الفصل الخامس عشر: سجلات الوقت
هي عبارة عن سجلات ترصد الوقت المستغرق في إنجاز المهمات، وهي وسيلة جيدة لمعرفة كيفيّة إنفاقكَ لوقتك، وهي بمثابة تشخيص للطريقة التي تنفق بها وقتك، وبناءً على هذا التشخيص تستطيع اتخاذ التدابير اللازمة من أجل استثمار الوقت بشكلٍ أفضل، ولكي يتم هذا لا بد من هذه الخطوات:
جمع المعلومات:
عن طريق
- اختيار فترة زمنيّة معينة ومن الأفضل الابتعاد عن الأسبوع الممتلئ بالإجازات.
- وضع السجل في متناول يدك بشكلٍ دائم، وكن دقيقاً في رصد الوقت.
- اكتب التعليقات المناسبة على كل نشاط.
تحليل المعلومات:
بعد جمع المعلومات قم بتحليلها لتقدّم لك معلومات مفيدة لتحديد:
- دقة احترام الوقت لتنفيذ المهام.
- المهام التي تسرق الوقت.
- مستوى المقاطعات والتوقفات.
- مستوى الإنجاز خلال اليوم أو الأسبوع.
- أوقات ونقاط الضعف.
خطط للتحسين:
بعد التحليل تستطيع وضع خطط عمل للتحسينات التي تودّ القيام بها.
المتابعة:
من الضروري إجراء عملية تقييم كل فترة وذلك باستخدام سجل الوقت نفسه لتقييم مدى تطورك ومعرفة النقاط التي لا تزال بحاجةٍ إلى تحسين.
الفصل السادس عشر: أدر مكان عملك
الفوضى من ألد أعداء الوقت ومن أهم مُضيعاته، لذلك عليك أن تنظم شؤون حياتك لاستثمار وقتك بشكل أفضل وذلك من خلال:
تنظيم مكان العمل:
وهو أول مكان يجب أن تنظمه ليُساعدك على إتمام أعمالك بفعاليّةٍ، وجعل الأمور تتحرك بسهولة.
ترك طاولة عملك خالية مما ستحتاجهُ خلال اليوم:
إنّ نظافة وتنظيم طاولة العمل يدلّ على صفاء ذهنك وعلى راحتك، وأكوام الورق لا تدل على أنّك مجدّ في عملك لأنّها ستُعيقك عن العمل كما يجب، لهذا يجب أن تحتفظ بكل أداة في مكانٍ ثابت ومرتب.
تنظيم جيد للتعامل مع الوثائق والملفات:
- التعامل معها بشكلٍ فوري.
- قم بدراسة ثم بإجراء.
- أرشف واحفظ.
- تخلص منها.
تنظيم وأرشفة الوثائق والملفات:
- اصنع ملفاً واحداً لكل مهمة خاصة بك.
- اصنع ملفاً للمهمات المستعجلة والصعبة.
- اصنع ملفاً للمهمات المستعجلة التي لا تستغرق وقتا طويلاً.
- رتب الملفات حسب درجة الأهمية.
- قم بإعداد فهرس للملفات.
- قم بتحديث نظام ملفاتك باستمرار.
- حدد وقتاً لمراجعة أرشيفك كل عام.
تنظيم أسلوب تناولك للعمل:
إنّ الإنجاز بفعاليّة هو أهم ما يجب أن تحرص على عملهِ والتعوّد عليه، فإذا بدأت بتنفيذ مهمة وطرأ أمر جديد فلا تترك ما بدأته فجأة، وتبدأ في المهمة الأخرى، قم فقط بتقييم المهمة الجديدة وضعها حسب أولوياتها في التنفيذ.
الفصل السابع عشر: أدر المُقاطعات
عندما تكون على موعد مع شخص أو أكثر، فلا بد من مراعاة ما يلي:
- حدد وقتاً لبداية ونهاية اللقاء.
- احسب المسافة بين مكانك ومكان الموعد.
- احترم الموعد مع هذا الشخص ولا تجعلهُ ينتظر.
- حضر نفسك جيداً واجعل الموضوع على شكل نقاط محددة ومرتبة.
- إذا كنت أنت الداعي عليك أن تشرح سبب دعوتك.
- إذا كنت أنت المدعو عليك أن تعطي فرصةً للطرف الآخر.
- احترم وقتك ووقت الآخرين.
- لا تتأثر بالبيئة المحيطة بك ولا بتقليد الآخرين.
مقاطعات المكالمات الهاتفيّة:
إنّ التعامل مع المكالمات الهاتفيّة يُشبه التعامل مع الزوار بلا موعد، فيُمكنك ببساطة ألّا ترد على الهاتف، أو أن ترد باستخدام المجيب الآلي، أو أن يقوم شخص آخر بالرد عنك، ولتتحكم بهاتفك بشكلٍ جيد عليك أن تقوم بـ:
- أنجز المكالمات الخارجية دفعةً واحدة أو على دفعتين باختيار الوقت المناسب.
- أوكل المكالمات التي لست مضطراً إلى إجرائها إلى شخصٍ آخر.
- أنهِ المكالمات الخاصة بالعمل عند انتهاء العمل.
- ضع مناوبة لأفراد فريقك للرد على المكالمات الواردة.
- ضعهُ على البريد الصوتي.
- عندما تترك رسالة صوتية لا تضع أسمك فقط، بل إشرح لماذا تتصل وماذا تريد.
إدارة البريد الإلكتروني:
- أنشِئ نظام أرشفة للملفات المرسلة إليك.
- أفرغ صندوق البريد يوميّاً.
- ألغ اشتراكك في قوائم البريد الإلكتروني.
- حدد لنفسك موعداً يوميّاً لقراءة الرسائل الإلكترونية.
- اضغط الملفات إذا كانت ستُرسل كمرفقات للبريد الإلكتروني.
- حاول أن تكتب الرد على نفس الرسالة التي تريد أن ترد عليها.
- عندما ترسل ملفاً مضغوطاً لا بد من أن تُخبر الشخص المستقبل بالنظام.
الفصل الثامن عشر: متفرقات
بقي العديد من المهارات التي تُمكّنك من استثمار أفضل لوقتك منها كيف تقولُ "لا " بلباقة للآخرين، ومهارات القراءة السريعة، ومعرفتك لأكثر من لغة.
خلاصة إدراة الوقت الأساسيّة:
- امتلك نظام تخطيط عظيم واستخدمهُ.
- اضطلع بأهداف واقعيّة وجدولها زمنيّاً بشكل مضبوط.
- لا تلتزم بشكل زائد.
- عدد الأولويات واقبلها للتمييز بين المهام الهامة والمستعجلة.
- أنشئ بعض المرونة لتلقي ماهو غير متوقع.
- تحكّم بوثائقك ومكان عملك وهاتفك.
- لا تؤجل.
- حدد واستخدم فترات الوقت النوعي في جدولك.
- تعلّم أن تقول لا باحترافية.
- ابق بعيداً عن الكماليّة وانشد الامتياز.
- هيئ وقتاً للتطوير الذاتي.
في نهاية هذه السلسلة من تلخيص كتاب إدارة العمر نتمنى أن تكون قد استفدت عزيزي القارئ من كل الأفكار والمعلومات المهمة التي وردت في هذا الكتاب للدكتور محمد ابراهيم بدرة.
اضغط على "تحميل" للحصول على الفصل الأول من الكتاب مجاناً.
أضف تعليقاً