10 نصائح فعالة لإدارة الوقت وتحقيق الإنجازات
لديك يوميَّاً الـ 24 ساعة نفسها التي كانت لك دوماً، ولكن عندما تسود الفوضى ويسود التوتر في الحياة أكثر من أي وقتٍ مضى، فقد لا تشعر دائماً بتلك الساعات، وتصبح قدرتك على أن تكون منتجاً وفعالاً في عملك أمراً بالغ الأهمية أكثر من أي وقت مضى؛ ونظراً لأنَّك غير قادر على إضافة المزيد من الساعات إلى يومك، فهذا يعني أنَّه من الهام إيجاد طرائق لتحقيق الاستفادة القصوى من قدراتك المحدودة، فهل ترغب أن يكون يومك أكثر من 24 ساعة؟
نقدم لك فيما يلي 10 نصائح فعالة لإدارة الوقت والحصول على النتائج التي تريدها في العمل:
1. حدِّد مهمتك:
أول نصيحة لإدارة الوقت هي تحديد مهمتك أولاً؛ فقبل أن تتعلم إدارة وقتك بشكل فعال، تحتاج إلى تحديد الأهداف، وقبل أن تتمكن من تحديد أهداف منطقية، تحتاج إلى فهم مهمتك فهماً واضحاً لتحديد السبب الذي يحفزك على القيام بها.
ابدأ بتحديد بيان مهمة شخصي يحدد الإنجازات التي تريد تحقيقها، والأسباب التي تدفعك إلى ذلك أيضاً؛ على سبيل المثال: لنفترض أنَّك تريد البدء في مشروع مطعم يقدِّم وجبات معينة، وهو هدف رائع، لكن ما هي مهمتك؟ هل تريد إسعاد الناس؟ أم تريد أن يجتمع الأشخاص معاً؟ أم تريد الاحتفال بتراثك وعاداتك؟
إنَّ تحديد ذلك يجعلك تحافظ على الطريق المؤدِّية إلى وضع أهداف أكثر ذكاءً، وهو أمرٌ يساعدك بدوره على أن تكون أكثر إنتاجية، فإذا كانت هذه الأهداف لا تفيد مهمتك، فإنَّها لا تستحق وقتك.
2. تدرَّب على الرفض:
عندما تبدأ مسيرتك المهنية لأول مرة، قد لا ترغب في تفويت أي فرصة للتواصل، وإنجاز مشروع ما، وتعلُّم أي شيء جديد، يمكن أن تكون فكرة الخوف من تفويت أي فرصة مفيدة في أثناء التعرف إلى مجالاتٍ جديدة، ولكن هذا الأمر لن يخدمك عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت.
كلَّما تولَّيتَ مزيداً من المهام، حتى لو كان ذلك في سبيل النمو والتحسن، قلَّ الوقت الذي يمكن أن تقضيه في تحقيق الإنجازات المهمة فعلاً، بعبارةٍ أخرى؛ عندما تقبل أداء مهمَّةٍ ما، فأنت ترفض أداء مهمَّةٍ أخرى.
إذا كان هدفك هو إدارة وقتك بشكل أفضل، فابدأ برؤيته بوصفه مورداً محدوداً واستخدمه بحكمة، ولا تضيِّعه على الأشخاص أو المشاريع التي لا تخدم مهمتك وأهدافك الإجمالية.
من الصعب الرفض في البداية، ولكن إذا نظمتَ قراراتك اعتماداً على مهمتك الإجمالية، فأنت تحافظ على وقتك.
شاهد بالفيديو: 6 طرق لتجنّب إحراج قول كلمة لا في العمل
3. حدِّد بدقة كيف تستخدم وقتك الحالي:
ما مدى إنتاجيتك؟ ما هي جودة العمل الذي تنتجه؟ ستبقى هذه الأسئلة غامضة حتى تُحدِّدها بالبيانات الفعلية، ولتحديد ما يجب تغييره في عاداتك وكيف تصبح أكثر فاعلية، تحتاج أولاً إلى توضيح كيف تقضي وقتك.
لذا ابدأ بالتخطيط لفترة تمتد أسبوعاً كاملاً لتدقيق وقتك خلال ساعة محددة، باستخدام دفتر ملاحظات أو جدول بيانات، على سبيل المثال: قد تجد نفسك تقضي وقتاً أكثر مما تعتقد على وسائل التواصل الاجتماعي، أو تضيع الكثير من الدقائق يومياً في التفكير في محتوى رسالة البريد الإلكتروني؛ لذا بمجرد قياس كيف تتعارض الأمور مع الطريقة التي تستغل بها وقتك حالياً، يمكنك إجراء التعديلات اللازمة.
