10 نصائح لامتلاك مهارة حل المشكلات (الجزء الثاني)

لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من هذا المقال عن أهمية مهارة حل المشكلات في الحياة العملية والشخصية، وقدَّمنا 3 نصائح تساعد على تنمية هذه المهارة، سنتابع الحديث في هذا الجزء الثاني والأخير عن مزيد من النصائح.

4. مارِس العصف الذهني:

أحد متطلبات معالجة المشكلة من جميع جوانبها، هو التوصُّل إلى عدة حلول وليس مجرد حل واحد، فغالباً ما يكون ثمَّة عدة حلول للمشكلة الواحدة، قد لا يكون الاستنتاج الأول الذي يخطر في ذهنك هو الأفضل، لكن كلما ركَّزت، وجدت مزيداً من الحلول؛ لذلك يُعدُّ العصف الذهني الذي يهدف إلى التوصُّل إلى الحلول خطوة هامَّة جداً لحل أي مشكلة.

إذا كنت تقوم بالعصف الذهني مع مجموعة من الأشخاص الآخرين، فاحرص على تحديد هدف واضح لجلسة العصف الذهني مسبقاً، وامنح الأشخاص وقتاً قبل الاجتماع للتفكير في المشكلة، فذلك يُتيح لهم أن يحضروا الجلسة مزوَّدين بالأفكار، سجِّل أي اقتراحات تُقدَّم خلال الجلسة، ويمكنك القيام بذلك إمَّا من خلال الكتابة على سبورة بيضاء حتى يتمكَّن الجميع من رؤيتها، أو يمكنك ببساطة تدوينها في مجلد رقمي، ناقش هذه الملاحظات مع الحاضرين في ختام الاجتماع، وحدِّد المهام لجلسات العصف الذهني المُقبلة.

أجِّل الحكم على هذه الأفكار إلى ما بعد انتهاء جلسات العصف الذهني، فقد تبدو بعض الأفكار مُبتذلة أو غير عملية، لكن مع ذلك اطرحها وسجِّلها، فالهدف هو تجاوز الأفكار الحالية، والنظر إلى المشكلة والحلول الممكنة من جميع الجوانب؛ إذ يمكن لفكرة عامة أحياناً أن تكون مفتاحاً لبدء محادثة وتدفُّق مزيد من الأفكار التي تؤدي إلى أفضل حل.

سيساعدك تحديد الهدف النهائي على استلهام طرائق فريدة للتوصُّل إلى الحلول، كما يمكن أن تساعدك على صياغة المشكلة على شكل سؤال، والتوصُّل إلى إجابات لهذا السؤال، استخدم الأسئلة التي قدَّمناها سابقاً والتي تبدأ بـ: "من؟" "ماذا؟" "متى؟" "أين؟" "كيف" كي تتمكَّن من صياغة السؤال.

5. ابحث عن أفضل الحلول:

يجب أن تعلم أنَّه لن تكون جميع الحلول الممكنة التي حدَّدتها مناسبة تماماً، فيجب أن تكون قادراً على حصر الاحتمالات ومعرفة الحل الأكثر فاعلية لمشكلتك، فبعد القيام بالعصف الذهني للتوصُّل إلى الحلول المحتملة، اسأل نفسك: "ما هو الحل الذي من المرجَّح أن يؤدي إلى أفضل نتيجة؟".

افعل ذلك من خلال مقارنة النتائج جميعها مع النتيجة التي ترى أنَّها الأكثر مثالية، فكِّر أي من هذه الحلول هو الأفضل في ظلِّ الظروف الحالية؟ ما الذي سيحلُّ المشكلة بنجاح؟ أي من هذه الحلول سيؤدي إلى نتيجة أفضل في المستقبل؟ أي من هذه الحلول سيجنبك الوقوع في مزيد من المشكلات؟ هل ثمَّة أكثر من حل يجب أن تطبِّقه للحصول على أفضل النتائج؟

قد يستغرق الأمر بعض الوقت للنجاح في التعرُّف إلى مدى فاعلية كل من الحلول المحتملة الخاصة بك؛ إذ ستكشف بعض الحلول تلقائياً عن عدم فاعليتها، وقد تضطر في بعض الحالات الأخرى إلى قضاء بعض الوقت في التفكير في مدى فاعلية حل معيَّن.

