ما هو تحليل احتياجات التدريب وكيف يمكن أن يفيد مؤسستك؟
كيف تقرِّر حالياً نوع التدريب الداخلي الذي تريد أن يحضره فريقك؟ قد يكون من الصعب التأكد من اختيار التدريب الصحيح لكل عضو في الفريق، والتأكد من حصول فريقك على أقصى استفادة من التدريب الذي اخترته.
إحدى الطرائق الرئيسة للتأكد من اختيارك للتدريب المناسب لمؤسستك هي إجراء تحليل احتياجات التدريب؛ لذا دعنا نلقي نظرة فيما يلي على ماهية تحليل احتياجات التدريب، وكيف يمكنك استخدامه لإفادة مؤسستك.
ما هو تحليل احتياجات التدريب؟
تحليل احتياجات التدريب عمليةٌ تُجريها الشركة من أجل تحديد كل التدريب الذي يجب إكماله في فترة معينة للسماح للفريق بإكمال وظيفته بأكبر قدر ممكن من الفاعلية، بالإضافة إلى تحقيق التقدُّم والنمو.
هناك ثلاث خطوات رئيسة يتكوَّن منها تحليل احتياجات التدريب للتأكد من أنَّ عملك يحقِّق أقصى استفادة من العملية:
1. تحديد مجموعات المهارات:
تتمثَّل المرحلة الأولى في تحديد مجموعات المهارات التي يجب على جميع أعضاء فريقك امتلاكها من أجل أداء وظائفهم أداءً صحيحاً؛ مما يعني النظر في أمر كل دور وظيفي في عملك نظرةً منفصلةً، ووضع الأقسام المختلفة ودرجة الأقدمية التي ستؤثر في ذلك في الحسبان أيضاً.
2. تقييم مهارات الموظفين:
المرحلة الثانية هي النظر إلى جميع أعضاء فريقك وتقييم مستويات مهاراتهم الحالية فيما يتعلَّق بالمهارات التي وضعتها في المرحلة الأولى من هذه العملية، وسيسمح لك ذلك بمعرفة من يلبِّي توقعاتك، ومن يحتاج إلى إكمال التدريب الإضافي من أجل تحقيق مستوى المهارة المتوقَّع.
3. تسليط الضوء على فجوة المهارات:
بعد أن حدَّدت المستوى الذي تريد أن يصل إليه فريقك والمستوى الذي هم عليه حالياً، ستتمكَّن بسهولة من رؤية الفجوة (إن وجدت) التي ظهرت بين المستويين، كما بُتَّ تعرف الآن اتساع الفجوة؛ لذلك عليك استخدام التدريب للمساعدة على سدها، والتأكد من أنَّ فريقك في المستوى الذي تتوقَّعه.
الفوائد التي قد تجنيها شركتك من تحليل احتياجات التدريب:
1. تحديد الثغرات المعرفية قبل أن تصبح مشكلة:
أعظم فوائد إجراء تحليل احتياجات التدريب أنَّه يمكن أن يساعدك على تحديد الفجوات المعرفية التي قد يعاني موظفوك منها قبل أن تتحوَّل هذه الفجوات إلى مشكلات، فمن الأفضل تسليط الضوء على مشكلة محتمَلة ومعالجتها مباشرةً، بدلاً من إدراك فجوة المهارات عند ظهور مشكلة بسببها.
سيتيح لك تحليل احتياجات التدريب المبادرة إلى تدارك الفجوة، بدلاً من انتظار حدوث خطأ ما قبل أن تدرك أنَّه هناك مشكلة.
2. المساعدة على التخطيط لتدريبك لهذا العام:
من الفوائد الهامة الأخرى لتحليل احتياجات التدريب أنَّه يسهِّل عليك التخطيط لتدريبك للعام القادم (أو أي فترة زمنية قادمة)، وبمجرد تحديد فجوات المهارات الموجودة في عملك، ولدى جميع الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب إضافي في مجالات معينة، من السهل جمع خطة تدريب تغطِّي كل هذه الفجوات في المهارات.
بدلاً من محاولة تخمين نوع التدريب الذي سيكون أكثر فائدة لمؤسستك، أو مَن يحتاج إلى إكمال التدريب، سيجعل تحليل احتياجات التدريب الخاص بك المهمَّة برمتها أسهل بكثير، ويمكنك أن تكون واثقاً من أنَّ التدريب الذي اخترته سيكون له تأثير مباشر في عملك.
