ أيضاً: 7 إيجابيات كبيرة للاستيقاظ المبكر
9- التخفيف من عبء العمل:
ثمَّة من يقول أنَّك إذا أحسَنت إدارة الوقت خلال اليوم لن يكون عبء العمل عليك حينئذٍ ثقيلاً، لكنَّ هذا ليس صحيحاً مع الأسف.
ووفقاً لقانون باركينسون حينما يكون ثمَّة في جدول أعمالنا متسعٌ من الوقت فسنشغله بالقيام بمهمةٍ ما. إذ ربما أنجزت أهم المهام خلال اليوم لكنَّك الآن ستضيف إلى برنامج عملك أو إلى قائمة مهامك عناصر جديدة بحيث لا يكون فيهما أيَّة ثغرات.
تذكَّر، حينما يتعلّق الأمر بالإنتاجية اتبع قاعدة 80/20 وعوضاً عن تحمل المزيد من عبء العمل استفد من تلك الثغرات في برنامج العمل لممارسة التأمل، أو الاسترخاء، أو إضافة المزيد من المرونة إلى جدول العمل.
10- إنجاز جميع المهام في أقل وقت ممكن:
أتَذْكُر حكاية السلحفاة والأرنب؟ الفكرة نفسها تنطبق على إدارة الوقت: الذي يسير برويةٍ وثبات هو الذي سيكسب السباق. ثمَّة فكرة مغلوطة مفادها أنَّك إذا أنجزت الكثير من العمل في أسرع وقتٍ ممكن ستكون أكثر فعاليةً وإنتاجية لكنَّ نجاح هذه الفكر لا يستمر إلَّا فترةً مؤقتة وستصاب بالإنهاك في نهاية الأمر، فحتى الآلات تحتاج إلى التوقف عن العمل والخضوع إلى الصيانة بين الفينة والأخرى.
إنَّ العمل 60 ساعةً في الأسبوع أو خلال استراحات الغداء وعدم أخذ أيَّة إجازات لن يكون مفيداً بل يجب عليك أن تنظم حياتك وتخرج في إجازاتٍ لتأخذ قسطاً من الراحة وتستعيد نشاطك.
11- لا تضيع وقتك أبداً:
لقد كان الجوّ جميلاً في الخارج وكانت الشمس ساطعةً والسماء صافية وكان آخر أمرٍ أود أن أفعله هو البقاء في داخل المكتب لذا خرجت في نزهةٍ مدة 30 دقيقة. شعرتُ بالذنب في البداية لكن بعدما عدت كنت أكثر تركيزاً واستعداداً للعمل.
ما أود قوله أنَّه لا بأس في أن تُبدّد وقتك بين الفينة والأخرى، هذا لا يعني أن تقضي وقتك كله في مشاهدة الأفلام، لكن عوضاً عن العمل طوال اليوم خصص وقتاً للقراءة، أو الاستماع إلى الكتب الصوتية، أو ممارسة التمارين الرياضية، أو التواصل مع صديق أو زميلٍ قديم. قد يبدو القيام بذلك عملاً غير مثمر لكنَّ تضييع بعض الوقت يمكن أن يقي الشخص من الإصابة بالإنهاك فالاسترخاء يعزز الإبداع ويمنحك فرصةً لإعادة ترتيب أولوياتك.
12- عدم القدرة على التحكّم بالحياة:
أخيراً أنت في حاجةٍ إلى رفض مزيدٍ من الطلبات فإذا وافقت دائماً على جميع ما يُطلَب منك لن يصيبك الإنهاك فقط بل ستسمح لأولويات الآخرين بأن تطغى على أولوياتك أيضاً.
عوضاً عن السماح للآخرين بالتحكم بحياتك تولى زمام الأمور وضع حدوداً تبيِّن متى وقت العمل ومتى وقت الجلوس فلا تساعد الآخرين إلَّا حينما يكون لديك متسعٌ من الوقت لذلك، ولا تقبل حضور اجتماعٍ إلَّا حينما يكون مثمراً، وإذا كان لديك خطة مُعَدَّة مسبقاً لا تحاول أبداً الالتزام بأي شيءٍ آخر غير الأمور الواردة فيها. هذه الاقتراحات هي مفتاح إدارة الوقت فاعرف متى تقبل المشاريع، والمواعيد، والوظائف الاجتماعية الجديدة والعملاء الجديدين ومتى ترفضهم.