لكل شيء قواعد وأصول واضحة ومحددة، وعند حضور الاجتماعات توجد آداب وسلوكيات يجب اتباعها والتزام بها فهناك نقاط يجب الابتعاد عنها وتحاشيها، وحتى نضمن نجاح الاجتماع وكسب الصفقات لابد للمشارك في الاجتماع الإلمام بالبروتوكولات المتعارف عليها، إذا كنت عزيز القارئ غير ملمّ بهذه البروتوكولات سأساعدك في التعرف عليها في الأسطر القادمة.
1. اهتم بمظهرك الخارجي
المظهر الخارجي مهم في الحياة الاجتماعية فهو يعطي انطباع مبدأي عن الشخص، لذلك يجب حضور الاجتماع بملابس مناسبة كأن تختار بذلة رسمية تلائم أهمية الاجتماع، كما يجب تهذيب الشعر واللحية وتنظيف الأسنان قبل حضور الاجتماع حتى تستطيع الابتسامة بثقة.
2. اجلس في المكان المخصّص لك
إذا تمّ تحديد أماكن الجلوس من قبل المنظمين عليك الالتزام بالجلوس في المكان المخصص لك ولايجوز أن تجلس في مقعد شخص آخر، أما إذا لم تُحدّد أماكن الجلوس اتخذ لنفسك مكاناً جيداً كمقعد القيادة والتحكُّم وإذا كان مشغولاً لغيرك قم بالجلوس في المقعد الذي يقابل الباب لأنه سيسمح لك معرفة الداخلين والخارجين.
3. حاول تجنّب الضيافة
تجري العادة في الاجتماعات أن يتم تقديم الضيافة للضيوف من الأفضل أن تتجنب الضيافة فلن تُحرز تقدُّماً إذا دُلِقت القهوة بالخطأ على ملابسك، وإذا شعرت أنه يجب أن تلاطف المسؤول عن الاجتماع خذ الضيافة وضعها جانباً على الطاولة ولا تتناولها.
4. لاتستقبل الاتصالات
من أهم البروتوكولات المتّبعة في الاجتماعات هي إغلاق الهواتف المحمولة فمن غير اللائق التحدّث في الهاتف أثناء الاجتماع، هذا سيعطي انطباع سيء عنك بأنّك غير مبالي بما يقولوه المشاركون ولن يُحقّق لك هذا أي إنجاز في الاجتماع.
5. احتفظ ببطاقات الحضور
من المتعارف عليه أن يقوم منظموا الاجتماع بإعطاء المشاركين بطاقات تكتب عليها أسماء جميع المشاركين، قم بالاحتفاظ بهذه البطاقات وضعها أمامك حتى تخاطب كل شخص باسمه، هذا سيعطي انطباع جيد عنك بأنّك تهتم بالاجتماع وترغب بالتواصل مع المشاركين.
6. انتبه لحركات جسدك
حركات الجسد تُعبر عما يفكر فيه الانسان، لذلك كن حذراً لحركات جسدك، يجب أن تضع يديك فوق الطاولة وأن تحرك راحة يدك باتجاه الخارج فهذا يدلُّ على أنّك واضح وصريح وليس لديك ما تُخفيه إضافة إلى أنّها تُظهرك بأنّك محترف، انحنِ إلى الأمام عندما يُخاطبك أحد فهذا يعطي انطباع أنّك مهتم للغاية، وتجنّب فرك العين لأنها تدل على أنك تكذب فيما تقوله ولا تعقد ذراعيك فهذا يشير إلى أنّ لديك ميول عدوانية تجاه الاخرين.
عزيزي القارئ... كثيرة هي الصفقات التي نجحت الشركات في الحصول عليها بسبب حسن التصرف من قبل ممثليها، الالتزام في البروتوكولات هي أساس نجاح أي اجتماع لذلك أدعوك إلى الالتزام بالتعليمات التي ذكرتها لك حتى تحقق النجاح الأكيد للشركة التي تعمل بها.
تنويه: يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن استخدام فقرات أو أجزاء منه بعد الحصول على موافقة رسمية من إدارة النجاح نت.
المقالات المرتبطة بــ:6 خطوات لتتقن حضور اجتماعات العمل
- 6 طرق لإدارة اجتماعات العمل بنجاح
- 6 أخطاء تتسبّب في فشل اجتماعات العمل
- أهم قواعد الإتيكيت في الحياة الاجتماعية والعملية