3. تسليط الضوء على التدريب الذي قد تغفل عن إجرائه:
قد يكون من الصعب التخطيط لجدول زمني للتدريب لمؤسسة كبيرة دون إكمال نوع من البحث أولاً؛ فقد تعتقد أنَّك تعرف نوع التدريب الذي يجب أن يكمله فريقك، لكنَّ تحليل احتياجات التدريب يمكن أن يسلِّط الضوء في الواقع على مجموعة كاملة من المجالات التي يحتاج فريقك إلى التدرُّب عليها، والتي لم تفكر فيها من قبل.
هذا هو السبب في أنَّ تحليل احتياجات التدريب مفيد للغاية؛ حيث إنَّه يمكن أن يسلِّط الضوء على احتياجات التدريب التي ربما لم تفكر فيها من قبل، ويظهر أنَّك بحاجة إلى البدء بتقديم التدريب في مجالات مختلفة لتضمن تقديم موظفيك أفضل أداء عندهم.
بدون استخدام تحليل احتياجات التدريب، ربما لن تفكر مطلقاً في مجال معين من التدريب، مما قد يعوق عملك بشدة.
4. ضمان أن يركز تدريبك على المجالات الصحيحة:
كما قلنا آنفاً، من الهام أن يكون لديك أسباب محددة لإضافة التدريب إلى جدول التدريب الخاص بك؛ حيث لا يمكنك فقط افتراض ما هو هام أن يتعلَّمه فريقك وما هو غير هام؛ لذا سيسمح لك إكمال تحليل احتياجات التدريب برؤية ما تحتاج إلى التركيز عليه بالضبط، ولكنَّه سيسلط أيضاً الضوء على المجالات التي لا يحتاج فريقك إلى أي تدريب إضافي عليها في الوقت الحالي.
إذا لم تكن هناك فجوات واضحة في المعرفة في مجال معين، فإنَّ إجراء المزيد من التدريب عليها قد يكون مضيعة للوقت والمال.
5. مساعدتك على تحديد مَن يجب أن يحضر جلسات التدريب:
التأكد من أنَّ الأشخاص المناسبين يحضرون جلسات التدريب المناسبة هي خطوة هامة أخرى في التخطيط للتدريب؛ إذ ليس هناك فائدة من جعل كل فرد في مؤسستك يحضر كل جلسة تدريب تديرها؛ وذلك لأنَّها مضيعة هائلة للوقت والمال، ولن يشارك الموظفون في جلسات تدريب إذا كانوا يحضرون تدريباً لا يفيدهم باستمرار.
سيمكِّنك تحليل احتياجات التدريب من استهداف الأشخاص المناسبين لكل جلسة تدريبية، ممَّا يضمن اتِّباع الجميع لخطة تدريب مخصصة، حتى يحصلوا على أكبر فائدة ممكنة.
6. مساعدتك على تحديد أولويات احتياجات التدريب:
عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لتدريبك، قد يكون من الصعب تحديد جلسات التدريب الأكثر أهمية، ومع ذلك، يمكن أن يساعدك تحليل احتياجات التدريب على تحديد التدريب الذي يجب إكماله في أسرع وقت ممكن، وأي تدريب يمكن تأجيله إلى وقت لاحق.
عندما تفكر في المهارات التي يحتاج إليها كل عضو في الفريق، قد ترغب في إعطاء الأولوية لهذه المهارات بناءً على مدى أهميتها، على سبيل المثال: إذا كان لديك فريق يتعامل مع العملاء، فإنَّ التأكد من تمتُّعهم بمهارات عالية المستوى في التواصل مع العملاء قد يكون على رأس القائمة.
إذا لاحظت وجود فجوة في مهارات التواصل وجهاً لوجه لبعض هؤلاء الموظفين، فمن المنطقي أن ترغب في معالجة هذا أولاً؛ وذلك لأنَّ هذا جانب رئيس من دورهم الوظيفي، ونقص التدريب في هذا المجال يمكن أن يكون له تأثيرٌ سلبيٌ في عملك.
يمكن إعطاء الأولوية لجميع التدريبات الأخرى بعد ذلك، ولكن من الهام الحصول على تدريب خاص بمهارات التواصل مع العملاء وحضوره في أقرب وقت ممكن للتأكد من أنَّ الفِرق التي تتعامل مع العملاء وجهاً لوجه هم الأفضل أداءً.