ويساعد دليل الموظف الناجح على تقليل حالات سوء التفاهم. وذلك حيث تكون لدى الموظفين فكرة واضحة عن سياسات الشركة، إذ إن هناك مرجعًا يعودون إليه للحصول على إجابات لاستفساراتهم الأساسية. والأهم من ذلك، هو أنه يمكن أن يجنبك مواجهة دعوى قضائية مكلفة في حالة قيام أحد الأشخاص بالطعن في سياساتك باعتبارها غير عادلة أو تنطوي على تمييز.
ستساعدك النصائح التالية على وضع وثيقة تستفيد منها شركتك كثيرًا.
العناصر التي بنبغي تضمينها
يجب أن يقدم دليل الموظف فكرة واضحة حول سياسات شركتك. ومن بين النواحي التي ينبغي أن يشملها ما يلي:
ساعات العمل العامة
القواعد واللوائح المتبعة بالشركة (قواعد الزي الرسمي، كيفية تعامل الأشخاص مع العملاء، لوائح السلامة، وما إلى ذلك)
كيفية الحصول على الإجازات
العطلات المدفوعة وأيام الإجازات الشخصية
الإجازة المرضية
مراجعات المرتبات وتقييم الأداء
سياسة الوقت الإضافي وفترات الراحة التعويضية
المزايا الصحية والطبية
خطة المعاش والمزايا الإضافية الأخرى
سياسة إجازات الوضع
أي قواعد أو لوائح أخرى
كن واضحًا وموجزًا ومتناسقًا
فالهدف من دليل الموظف هو توصيل سياسات الشركة للموظفين لديك. ومن الضروري أن تتم كتابته بطريقة واضحة ومباشرة، بحيث لا يكون هناك مجال لسوء الفهم. ويجب أن يوضح السياسات الخاصة بالموارد البشرية لديك. وفي واقع الأمر، فإن العديد من الدعاوى القضائية يكون سببها عدم وضع الشركات لسياسات موثقة وثابتة ومن ثم يكون المجال مفتوحًا لادعاءات التمييز (سواء كانت حقيقية أم لا). ويجب أن يعالج الدليل هذا الأمر.
وضّح حقك في إنهاء خدمة أحد الموظفين
يجب أن يوضح جزء من الدليل حقيقة أن التوظيف في شركتك "حسب مشيئة صاحب العمل". ويعني ذلك أن للشركة الحق في إنهاء العلاقة مع الموظف في أي وقت وبدون سبب، كما أن للموظف الحق في ترك الشركة في أي وقت. والغرض من عبارة "حسب مشيئة صاحب العمل" هذه هو إبطال ادعاء الموظف بأنك قد منحته وعدًا شفهيًا باستقرار الوظيفة. وهذا بدوره يمكن أن يحميك من أي دعوى قضائية محتملة.
لا داعي لأن يكون الدليل شيئًا مبهرًا
ربما تكون لديك فكرة عن دليل الموظف باعتباره كتابًا مطبوعًا كبير الحجم. ولكن في الواقع، فإن العديد من الشركات الصغيرة يكفيها ما هو أبسط من ذلك بكثير – حيث إن ورقة حقائق مؤلفة من صفحة أو صفحتين ومصممة على الكمبيوتر تفي بالغرض. فليس مظهر الدليل هو العنصر المهم. ولكن المهم هو ما يحتويه بداخله.
اكتبه بنفسك، ولكن عليك مراجعته لدى المحامي
يمكنك توفير الرسوم القانونية من خلال كتابة دليل الموظف بنفسك بدلاً من ترك المشروع برمته في يد المحامي. ولكن عليك بمراجعته وتنقيحه، إذا لزم الأمر، لدى المحامي. فمن المهم أن تكون سياساتك متوافقة مع القوانين الفيدرالية وقوانين الدولة والقوانين المحلية.
احرص على توقيع الموظفين باستلام الدليل
إن مجرد تسليم دليل الموظفين لا يكفي. فعندما تعطي أحد الموظفين الجدد دليل الموظف أو ورقة الحقائق، عليك أن تحصل على توقيعه باستلام الدليل. ويعد نموذج التوقيع هذا إقرارًا من الموظف باستلام الدليل واستيعابه لسياسات الشركة. قدّم نسخة من هذا الإيصال بالاستلام للموظف، وضع نسخة أخرى في ملف الموظف. وسيساعد ذلك على حمايتك من أي ادعاءات محتملة بأن أحد الأشخاص قد تم فصله من الشركة بسبب قواعد لم يعرف عنها شيئًا. ويمكن أن يساعدك المحامي على إعداد هذا النموذج.
المصدر: حقيبة أدوات الأعمال الناشئة
أضف تعليقاً