مهارات تقديم العروض التقديمية
يشعر معظم الناس بالخوف عندما يُطلب منهم التحدُّث في الأماكن العامة، لا سيما أمام مجموعات كبيرة، ومع ذلك يمكن التقليل من هذه المخاوف من خلال التحضير الجيد، والذي سيمهد الطريق لتقديم عرض تقديمي فعَّال.
يُعدُّ تقديم المعلومات بوضوح وفاعلية مهارة أساسية لإيصال رسالتك؛ حيث أصبحت مهارات تقديم العروض اليوم مطلوبة في كل مجال تقريباً؛ إذ يُطلَب من معظمنا تقديم عروض تقديمية أحياناً. وعلى الرغم من أنَّ بعض الناس يتقنون تقديمها، يجد بعضهم الآخر أنَّه أمر صعبٌ جداً، ومع ذلك يمكن تحسين مهارات العرض التقديمي لديك بقليل من الممارسة والعمل.
ويوجد أنواع مختلفة من العروض التقديمية، لكنَّها تبقى كلها مجرد عروض تقديمية، كما يوجد العديد من المناسبات التي يُطلب منك فيها التحدث علناً، أو مع مجموعة من الأشخاص، وتشمل:
- تقديم أو إلقاء خطاب في مؤتمر أو حدث.
- الاعتراض على مقترح تخطيط في اجتماع مجلس.
- إلقاء كلمة في حفل زفاف.
- توجيه شكر لشخص ما في نادٍ أو جمعية.
- إلقاء كلمة وداع وتقديم هدية لزميل سيغادر العمل، نيابة عن فريقك.
- البحث عن استثمار أو قرض لمساعدتك على إنشاء مشروع تجاري جديد.
يمكن عد كل ما سبق عروضاً تقديمية، ومع ذلك لا تتطلَّب جميعها اتِّباع الأسلوب نفسه، فعلى سبيل المثال: لا داعي لاستخدام برنامج بوربوينت (PowerPoint) لشكر زميل سيغادر، وسيكون من غير المألوف استخدامه في كلمة لحفل زفاف، ومع ذلك سيتفاجأ الجمهور إذا لم تعرض بعض الشرائح على شاشة إسقاط في إحدى المؤتمرات.
ومن ثم لا توجد مجموعة محددة من القواعد لتطبيقها على جميع العروض التقديمية، ومع ذلك توجد بعض الأمور المشتركة بين العروض، وتشمل:
- ستقدم عرضك تقديماً أفضل إذا كنت قد أعددته بطريقة فعَّالة: لا يعني هذا بالضرورة أنَّه يجب عليك كتابة خطابك بحرفيته، ثم التدرُّب عليه حتى تحفظه عن ظهر قلب، على الرغم من أنَّ هذه الطريقة قد تنجح مع بعض الأشخاص؛ وإنَّما يجب أن تكون واثقاً بأنَّك تقول الأمور المناسبة قولاً صحيحاً، وللأشخاص المناسبين.
- يجب أن تكون واضحاً بشأن جمهورك ورسالتك: سيكون كل عرض تقديمي جيداً إذا فكرت بوضوح في الرسالة التي تريد أو تحتاج إلى إيصالها، وتحديد أفضل طريقة لتقديمها إلى جمهورك؛ حيث سيساعدك ذلك على تحديد أسلوبك وتنظيم عرضك والمحتوى واستخدام وسائل المساعدة البصرية المناسبة.
- يجب ألا تتجاوز الوقت المخصَّص لعرضك أبداً: لا تُطِل البقاء أبداً، فالخطاب أو العرض التقديمي يكون أفضل إذا كان مختصراً، فكلَّما كان العرض طويلاً؛ شعر الجمهور بأنَّهم محتجزون، ولن يستمتعوا أبداً.
- عموماً، عندما تبدأ العرض يقف الجمهور بصفك: كقاعدة عامة، اختار جمهورك الحضور والإصغاء إليك بملء إرادتهم؛ فهُم يريدون الاستمتاع بعرضك التقديمي؛ لذا يقع على عاتقك مسؤولية لفت انتباههم.
