لماذا يفوت أعضاء فريقك مواعيدهم النهائية؟
قال المؤلف الإنجليزي دوغلاس آدامز (Douglas Adams) عن تفويت المواعيد النهائية: "أحب المواعيد النهائية، وتغريني الجلبة التي يُحدِثها انتهاؤها".
للأسف، لقد مر كثيرون منَّا بتجربة انقضاء المواعيد النهائية دون تنفيذ أي مَهمَّة أو تسليم أي إنجاز، فوفقاً لتقرير "مؤسسة إدارة المشاريع" (PMI’s 2018 Pulse of the Profession report) فإنَّ 48% من المشاريع لا تنتهي في مواعيدها المحددة؛ ولكن عندما يكون ما يقرب من نصف المشاريع غير جاهزة في مواعيدها النهائية، تصبح هذه مشكلة لا يمكن التغاضي عنها؛ حيث يؤدي تأخر المشاريع إلى مزيد من التكاليف غير الضرورية، وقد يجعل العملاء غير راضين، ممَّا قد يضر بسمعتك وعملك أيضاً.
فيما يأتي ثلاثة أسباب تدفع فريقك إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وما يمكنك القيام به للتخلص من هذه المشكلات في المستقبل:
1. التخطيط المتفائل الذي يخلق جداول زمنية غير قابلة للإنجاز:
هل تعلم أنَّ الإفراط في التفاؤل بشأن المدة التي يستغرقها إكمال المهام أمر طبيعي، حتى عندما تقوم بمَهمَّة قمت بها مسبقاً؟
يُسمَّى هذا الميل إلى توقع الإنجاز "مغالطة التخطيط"، وقد طرح عالما النفس "دانيال كانيمان" (Daniel Kahneman) و"أموس تيفرسكي" (Amos Tversky) هذا المصطلح للمرة الأولى عام 1977، وما زال مُستخدَماً إلى يومنا هذا.
يقلل الناس عموماً من الوقت الذي يستغرقه عمل شيءٍ ما، بغض النظر عمَّا إذا كان هذا العمل مَهمَّةً بسيطةً مثل تحضير العشاء، أو شيئاً أكثر تعقيداً مثل بناء منزل.
على سبيل المثال: تخيل أنَّ مشروعك الأخير لتطوير البرامج قد استغرق 16 شهراً حتى يكتمل. من الطبيعي أن نفترض أنَّه يمكنك القيام بذلك هذه المرة في غضون 14 شهراً لكونك اكتسبت مزيداً من المعرفة والخبرة فعلاً، ولكنَّ هذا التفاؤل يمكن أن يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية.
تشمل الأسباب الأخرى لوضع الجداول الزمنية المفرطة في التفاؤل ما يأتي:
- افتراض أنَّ المشروع سيسير كما هو مخطط له، ودون مشكلات.
- الفشل في تقييم المدة التي يستغرقها إكمال المهام أو المشاريع المماثلة.
- عدم مراعاة الموارد والقيود الأخرى، مثل: العطل والإجازات، أو تأخر فترات تسليم المواد.
- افتراض أنَّ هذا المشروع سيكون أبسط من سابقيه.
شاهد بالفيديو: كيف تجدول أعمالك بفعالية
كيف تنشئ جداول زمنية واقعية؟
إنَّ حجر الأساس لإنشاء جدول زمني أكثر واقعية هو الاعتماد على التحليل والبيانات؛ فإذا كنت تستخدم برنامجاً لإدارة المشاريع، وكنت قد أكملت مشاريع مماثلة في الماضي، فيمكنك استخدامها بسهولة كأساس لتقديرات واقعية؛ وكلَّما زادت البيانات التي تمتلكها، زادت ثقتك بتقديراتك.
