أفضل الأدوات للتعاون في أثناء العمل عن بُعد

أحياناً، تجعل العواطف الإنسان مرتبطاً بشخص يعيش في قارة أخرى، فتتغلب على كافة الحواجز، وفي العمل تعد العواطف من أهم أسباب التعاون، فإن شعر الموظف بالانتماء للشركة وبأهمية السعي لتنفيذ أهدافها، سوف تحركه مشاعره للتعاون مع فريق العمل والاتحاد معه، ونتيجة لذلك تزداد الإنتاجية وترتفع مكانة الشركة.

التعاون في العمل عن بُعد ليس فكرة فحسب، إنَّما هو ممارسة لطرائق واستراتيجيات تقرِّب البعيد، وتنقل الأفكار والمواهب ووجهات النظر بين أفراد فريق العمل، وتجمع بيئات العمل المختلفة في بيئة افتراضية قوية ومنظمة، فهل كنت تعتقد أنَّك في أثناء العمل عن بُعد ستكون بعزلة عن زملاء العمل؟

لا، يمكنك أن تكون في بيئة محفِّزة ومميزة، ومن أجل ذلك سوف نتحدث في مقالنا اليوم عن أهم الأدوات المخصصة للتعاون في أثناء العمل عن بُعد، فتابع القراءة.

العوامل الأساسية للتعاون في أثناء العمل عن بُعد

يحتاج التعاون عن بُعد إلى عدة عوامل رئيسة تساعد على جعل العمل بأفضل مستوياته، وهي كالآتي:

1. المشاركة

ضمان قدرة الجميع على المشاركة هو أمر هام جداً، فالتعاون لا يتم إلا بدفع الجميع نحو المشاركة بالاجتماعات الافتراضية وسماع الآراء المختلفة بتقديم دفع معنوي واحترام واهتمام برأي كل موظف، فيشعر الجميع أنَّه جزء هام من هذه المنظومة.

2. أن يكون التعاون ممارسة يومية

لا يقتصر غرس فكرة التعاون على وقت الاجتماعات والجلسات الافتراضية الروتينية، إنَّما يجب أن تغرس فكرة التعاون بوصفها ممارسة يومية؛ وذلك من خلال إتاحة الفرصة للتحدث بين فريق العمل في أي وقت، وإمكانية طرح الأسئلة والإجابة عنها دون انتظار موعد الاجتماع.

3. إتاحة الوصول

يجب أن يكون الموظف قادراً على استخدام أدوات التعاون عن بُعد في كل وقت، فلا يقتصر الاستخدام على فئة معينة من فريق العمل، إنَّما المرونة وإتاحة وصول الجميع لأدوات التعاون تساعد على استيعاب جميع أفراد فريق العمل.

شاهد بالفيديو: 5 نصائح لإدارة فرق العمل عن بعد

أدوات التعاون الأفضل في العمل عن بُعد

توجد أدوات كثيرة يمكن استخدامها بهدف التعاون في أثناء العمل عن بُعد، ولكن أفضلها هي الأدوات الآتية:

1. "Idea Scale" السبورة البيضاء

يمكنك من خلال السبورة البيضاء عقد جلسات استراتيجية والتخطيط للمشاريع بكل سهولة ومتعة أيضاً، فتقدم السبورة البيضاء وضعاً من التعاون عن بُعد لا يقدمه التواصل الشفهي أو الكتابي في كثير من الأحيان، ومن أهم ميزاتها ما يأتي:

• إمكانية الكتابة أو إضافة صور إلى لوح أبيض فارغ أو الرسم، فيمكن للفرد التعبير عن فكرته ونفسه بشكل عام بالطريقة التي تناسبه، وتساعده على إيصال أفكاره بأفضل شكل، كما تساعد الأطراف الأخرى وخاصة إن كانوا معتادين على الفهم بسهولة.
• يمكن بسهولة مراجعة الاجتماع دون أن تضطر لمشاهدة تسجيل الاجتماع المطول، بل يمكن تسجيل الملاحظات بسهولة باستخدام الهاتف الشخصي.
• قليلاً ما يفقد المتابع تركيزه لأنَّ الشخص الذي يشرح يمكنه جذب انتباه المتابعين من خلال العناصر المتاح إضافتها على اللوحة المشتركة بينهم، فمن الممكن تغيير العناصر باستمرار.
• يمكن تعديل اللوحة باستمرار وإضافة التعليقات الموضحة للأفكار، ويمكن منح جميع المتابعين حق الكتابة مباشرة وخاصة المشكلات، ليقوم المشرف بحلها فوراً.
• يمكن أن تؤدي السبورة البيضاء إلى مكالمة فيديو لتكون المناقشة التعاونية أكثر جدوى.