شاهد بالفيديو: 10 أخطاء شائعة في العروض التقديمية
أفكار هامة:
1. يوجد فكرة واحدة هامة للغاية يجب أن تتذكَّرها:
إذا كان ما تفعله أو تقوله لا ينجح، يجب أن تفعل شيئاً آخر. من أسوأ المشاعر التي ستشعر بها كمقدِّم عروض هو فقدان اهتمام جمهورك؛ حيث ستعلم في قرارة نفسك أنَّ ذلك ما حدث، ولكنَّك تستمر في التحدُّث بتردد وعرض ما تبقى من الشرائح؛ ليبدأ بعدها جمهورك بالتحقق من هواتفهم، ويتمنُّون لو في إمكانهم الخروج لتناول القهوة، وقد تعتقد بأنَّه ليس لديك خيار لتجاوز ذلك، لكنَّ هذا الأمر ليس صحيحاً في الواقع.
2. عندما تقدِّم عرضاً، فأنت مَن تتولَّى زمام الأمور:
لقد منحك الجمهور السيطرة وينتظرونك أن تبدأ، ربما تكون قد حضَّرت موضوعاً محدداً لتناقشه، ولكن إذا رأيت أنَّه لا ينجح، فيمكنك دائماً تغييره.
يمكنك على سبيل المثال:
- تخطِّي بعض الشرائح إلى قسم قد يجده جمهورك أكثر تشويقاً.
- سؤال جمهورك فيما إذا كانت توجد معلومات معينة كانوا يتوقعون أنَّك لن تزودهم بها.
- قد يكون من الجيد البدء بطرح الأسئلة مبكراً، أو إجراء مناقشة.
- اسأل الجمهور في بداية العرض التقديمي عن المعلومات التي يتوقعون مناقشتها، وما الأمور التي يرغبون منك ذكرها، وبهذه الطريقة، يمكنك تقديم عرض تقديمي يلائم توقعاتهم.
تماماً كما هو الحال عندما تسهل تقديم العرض، يجب عليك مساعدة جمهورك ليستفيدوا من عرضك التقديمي، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي تقبُّل التغذية الراجعة، والتي قد تتضمن الابتسامات أو إيماءات تدل على الاهتمام أو استخدام الناس لهواتفهم.
التحضير لعرضك التقديمي:
1. شرح العرض التقديمي:
يُعرَّف العرض التقديمي كوسيلة للتواصل، بحيث يمكن تكييفها مع مختلف حالات التحدث، مثل التحدث إلى مجموعة أو إلقاء خطاب في اجتماع؛ حيث تتطلَّب العروض التقديمية الفعَّالة عادةً التفكير الدقيق والإعداد، على الرغم من أنَّ هذا الإعداد لا يتطلب وقتاً طويلاً.
يُعدُّ الإعداد للعرض أهم جزء في تقديم عرض تقديمي ناجح، ويجب أن يتضَّمن المعلومات التي تحتاج إليها قبل أن تبدأ حقاً بالتخطيط للعرض التقديمي، وتحديد الأفكار التي ستتحدَّث عنها؛ حيث تشمل أهم جوانب العرض: الهدف من تقديمه والموضوع والجمهور.
وبغض النظر عمَّا إذا كانت المناسبة رسمية أم غير رسمية، يجب أن تهدف دائماً إلى تقديم عرض واضح ومنظَّم جيداً، وللقيام بذلك عليك تنظيم مواد العرض التقديمي الخاص بك؛ حيث يمكنك القيام بذلك إما بنفسك، أو باستخدام تقنيات مثل رسم خرائط ذهنية لمساعدتك على تحديد الروابط بين الأفكار وتدفُّق المعلومات تدفُّقاً جيداً.
عندما يحين الوقت لتحضير العرض، يجب أن تعرف بالضبط ما الأفكار التي تريد ذكرها، والترتيب الذي ستتبعه، فقد ترغب في استخدام أحد أشكال العروض القياسية التي تتضَّمن بعض الاستفسارات مثل "ماذا ولماذا وكيف؟".
وسيكون من المفيد التفكير في طريقة سرد أفكارك بفاعلية، واستخدام القصص في عرضك لتوضيح النقاط التي تطرحها.
كما أنَّك تحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن طريقة العرض التقديمي؛ حيث يوجد عروض تقديمية رسمية وأخرى غير رسمية، ويعتمد اختيارك لطريقة العرض على عوامل عدة تتضمَّن الجمهور ومكان تقديم العرض والإمكانات والأسلوب الذي تفضلِّه.