أمَّا إذا لم يكن لديك ما يكفي من بيانات المشاريع السابقة لإرشادك، فيمكنك استخدام الطرائق التالية للتأكد من أنَّ توقعاتك ليست متفائلة بصورة مبالغ فيها:
1. الطريقة الأولى، استخدام أساليب التقدير متعددة النقاط:
هناك العديد من الطرائق لوضع تقديرات أكثر واقعية، بما في ذلك:
- التقدير ثلاثي النقاط (Three-Point Estimation).
- "أسلوب تقييم ومراجعة المشروع" أو ما بعرف بـ "تحليل بيرت" (PERT analysis).
- محاكاة مونت كارلو (Monte Carlo simulation).
تشمل الطرائق تقديرات متعددة، والتي تُدمَج فيما بينها للوصول إلى جدول زمني أكثر واقعية؛ فعلى سبيل المثال: يتطلب التقدير ثلاثي النقاط أن تقدِّر ثلاثة جداول زمنية مختلفة:
- المدة الزمنية الأكثر تفاؤلاً أو الأقصر التي تعتقد أنَّ المشروع سيستغرقها.
- المدة الزمنية الأكثر تشاؤماً أو الأطول التي تعتقد أنَّ المشروع سيستغرقها.
- كم من الوقت ترجح أن يستغرقه المشروع.
2. الطريقة الثانية، الطلب من فريقك إنشاء تقديرات تصاعدية:
يتطلب التقدير بنهج تصاعدي إنشاء مخططك الزمني عن طريق تقدير كل مَهمَّة لوحدها، ثمَّ جمعها للوصول إلى تقدير إجمالي للمشروع.
نظراً إلى مستوى التفاصيل المتضمنة، يتطلب هذا النهج عملاً أكثر من النهج التنازلي الذي يُمَكِّنك ببساطة من تقدير المشروع ككل؛ ومع ذلك، فإنَّ مستوى التفاصيل المطلوب هو أيضاً ما يؤدي إلى تقدير أكثر واقعية.
تضمن التقديرات التصاعدية عدم تفويت أي مهام عند وضع المخطط الزمني، كما تزيد مساهمة فريقك في وضع تقديرات المهام من مشاركة موظفيك في وضع الجدول الزمني، وتمنحهم شعوراً أكبر بالثقة تجاهه.
3. الطريقة الثالثة، إضافة مخزون احتياطي:
يمكنك من خلال إضافة المخزون الاحتياطي إلى جدولك الزمني حساب المخاطر المعروفة وغير المعروفة، وهذا ما يجعل الجدول الزمني أكثر قابلية للتحقيق.
هناك نوعان من هذا المخزون الاحتياطي:
- احتياطي الطوارئ: وهو المال أو الوقت المضمن في جدولك في حال حدوث مخاطر معروفة. لنفترض أنَّك تطلي منزلاً وأنت تعلم أنَّ الطقس السيئ قد يؤخر عملية الطلاء لمدة أسبوع؛ ونظراً إلى أنَّك تدرك أنَّ الطقس قد يشكل خطراً محتملاً، يمكنك إضافة أسبوع واحد إلى الجدول الزمني لضمان إنجاز المشروع في الوقت الذي تحدده.
- احتياطي الإدارة: وهو الاحتياطي المخصص للتعامل مع مخاطر غير معروفة أو غير متوقعة؛ فعادةً ما تُضاف نسبة 5-10٪ من تكلفة المشروع أو المخطط الزمني إلى الجدول الأساسي للتعامل مع حالات الطوارئ أو الأمور غير المتوقعة. تخيل حدوث أمر طارئ مثل انهيار أساسات الشرفة الأمامية للمنزل الذي تبنيه لأي سبب كان. لم يكن هذا الحدث في الحسبان قط، ولم يُسجَّل على أنَّه خطر، ولم يُضَف له أي ميزانية أو وقتٍ خاص؛ وهذا ما يجعل إضافة مخزون احتياطي إداري لتعويض تأثير الأحداث غير المتوقعة في غاية الأهمية.
