ما هو التفويض؟ وكيف يعزز إدارة الفرق؟
تعدُّ القدرة على التفويض إحدى المهارات المميزة للقائد الناجح، وإحدى أفضل أدوات الإدارة لتعزيز الروح المعنوية والرضا الوظيفي عند الموظفين، وبناء الثقة بين أعضاء الفريق والمدير المباشر، وتحسين أرباح الشركة، والمساعدة في إدارة الوقت.
نادراً ما تُدرَّس تقنيات التفويض الفعالة بشكل منهجي، إلَّا أنَّ الخبر السار هو أنَّ التفويض مهارة يمكن اكتسابها على غرار أيِّ مهارة أخرى.
ما هو التفويض؟
يمكن تعريف التفويض بأنَّه "تخويل الآخرين بالعمل عوضاً عنَّا"، حيث يمكن للمرؤوس باستخدام هذه السلطة المسندة للقيام بأنشطة محددة، والتي عادة ما يُسنِدها إليه المدير أو المشرف.
التفويض أداة إدارية مصممة لزيادة كفاءة المنظمة؛ فهو يسمح بتقسيم أهداف المنظمة إلى مهام، وإسناد كلِّ مَهمَّة إلى أفضل شخصٍ يمكنه القيام بها؛ لكن ما السبب في عدم كفاءة معظم رجال الأعمال والمديرين في التفويض؟
كما ذُكِر سابقاً، لا تُعلِّم معظم المنظمات مديريها كيف يفوضون المهام، بالإضافة إلى وجود عدد من الأسباب الأخرى التي تجعل المديرين يترددون في التفويض، والتي منها:
1. يعتقدون أنَّه لا يمكن لأحد القيام بالمَهمَّة كما يفعلون هم:
يحتاج المدير إلى التفويض؛ ذلك لأنَّ مسؤوليته هي الإشراف على عمل الموظفين، إذ لا يمكنه -وليس من واجباته- القيام بكلِّ العمل بنفسه، فوظيفة القائد هي التوجيه والتحفيز والإشراف على أعضاء فريقه من أجل تحقيق الهدف المرجو.
2. يعتقدون أنَّ تدريب شخصٍ ما على أداء المَهمَّة يستغرق الكثير من الوقت:
يرتبط جزءٌ من توجيه وتحفيز أعضاء الفريق بالتدريب، والذي ربَّما قد يستغرق وقتاً إضافياً؛ ولكن فكر في الأمر على أنَّه استثمار، وتخيل أنَّ تدريب شخصٍ ما للقيام بمَهمَّة يستغرق ساعةً إضافيّةً في اليوم، ويستمرّ هذا التدريب لمدة أسبوع؛ أي يعني هذا تمضية خمسة ساعات إضافية في القيام بهذه المَهمَّة، ولكنَّك ستكسب في المقابل خمس ساعات أسبوعياً تكرسها لمسائل أخرى بعد توكيل المَهمَّة للموظف.
3. لا يثقون بدوافع الموظفين:
يتمحور جزء آخر من عمل المدير حول تطوير قدرات موظفيه لتحديد القادة المستقبليين، فضلاً عن اكتشاف نقاط قوتهم وضعفهم؛ لكن دون تفويض، لن تعرف مستوى التحفيز والدافع لدى موظفيك أبداً.
4. يريدون جعل أنفسهم أساسين ولا يمكن الاستغناء عنهم:
إذا كنت قلقاً بشأن جعل نفسك موظفاً لا غنى عنه، فليس عليك ذلك بعد الآن؛ فالقادة والمديرون الجيدون لا غنى عنهم في المؤسسة؛ فإذا كنت تعمل في موقع قيادي وكنت قلقاً بشأن عملك، فتعلَّم كيف تكون قائداً أفضل.
