مفاتيح لحل المشكلات المعقدة
إذا كنت تعمل في مجال سلاسل التوريد وتخدمُ عملاء على مستوى العالم، فلا بُدَّ أنَّك تعلم أنَّ الجاهزية لحدوث اضطرابات، هي جزء من عملية الإنتاج اليومية، ففي عصر خدمات التوصيل الذي نعيش فيه؛ حيثُ السباق إلى تلبية الإشباع الفوري؛ أنت الحلقة التي تصل بين العلامة التجارية للمنتج والمستهلك، وتشمل متطلبات النجاح في هذا العالم التنفيذَ دون أخطاء وتوقُّع المخاطر مسبقاً وامتلاك رؤية واضحة دائماً لأهدافك.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّنة "توجبا يناز" (Tugba Yanaz)، والتي تُحدِّثُنا فيه عن كيفية النظر إلى كافة جوانب المشروع والتعامل مع المشكلات مباشرة.
أنا رائدة أعمال في شركة تصنيع، وأَحرصُ كل مرة نبدأ العمل مع عميل جديد على أن يستثمر فريقي الوقت اللازم في التخطيط الاستراتيجي وتهيئة كل عضو في الفريق وإعداده كما يجب لتحقيق النجاح، ويتضمن ذلك التوفيق بين توقعات العميل وفِرَق شركتنا الداخلية، وتعيين المواهب المناسبة للعمل على المهمة الموجودة أمامنا وتزويد أعضاء الفريق بالأدوات والموارد المناسبة مثل البرامج أو الأجهزة، وتحديد معلومات البرنامج الضرورية، مثل الميزانية والجدول الزمني ومواعيد التسليم ومؤشرات الأداء الرئيسة لكيفية قياسنا للنجاح.
على الرغم من شعورنا أنَّنا مستعدون تماماً لبدء العمل على البرنامج الجديد، لكن يجب أن نأخذ بالحسبان أنَّ المخاطر الناجمة عن اجتماع الإنسان والآلة والجغرافيا السياسية والأهداف التنظيمية والمورِّدين والطبيعة خارجة عن سيطرتنا؛ لذلك نحتاج إلى طرح الأسئلة التالية من البداية:
- ما الذي قد يحصل على نحو خاطئ؟
- كيف يمكننا الاستعداد لهذه المخاطر؟
في البداية، نحن نحدد المشكلات التي يمكن أن تقع، ثم نفكر حتى نتوصل إلى مسبباتها المُحتملة، وبهذه الطريقة نُعزِّز الثقة والمرونة في روح الفريق.
التعامل مع المشكلات مباشرة:
حتى لو بذلت قصارى جهدك، ستؤدي الظروف أحياناً إلى استِلامك مشروعاً صعباً، وفي بعض المواقف، قد تنظر إلى المشكلة دون التعمُّق فيها، فتتشاور مع أصحاب المصلحة في البرنامج وتراجع مؤشرات التشغيل الرئيسة، وتصل إلى مكان؛ حيث تتوافق الأهداف في بعض الأجزاء بينما تلاحظ مشكلات محددة، فتَنصَح وتُوجِّه لتنفيذ إصلاحات أولية، مُتوقِّعاً أن يتحسن الوضع، لكن لسوء الحظ، تُدرِك لاحقاً أنَّ العقبة أكبر مما توقعت.