حدِّد إيجابيات وسلبيات أو ما تسمِّيه بمزايا وعيوب كل حل من هذه الحلول لمساعدتك على تحديد أفضل حل أو أفضل الحلول، وبعد التفكير بتمعُّن في الأساليب المختلفة، حدِّد أفضل حل للمشكلة.

6. توقَّع الأفضل واستعد للأسوأ:

قبل أن تبدأ بتطبيق أفضل الحلول لمشكلتك ضع في حسبانك تداعيات الحل؛ إذ يجب أن تبدأ بالتفكير في أسوأ الاحتمالات، مثلاً، يجب أن تسأل نفسك الآتي: "ماذا سيحدث إذا فشل الحل؟"؛ ستسمح لك الإجابة عن هذا السؤال بالاستعداد للتعامل مع النتائج في حال لم ينجح الحل، وسوف تتعلَّم شيئاً في نهاية المطاف حتى لو لم تنجح منذ المحاولة الأولى؛ لذلك لا تعد الأمر فشلاً؛ بل فرصة للتعلُّم.

تقبَّل حقيقة أنَّ الحل لم ينجح، وجرِّب شيئاً جديداً، حدِّد السبب الذي أدى إلى فشل الحل، وما هو السبب الذي يدفعك إلى التفكير باستراتيجيات إضافية مُمكنة؛ فإنَّك تمتلك مسبقاً قائمة بالحلول البديلة، وهذا ما سيساعدك على التوصُّل إلى الحل المناسب.

لا يعني الاستعداد للأسوأ أن تفكِّر تفكيراً سلبياً، تذكَّر أنَّ فاعلية التفكير الإيجابي ستسمح لك باكتشاف مزيد من الحلول، فإذا تمكَّنت من تدريب عقلك على التفكير بهذه الطريقة، فستصبح أكثر قدرة على التفكير بالحلول الممكنة، فالفكرة من الاستعداد لأسوأ الاحتمالات هو أن تبقى واقعياً؛ إذ يسمح لك هذا بوضع خطة بديلة، بمعنى أنَّك تفكِّر أنَّه في حال لم ينجح أحد الحلول فما هو الحل البديل؟ لذلك ضع خطة احتياطية، قد تجد أنَّه من الأفضل تطبيق الحل التالي الموجود في القائمة، أو قد تعدِّل أحد الحلول وتستمر بتطبيق فكرتك الأولى؛ إذ يسمح لك الاستعداد للأسوأ بالتوصُّل إلى أفضل حل ممكن.

7. حدِّد موعداً نهائياً:

الخطوة التالية في عملية حل المشكلات هي تحديد إطار زمني لتطبيق الحل، وما يجب أن تفكِّر به هو الآتي:

1. الوقت الذي ستبدأ فيه بتطبيق الحل.
2. الوقت الذي سيستغرقه الحل حتى يُطبَّق.
3. الوقت الذي تتوقع فيه رؤية النتائج.

ما هي الإجراءات اللازمة للالتزام بالإطار الزمني؟ ومن سيطبِّق هذه الإجراءات؟ ضع قائمة بالمهام اللازمة، وحدِّد الشخص المطلوب للقيام بكل مهمة.

إضافة إلى أهمية تحديد موعد نهائي، فيجب أيضاً وضع معايير لقياس النجاح خلال هذه المدة الزمنية، ويجب أن يكون لديك آلية تحدِّد لك ما إذا كنت تُحرِز تقدُّماً أم لا، أو بعبارة أخرى، ما هي مؤشرات الأداء الرئيسة؟ كيف ستقارن مدى نجاح هذا الحل بمقدار نجاح حل آخر؟

حدِّد مؤشرات الأداء الرئيسة التي ستسمح لك بقياس مدى نجاح النتائج، وحدِّد سلسلة من المواعيد النهائية قصيرة الأمد من أجل الالتزام بها، أخبر جميع المعنيين بهذه المعايير بدقة ووضوح، وتأكَّد من فهم الأشخاص لكيفية اختيارك لمقاييس النجاح، حتى يتمكَّنوا من تحقيق النتائج المرجوَّة وَفقاً لمعاييرك.

