ما هي أفضل طريقة لعقد اجتماع هجين فعال للغاية؟
لن تتحسن الأمور بطريقة سحرية مع إدخال الاجتماعات الهجينة ضمن آليات الاجتماع والعمل الجديدة. سيصل المشتركون جميعهم في الاجتماع الهجين بعد مدة إلى قناعة بأنَّهم حالما يتصلون ويدخلون غرفة الاجتماع الافتراضية، فإنَّ المشاركة ستؤول إلى أمرٍ مؤلم؛ وذلك لأسبابٍ عدَّة منها: أنَّ الاجتماع صاخب، أو لعدم قدرة مضيفي الاجتماع على سماع أحد، أو لأنَّهم لا يولون اهتماماً كبيراً لأعضاء الاجتماع.
لن تتطور الشركة بشكلٍ سحري بعد أن أصبحَت الاجتماعات الهجينة هي الطريقة الطبيعية الجديدة للاجتماع هذا العام؛ إذ يشكل الأمر مشكلةً جدية؛ وذلك لأنَّ جميع العلامات - والأبحاث - تشير إلى التغير نحو العمل الهجين على أنَّه الوضع الطبيعي الجديد، ووفقاً لدراسة استقصائية أجرتها مؤخراً مؤسسة "ماكينزي" (McKinsey) بشأن مستقبل العمل وأشارت إلى أنَّ تسعاً من أصل عشر منظمات ستطبق أسلوب العمل الهجين، والذي يشتمل على العمل عن بعد والعمل في موقع الشركة.
قد تكتشف الشركات قريباً أنَّ الاجتماعات الهجينة غالباً ما تكون أكثر فوضوية من الاجتماعات التي تحدث بشكلٍ كامل عن بعد.
لنفترض أنَّك دُعِيتَ إلى الاجتماع وتم حضور مؤتمر الفيديو؛ حيث يقف مجموعة من المشاركين في موقع العمل على السبورة البيضاء وظهورهم نحو الكاميرا، ويتحدثون مع بعضهم بعضاً بلغةٍ أجنبيةٍ ربما؛ إذ من الصعب معرفة ذلك.
فلو كنتَ تشاهد هذا المشهد على منصة "نتفلكس" (Netflix)، لأمكنك تشغيل التسمية التوضيحية لاستيضاح الكلام، أمَّا بالنسبة إلى اجتماع شركة؛ حيث يقف بعض أعضاء الفريق خارج إطار الكاميرا في الغرفة، وبعضهم الآخر داخل إطار الكاميرا يتحدثون بلغة أجنبية وتتعدد مهام كلٍ منهم، كما يستمر الموظفون في موقع العمل بإكمال الاجتماع والحديث، بعد انتهاء مؤتمر الفيديو المقرر، ليتوصلوا إلى قرارات جديدة تماماً، أيبدو هذا المشهد مألوفاً؟
لذا، فقد دُرِسَت آلية الاجتماع النشط لتصميم تجربة مستخدم ممتازة عن كثب؛ إذ لا يمكننا الاعتماد على التكنولوجيا لوحدها؛ حيث تتطلب تسوية الأمر بين الموظفين في موقع العمل والموظفين عن بُعد في الاجتماعات الهجينة العناية بأمرين هامين: العمليات والثقافة، وتوظيف أفضل الأدوات.
هل تريد حضور اجتماعاتٍ هجينة رائعة؟
يعلم الموظفون عن بُعد مدى صعوبة المشاركة في محادثة في أثناء الاجتماعات، خاصةً عندما لا يرى الموظفون في الموقع ما يرونه، وكذلك الأمر بالنسبة إلى المتصلين في أثناء تنقلهم؛ مما سيجعل الاجتماعات غير مثمرة ومستحيلة المتابعة.
عندما تعمل عن بُعد، اعمل بجدٍّ لتتفاعل مع الآخرين؛ حيث عليك أن تعمل بجدٍّ أكبر بكثير من الموظفين المشاركين من موقع العمل، حتى تثبت حضورك، وبدايةً شغِّل كاميرا الفيديو، وحيِّ الجميع بأسمائهم، عندما يدخلون غرفة الاجتماع الافتراضية.
شاهد بالفديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات
ماذا لو وجدنا طريقة تجمع الموظفين كلهم في بيئة مماثلة، سواءً كانوا في قاعة المؤتمرات أم من زاوية المقهى؟
هذا قد يتطلب من الجميع استخدام جهاز حاسوب محمول؛ وذلك لتحقيق مستوى الحضور نفسه في الاجتماع، وليس فقط العاملين من المنزل. كما توجد خطوة جيدة أخرى لممارستها بهذا الصدد؛ وهي تعيين شخص للاهتمام بالموظفين المشاركين عن بعد، والمساعدة على تسهيل مشاركتهم في الاجتماعات الهجينة، ولا نعني بكلمة "تسهيل" الضغط على المشاركين للمشاركة؛ وإنَّما الحيلة في العثور على وقفاتٍ في أثناء الحديث لإتاحة الفرصة للتعليق، وحتى استخدام تقنية رفع الأيدي التي ستساعد على الوصول إلى توافقٍ في الآراء أو إثارة النقاش الجذاب.
