مبدأ "آيزنهاور" للهام والعاجل
تخيّل بأنّ مديرك قد طلب منك تحضير عرض تقديمي من أجل اجتماع مجلس الإدارة القادم، قد يكون لديك القليل فقط من الأيام لتجمع المعلومات الخاصة بهذا العرض، حيث أنّ ضغوطات العمل كثيرة وقائمة مهامك ممتلئة بالأعمال. ولهذا السبب أنت قلق وغير قادر على التركيز، ويبدو أنّ كلّ شيء بات يُشتت انتباهك.
إنّ الضغوطات التي يتسبب بها ضيق الوقت هي أكثر مصادر الضغط انتشاراً في بيئة العمل، والتي تحصل نتيجةً لكثرة الأعمال التي علينا إنجازها خلال وقتٍ قصير. فكيف سيكون باستطاعتنا التغلب على هذا الضغط؟ والقيام بالأمور الأساسية لتقديم أفضل عمل ممكن؟
يساعدك مبدأ "آيزنهاور للهام والمُستعجَل" على التفكير بأولوياتك وتحديد أعمالك أيُّها هام وأيُّها مجرّد إلهاءات.
ماهي النشاطات "الهامة" وما هي النشاطات "المُستعجَلة"؟
قال الرئيس الأمريكي "دوايت آيزنهاور" في خطابٍ له عام (1954) في الجمعية الثانية لمجلس الكنائس العالمي ونقلاً عن الدكتور "روسكو ميللر" رئيس جامعة "نورث ويسترن": "لديّ نوعان من المشاكل وهي الهامّة والمستعجلة. فالمستعجلة ليست هامّة والهامّة ليست عاجلة أبداً". ومبدأ "آيزنهاور" هذا يوضّح كيف كان ينظم أولوياته وأعباء عمله. فقد لاحظ بأنّ الإدارة الجيدة للوقت تعني أن نكون أكفّاء وفعّالين. وبعبارة أخرى، علينا أن نُنفق وقتنا على الأشياء الهامّة وليس فقط على الأشياء المُستعجلة. فللقيام بهذا والتقليل من حدّة المواعيد النهائية الكثيرة، نحتاج فهم الفرق بين الهام والمُستعجَل:
- النشاطات الهامة: هي التي تتحقّق أهدافنا نتيجة لها، سواء أكانت هذه الأهداف شخصية أو مهنية.
- النشاطات المُستعجلة: وهي التي تتطلب منا اهتماماً فورياً، وعادةً ما ترتبط بأهداف شخص آخر. وغالباً ما يكون هذا الشخص هو الذي نركز عليه والذي يحتاج منّا الانتباه، لأنّ العواقب قد تكون فورية في حال عدم تعاملنا معه.
عندما ندرك تماماً أيّ النشاطات هي الهامة وأيّها المُستعجَلة، سنتغلّب على ميولنا الطبيعية إلى التركيز على النشاطات المُستعجَلة والغير هامة، مما يجعلنا نوفّر الوقت الكافي للعمل على الأمور الأساسية لنجاحنا. وبهذه الطريقة سننتقل من تجنب مشكلات أعمالنا إلى الموقع الذي يتيح لنا إنماءها.
كيف تستخدم مبدأ "آيزنهاور"؟
لكي تستخدم هذا المبدأ قم بإنشاء قائمة بالمشاريع والأنشطة التي عليك القيام بها. وحاول أن تجعلها تتضمن جميع الأشياء التي تسلبك وقتك في العمل، بما فيها الأمور الغير هامة. (إن كنت تستخدم قائمة المهام أو سجل الأنشطة ستكون قد انتهيت من هذه الخطوة مسبقاً).
ثمّ فكّر بكلّ نشاط على حدى، وضعه في إحدى التصنيفات الأربعة التي في الجدول التالي:
ومن ثمّ استخدم الاستراتيجيات التالية لجدولة أعمالك:
1- الهام والمُستعجَل:
هناك نوعان متميزان من الأنشطة الهامة والمُستعجَلة، الأولى هي التي لا يمكن لك توقّعها والثانية هي التي تركتها حتى آخر دقيقة. حيث بإمكانك القضاء على أنشطة "الدقيقة الأخيرة" من خلال التخطيط المسبق لها وتجنُّب التسويف.