5. يستمتعون بتنفيذ العمل بأنفسهم:
يستمتع الكثير من الناس بالقيام بالعمل بأنفسهم؛ فهم يحبون الإبداع، أو يحبون قدرتهم على التحكم بالنتيجة ونسب الفضل إليهم في ذلك؛ لكن هذه ليست وظيفة المدير.
يجب أن تكون على استعداد للتخلي عن السيطرة، وتقبل أن يكون لدى الآخرين طرائق مختلفة -وأحياناً أفضل- للقيام بالأمور، وتقبل دورك كميسر أو مشرف.
6. يشعرون بالسوء حيال إثقال كاهل الموظفين بأعباء جديدة:
إنَّه لمن الشائع جداً أن يشعر المدير بأعباء العمل الثقيلة على موظفيه؛ لذا، يمكن أن يُشعِره تكليف أعضاء الفريق بالقيام بمزيدٍ من العمل بأنَّه يغرقهم بالعمل الزائد؛ ولكن، عندما يحدث التفويض بشكلٍ صحيح، يمكن أن يؤدي إلى زيادة تحفيزهم ورضاهم الوظيفي.
الآن، وبعد أن أجبنا عن سؤال "ما هو التفويض؟"، لننتقل إلى الجزء الثاني من السؤال:
كيف يعزز التفويض إدارة الفريق؟
يعدُّ التفويض الفعال أحد أكثر المهارات الإدارية التي قد تمتلكها أهمية، حيث تتخطى فوائد التفويض الصحيح مجرد زيادة الإنتاجية، ويمكن رؤية هذه التأثيرات في:
1. تعزيز الثقة بين المدير والموظفين:
عندما تعطي الموظف السلطة والاستقلالية للقيام بمَهمَّة ما، فيعني هذا أنَّك تثق به لإنجازها، وأنَّك تعتقد أنَّه كفؤ بما يكفي لمعالجة المَهمَّة؛ حيث يبني إظهار الثقة رابطاً قوياً بين الرئيس والمرؤوس.
2. زيادة الرضا الوظيفي:
يسمح تفويض المهام أو الوظائف لأعضاء فريقك بأخذ العمل على عاتقهم والافتخار به؛ إذ لا يريد أحد أن يُنظَر إليه على أنَّه شخص ثانوي، وأنَّه يقوم بعمل يمكن لأيِّ شخص إنجازه؛ لذلك سيسهم منحهم المسؤولية والسلطة لإنجاز المَهمَّة إسهاماً كبيراً في مساعدتهم على الشعور بالاعتزاز بعملهم.
3. زيادة الدافع:
يمكن للمرؤوسين الاستفادة من تبني العمل على عاتقهم من خلال تفويض المهام لهم، فهذه فرصتهم للتألق؛ حيث يريد الجميع تلقي الثناء من رؤسائهم، ومعرفة أنَّ النتيجة التي توصلوا إليها تُقيَّم على أنَّها انعكاس لأنفسهم، وهو دافعٌ كبيرٌ لهم.
4. كسب مزيد من الوقت للأنشطة الهامة الأخرى:
تماماً مثل قبطان السفينة، يُقَيّم القائد الظروف ويخطط للمسار ويوجه دفَّة السفينة، وقد يهبُّ للمساعدة في حال كان هناك رجل يغرق، ولكنَّ مَهمَّته الرئيسة هي الانتباه إلى الصورة الشاملة؛ لذلك دع طاقمك يتعامل مع أمور التوجيه، وتأكد من أنَّهم يسيرون في الاتجاه الصحيح.
يمكنك بهذه الطريقة إتاحة بعض الوقت للمشاركة في الأنشطة الأكثر أهمية بالنسبة إليك وإلى المنظمة.
5. تطوير مهارات جديدة لدى أعضاء الفريق:
إنَّ مساعدة الموظفين على التعلم والنمو جزءٌ من عمل أيِّ مدير؛ فحين يتقن الموظفون مهاراتهم ويضيفون إليها، يصبحون أكثر قيمة للشركة والصناعة ككل، وهذا جزء من تطور حياتهم المهنية؛ كما أنَّه يجعل الفريق أكثر مرونة بكثير.
