نصائح لإدارة الوقت تساعدك على زيادة إنتاجيتك (الجزء الثاني)
كثيراً ما نواجه بعض الصعاب في طريقنا لتحقيق أهدافنا، وإدارة الوقت الفعالة هي العامل الرئيس للنجاح، ولكن إذا كنت تريد تحقيق إنجازات أكثر من الآخرين في فترة زمنية أقصر، فعليك العمل على تحسين مهارات إدارة الوقت خاصتك.
في الجزء الأول من المقال، ذكرنا بعض النصائح لإدارة الوقت تساعدك على زيادة إنتاجيتك مع بعض الأمثلة وطرائق تطبيقها، وفي هذا الجزء الثاني والأخير سنذكر مزيداً من النصائح؛ لذا تابعوا معنا.
ثالثاً: استفِد من قوائم المهام بوصفها أداة لإدارة الوقت
تعدُّ كتابة قائمة المهام نصيحة فعالة لإدارة الوقت، وتمنحك رؤية مهامك المكتوبة أمامك صورة دقيقة عن أفضل طريقة لإدارة وقتك على مدار اليوم أو الأسبوع بأكمله.
1. أنشِئ قوائم مهام يوميَّة:
استخدم التقنيات التي ناقشناها في الجزء الأول لإنشاء قائمة مهام يومية، فكل ما تحتاجه هو ورقة وقلم، أو يمكنك استخدام أحد تطبيقات إدارة الوقت، أو حتى يمكنك تدوينها إلكترونياً.
2. اعتمد أسلوب إنشاء قوائم المهام دائماً:
دوِّن جميع مهامك في قائمة وأضف إليها أي مهام جديدة قد تطرأ قبل القيام بها، فيمكنك زيادة إنتاجيتك بنسبة 25% أو أكثر من اليوم الأول الذي تبدأ فيه بتدوين مهامك على القائمة.
3. استخدم أنواعاً مختلفة من قوائم المهام:
- أنشئ قائمة رئيسة تدوِّن فيها مهامك وخططك المستقبلية، فمن خلال قيامك بهذا، يمكنك الاحتفاظ بكل الأفكار والمهام والمسؤوليات التي قد تخطر لك.
- استخدم مهام القائمة الرئيسة لإنشاء قائمة شهرية في نهاية كل شهر تتضمن مهام الشهر التالي.
- أنشئ قائمة أسبوعية تخطط من خلالها لأسبوعك بالكامل مسبقاً، ويمكنك إضافة المهام إليها خلال الأسبوع الحالي.
- انقل العناصر من قوائمك الشهرية والأسبوعية إلى قائمتك اليومية؛ وبهذه الطريقة، ستتمكن من إنشاء قائمة مهام تتضمن مهامك اليومية.
4. اشطب المهام من القائمة بعدما تنتهي منها:
في أثناء عملك خلال اليوم، اشطب العناصر الموجودة في قائمتك عندما تنتهي من القيام بها، فتمنحك هذه الطريقة دليلاً ملموساً لإنجازاتك، إلى جانب كونها تولِّد شعوراً بالنجاح والمضي قدماً، فيدفعك التقدم المستمر والمرئي إلى الأمام ويساعدك على التغلب على التسويف.
شاهد بالفيديو: 15 نصيحة فعَّالة لإدارة الوقت
رابعاً: طبِّق نصائح إدارة الوقت المتعلقة بالبريد الإلكتروني
يعدُّ البريد الإلكتروني وسيلة ضرورية لإجراء الأعمال التجارية، ولكن يهدر معظمنا كثيراً من الوقت في تفقُّد رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.
لذا نظِّم صندوق بريدك الإلكتروني الوارد لتجنُّب إضاعة الوقت، فلا تحتفظ برسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، وألغِ الاشتراك في القوائم التي نادراً ما تستخدمها أو نسقها في مجلدات محددة.
خصص بعض الأوقات خلال اليوم للرد على رسائل البريد الإلكتروني خاصتك عوضاً عن الرد عليها فور وصولها، لا تصبح عبداً لإشعارات بريدك الإلكتروني.
اجعل رسائل البريد الإلكتروني خاصتك مقتضبة ولطيفة، ودرّب نفسك لاستخدام البريد الإلكتروني بوصفه أداة عمل، وبهذا ستوفر الوقت لمزيد من الرسائل إذا كانت ردودك مختصرة وفي صلب الموضوع.