2. "Slack" سلاك

من أدوات الاتصال الأكثر شيوعاً، تشبه قنوات الدردشة عبر الإنترنت والمجموعات الخاصة، وأهم ميزاتها ما يأتي:

• تقدم المنصة قنوات وغرف الدردشة المناسبة للملفات ونمط المحادثات بين أعضاء الفريق.
• يمكن البحث ضمن سلاك لتجد الرسائل التي تريدها، فتتيح المنصة إمكانية الاطلاع على آخر 10 آلاف والبحث ضمنها فقط.
• يمكن إضافة رموز تعبيرية لرسائلك لزيادة وضوح العبارة التي كتبتها أو لإيصال شعور معين، ويمكن للأطراف الأخرى التفاعل مع الرسالة بشكل يوضح رد الفعل.
• يقوم مسؤول الفريق بدعوة الأعضاء عبر رابط يتيح لهم الانضمام للفريق.
• يمكن إنشاء مجموعات صغيرة ضمن المجموعة الرئيسة لتنظيم الفرق.

3. "Trello" تريلو

من الأدوات التعاونية التي تقدم طرائق ممتعة للتعاون، فمن ميزاتها ما يأتي:

• من السهل الانضمام إلى فريقك بالقيام بتسجيل الدخول ومتابعة مجريات الاجتماع.
• يمكن متابعة التطورات في مختلف المهام ضمن المشروع، ويمكن توزيع المهام بين أعضاء الفريق.
• يمكن إضافة ملاحظات وتغيير الخطط والواجهة، بشكل عام سهلة وسريعة فلا تحتاج إلى الخبرة العالية.
• يمكنك أن تفتح البرنامج من خلال أي جهاز وفي كل وقت، فالتسجيل بواسطة البريد الإلكتروني الخاص.

4. "Zoom" التكبير

هو أداة تواصل عبر مكالمات فيديو آمنة وبجودة عالية أيضاً، من أهم الميزات فيه ما يأتي:

• يمكن الدخول بإنشاء حساب خاص بك باستخدام بريدك الإلكتروني، والانضمام للاجتماع يتم باستخدام رابط الاجتماع الموجود لديك.
• يمكن مشاركة شاشتك أو جزء من الشاشة فقط، أو مشاركة تطبيق، واستضافة عروض تقدمية، ومراجعة الملفات وكل ما يتعلق بالمشاريع مع أعضاء الفريق.
• يمكن المشاركة باستخدام صوت الميكروفون فقط أو إضافة خلفية افتراضية لمكالمة الفيديو، وعندما تستمتع فقط دون التحدث يمكنك كتم الصوت وإعادة فتحه متى تشاء، كما يمكن إيقاف تشغيل الفيديو، ويمكن أيضاً رفع جودة الصوت إلى المستوى المطلوب.
• يمكن مشاركة تفاصيل الاجتماع عبر البريد الإلكتروني مباشرة.

5. "Notion" فكرة

هو أحد التطبيقات متعددة الاستخدامات، فبصرف النظر عن مهنتك في الحياة فإنَّه يمتلك عدة ميزات تحسِّن إنتاجيتك في العمل، وأهمها الآتي:

• يتيح العمل المشترك مع فريق بسهولة، بحيث يمكِّنك من مشاركة البيانات والمعلومات والصفحات بسرعة وجودة عالية.
• يمكن من خلاله إنشاء مكتبة مركزية مشتركة بين أعضاء الفريق.
• يمكن مشاركة المهام وتتبُّعها بدقة، ويمكن توزيع المهام بين أعضاء الفريق.
• يقوم التطبيق بنسخ احتياطي للوثائق والبيانات لضمان عدم فقدانها.
• يمكن ربط التطبيق مع تطبيقات أخرى لمشاركة الملاحظات أو الصفحات مع أعضاء الفريق، مثل سلاك وغوغل درايف وتريلو وغيرها أيضاً.