6. أداة تقييم عظيمة:
يتعلق جزءٌ من وظيفتك كمدير بتحديد أفضل الموظفين أداءً، وأولئك الذين يستحقون ترقية، ويجب أن تفكر أيضاً فيمن يمكنهم أن يحلوا محلك عندما تترقى في مناصب المنظمة؛ فبتفويض المسؤوليات إلى موظفيك، تكون في المكان المناسب لمعرفة من يقوم بالعمل الجيد، ومن يقوم بالحدّ الأدنى منه فقط.
وبالمجمل، يمكن أن يكون للآثار الإيجابية للتفويض تأثير تآزري في كفاءة وإنتاجية وربحية المنظمة ككل.
كيف تفوض المهام على النحو الصحيح؟
لقد تحدثنا عن ماهية التفويض وفوائده، ولكن كيف يمكنك أن تكون مفوضاً فعالاً وتجني تلك الفوائد التي ناقشناها؟
نورد هنا بعض تقنيات التفويض الفعالة لمساعدتك على البدء:
1. ابدأ من النتيجة وعد إلى الخلف:
عند تفويض مسؤوليات جديدة إلى موظف جديد، ابدأ شرح النتيجة التي ينبغي تحقيقها؛ فعلى سبيل المثال: "سأجعلك مسؤولاً عن المَهمَّة التالية، والغرض من هذه المَهمَّة هو تحويل هذا وهذا إلى كذا وكذا في غضون أسبوعين، وبتكلفة أقل من 100 دولار"؛ فهذه هي طريقة تحديد الهدف باستخدام التفويض، دون إملاء أو فرض طريقة معينة لتحقيقه.
2. امنح موظفيك الاستقلال الذاتي:
قد يكون هذا صعباً على المدير، ولكن يجب أن تحاول التراجع خطوة إلى الوراء وتدرك وجود طرائق مختلفة لحلّ أيّ مشكلة.
اسمح لهم بالتوصل إلى طريقتهم الخاصة للقيام بذلك، وسيتعلمون من هذا، وتكون النتيجة أفضل.
3. امنحهم السلطة للقيام بما تطلبه:
هذا هام جداً، فتفويض المسؤولية عن المَهمَّة دون منح الموظف السلطة اللازمة لإكمالها هو مجرد إغراق الموظف بمزيد من العمل، وبذلك ستسبب شعوراً بالاستياء والغضب بدلاً من زيادة الدافع والرضا الوظيفي.
4. راعِ شخصياتهم ومجموعة المهارات التي يمتلكونها:
لا تعطِ شخصاً انطوائياً مَهمَّة إدارة اجتماع ما؛ وبالمثل، لا تسلم مسؤولية المحاسبة لشخص منفتح يتغاضى عن أخطاء غيره.
يجب أن تكوِّنَ فكرةً جيدةً عن موظفيك والمهارات التي يمتلكونها، وذلك لكي تفوض المَهمَّة المناسبة إلى الشخص المناسب.
5. احرص على منحهم الموارد الصحيحة:
احرص على منح الأشخاص الذين تفوضهم ما يكفي من الوقت والمال والتدريب والإمدادات ومساحة العمل والمساعدة التي يحتاجونها لإنجاز المَهمَّة؛ فإذا لم يفعلوا ذلك، فإنَّ الفشل لن يقع على عاتقهم هم، بل على عاتقك أنت.
6. أشرف عليهم، ولا تفرض سيطرتك:
أفضل طريقة للقيام بذلك هي وضع جدول زمني مع إجراء تقييم منتظم. يسمح هذا للموظفين بالشعور بالاستقلالية، وبأنَّهم يخضعون إلى المساءلة من أجل المضي قدماً بالمشروع في الوقت نفسه؛ كما يسمح للموظف بطرح الأسئلة وتلقي المداخلات على فترات منتظمة ومجدولة.
