كيف تفرق بين المهام المستعجلة والمهام المهمة؟

عندما يكون عملك أهم شيء بالنسبة إليك قد يكون من الصعب ألَّا تشعر أنَّ كلَّ مهمة هي أهم مهمة، إذاً كيف تحدد الفرق بين المهام المستعجلة والمهام الهامة؟ وهل التمييز بينهما هام؟ نعم إنَّه كذلك، وغالباً ما يكون للمهام العاجلة عواقب عاجلة يمكن أن تكون مدمرة لعملك، لكن إذا كنت تعامل الأمور العاجلة فقط وليس الهامة فستفقد فرصاً حاسمة للنمو والتنمية على الأمد الطويل.

إذا شعرت بأنَّك تقضي يوم عملك بالكامل في العمل المتواصل، أو كنت مشغولاً باستمرار ولكنَّك لا ترى النتائج المهنية أو التنظيمية التي تريدها، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة على كيفية تحديد أولويات مهامك، وذلك من خلال الخطوات الآتية:

1. التعامل مع المهام ذات الموعد النهائي الصارم:

إذا كان للمهام موعد نهائي صارم قريب، فعليك العمل عليها قبل المهام التي لها إطار زمني أكثر مرونة، مثل تقديم التقارير ودفع الفواتير؛ فعليك إنجاز هذه الأمور والانتهاء منها قبل أن تصبح مشكلة.

2. استخدام مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix):

تتكون طريقة تحديد الأولويات المرئية هذه التي طورها الرئيس الأمريكي السابق "دوايت دي. أيزنهاور" (Dwight D. Eisenhower) من جدول به أربعة أقسام:

• مهام عاجلة وهامة.
• مهام غير عاجلة وهامة.
• مهام عاجلة وغير هامة.
• مهام غير عاجلة وغير هامة.

ومن خلال فصل المهام على هذا النحو، يمكنك الشعور بالتحكم بمشاريعك قصيرة الأجل وطويلة الأجل.

3. التفويض:

يُعَدُّ التفويض أمراً هاماً للأشخاص الذين ليس لديهم وقت فراغ خلال اليوم؛ لذا حاول تفويض بعض المهام التي تندرج تحت فئة "مهام عاجلة وغير هامة" في المصفوفة.

4. المبادرة:

عندما تكون رائد أعمال ستواجه عقبات غير متوقعة ومسائل أخرى ملحة لا مفر منها؛ ولهذا السبب من الهام أن تكون مبادراً قدر الإمكان، ويمكن أن يساعدك إنشاء القوائم والتفويض والاحتفاظ بتقويم تحدثه بدقة على البقاء على اطلاع دائم بالأمور اليومية؛ لذلك عندما تظهر مشكلات غير متوقعة لكنَّها ملحة، فأنت على استعداد لمواجهتها مباشرة.