4. قنِّن استخدام طاقتك:
نصيحة أخرى هامة لإدارة وقتك هي ترشيد استخدام طاقتك. هناك أسطورة شائعة في ثقافة العمل المستمر مفادها أنَّ العمال الأكثر فاعلية يستيقظون عند بزوغ الفجر، ويكونون بالفعل في حالة نشاط شديد مع شروق الشمس.
ولكن مقابل كل مدير تنفيذي مبتدئ يستيقظ عند الساعة الرابعة صباحاً من أجل العمل، هناك شخص ما زال نائماً (ويحتاج في الواقع إلى النوم لأداء عمله جيداً).
والحل لإدارة الوقت ليس التضحية بنومك من أجل الإنتاجية، وإنَّما تحديد الأوقات في اليوم أو المساء التي يكون لديك فيها الدافع الأكبر لإنجاز الأشياء، ثم التخطيط لعملك وفقاً لذلك؛ لذا فكر في الوقت الذي تكون فيه أكثر نشاطاً، وضَع في الحسبان أنَّ الحصول على النتائج لا يتطلب طاقة فحسب، وإنَّما التفكير متى تكون أكثر إبداعاً وإلهاماً وتركيزاً.
على سبيل المثال: إذا كنت نشطاً في ساعات الصباح المتأخرة مباشرة بعد تناول طعام الإفطار وشرب القهوة، نظِّم وقتك بطريقة تؤدي فيها أهم الأعمال وأكثرها إرهاقاً خلال هذه الفترة، من جهة أخرى، عندما تشعر بأنَّك مُستنزَف، أدِّ المهام الإدارية التي لا تحتاج إلى تفكير لتلك الفترة، لن تستفيد من وقتك بشكل أفضل فحسب، وإنَّما ستنتج عملاً أفضل.
5. خطِّط للمستقبل:
الإخفاق في التخطيط يعني التخطيط للإخفاق، لذا فكر في هذا المبدأ عند التخطيط لأسبوع عملك؛ أحضر دفتر ملاحظاتك واجلس وراء مكتبك ودوِّن كل المهام التي تحتاج إلى إنهائها خلال أسبوع، وبعد ذلك، قسم كل هدف إلى مهام محددة زمنياً.
يُبقي التخطيط على مستوى عام أهدافك في المقدمة حتى تتمكن من الاستمرار في المهمة مع وضع هدف أكبر بعين الحسبان، وكذلك التخطيط على مستوى جزئي لمهام محددة هام أيضاً؛ لأنَّه يمنعك من إهدار الوقت في المشاريع والمهام التي لا تخدم هدفك.
على سبيل المثال: قبل التخطيط لاجتماع، اكتب قائمة بأهم النقاط التي تريد الحديث عنها والأهداف التي تريد تحقيقها؛ إذ سيساعدك التوجيه على الاستمرار في التركيز على الصورة الأكبر، وتوفير الدقائق أو الساعات التي تحتاجها لإنجاز العمل.
6. قلِّل من المشتتات:
يعيق تشتيت الانتباه الإنتاجية وإدارة الوقت؛ لكنَّ الحل ليس في استخدام الكمبيوتر المحمول في مكان هادئ فحسب، وإنَّما يتعلق الأمر بالتخلص من عوامل التشتيت الذهنية مثل العمل الذي يستهلك مساحة ذهنية؛ ولكنَّه لا يساهم فعلياً في إنتاجيتك الإجمالية.
يسمي "جيمس كلير" (James Clear)، مؤلف كتاب "العادات الذرية: طريقة سهلة ومثبتة لبناء العادات الجيدة والتخلص من العادات السيئة" (Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones)، تلك المهام التي تشتت الانتباه بـ "أنصاف الأعمال"، على سبيل المثال: لنفترض أنَّك تحاول إنجاز عرض تقديمي؛ لكنَّك تتوقف كل بضع دقائق للتحقق من بريدك الوارد؛ إذ تَعدُّ قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها جزءاً من عملك؛ لذلك يبدو الأمر وكأنَّه عمل.
ولكن وفقاً لكلير، يُعدُّ هذا أيضاً مصدر استنزاف كبير لوقتك: "بصرف النظر عن مكان وطريقة وقوعك في فخ إنجاز نصف العمل؛ فإنَّ النتيجة هي نفسها دائماً، لا تشارك في المهمة التي بين يديك أبداً، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة، ويستغرق الأمر منك ضعف المدة لإنجاز نصف ذلك".
في المرة القادمة التي يكون فيها وقتك بالغ الأهمية، حاول التركيز وتخلص من المشتتات الصغيرة التي تشتت تركيزك، واجعل عقلك حاضراً تماماً في الأمور التي تحتاج إلى انتباهك بالفعل.