6. "Google Workspace" غوغل مساحة عمل

تقدم هذه الأداة مجموعة من الخدمات المفيدة في النشاطات التجارية بشكل خاص، ومن أهم ميزاته الآتي:

• يمكن لمستخدمي التطبيق أن يسجلوا الدخول باستخدام البريد الإلكتروني ويقوم منظم الاجتماع بالموافقة على انضمامهم.
• يمكن أن تدعو أي شخص للاجتماع حتى إن لم يكن لديه حساب غوغل، فيكفي في تلك الحالة رابط الاجتماع المرسل إليه.
• محتوى الفيديو أو الصوت محمي بشكل آمن.
• يمكن للمشاركين أن يغيروا رقم الهاتف أو غيرها من البيانات في كل اجتماع دون حاجة إلى تهيئة أو مراجعة لتفاصيلهم.
• يمكن مشاركة مختلف أنواع الملفات والمستندات مع أعضاء فريق العمل، وتوجد مجموعة كبيرة من الأدوات المساعدة على الشرح، والتي تساعد على التعاون.

7. "Asana" أسانا

البرنامج مخصص بشكل رئيس لإدارة فريق العمل بكفاءة عالية ليصبح هذا العمل سهلاً وبسيطاً، فمن مميزات الأداة ما يأتي:

• تتسم بالواجهة البصرية المريحة والجذابة وسهلة الاستخدام أيضاً، فلا تحتاج إلى خبرة قبل استخدامها.
• توفر إمكانية مشاركة المهام وتوزيعها بين أعضاء الفريق ومتابعة التقدم بدقة، ويمكن تقسيم المهام لمهام متعددة.
• يمكن إعداد تقارير مفصلة من خلال تقديم تحليلات وملاحظات شاملة، ويمكن لأي عضو مشاركة الأسئلة لتتم الإجابة عنها مباشرة.
• يمكن ترتيب المشاريع وفق تسلسل زمني حسب موعد التسليم أو بالطريقة المناسبة.

8. "ProofHub"

من البرامج المساعدة على التعاون وإدارة المشاريع بين الفرق مختلفة الأحجام، ويمتلك عدة ميزات أهمها الآتي:

• يمكن مشاركة المهام والملفات والمستندات المختلفة بين أعضاء الفريق.
• يمكن من خلاله التخطيط للأعمال وتوزيع المهام وتحديد الأولويات بسهولة، بحيث يجد الفريق كل مهمة في مكانها المناسب ولا يضيع أي من المعلومات ضمن البرنامج.
• سهل الاستخدام ولا يحتاج إلى كثير من الجهد أو الوقت للتعود على العمل، فيساعد على إنجاز المهام بأقل وقت.

في الختام

يُعرف العمل عن بُعد بأنَّه يعزل الموظف عن زملاء العمل، فتكون العلاقة بينه وبين الشركة أو أرباب العمل شبه معدومة؛ لذلك يتم اللجوء إلى أدوات تساعد على التعاون في أثناء العمل عن بُعد؛ وذلك من خلال توفير التواصل باستمرار والتحفيز على المشاركة وجعل التعاون ممارسة يومية وروتينية بين أعضاء الفريق الواحد؛ ولذلك قدمنا في مقالنا معلومات عن أهم الأدوات التي توفر ظروفاً محفزة على التعاون عن بُعد، مثل "السبورة البيضاء" التي تضمن تركيز المتابعين لكونها جذابة وسهلة الاستخدام، وكذلك "سلاك" و"التكبير" التي توفر مكالمات فيديو آمنة، و"فكرة" التي تمكِّن من إنشاء مكتبة مركزية مشتركة بين الأعضاء.

بشكل عام، إنَّ مختلف الأدوات آنفة الذكر تتيح مشاركة الملفات والمهام وتتبعها؛ لكون التعاون في أثناء العمل عن بُعد أفضل من التعاون في حال وجود فريق العمل في مكان واحد يومياً.