2. التوقعات غير الواضحة التي تؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية:
إذا لم يكن الموعد النهائي واضحاً لفريقك، فكيف سيلتزمون به؟
تكمن المشكلة في أنَّ سوء التواصل قد يدفعك إلى الظن بأنَّ فريقك قد فهم الموعد النهائي عندما لا يكون كذلك؛ فمثلاً: تخيل المحادثة التالية:
- أنت: "هل يمكنك تجهيز هذا التقرير في موعدٍ أقصاه يوم الخميس؟".
- عضو في الفريق: "حسناً، لا أعرف. يعتمد ذلك على ما إذا وجدت أي عيوب فيه، أو إذا اضطررت إلى تصحيح الأخطاء؛ لذا أنا أشك في أنَّني سأتمكن من إكمال هذا قبل يوم الاثنين".
- أنت: "تغاضَ عن الأخطاء إذا لم تكن أخطاء فادحة، وركِّز على التقرير؛ فأنا حقاً بحاجة إليه في موعد لا يتجاوز الجمعة".
- عضو الفريق: "حسناً، سأبذل قصارى جهدي".
بناءً على هذه المحادثة، ما هو برأيك الموعد المتفق عليه؟
بصفتك المدير، قد يكون لديك انطباع بأنَّ عضو فريقك سينجز هذه المَهمَّة بحلول يوم الخميس ما لم تكن هناك أخطاء فادحة، وستقبلها في هذه الحالة يوم الجمعة؛ ومع ذلك، ربَّما فهم عضو فريقك أنَّك بحاجة إلى التقرير بحلول يوم الجمعة، ولكن إذا كانت هناك أخطاء فادحة، فسيأتي تصحيحها في المرتبة الأولى؛ لذلك لا يزال تقديره الأولي أنَّ يوم الاثنين هو الموعد النهائي للتسليم.
كيف تتواصل مع الآخرين وتشرح التوقعات بوضوح؟
قد يكون الموعد النهائي لمَهمَّة أو لمشروع ما واضحاً بالنسبة إليك، إلَّا أنَّ أعضاء فريقك لا يدركونه تماماً؛ وفيما يأتي ثلاث طرائق تتأكد فيها من أنَّ أعضاء فريقك يدركون المواعيد النهائية:
1. الطريقة الأولى، استخدم برنامج إدارة المشروع:
إذا كلَّفت أحدهم بعمل ما بشكل غير رسمي أو غير متناسق، فقد يُساء فهمه أو نسيانه أو يعدُّ غير هام بسهولة.
عندما تسلِّم المهام شفهياً، يمكن للأشخاص أن ينسوا ما نُوقِش أو يسيئوا تفسير كلماتك؛ فعلى سبيل المثال: إذا قلت: "أود أن أجد هذا جاهزاً بحلول نهاية الأسبوع"، فقد يرى أحد أعضاء الفريق أنَّ هذا الطلب ليس بمثابة موعد نهائي صارم.
ومع ذلك، عندما يُكلَّف كل شخص منهم بمَهمَّة في برنامج إدارة المشروع، لا يسمح تاريخ الانتهاء في النظام بأي لغط حول توقيت الموعد النهائي؛ بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام ميزات النظام -مثل الإشعارات والتذكيرات- لضمان عدم نسيان أعضاء الفريق للمهام التي كُلِّفوا بها وتواريخ الاستحقاق التي تقترب.
2. الطريقة الثانية، تنفيذ حلقة تغذية راجعة مغلقة:
تعدُّ حلقة التغذية الراجعة (حلقة التواصل) عملية بسيطة لضمان سماع وفهم ما تحاول توضيحه؛ وللتأكد من أنَّ موظفيك يشاركونك الفهم، يمكنك أن تطلب منهم أن يعيدوا لك مواعيدهم النهائية.
في المحادثة الافتراضية أعلاه: تخيل لو سُئِل عضو الفريق عن الموعد النهائي المتفق عليه وأجاب: "الموعد يوم الجمعة؛ ولكن في حال وجود أخطاء فادحة، يصبح الموعد يوم الاثنين".
