ما هي فوائد استخدام نظام تتبع المتقدمين؟
يعتمدُ نجاح الشركات على القدرة على انتقاء موظفين موهوبين وأكفاء، ولتحقيق النمو، يجب بناء فريق من أفرادٍ يمتلكون المهارات المطلوبة، وعلى الرغم من أهمية عملية التوظيف، إلَّا أنَّها من الممكن أن تشكل تحدياً وتأخذ وقتاً؛ لذا يجب أن ينضم إليها مجموعة متنوعة من الأشخاص - من خارج الشركة وداخلها - ويجب اتخاذ خطوات عدَّة لمعرفة الشخص المناسب للمنظمة.
سنناقش في هذا المقال كيف يُستخدَم نظام تتبع المتقدمين (ATS) لإدارة المواهب في أثناء عملية التوظيف.
من السهل تتبُّع تقدُّم الأمور باستخدام نظام تتبُّع المتقدمين، فبهذه الطريقة تُضيِّق الشركات نطاق البحث عن المرشَّحين الذين ترى بأنَّهم مؤهلون للمنصب، ويمكن أن يساعد نظام تتبع المتقدمين (ATS) الشركات مهما كان حجمها ومجال عملها على:
- توظيف مواهب جديدة بشكلٍ أكثر فاعلية.
- تحسين تجربة مرشحيهم.
- تنظيم عملية توظيفهم.
ما هو نظام تتبُّع المتقدمين؟
يُبسِّط نظام تتبع المتقدمين عملية التوظيف عن طريق تحليل السِّيَر الذاتية وتحديد المرشحين الأكفاء للعمل الشاغر، وتُخزَّن السير الذاتية ضمن قاعدة بيانات مركزية؛ حيث تُفلتَر بالاعتماد على كلمات مفتاحية أو متطلبات العمل، وتُستخدَم البيانات الموجودة في نظام تتبع المتقدمين (ATS) لفحص ملفات المرشحين، وتفقُّد المراجع، وجدولة المقابلات، والاختبارات، وإرسال ورقة عمل توظيف جديدة، وغير ذلك.
كيف يُحسِّن نظام تتبُّع المتقدمين عملية الاختيار؟
بما أنَّ الشركة تتلقى الكثير من ملفات التقديم، فمن المحتمل أن تنشأ فجوات في عملية الفحص؛ الأمر الذي يؤدي إلى فقدان فرص للمؤهلين وللموظِّف على حد سواء، وبهذا، من أجل تحسين الاختيار وعملية التوظيف ككل، فمن الضروري استخدام نظام متطور لتتبُّع المتقدمين.
إليك 5 فوائد لاستخدام نظام تتبع المتقدمين (ATS):
1. تقليل الوقت المُخصَّص للتوظيف:
يُسرِّع نظام تتبع المتقدمين من عملية التوظيف عن طريق أتمتة مهام عدَّة إدارية، وبالنتيجة؛ سيقدر مديرو قسم الموارد البشرية على إنجاز مهام إنتاجية أكثر من قضاء الوقت بتصفح عدد هائل من السير الذاتية.
تُعزِّز أنظمة تتبُّع المتقدمين (ATS) الإنتاجية والكفاءة بتقليل كمية الوقت المستهلك من خلال:
- النشر في لوحات وظائف متعددة بتسجيل دخول واحد عن طريق إتاحة المعلومات للوحات الوظائف المتعددة.
- أتمتة عملية الفلترة والفرز؛ حيث يتواصل معك المتقدم المؤهل فقط.
- جدولة المقابلات مع المتقدمين تلقائياً.
- وضع معايير موحدة لقياس درجات المتقدمين.
- تقديم نماذج مقابلة منظمة.
- التأكَّد من إخطار المتقدمين والمرشحين بتغييرات المرحلة عبر البريد الإلكتروني.
كل هذه المزايا المؤتمتة تُقلِّل من الوقت المستهلك على المهام الإدارية التي تتطلب وقتاً وتساعد فِرق التوظيف على التركيز على توظيف المرشحين الأكفاء.
2. تخفيض تكلفة ما قبل التوظيف:
تعني تكلفة التوظيف بالأساس كمية المال الذي تستثمره الشركة في تعيين موظفين جدد، وهي المعيار الثاني الهام لعملية التوظيف، ويجب أخذ عوامل عدَّة في الحسبان عند تحديد تكلفة التوظيف بما فيها:
- تكلفة الإعلان.