في حين قد لا يكون بمقدورك دائماً التنبؤ ببعض المشاكل والأزمات، لذا فمن الأفضل لك أن تترك بعض الوقت في جدول أعمالك للتعامل مع المسائل الغير مُتوقعة ومع الأنشطة الغير مُخطط لها مُسبقاً. (إن حصلت مشكلة كبيرة فقد تحتاج عندها إلى جدولة مهام أخرى من جديد).
إن كان لديك الكثير من الأنشطة الهامة والمُستعجَلة، فقم بتحديد ما بإمكانك توقُّعه منها، وفكّر في كيفية جدولة الأنشطة المشابهة لها في وقتٍ مبكّر، بحيث لا تصبح مُستعجَلة.
2- الهام غير المُستعجَل:
هي المهام التي تساعدك على تحقيق أهدافك الشخصية والمهنية وإتمام الأعمال الهامّة.
تأكّد من أن يكون لديك الكثير من الوقت للقيام بهذه الأشياء بالشكل الصحيح كي لا تصبح مُستعجَلة. وتذكّر أيضاً تَرك ما يكفي من الوقت في جدول أعمالك للتعامل مع المشاكل الغير مُتوقعة. فهذا الأمر قد يزيد من فرصك في البقاء على المسار الصحيح أثناء العمل. ويساعدك على تجنُّب جعل ضغوطات العمل مُستعجَلة أكثر منها ضرورية.
3- الغير هام والمُستعجَل:
المهام الغير هامة والمُستعجَلة هي التي تمنعك من تحقيق أهدافك. اسأل نفسك ما إذا كان بإمكانك جدولتها من جديد أو تفويضها إلى شخص آخر؟
يُعتبر الأشخاص الآخرون السبب الأكثر شيوعاً لهذه النشاطات. لذا فقد يكون من المناسب في بعض الأحيان أن تقول كلمة "لا" بلباقة للآخرين، أو على الأقل تشجيعهم على حل مشكلاتهم بأنفسهم. أو بدلاً من ذلك حاول أن تخصص لنفسك بعض أوقات الفراغ، ليعرف النّاس أنّ بإمكانهم التحدث إليك في أثنائها. ويُعَد ترتيب اجتماعات منتظمة مع الأشخاص الذين يقاطعونك باستمرار طريقة جيدة للقيام بهذا الأمر، بحيث يمكنك التعامل مع جميع قضاياهم في الوقت نفسه. ومن ثمّ ستتمكن من التركيز على نشاطاتك الهامة أطول فترة ممكنة.
4- الغير هام وغير المُستعجَلة:
إنّ نشاطات كهذه هي مجرّد إلهاءات، لذا فتجنّبها قدر الإمكان. حيث تستطيع وببساطة شديدة إلغاء الكثير منها أو تجاهلها، فقد تكون بعضها نشاطات يريد الآخرون منك القيام بها، حتّى ولو لم تكن تحقق النتائج المرجوّة الخاصة بك. إن كان بإمكانك قول "لا"، فعاود قولها بكل تهذيب، واشرح لماذا لا يمكنك القيام بهذا العمل. إن كان النّاس على درايةٍ بأهدافك وطموحاتك فسيتجنّبون طلب أشياء كهذه منك مُستقبلاً.
النقاط الرئيسة:
يساعدك مبدأ "آيزنهاور" للهام والمُستعجَل على أن تحدد وبسرعة النشاطات التي ينبغي أن تركز عليها، والتي عليك تجاهلها.
فعندما تستخدم هذه الأداة في تحديد أولوياتك، سيكون بإمكانك التعامل مع المسائل التي هي بالفعل مُستعجَلة، وسيكون بإمكانك في الوقت نفسه التقدُّم في الأمور الهامّة، والأهداف البعيدة المدى.
لاستخدام الأداة، ضع قائمةً بالمهام والنشاطات وضع كل واحدة منها في إحدى التصنيفات التالية:
- هام ومُستعجَل.
- هام غير مُستعجَل.
- غير هام ومُستعجَل.
- غير هام وغير مُستعجَل.
ومن ثمّ جَدوِل هذه المهام والنشاطات بحسب أهميتها واستعجالها.