7. اخلق بيئة محفزة:
أنجح المفوضين هم من يعرفون متى يكونون مشجعين أو مدربين، ومتى يتقدمون أو يتراجعون؛ بالإضافة إلى تواجدهم حين الاحتفاء بالنجاحات.
8. كن متسامحاً مع الأخطاء:
لن تبتكر شيئاً دون مخاطرة، ولا يمكنك المخاطرة دون ارتكاب أخطاء؛ لذا كن متسامحاً، واجعل من الأخطاء وسيلة للتعلم، وليس شيئاً يُخشَى منه.
حتى الآن، تعاملنا مع ماهية وأهمية وكيفية التفويض؛ ولكن كيف نقرر ما المهام التي ينبغي تفويضها؟
كيف تحدد ما يجب وما لا يجب تفويضه؟
يوجد بعض الأفكار المختلفة حول هذا الموضوع، وإحدى وجهات النظر هي أنَّه يجب تفويض كلِّ شيءٍ يمكن تفويضه في نقطةٍ معينة؛ مع حالات استثناء نادرة طبعاً.
المهام الواجب تفويضها:
راجع حساباتك باستخدام 6 تقنيات لتحديد المهام، والتي من المنطقي تخفيف عبئها عن كاهلك، وهي:
1. المهام البسيطة:
هذه المهام بسيطة لدرجة أنَّ معالجتها تبدو عديمة الأهمية، لكنَّها قد تتراكم مع الزمن.
إنَّها ليست هامة أو عاجلة أبداً، وقد تستغرق بضع دقائق فقط، لكنَّها قد تُخرجك عن مسار العمل الأكثر أهمية واستراتيجية؛ مثل التسجيل في مؤتمر أو حدث، وإضافته إلى تقويمك، وحجز الفندق والرحلة.
قد لا تستغرق هذه المهام الكثير من الوقت، ولكنَّها تتراكمُ لتشكل عبئاً إضافياً.
2. المهام المملة:
إنَّه لمن المحتمل ألَّا يكون القيام بالمهام البسيطة نسبياً هو الاستثمار الأمثل لوقتك، إذ يمكن لأيِّ شخص سواك معالجة مثل هكذا مهام؛ فعلى سبيل المثال: إنَّ إدخال قائمة مكونة من 100 عنصر يدوياً في جدول بيانات، وترميز اللون، وتحديث مؤشرات الأداء الرئيسة في مجموعة عروضك التقديمية؛ كلَّها مهام بسيطة يمكن تفويضها.
3. المهام التي تستنزف الوقت:
ليس من الضروري أن تقوم أنت بـ 80٪ من البحث الأول في هذه المهام التي تستغرق وقتاً طويلاً، رغم أنَّها قد تكون هامة ومعقدة إلى حد ما.
يمكنك التدخل بسهولة وإعطاء الموافقة والرقابة والتوجيه للخطوات التالية عندما تكتمل المَهمَّة بنسبة 80٪.
4. المهام القابلة للتعلم:
رغم أنَّها تبدو معقدة في البداية، إلَّا أنَّ هذه المهام يمكن تحويلها إلى نظام متبع وتفويضها، وذلك مع استمرارك بإجراء اختبارات الجودة وتقديم الموافقة النهائية.
على سبيل المثال: يمكن لتعليم أحد معدي تقاريرك المباشرة كيفية صياغة عرض تقديمي للاجتماع الشهري الشامل، وحتى كيف يكون هو بنفسه الشخص الذي يسلم هذه التحديثات إلى الفريق؛ أن يكون طريقة جيدة لكسب بعض الوقت لنفسك.