شاهد بالفيديو: 7 أساليب فعالة يستخدمها الأشخاص الأذكياء لحل المشكلات

8. تحمَّل المسؤولية:

الآن بعد أن وجدت الحل للمشكلة التي تريد تنفيذها، فكِّر في كيفية تأثيرها في الموقف في حال نجحت أو لم تنجح، إذا لم ينجح الحل، فلا بأس، لكن احرص على تحمُّل المسؤولية، كن مستعداً للاعتراف بأيَّة أخطاء، واستمر في العمل لتصحيح الأمور.

ما يعوق تطبيق الأفكار الأكثر إبداعاً في كثير من الأحيان هو عدم منح شخص معيَّن صلاحية تنفيذ القرار؛ لذا تحمُّل المسؤولية عن قرارك لا يعني بالضرورة أنَّك من سيطبِّقه، قد يكون ثمَّة عديد من الأشخاص المعنيين بالمشكلة، وكذلك قد يتطلَّب تنفيذ الحل مساهمة أشخاص آخرين من أقسام مختلفة؛ إذ ستضمن من خلال تحمُّل المسؤولية عن القرار الذي تتخذه، أن يعرف كل شخص معنيٍّ بالمشكلة الهامة التي يتعيَّن عليه القيام بها، ومتى يجب عليه تنفيذها، وفهم المعايير التي تحدِّد نجاح مهمته أو فشلها.

9. ابدأ بحل المشكلة:

حان الوقت الآن للبدء بتطبيق الحل؛ طبِّق الحل الخاص بك حتى تتمكَّن من الوصول إلى أهدافك المحددة ومعرفة الإجراءات الناجحة، واستمر في التواصل مع جميع المعنيين بينما تعملون معاً على حل المشكلة، لا يعني ذلك أنَّ تنفيذ الحل سيكون سهلاً دائماً، فقد تواجه عقبات إضافية في أثناء محاولتك حل المشكلة الأساسية، لكن يمكنك التغلب على أي مشكلة إضافية من خلال الاستفادة من عقلك الإبداعي والمثابرة على تطبيق الإجراءات حتى تصل إلى هدفك.

يمكنك، بينما تعمل بجد على حل المشكلة، أن تطوِّر قدرتك على تحقيق مزيد من النجاحات على صعيد المشكلات في المستقبل، ففي كل مرة تحلُّ فيها مشكلة بنجاح، فإنَّك تطوِّر مهاراتك التحليلية ومهارات التواصل وقدراتك على حل المشكلات، كما تزيد من ثقتك بنفسك، وفي المرة القادمة التي تجد فيها نفسك أمام مشكلة تحتاج إلى حل، فيمكنك مراجعة المشكلات السابقة التي حللتها بنجاح.

10. تتبَّع نتائجك:

الخطوة الأخيرة في عملية حل المشكلات هي تتبُّع النتائج؛ إذ سيتيح لك استخدام المواعيد النهائية، ومؤشرات الأداء الرئيسة، والمواعيد المجدولة التي حدَّدتها في الخطوة السابعة معرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح أو أنَّك متأخر في تحقيق النتائج، فعندما تصل إلى الموعد النهائي الخاص بك، اسأل نفسك عمَّا إذا كنت قد حقَّقت الأهداف التي حددتها، ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ هل حللت المشكلة؟ هل حللتها بالنهج والإطار الزمني الذي توقعته؟ ستسمح لك الإجابة عن هذه الأسئلة بفهم ما إذا كنت تحتاج إلى اتخاذ مزيد من الإجراءات، وستساعدك على تحسين طرائق حل المشكلات في المستقبل.

