كيفية إدارة الاجتماعات؟

قبل الاجتماع:

-          إعداد نشرة داخلية يحدد فيها تاريخ ومكان وموضوع الاجتماع بوقت كاف؛

-          الحرص على أن يطلع جميع الأساتذة على النشرة الداخلية مع توقيعهم عليها، وتجنب تكليف أحد الأساتذة بالقيام بالمهمة شفهيا؛

-          تحديد المدير للمواضيع التي ستناقش خلال الاجتماع بوضوح ودقة وترتيبها حسب أهميتها؛

-          وضع رؤوس أقلام للمواضيع المحددة في مسودة، تجنبا للارتجال والعشوائية أو - النسيان؛

-          الحرص على أن لا يستغرق الاجتماع وقتا طويلا، فأغلب الأساتذة يتبرمون من الاجتماعات المطولة؛

-          اختيار القاعة الملائمة لعقد الاجتماع، ويجب أن يتوافر فيها: النظافة – نظافة الطاولات أيضا- التهوية الجيدة، الإضاءة؛

-          إعداد القاعة بتغيير وضعية الطاولات من الشكل الصفي التقليدي إلى الشكل الدائري؛

أثناء الاجتماع:

-          تجنب جلوس المدير على المكتب؛

-          تعيين أحد الأساتذة لكتابة تقرير الاجتماع؛

-          الحرص على إظهار الابتسامة والبشاشة في وجه الجميع؛

-          البدء باسم الله والترحيب بجميع الأستاذات والأساتذة؛

-          الإعلان عن سبب الاجتماع؛

-          الحرص على سيادة الحوار والتفاهم والابتعاد عن التعصب والتشدد؛

-          احترام مختلف الآراء التي تطرح ومناقشتها؛

-          تدوين النقط المتفق عليها بالإجماع، وتسجيل المتحفظين إن اقتضى الحال ذلك؛

-          الحد من المناقشات والحوارات الجانبية؛

-          تجنب تأنيب أحد الأساتذة في الاجتماع أمام الجميع؛

-          الحرص على عدم الخروج عن موضوع الاجتماع والتدخل بشكل إيجابي للحد من - - الصراعات الجانبية؛

-          عدم مناقشة موضوعين في وقت واحد؛

-          إعطاء الفرصة للجميع وبشكل متكافئ لإبراز وجهات نظرهم؛

-          التوفيق بين وجهات النظر المتضاربة؛

-          قراءة التقرير من طرف المقرر، وتمريره على الحاضرين من أجل توقيعه؛

 

المصدر: عيون العرب