5. المهام التي لا تجيدها:
يجب أن تنقل المهام التي لا تمتلك الكفاءة لأدائها إلى شخصٍ لديه نقاط قوة في ذلك المجال؛ فعلى سبيل المثال: إذا كنت غير واثقٍ من كيفية تنظيم التصميم المرئي لشرائح بوربوينت (PowerPoint) في اجتماع الفريق، فمن المحتمل أن يتمكن أحد أعضاء فريقك من التدخل ومساعدتك في ذلك.
6. المهام المستعجلة:
هذه مهام عاجلة، ولكنَّها تتنافس مع الأولويات الأخرى، حيث لا تمتلك ما يكفي من الوقت للقيام بها جميعاً في آنٍ معاً؛ لذلك تفوض مَهمَّة هامة ومستعجلة يمكن القيام بها بالتوازي مع المواعيد النهائية للمهام الأخرى التي تقوم عليها المشاريع.
على سبيل المثال: يمكن تفويض مَهمَّة إيجاد جهازك (iPad) الذي نسيته على متن الطائرة بعد رحلة جوية، والعمل على استعادته قبل أن يضيع تماماً في مفقودات المطار دون أن تضطر إلى إضاعة الوقت بالاتصال اليومي بخدمة الزبائن.
شاهد بالفيديو: 13 تقنية فعّالة لتحديد الأولويات
المهام التي لا يجب تفويضها:
على خلاف ما سبق، هناك بعض المهام التي لا ينبغي تفويضها، ويجب أن تبقى مسؤولية المدير دائماً؛ وهي تشمل بعض المهام المتعلقة بما يأتي:
1. رؤية الشركة وبيانات المهام:
تلعب هذه المهام دوراً هاماً في تشكيل سمعة الشركة، وينبغي أن تُؤخَذ على محمل الجد قدر الإمكان؛ لذلك، يجب أن تُلقَ مسؤولية القيام بها على عاتق مدير أو قائد الشركة دوماً.
2. قرارات التوظيف:
يعتمد الكثير من المديرين على الوكالات الخارجية من أجل قرارات التوظيف، وقد تكون مجموعات المهارات هامة، إلَّا أن تقييم تناسب الموظف مع ثقافة الشركة لا يقل أهمية، ومن الأفضل القيام بذلك ضمن إشرافٍ شخصيٍ مباشر.
3. التحاق الموظفين الموجودين في الخدمة:
إنَّه لمن الهام أن يقوم المديرون بدور فعَّال في الترحيب بالموظفين الجدد، ويجب أن يكونوا موجودين دائماً، وأن يتمكن الموظفون الجدد من التواصل معهم عند الحاجة.
4. الانضباط:
غالباً ما يكون تمرير واجبات تأديبية إلى مساعد إداري أو موظف موارد بشرية (HR) علامة على ضعف المهارات الإدارية، حيث يمكن للمديرين عموماً كسب مزيد من الاحترام من الموظفين من خلال معالجة هذا بأنفسهم.
5. مراجعات الأداء:
إنَّ قيام الموظفين بعمل مراجعاتهم الخاصة والتوقيع عليها أمرٌ يسيء إلى جميع المعنيين؛ ذلك لأنَّه ينبغي إشراك المديرين شخصياً في هذه العملية من أجل تحقيق أقصى استفادة منها.
الخلاصة:
قد يبدو للوهلة الأولى أنَّ مشكلات التفويض تجعله لا يستحق القيام به، إلَّا أنَّ اتساع نطاق العمل وجودته الناتجة عن القيام به بالطريقة الصحيحة سيعوض عن أيِّ مشقة.
ستندهش ممَّا يحدث عندما ترتب عبء العمل، بحيث يمكنك التركيز فقط على المهام ذات الأولوية القصوى، بينما يعمل الآخرون على مهام صعبة وشاقة.
ستكون قادراً من خلال تنفيذ الممارسات التي تحدثنا عنها هنا على تفويض المشاريع المناسبة للأشخاص المناسبين، وبالطريقة الصحيحة؛ وهذه وصفة سحرية للنجاح.