أفضل طريقة لتتعلم كيفية حل المشكلات هي محاولة حلها، فابدأ بالتنفيذ، وحاول التوصُّل إلى حلول ممكنة للمشكلات التي تواجهها، وستتعلَّم مع مرور الوقت كيفية حلها من خلال هذه الطريقة تلقائياً، ومع ذلك، إضافة إلى التعلُّم من خلال التطبيق العملي لحل المشكلات التي تواجهك في الواقع، يمكنك أيضاً اتباع دورات للمساعدة على تعزيز مهاراتك.

تُعدُّ دراسة موضوعات مثل إدارة المشاريع أو تحليل البيانات طريقة جيدة لمساعدتك على النجاح في تحديد المشكلات والتفكير في حلول أفضل وقيادة الآخرين، من خلال التواصل الفعَّال في أثناء العمل معاً لوضع الحلول موضع التنفيذ.

النصائح الموضحة أعلاه ليست الطريقة الوحيدة لحل المشكلات المعقدة، فثمَّة عديد من الاستراتيجيات التي يمكنك تنفيذها لحل مشكلة ما.

فيما يأتي موجز ببعض الطرائق الإضافية لحل المشكلات:

1. العملية النموذجية:

يمكن أن تساعدك العملية النموذجية لحل مشكلة ما على النظر إلى المواقف بموضوعية واستبعاد الجوانب العاطفية التي يمكن أن تنشأ عند حدوث مشكلة؛ إذ تحقِّق هذه العملية نتائج جيدة خاصةً بالنسبة إلى المشكلات التي قد لا يبدو أنَّ لها سبباً واضحاً أو التي تحتاج إلى عدة حلول، وتتضمَّن خطوات هذه العملية ما يأتي:

1. تحديد المشكلة.
2. تعريف المشكلة والنتيجة المرجوة.
3. استكشاف الحلول الممكنة.
4. تنفيذ الحل.
5. مراجعة فعَّالية الحل.

2. تحليل السبب الجذري:

تحليل السبب الجذري هو في الواقع مجموعة من عمليات حل المشكلات المختلفة التي تهدف إلى تحديد السبب الرئيس للمشكلة حتى تتمكَّن من إيجاد الحلول المناسبة، فالغرض من تحليل السبب الجذري هو الوصول إلى جذر المشكلة ومنع حدوث مزيد من الصعوبات بدلاً من الاكتفاء بعلاج أعراض المشكلة.

يُدرك الأشخاص الذين يطبِّقون هذا النهج لحل المشكلات المعقدة أنَّ أهمية التعامل مع أعراض المشكلة هو فقط لتقليل تداعياتها على الأمد القصير، في حين يستمرون في البحث عن السبب الأساسي للمشكلة، كما يُفترَض في هذا النهج أيضاً أنَّه يمكن أن يكون ثمَّة أكثر من سبب جذري واحد؛ ولذلك يُركَّز على كيفية حدوث المشكلة وسبب حدوثها بدلاً من التفكير فيمن يسبِّبها.

3. التبسيط:

توفِّر هذه الطريقة نهجاً منظَّماً لحل مشكلة معقدة، خاصة تلك التي لا يتبيَّن أنَّ لها حلاً واضحاً، ويتضمَّن نهج تبسيط المشكلة ثماني خطوات:

1. اكتشاف المشكلة:

تحديد المشكلة.

2. تقصِّي الحقائق:

جمع المعلومات والبيانات عن المشكلة.

3. تعريف المشكلة:

توصيف المشكلة المعقدة بوضوح حتى تعرف ما الذي تسعى إلى حلِّه.

4. إيجاد الحلول:

إيجاد الحلول المُمكنة للمشكلة.

5. التقييم والاختيار:

اختيار الحل الذي يبدو أنَّه الأنسب لعلاج المشكلة المعقدة.

6. التخطيط:

تحديد كيفية تنفيذ الحل.