كما يمكن أن تضيف الوسائل البصرية بُعداً آخر إلى العرض التقديمي الخاص بك، ممَّا يساعد على جذب انتباه جمهورك، وقد يكون ذلك بمنزلة تذكير للأفكار التي تريد الحديث عنها، ومع ذلك عليك التعامل بحذر معها؛ لذا استخدم الوسائل البصرية فقط إذا كانت ضرورية للحفاظ على اهتمام الجمهور ومساعدتهم على الفهم، فإذا لم تُستخدَم استخداماً جيداً، يمكن أن تُفسِد العرض التقديمي.
وتوجد أوقات يمكن أن يساعدك فيها استخدام البيانات في العرض التقديمي على سرد أفكارك بطريقة أفضل، ومع ذلك من الهام ألا تشغل جمهورك بالإحصاءات فحسب؛ وإنَّما يجب عليك أن تتذكَّر أنَّ معظم الأشخاص يجدون صعوبة في فَهْم الأرقام.
2. في يوم العرض:
- يوجد عدد من الجوانب اللازمة لتقديم عرضك التقديمي: يمكن أن تُحدِث الجوانب العملية لطريقة إدارتك للعرض التقديمي أثراً كبيراً في نجاحه، على سبيل المثال: يوفِّر الحضور في وقت مبكِّر لك فرصة لرؤية المكان المخصَّص للعرض، والتأكُّد من إمكانية تشغيل جميع المعدات اللازمة، مثل أنظمة الصوت والمعدات السمعية والبصرية.
- يشعر معظم الناس بتوتر شديد قبل العرض التقديمي وفي أثناء تقديمه: وهذا الأمر طبيعي تماماً، ويمكن أن يكون مفيداً إذا كان في إمكانك توجيهه توجيهاً صحيحاً؛ حيث يوجد بعض الاستراتيجيات والأساليب المجرَّبة والمختبرة لمساعدتك على تجاوز التوتر بحيث يمكنك التركيز على تقديم عرض فعَّال وجذَّاب.
- يمكن أن تؤثر الطريقة التي تقدِّم بها نفسك أيضاً في طريقة استجابة جمهورك لعرضك التقديمي: يجب أن تلبِّي كمقدِّم عروض توقعات جمهورك، حتى لا يستغرقوا وقتاً طويلاً من عرضك التقديمي وهم يحاولون التعامل مع الاختلافات بين توقعاتهم والواقع.
- التفكير في طريقة إدارة ملاحظاتك خلال العرض التقديمي: يتمتع عدد قليل من الناس بالقدرة على تقديم عرض دون أن يحملوا ملاحظات معهم؛ حيث ستحتاج إلى معرفة قدراتك الخاصة، وتحديد أفضل الوسائل لتقديم العرض، كما يمكنك إدارة حديثك باستخدام نص كامل أو ملاحظات وكلمات مفتاحية مسجَّلة على بطاقات، أو باستخدام خرائط ذهنية.
- بعد العرض التقديمي، قد تواجه جلسة أسئلة وأجوبة، ويُعدُّ هذا الأمر بالنسبة إلى معظم الناس أسوأ جزء من العرض التقديمي: قرِّر مسبقاً كيف ومتى ترغب في تخصيص وقت لطرح الأسئلة؛ حيث يفضِّل بعض المتحدثين طرح الأسئلة عند ظهورها خلال العرض، بينما يفضِّل بعضهم الآخر التعامل مع الأسئلة في نهاية العرض؛ لذا في بداية العرض التقديمي، يجب أن تكون واضحاً مع الجمهور بشأن ما تفضِّله وتختاره.
3. تقديم العروض في ظل ظروف معيَّنة:
قد تحتاج إلى تقديم عرض تقديمي في ظل ظروف معينة، بحيث تكون تجربتك السابقة أقل فائدة، فقد تشمل حالة خاصة تتضمَّن حضور اجتماع تشاور عامة، أو قد تجد نفسك مُطالباً بتنظيم مؤتمر صحفي أو إدارته، وعلى الرغم من أنَّ هذا الأمر قد لا يكون عرضاً تقديمياً، إلا أنَّه حدث يُطلَب منك فيه التعريف بشركتك.
الخلاصة:
قدَّمنا لك في هذا المقال دليلاً يتضمَّن بعض الأفكار التي قد تساعدك على تحسين مهارات العرض التقديمي؛ بحيث يمكنك كسب اهتمام جمهورك وتقديم عرض جيد.