7. تجنَّب تعدد المهام:
سواءٌ كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني في أثناء إجراء مكالمة أم تنتقل من مشروعٍ إلى آخر، فقد تشعر أنَّك تحصل على استفادة قصوى من وقتك عندما تنجز مهام متعددة في آن واحد؛ ولكن إذا كنت تفتح عدة علامات تبويب، ستقل قدرتك على التركيز على كل واحدة.
لماذا يعد تعدد المهام عدو إدارة الوقت؟ وفقاً للخبراء، فإنَّ التنقُّل بين عدة مهام في آن واحد يستهلك طاقتك في عملية التنقُّل بدلاً من بذل الوقت في أداء المهام التي في متناول اليد، والأسوأ من ذلك، عندما ترهق نفسك في التنقُّل بين المهام لن تدخل أبداً في حالة "التركيز" التي تُعدُّ ضرورية للإنتاجية.
يؤدي التنقُّل بين عدة مهام في الواقع إلى إهدار الإنتاجية؛ لأنَّ انتباهك سيضيع على فكرة التنقُّل، كما أنَّك لن تكرِّس اهتماماً كاملاً لأيٍّ من النشاطَين.
8. فكِّر في مستقبلك:
تؤثر قراراتنا اليوم في طريقة سير الأمور في الغد، وهذا يشمل إدارة الوقت، فالطريقة التي تقضي بها الدقائق والساعات لها تأثير طويل الأمد؛ لأنَّها تستنزف وقتك المتاح في المستقبل لإنجاز أشياء أخرى، والأهم من ذلك، حصولك على فترات راحة.
لذلك إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة وقتك، حوِّل تركيزك إلى نفسك في المستقبل، فالتفكير في طريقة قيامك بما تفعله الآن سيساعدك أو يعيقك في المستقبل، وسيشدد تركيزك ويزيد وعيك بمدى تأثير قراراتك عليك في المستقبل؛ المستقبل الذي ترغب في أن تتعلمه من الوقت الحاضر باستخدام نصائح إدارة الوقت.
9. لا تخلط بين الأمور المستعجلة والأمور الهامة:
هناك الكثير من الأشياء الهامة التي يجب فعلها كل يوم؛ لكن هذا لا يعني بالضرورة أنَّها مستعجلة أو حساسة للوقت؛ فالخلط بين الأمرين يستنزف وقتك ويؤخرك عن مواعيدك النهائية.
إليك الدليل: تحتاج العناصر المستعجلة في قائمة المهام إلى الاهتمام والعمل الفوريين، في حين أنَّ المهام الهامة فقط لها عواقب أكثر أهمية؛ ولكنَّها قد لا تحتاج إلى التنفيذ فوراً؛ ولتحقيق الاستفادة القصوى من وقتك، ركز دائماً على المهام المستعجلة والهامة، وبمجرد شطبها من القائمة، انقل تركيزك إلى المهام المستعجلة، ثم المهام الهامة وغير المستعجلة.
10. خذ فترات راحة:
قد يبدو من غير المجدي التوقف عن العمل عندما يكون الهدف النهائي هو إنجاز الأشياء، ولكن لتحقيق الإنتاجية المُثلى، يحتاج عقلك إلى التوقف في بعض الأحيان؛ وفي الوقت الذي تقترح فيه بعض الدراسات صيغة لوتيرة العمل والاستراحة، مثل العمل لمدة 52 دقيقةً، ثم التوقف لمدة 17 دقيقةً، إلا أنَّه لا يوجد حل وسطي لأخذ استراحة فعالة.
ونظراً لاختلاف القدرة العقلية لكل شخص، فإنَّ الفترة المثالية للاستراحة ستختلف أيضاً، والفكرة هي أنَّنا نفقد تركيزنا بعد فترة من استخدام أدمغتنا بطاقة كبيرة؛ لذلك تساعدنا الاستراحات في استعادة نشاطاتنا وتركيزاتنا.
من الناحية المثالية، يمكنك التخطيط لاستراحتك مسبقاً واستخدمها لفعل شيء لا علاقة له بالعمل تماماً، مثل المشي أو الجري صعوداً وهبوطاً على الدرج أو الاتصال بصديق أو أحد أفراد الأسرة.
لن ترجع إلى المهمة التي بين يديك بأفكارٍ جديدةٍ فحسب، وإنَّما ستشعر بأنَّ لديك وقتاً في يومك أكثر مما كان عليه الحال عندما بدأت.
فكرة أخيرة:
تُعدُّ إدارة الوقت مهارة أساسية في الحياة، ولكن لا يجيدها الجميع؛ فإدارة وقتك أمر صعب، لكنَّك لست وحدك من يعاني من ذلك؛ لذا، ابدأ باستخدام هذه النصائح العشر الفعالة لإدارة الوقت والتي ستساعدك في الحصول على النتائج التي تريدها.