ستعرف قبل أن يغادر الغرفة أنَّ الصورة لم تكن واضحة تماماً، وستُتاح لك الفرصة لتوضيح التوقعات قبل تفويت الموعد النهائي.
3. الطريقة الثالثة، دمج عمليات تسجيل الوصول الدورية:
آخر شيء تريده هو اكتشاف وجود سوء فهم حول وقت التسليم بعد تفويت الموعد النهائي؛ لكن من خلال دمج عمليات تسجيل الوصول الدورية في جدولك، فإنَّك تحقق ثلاثة أشياء:
- خلق فرص إضافية لتذكير الموظفين بالموعد النهائي.
- إعادة التأكيد على أهمية هذا الموعد النهائي.
- خلق فرص للحصول على تغذية راجعة إضافية للتأكد من فهم الموظفين للموعد النهائي.
يمكن أن تساعدك تسجيلات الوصول أيضاً في تحديد المشكلات المحتملة وعلامات التحذير قبل فوات الأوان، دون الحاجة إلى الخوض في التفاصيل وإدارتها مع فريقك.
3. سوء إدارة الوقت:
إذا سألت أعضاء فريقك عن عدد الساعات التي يقضونها يومياً في أداء عمل منتج مرتبط بالمشروع، فما الإجابة التي قد يقدمونها؟
بافتراض أنَّهم يعملون لـ 8 ساعات في اليوم، فقد يخمنون أنَّهم يعملون لـ 7-8 ساعات عمل فعلية؛ لكن، تُظهِر الأبحاث أنَّ هذا تقدير مبالغ فيه بشكل كبير؛ ففي الواقع، ينجز معظم الناس 5 ساعات فقط من العمل المنتج خلال 8 ساعات عمل؛ والأسوأ، تتضمن هذه الساعات الخمسة مهاماً متعددة ومقاطعات مستمرة من البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة الفورية، ويعني هذا في الواقع أنَّ كل عضو في فريقك يحقق نحو 12.5 ساعة فقط من العمل المنتج دون مقاطعات كل أسبوع.
عندما تفترض أنَّ المطلوب هو 35-40 ساعة عمل في الأسبوع وأنَّك تحقق فقط 12.5-25 ساعة عمل فعلي، فلا عجب أن تفوتك المواعيد النهائية.
كيف تحسِّن إدارة وقت الموظفين؟
فيما يأتي ثلاث طرائق يمكنك من خلالها مساعدة فريقك على إدارة وقتهم بشكل أفضل وزيادة إنتاجيتهم:
1. الطريقة الأولى، تقليل هدر الوقت:
يمكن القيام بذلك عن طريق استخدام "توغل" (Toggl)، وهي أداة لتتبع الوقت يمكن لموظفيك استخدامها لتسجيل ما يقضون وقتهم في القيام به؛ حيث يمكنهم من خلال تتبع وقتهم ومراقبته لعدة أيام اكتشاف الأشياء التي يضيِّعون وقتهم عليها، مثل: تصفح البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي؛ وقد يكتشفون أيضاً معوقات العمل، مثل الوقت الذي يُجبَرون فيه على الجلوس في أثناء المراجعات أو الموافقات، أو الوقت الذي يقضونه في اجتماعات غير منتجة أو غير ضرورية أصلاً.
بمجرد تحديد هذه الأمور المُضيِّعة للوقت، يمكنك أنت وفريقك العمل معاً لحل المشكلات وتحسين الكفاءة؛ فعلى سبيل المثال: يمكن استخدام "ستي فوكيسد" (StayFocusd)، وهي إضافة لمتصفح "كروم" (Chrome) يمكنك أنت وفريقك استخدامها لحظر مواقع الويب التي تضيع الوقت في أثناء العمل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التأكد من دعوة الموظفين إلى الاجتماعات التي يتأثرون بها بشكل مباشر فقط، وإلغاء أي اجتماعات أخرى غير ضرورية.