في هذه الحالات، يجب أن تتقبَّل أنَّ السبيل الوحيد إلى كسب التحدي هو مواجهته؛ وذلك لأنَّ المشكلات التي يسهل حلها نادرة؛ لذا يجب أن تكون مستعداً لدخول التحدي بقوة وتقييم كل جوانبه، بالنسبة إلي، حين أواجه تحدياً، فإنَّني أعتمدُ في منهجي على تقييم الأمور التالية وطرح هذه الأنواع من الأسئلة:
1. بالنسبة إلى البشر:
- هل يتمتع جميع المساهمين الأساسيين بالمهارات التقنية والتجارية اللازمة، والخبرة - من معدل ذكاء وذكاء عاطفي - اللازمين لتلبية التوقعات؟
- هل يثق أعضاء الفريق ببعضهم ويتواصلون مع بعضهم بوضوح؟ وكيف يمكن تحسين التعاون والتواصل لتحقيق كفاءة أفضل؟
- هل يشعر كل فرد في الفريق بأنَّه يستطيع التعبير عن مخاوفه ومشاركة التغذية الراجعة وطلب الدعم؟
- هل هناك مسار تصعيد محدد؟ هل جميع القادة العاملين مستعدون وقادرون على التدخُّل وتقديم التوجيه عند الحاجة؟
2. بالنسبة إلى القدرات والموارد:
- هل كل المعدات والأدوات الضرورية موجودة في مكانها الصحيح؟ هل خصَّصنا الموارد المطلوبة للمشروع؟
- ما هي القيود المحتملة التي تَحُدُّ المورِّدين الرئيسين ومقدمي الخدمات؟ هل تتوافق شروط التوريد مع شروط العميل، مثل المرونة والمهل الزمنية وغيرها؟
- هل حددنا جميع القيود المُحتملة؟ هل وضعنا خطط طوارئ لزيادة سرعة الاستجابة والخدمة؟
3. بالنسبة إلى نطاق العمل والعمليات:
- ما هي طبيعة مجال العمل؟ ما هي خصائصه الفريدة؟
- هل نتَّبع العمليات وأفضل الممارسات؟ وإذا كان الجواب نعم، فهل تنطبق نفسها على ملف العمل الحالي؟
- كم نحتاج من المرونة لخدمة الزبائن أو العمل التجاري؟
- ما هو نطاق المشروع؟ هل تغيَّر أي شيء منذ الوصول إلى الاتفاق الأصلي؟
4. بالنسبة إلى العلاقات:
- هل تدافع جميع الأطراف المعنية بقوة عن الشركة؟
- هل يستطيع الأفراد طرح الأفكار والأخطاء وطلب المساعدة؟
- هل أنشأنا بيئة آمنة يثق الأفراد بها؟
- هل وافقنا الأدوار والمسؤوليات وحددنا الثغرات التي يجب معالجتها؟
- هل الطرفين ملتزمان بالتعاون للوصول إلى حل؟
5. بالنسبة إلى قياس النجاح وتقديم التقارير عنه:
- هل هناك اتِّفاق على تعريف النجاح؟ هل تعمل جميع الأطراف على مجموعة متماثلة من الأهداف؟
- هل هناك اتفاق على مصدر البيانات؟ هل يفهم الجميع منهجية الحصول عليها؟
- كيف يمكننا تطوير نظام تقديم تقارير متَّسق بصيغة سهلة الفهم تُوضِّح النقاط البارزة والأحداث السيئة، ونشاركها مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسين بما في ذلك القيادة؟
شاهد بالفيديو: 5 نصائح لاكتساب مهارة حل المشكلات
الحقيقة هي أنَّه لا يمكنك إصلاح ما لا تراه، ولهذا قد تساعدك هذه الأسئلة على تحديد المشكلة لتبدأ بالبحث عن حل، وكما هو الحال في الزواج، ليس من الحكمة الالتزام بعلاقة مع شريك لا تعرف عنه كل شيء، بدءاً من سماته الرائعة ووصولاً إلى الجوانب التي قد تتطلب منك بعض الصبر والعمل عليها معاً.
ينطبق الأمر نفسه على علاقات العمل؛ حيث يجب أن تتَّبع نهجاً دقيقاً وشاملاً لفهم الشخص الآخر قبل الالتزام بشراكة طويلة الأمد معه، ويجب أن تكون صادقاً وواضحاً بشأن التحديات المُحتملة والمجالات المجهولة، والاختلافات في العمليات أو نطاق العمل، ويجب أن تلتزم بالاستمرار بالعمل مهما حصل، وأن تكون مستعداً لدعمه في الظروف جميعها.
وبعد التغلُّب على تلك العقبات، ستحقق في النتيجة أهدافك ورضا العملاء، علاوة على ذلك، ستطور علاقة قوية فريدة قد تدوم لعقود طويلة بين أفراد الفريق الذي يتعاون ويعمل مستنداً إلى مجموعة مُتَّفَق عليها من القيم، مثل الثقة والشفافية وتحمُّل المسؤولية والشجاعة والدافع والمثابرة.
وبهذه الطريقة تُكوِّن شبكة من الأقران والأصدقاء والموظفين الذين يمكنك الاعتماد عليهم، وعبر هذا العمل الشاق، تؤسِّس بنية تحتية تشجِّع الإبداع وفريقاً من الأفراد المميزين والملتزمين ببذل قصارى جهدهم لخدمة الآخرين، وذلك هو المقياس الحقيقي للنجاح.