تأكَّد أيضاً من تخطيط الاجتماعات على تطبيق المراسلة؛ حيث يستطيع الجميع معرفة ما يحدث، وتأكَّد من متابعة الاجتماع مرة أخرى ضمن "لائحة الرسائل المعروضة" (message thread)، وبهذه الطريقة، يتدارك الموظفون عن بعد وأي شخص تغيَّب عن الاجتماع ما فاته بسرعة.
تحقيق مشاركة أعلى:
ظهرت فكرة العمل من المنزل كتجربة تفضي إلى عزلة شديدة في العام الماضي، وبدا أنَّ الموظفين الشباب - على وجه الخصوص - سيعانون من العمل دون توجيه أو منتورينغ؛ لذا فقد أَدخلَت بعض الشركات بحكمة نظام الاجتماعات الفردية وكلفت لجنة المنتورينغ لمساعدة الموظفين عن بعد على الازدهار.
وصرَّحت شركة "ماكينزي": "أنَّ النتيجة الملحوظة وضَّحت أنَّ المنظمات التي حققَت مكاسب إنتاجية قوية خلال الجائحة، هي ذاتها التي دعمت وشجعت مشاركة اجتماعات قصيرة بين موظفيها بين الفينة والأخرى".
إذاً فقد ساهمت التكنولوجيا التعاونية بشكل حقيقي في تحسين مشاركة الفريق، كما ساعدت على تسهيل إنشاء أنواع مختلفة من غرف الاجتماعات الخارجية؛ لتمكين الاجتماعات الفردية أو اجتماعات المجموعات الصغيرة التي يمكن أن تساعد على زيادة الإنتاجية وتزيد علاقات الصداقة وتعزز السلامة.
ماذا عن الأشخاص الذين يتنقلون في أثناء الاجتماعات؟ كيف يمكننا زيادة مشاركتهم؟
قد يستفيد المشاركون الذين يحتاجون إلى التنقل في أثناء الاجتماعات أيضاً من بعض تحسينات تقنيات الاتصالات الذكية؛ إذ إنَّ تسهيل التنقل بين أجهزة الهاتف وأجهزة الحاسوب المحمولة ثم العودة مرة أخرى حسب الحاجة - دون الحاجة إلى إعادة الاتصال والدخول مرة أخرى أو تعطيل اجتماع مستمر- سيكون أمراً لا يُقدَّر بثمن.
التواصل البشري:
كشفَت دراسة أجرتها الشركة الأمريكية للحلول التكنولوجية "رينغ سنترال" (RingCentral) العام الماضي أنَّ عمل الموظفين في شركات مُعزِّزةٍ "لثقافة الترابط" - ونعني بثقافة الترابط: الثقافة السائدة في مكان العمل؛ حيث يشعر فيها كل موظف بالقبول والتقدير والانتماء - سيضاعف إنتاجهم عند العمل، مقارنةً بأيَّة شركةٍ أخرى لا تُطبِّق ثقافة الترابط؛ حيث تمزج هذه الشركات بين الاتصال الفعال مع الالتزام بدعم التوازن بين العمل والحياة وبين تهيئة الفرص المتكررة للتفاعل مع الموظفين بسلاسة.
سيبدو ذلك مثالياً، وإليك خطوات عملية لنشر ثقافة الترابط في شركتك؛ إذ تشير الدراسة السابقة إلى الإجراءات التي ستُمكِّن أعضاء الفريق البعيدين من التفاعل في العمل ضمن ثقافة الترابط للشعور بمزيد من التواصل والترابط.
أفاد 50% من الموظفين بأهمية التواصل المتكرر، و26% منهم بأهمية تعزيز استخدام أدوات التعاون الافتراضية الإنتاجية، و24% بزيادة ساعات السعادة الافتراضية، و22% بأهميَّة الدردشة بين الزملاء، فكما نلاحظ من السهل تطبيق العديد من هذه الإجراءات ابتداءً من الآن.
تمكين الاجتماعات الهجينة الرائعة هو مزيج من تصميم تجربة سلسة للمستخدم، ودعم استخدام ميزات المنتج والتدريب على أفضل الممارسات وتعليم الأشخاص كيفية التعامل مع منصة العمل الافتراضية.
نحن بحاجة إلى التفكير ملياً بطرائق مبتكرة لتفعيل الاتصال، وبناء ثقافة الترابط؛ إذ إنَّه لتحصيل أفضل النتائج علينا الوفاء بجميع المهام الوظيفية والاجتماعية والعاطفية المطلوبة من قِبَل المشاركين في الاجتماع؛ وذلك لإدارة اجتماعاتٍ هجينةٍ ناجحة.
يجب علينا تنفيذ هذه الوظائف بطريقةٍ مترابطة للغاية لتحقيق رؤيتنا للاتصال، فنحن لا نريد أبداً أن يَشعُر أي مشارك في الاجتماع بأنَّه لا يُسمَع أو يُفهَم.
يتطلب تحسين الاجتماعات الهجينة قدراً كافياً من الصبر والوقت والتغييرات العملية، فطبِّق أيَّاً من هذه التغييرات على اجتماعات شركتك الهجينة لطرح تجربةٍ أكثر تأثيراً وإنتاجية.