2. الطريقة الثانية، التخلص من عوامل التشتيت والمقاطعات:
كم من الوقت يقضيه أعضاء فريقك في قراءة رسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة الفورية على سطح المكتب أو الهاتف المحمول؟ وما مدى سرعة استجابتهم للرسائل والطلبات عند وصولها؟
قد يبدو من الطبيعي أن تكون متصلاً دوماً ومتاحاً كي يتصل الآخرون بك في جميع الأوقات؛ لكن رغم أنَّ هذا يمكن أن يعزز التعاون والتواصل بين الفريق، إلَّا أنَّه قد ينتقص من الإنتاجية أيضاً.
نخسر في كل وقت نُقاطَع فيه في أثناء عملنا شيئاً من تركيزنا؛ إذ قد تشتت نظرة خاطفة إلى بريدك الوارد تركيزك بعيداً عن العمل، ممَّا يقلل بشكل كبير من إنتاجيتك؛ ونظراً إلى أنَّ الموظفين الأمريكيين يتحققون من بريدهم الإلكتروني مرة كل 15 دقيقة، فيمكنك تخيل مقدار الوقت الضائع الذي يمكنك استخدامه للوفاء بالمواعيد النهائية بدلاً من هدره بهذه الطريقة.
فيما يأتي ثلاث طرائق يمكنك من خلالها مساعدة فريقك على التخلص من عوامل التشتيت والمقاطعات:
- شجع على حظر الوقت الضائع.
- اسمح للموظفين بالتحقق من البريد الإلكتروني والرسائل الفورية في أوقات محددة فقط.
- وفِّر مساحة هادئة ومنعزلة -مثل مكتب فارغ- للموظفين الذين يعملون على أي شيء معقد أو ذي أولوية عالية.
3. الطريقة الثالثة، تجنُّب إثقال كاهل فريقك:
حتى عندما تتوقف عن إضاعة الوقت وتتخلص من عوامل التشتيت، فقد تجد أنَّ فريقك لا يزال يعاني من بعض التشتت؛ فبعد كل هذا، لا يمكنك التخلص من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والعوامل الأخرى بالكامل.
لذلك، حتى لو كان بإمكانك مساعدة موظفيك على تحقيق 30 ساعة من العمل المنتج في الأسبوع، فإنَّك لا تزال تثقل كاهلهم بافتراض تحقيقهم لـ 35-40 ساعة عمل أسبوعياً في جدولك.
عندما تثقل كاهل أعضاء الفريق بأعباء زائدة، لن يتمكنوا من إنجاز كل شيء في الوقت المحدد، ويخلق هذا تعارضاً في الأولويات؛ ممَّا يعني أنَّ فريقك سيضطر إلى العمل لوقت إضافي أو تفويت المواعيد النهائية.
إذا كان لدى أعضاء فريقك الكثير من المهام المناطة بهم، فعليك زيادة عدد الفريق أو تأجيل الجداول الزمنية والمواعيد النهائية؛ وإذا كان جزء من عبء العمل يتعلق بمشروع أو مدير آخر، فتأكد من توافق الجميع مع ما حُدِّد حسب الأولوية، واعملوا معاً للاتفاق على جدول زمني يمكن تحقيقه.
الخلاصة:
إنَّ تفويت المواعيد النهائية شائع جداً في جميع المجالات والشركات؛ وإذا كان فريقك يفتقر إلى الالتزام بالمواعيد النهائية، فيرجع ذلك إلى إحدى المشكلات الثلاثة التالية: التقديرات المفرطة في التفاؤل، أو عدم إيضاح توقعات الموعد النهائي، أو سوء إدارة الوقت.
ولحسن الحظ، يمكن تجنب هذه المشكلات باتباع النصائح المقدمة أعلاه، ويمكنك بذلك التأكد من أنَّ فريقك لن يفوت موعداً نهائياً آخر من الآن فصاعداً.