7. الترويج للفكرة:

مشاركة أصحاب المصلحة في تنفيذ الحل.

8. البدء بالتنفيذ:

تنفيذ الحل.

شاهد بالفيديو: 5 نصائح لاكتساب مهارة حل المشكلات

4. الاستفسار التقديري:

يُنظر من خلال الاستفسار التقديري إلى المشكلة من زاوية مختلفة، أو أنَّه لا يضع المشكلة في الحسبان على الإطلاق؛ إذ إنَّه يركِّز على ما يجري بطريقة صحيحة بدلاً ممَّا يحدث بأسلوب خاطئ، وغالباً ما يُطبَّق بطريقة أفضل عندما يكون التغيير مطلوباً داخل منظمة واحدة أو مع فردٍ واحد؛ إذ يعتمد هذا النهج كثيراً على العلوم المعرفية والتفكير الإيجابي، ويتضمَّن خمس خطوات:

1. تحديد النتيجة المرجوة.
2. اكتشاف المزايا.
3. تحديد الجوانب المطلوب تحسينها في المستقبل.
4. تصميم خطة لتحقيق ذلك.
5. البدء بالتنفيذ.

5. قبعات التفكير الست:

يركِّز هذا النهج لحل مشكلة معقدة على التعامل مع الحلول بطريقة متوازنة، فباستخدام نهج قبعات التفكير الست، ستطرح على نفسك سلسلة من الأسئلة بناءً على ستة مبادئ، أو تقسِّم فريقك إلى ست مجموعات مختلفة:

1. تركِّز مجموعة القبعة البيضاء على الحقائق والمنطق (موضوعي).
2. تركِّز مجموعة القبعة الحمراء على العاطفة والغريزة (حدسي).
3. تركِّز مجموعة القبعة السوداء على توقع النتائج السلبية (حذر).
4. تركِّز مجموعة القبعة الصفراء على النتائج الإيجابية (متفائل).
5. تركِّز مجموعة القبعة الخضراء على تقليل النقد والتوصل إلى مزيد من الأفكار (إبداعية).
6. تركِّز مجموعة القبعة الزرقاء على الإدارة والتنظيم (التحكم).

6. أسلوب الأسباب الخمسة:

هذا الأسلوب هو أحد أساليب تحليل السبب الجذري، فالغرض من استخدام أسلوب حل المشكلات هذا هو العثور على السبب الدقيق لحدوث المشكلة؛ وذلك من خلال طرح سلسلة من الأسئلة التي تستقصي عن السبب؛ أي الأسئلة التي تبدأ بـ "لماذا؟" يُفترض بعد طرح 5 أسئلة من هذا النوع أن يتَّضح سبب المشكلة والحل المناسب لها.

في الختام:

لا داعي للشعور بالارتباك والحيرة عند ظهور مشكلة بعد الآن، فالتوتر والإحباط هما آثار موقفك الذهني الذي تستجيب من خلاله لهذه المواقف، بدلاً من ذلك، يمكنك التعامل مع أي مشكلة أو صعوبة من خلال التفكير فيها على أنَّها فرصة لتطوير الذات والتعلُّم، فعندما تعزِّز مهاراتك في حل المشكلات، ستشعر أنَّك أكثر إرادة وأكثر هدوءاً عندما تظهر المشكلة، ومع أنَّك قد لا تعرف كيفية حل معظم المشكلات على الفور، لكنَّك ستعرف خطوات حل المشكلات التي يجب اتخاذها لتحديد أفضل الحلول، والتي تبدأ عموماً بتحديد السبب، ومن ثمَّ البحث عن أفضل الحلول، ومن ثمَّ تطبيق الحل أو الحلول المناسبة، وأخيراً تقييم النتيجة.

طبِّق هذه العملية مراراً وتكرراً، وستمتلك القدرة على حلِّ مشكلاتك بطريقة إبداعية، ففي نهاية المطاف حل المشكلات بطريقة فعَّالة هو مهارة يمكنك صقلها من خلال الممارسة.