- رواتب الموظفين.
- مكافآت إحالة الموظف.
- تكاليف الانتقال.
الوقت من ذهب في عالم الأعمال، فيجب تقليص الوقت المخصَّص للتوظيف؛ وذلك عن طريق أتمتة معظم المهام، ولقد قلَّل (ATS) من كمية المال المُنفَق لملء منصب شاغر، وهذا يمكن أن يُحسِّن عملية التوظيف.
3. تجميع بيانات التوظيف:
من خلال تعقُّب عملية التوظيف، يمكنك العثور على متقدمين أكثر كفاءةً، وتمييز المرشحين المناسبين، وتقوية نفسك بتعيين المُرشَّح المناسب في المكان المناسب؛ حيث ستستغرق جداول البيانات عشرات الساعات لإدخال البيانات، ولا داعي لكل هذا.
يمكن تبسيط تعقُّب البيانات من خلال نظام (ATS)، والذي يقوم بأتمتة العملية كي يركز موظفوك على المهام الأكثر أهمية، بدلاً من إحصاء الأعداد، ويمكنك كذلك إنشاء تقارير من أنظمة معينة حتى تتمكن من رؤية مبادرات التوظيف الأكثر أهمية لديك.
بالإضافة إلى أنَّه في إمكانك تخزين كل بيانات المعايير في مكانٍ واحدٍ عندما تستخدم نظام تتبُّع المتقدمين (ATS)، ويمكنك كذلك جمع البيانات من تطبيقات متعددة باستخدامه.
باستعمال بيانات مجمعة جيداً يصبح في الإمكان:
- وضع أهدافٍ استراتيجيةٍ.
- تحديد المشكلات.
- تحسين عملية التوظيف.
- تحديد المرشحين الأفضل.
4. تحسين الوصول إلى إعلان التوظيف:
ستحصل على الموظف المناسب إن كان المتقدمون متميزين؛ وذلك لأنَّه يجب جذب المواهب وإقناعهم بالتقدم قبل أن توظِّفهم، وفي الواقع، فإنَّ 2% فقط من المتقدمين يصلون إلى مرحلة المقابلة، وحتى تصل إلى أكبر قدر من المتقدمين، يجب أن تعلن عن فرصة العمل في أماكن متعددة، وللأسف، من المحبط تحميل الملفات بشكل يدوي؛ نظراً لأنَّها تستغرق وقتاً.
يمكن أتمتة هذا النوع من النظام من أجلك باستخدام نظام (ATS)، والذي سيقوم بكل العمل نيابة عنك، من خلال الإعلان عن وظيفةٍ شاغرةٍ عبر العديد من لوحات الوظائف وحسابات الوسائط الاجتماعية، ويمكنك الاستفادة الكاملة من العديد من لوحات الوظائف المدمجة مسبقاً في النظام بسهولة وكفاءة.
5. تحسين جودة التوظيف:
لوضع معيار لجودة التوظيف، نحتاج إلى عَدِّ القيمة الكلية التي يجلبها الموظف الجديد إلى العمل من خلال أدائه، ولكي تقرر ذلك، يجب أخذ أشياء عدَّة في الحسبان ومن ضمنها:
- معدلات دوران العمالة والاحتفاظ بها.
- تقييم الأداء.
- اختزال الوقت.
- رضا مدير التوظيف.
وجدَت الاستطلاعات أنَّ 80% من الموظِّفين وجدوا تحسناً في جودة عملية التوظيف بعد أن استعانوا بنظام تعقُّب المتقدمين، والذي لديه القدرة أيضاً على إرسال إيميلات تلقائية للمرشحين؛ مما يسمح لك بالتواصل معهم باستمرار.
في الختام:
يمكن تحقيق سهولة ونجاح في اختيار المتقدمين بتطبيق نظام تعقُّب المتقدمين، وقد حسَّن هذا المنهج نظام التوظيف؛ حيث أكَّد الجميع أنَّهم قد مروا بتجربة توظيف ممتازة.
في إمكانك الحصول على المواهب التي تحتاج إليها لشركتك باستخدام نظام تعقُّب المتقدمين (ATS) المناسب، وباختصار، فإنَّ إنشاء نظام تعقُّب المتقدمين يساعد على زيادة الإنتاجية وفاعلية استراتيجية التوظيف، بالإضافة إلى تنظيم وتعقُّب طلبات التوظيف؛ وبذلك فإنَّه يساعدك على توفير الوقت والمال في آنٍ واحد.