لماذا يجب أن تكون الاجتماعات عن بعد صوتية بدلاً من أن تكون مرئية؟
منذ ظهور الجائحة، أصبحت برامج بث مؤتمرات الفيديو هي الطريقة الفعلية التي يتفاعل بها الكثير منَّا مع بعضنا بعضاً عبر الإنترنت من أجل العمل، وهناك افتراض شائع في العديد من أماكن العمل أنَّ زملاءنا في العمل يحتاجون إلى رؤية وجهنا للتواصل والاستماع لبعضنا بعضاً بشكل أفضل.
ولكن لنتمهل قليلاً؛ إذ إنَّ فلسفة الاجتماع هذه تتعارض مع مجموعة متنامية من أحدث الأبحاث التي وجدَت أنَّ الاجتماعات عبر الفيديو أقل فاعلية من المكالمات الصوتية للمناقشات الجماعية، وإليك ما تحتاج إلى معرفة.
لماذا لا تُعَدُّ الاجتماعات وجهاً لوجه هي الخيار المفضَّل لحل المشكلات دوماً؟
في دراسة أُجرِيَت في شهر آذار/ مارس لمجلة "بلوس ون" (plos one)، من قِبل باحثين من مدرسة "كارنيجي ميلون تيبر" (Carnegie Mellon’s Tepper) قسم إدارة الأعمال والتواصل في "جامعة كاليفورنيا" (University of California) في "سانتا باربرا" (Santa Barbara)، طُلِب من 99 زوجاً من أفراد جامعيين إنجاز ست مهام حول توليد الأفكار واتخاذ قرارات بشأنها وتنفيذها، مع ودون استخدام مكالمة الفيديو للتواصل، وفي كل اختبار، وجد الباحثون أنَّ التواصل من خلال الفيديو ليس له تأثير في الذكاء الجماعي، والذي عرَّفوه بأنَّه "قدرة المجموعة على حل مجموعة واسعة من المشكلات"؛ حيث خلص الباحثون إلى أنَّ النتائج التي توصَّلوا إليها تثير الشكوك بشأن ضرورة الفيديو.
لقد وجد الباحثون أنَّنا في الواقع نعتمد على الإشارات الصوتية أكثر من الإشارات البصرية عندما يتعلق الأمر بجعل المحادثة مثمرة، وقد قلَّل الفيديو من قدرة المشاركين في الدراسة على ملاحظة نبرة الصوت وإيقاع الكلام؛ إذ بالنسبة إلى الأزواج الذين استخدموا الفيديو والصوت، كانت مساهماتهم غير متوازنة في المحادثة، بينما شارك الأزواج الذين استخدموا الصوت فحسب كلٌّ في دوره وكانت مساهماتهم في المحادثة متساوية.
ومن ثمَّ خَلُصَ الباحثون إلى أنَّ النتائج التي توصَّلوا إليها كانت تثير الشكوك حول أهمية الفيديو؛ حيث نصت الدراسة على الآتي: "إنَّ محدودية الوصول إلى الفيديو، قد تشجع على تحسين التواصل والتفاعل الاجتماعي في أثناء التعاون على حل المشكلات؛ ذلك لأنَّ هناك عدداً أقل من المحفزات لصرف انتباه المشاركين".
ومن المحتمل أنَّك قد مررتَ بهذه التجربة في الاجتماعات على منصة "زووم" (zoom)؛ حيث يتحدث أحد المشاركين في الاجتماع طوال الوقت ويقاطع الآخرين دون إدراكه أنَّه يسيطر على المحادثة، ولكن عندما تعتمد على الصوت فحسب خلال الاجتماع، يمكن ملاحظة الصمت على الجانب الآخر بوضوح أكبر، وبهذه الطريقة لن تقاطعوا بعضكم بعضاً؛ ممَّا يتيح المجال لسماع أفكار الآخرين.
يتوافق البحث السابق مع دراسة مستقلة أُجرِيَت في العام 2017؛ حيث وجدَت أنَّ المشاركين من الولايات المتحدة كانوا أقدر على تخمين كلام شريكهم وعواطفه بشكل أدق في الحوار، عندما كانت المناقشة صوتية فحسب، وهذه النتيجة تؤكد على أنَّ الإشارات الصوتية أكثر أهمية لمساعدتنا على فهم المشاعر من تعابير الوجه.
يقول عالم النفس التنظيمي "آدم غرانت" (Adam Grant)، في معرض تحليله على منصة "تويتر" (Twitter) لكلتا الدراستين، إنَّنا أفضل في قراءة المشاعر وأكثر تزامناً عند استخدام المكالمات الصوتية فحسب؛ حيث صرَّح: "التكنولوجيا الأكثر استخداماً في عام 2021 هي الهاتف؛ لذا نحن لسنا بحاجة إلى الكاميرات في كل اجتماع".
شاهد بالفديو: اجتماع فيديو باستخدام زووم
تحديد يوم لإجراء اجتماع صوتي في العمل:
بعيداً عن مزايا الاتصال، فإنَّ إبقاء الكاميرا مغلقة له أيضاً مزايا لصحتك؛ حيث إنَّ الإجهاد الناتج عن استخدام برنامج "زووم" بسبب البقاء خلف الكاميرا طوال اليوم، هو ظاهرة معروفة في هذه المرحلة.
نتيجة لذلك، حددَت شركة المحاسبة "كي بي أم جي" (KPMG) مؤخراً أيام الجمعة كأيام "خالية من الكاميرات" لاجتماعات العمل؛ وذلك من خلال الالتزام بالاجتماعات الصوتية فقط كل يوم جمعة؛ حيث تأمل الشركة في توفير تواصل أكثر استرخاءً، وتقليل الضغط الناتج عن الارتباط المستمر بمكتب للظهور أمام الكاميرا.
يقول "دارين بيرتون" (Darren Burton) كبير مسؤولي الموارد البشرية في شركة المحاسبة "كي بي أم جي" (KPMG) لموقع "هافبوست" (HuffPost): "لقد وجدتُ أنَّها طريقة رائعة لتصفية ذهني وحتى الحصول على منظور جديد للأشياء، ثم إنَّ التحسين الجديد يمنح موظفينا الفرصة للابتعاد عن مكاتبهم والقيام باجتماعات في أثناء التنقل"، كما قال إنَّ التغذية الراجعة الأولية على السياسة الجديدة كانت إيجابية للغاية، ونتوقع أن تستمر هذه السياسة إلى حد ما.
يمكن أن تكون الاجتماعات الصوتية بمنزلة راحة للموظفين الذين يحصلون على استراحة من التزامهم أمام الكاميرا، وكذلك لأرباب العمل الذين يحظون بمزيد من الانتباه من قِبل المشاركين في الاجتماع؛ إذ إنَّه لا يتعين على الشركات الالتزام بالطريقة القديمة نفسها، في عقد اجتماعات العمل من خلال مكالمة فيديو على منصة "زووم" (Zoom)، لمجرد أنَّها كانت تُجري اجتماعاتها بهذه الطريقة سابقاً.
ففي بعض الأحيان، يؤدي الحد من استخدام التكنولوجيا إلى مزيد من الفوائد، وربما يمكن أن يكون مؤتمر الفيديو التالي لفريقك مجرد مكالمة هاتفية.