تأخذ الاجتماعات غير الرسمية أشكالاً وأنماطاً متعددة ومتباينة وتمثل منبراً مفيداً للمناقشة, وسواء انعقدت تلك النوعية من الاجتماعات بالصدفة أو تم تنظيمها بشكل عرضي, كأن يتم ذلك بطلب مباشر, فإنه يجدر بنا استثمار تلك الفرص لحل المشكلات العارضة بأسلوب بسيط.

 

تهيئة موقع الاجتماع

 

بالرغم من الطبيعة العرضية التي تقترن بالاجتماعات غير الرسمية فإنه يمكن من خلالهما أن نفيد من عناصر البيئة المحيطة إذا ما أحسنا الاختيار. إذ لا يمكن أن تكون المناقشات مثمرة إذا ما شعر المشاركون بعدم الراحة, أو إذا ما وجدوا أنفسهم مضطرين لمناقشة موضوعات سرية في مكتب عادي مفتوح. وهنا نقول إنه ينبغي اختيار العناصر البيئية المحيطة المناسبة كعامل مشجع للوصول إلى النتائج المرجوة.

 

الاجتماعات غير المخططة

 

يطلق على الاجتماعات التي يُدعى لعقدها في غضون زمن قياسي, وتلك التي تنعقد بشكل عابر أو عفوي    " الاجتماعات المرتجلة " وتعتبر تلك النوعية من الاجتماعات مثالية لمناقشة الموضوعات بصراحة ووضوح واتخاذ القرارات السريعة دون الحاجة إلى حضور عدد كبير من المشاركين.

 

ويمكن الاعتماد على تلك النوعية من الاجتماعات في إيجاد حلول للمشكلات الصغرى بشكل مؤثر وفعّال, وذلك من خلال توجيه الدعوة لثلاثة أو أربعة أفراد بحد أقصى, كذلك يمكن استغلالها لإصدار البيانات العاملة وإعلان التصريحات الهامة. وتتميز الاجتماعات المرتجلة بالأسلوب الشفهي الآلي واللغة غير المتكلفة بين الزملاء.

 

الاجتماع غير الرسمي المصغر

 

وهو نوع مثالي للمناقشات وحل المشكلات وإبداء الانطباعات, ويتسم بالإعداد الزمني المسبق, وذلك على عكس الاجتماعات غير المخططة. ويجب أن نأخذ في اعتبارنا عند إدارة هذا الاجتماع – الذي عادة ما يتشكل من شخصين أو ثلاثة – مشاركين الغرض منه وحدود الوقت المتاح له.

ويجب التحكم في الاجتماع, وتوجيهه بشكل مناسب. الأمر الذي يترتب عليه سير الأمور وفق ما هو مخطط لها, وذلك مع السماح وتهيئة الأجواء كي تأخذ المناقشات المفتوحة طريقها بين المشاركين. ويجب تشجيع هذه النزعة من خلال الاتصال البصري مع المشاركين.

 

اقتسام الأفكار ومشاركتها

 

إن الاجتماعات المصغرة فرصة جيدة لمشاركة الأفكار بحرية. فإذا تمكنت من التحكم في اجتماع مثل هذا, اطلب من أحدهم تدوين الأفكار وغالباً ما ينشط هذا السجل المكتوب المقترحات الأخرى ويثيرها.

 

الجلسات العاصفة

 

يمكن الاعتماد على تلك النوعية من الجلسات غير الرسمية لتوليد أفكار جديدة واستحداثها واستنباط أفكار سريعة للمساعدة في حل المشكلات. ومن أجل الحصول على أفضل النتائج اشرح الغرض من الاجتماع, وحدد الوقت المتاح, على أن يتم ذلك الإجراء مسبقاً حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد لذلك.

 

وتبلغ هذه النوعية من الجلسات أعلى معدلات تأثير لها بمشاركة مجموعة مصغرة من الأفراد المتمرسين ذوي الخبرة والمفاهيم المناسبة, لذا يتعين مطالبة كل مشارك بالإسهام والقيام بدوره, كما يجب تجنب نقد الأفكار والحكم عليها أثناء الاجتماع, حيث إن ذلك المسلك يؤدي إلى إحباط الراغبين في تقديم مقترحات.

 

 إدارة الاجتماعات, مكتبة لبنان ناشرون, ص 10-11, الطبعة الأولى 2001, بتصرف.