تفقَّد بريدك الإلكتروني مرتين خلال اليوم، تفقَّده في الصباح في أثناء استراحة العمل ومرة أخرى بعد تناول وجبة الغداء، ثم تجاهله ليوم غد وركِّز على مهامك التي يجب عليك إنهاؤها.
خامساً: استخدم أسلوب تدقيق الوقت بوصفه أداة لإدارة الوقت
النصيحة التالية لإدارة وقتك بفاعلية هي إجراء تدقيق للوقت، ويتضمن ذلك تتبُّع كيفية قضاء وقتك كل يوم؛ فاستخدم ورقة وقلماً أو جدول البيانات أو تطبيق تتبُّع الوقت أو التقويم أو أي أداة أخرى تفضِّلها.
تتبَّع وقتك ومهامك من خلال تدوين كل مهامك إضافةً لتدوين الوقت الذي استغرقته كل مهمة، ويتضمن ذلك تحققك من بريدك الإلكتروني، والتحدث مع زميلك في العمل، والعمل على المشاريع، وتناول الطعام، وحتى أوقات الاستراحة.
حدد موعداً في قائمة مهامك للبدء والانتهاء من تدقيق الوقت، فبالنسبة إلى معظم الناس، سيبدأ ذلك في بداية أسبوع العمل ويستمر حتى نهاية الأسبوع، ولكن إن كانت قائمة مهامك الشهرية غير منتظمة، خطِّط مسبقاً وجدول تدقيق وقتك خلال الأسابيع بطريقةٍ توضِّح بدقة كيف تقضي وقتك.
عندما ترى نتائج تدقيق وقتك، ستكون قادراً على تحديد المكان الذي قد تهدر فيه وقتك في انتظار الأشخاص أو الأشياء، وما إذا كنت تقضي وقتك في القيام بأولوياتك، وبعد تتبُّع وقتك، ستتعلَّم كيفية إدارته بشكل أفضل.
سادساً: اهتمَّ بصحتك النفسية
ربما تكون أكثر نصائح إدارة الوقت فاعلية هي الحفاظ على صحتك النفسية، فهذا ضروري لسعادتك ونجاحك في جميع جوانب حياتك، وأفضل طريقة للاهتمام بصحتك النفسية هي اتباع جميع النصائح التي تحدَّثنا عنها، إضافة للتركيز على إنشاء توازن صحي بين العمل وحياتك الشخصية.
أحد الأمثلة على كيفية القيام بذلك تتجلى في تبني عقلية إيجابية، فسوف تغير عقليتك الإيجابية جودة حياتك إلى الأفضل، وتعدُّ عبارات التحفيز الإيجابية طريقة فعالة لتعويد عقلك الباطن على الحديث الإيجابي مع الذات.
يعدُّ استخدام التخيل لضبط عقلك الباطن مثال آخر، وتؤثر عبارات التحفيز الإيجابية تأثيراً مباشراً في عقلك الباطن، ويرى علم نفس تصوُّر الذات أنَّ الشخص الذي تتخيله من خلال ترديد عبارات التحفيز الإيجابية هو نفسك المستقبلية؛ لذا ابدأ بتخيل نفسك تتقن فن إدارة الوقت بفاعلية وتنظيم.
المثال الثالث هو الاسترخاء والتأمل، فاجلس أو استلقِ في مكان هادئ حيث يمكنك أن تكون وحيداً، وتخيَّل الحدث القادم على سبيل المثال، تخيله بأدق تفاصيله، تخيل نفسك هادئاً وإيجابياً ومسيطراً على الموقف كلياً، وتخيل الأشخاص الآخرين يقولون ويفعلون الأشياء التي تريدها إن كان الموقف مثالياً.
المثال الأخير لكيفية التركيز على صحتك النفسية وصحتك بشكل عام هو تخيُّل أنَّك تتقن بالفعل فن إدارة الوقت، فعندما تركز وتتظاهر بأنَّك تتقن إدارة الوقت، فإنَّ هذا السلوك الذي يقع تحت سيطرتك المباشرة، سيؤثر في عقلك الباطن ليجعل من أفكارك حقيقة.