كيف تحقق الكفاءة من العمل عن بعد؟
لقد سهَّلَت التكنولوجيا العمل عن بُعد، إلا أنَّ الأمر لا يزال يُعَدُّ بمنزلة رفاهيةٍ للموظفين معظمهم، ففي الواقع، وقبل عام 2020 كان يعمل أقل من 5 ملايين شخص من المنزل، وبالطبع، فقد غيَّرت الجائحة العالمية كل ذلك.
ومع ذلك، فقد أفاد 62% من الأمريكيين العاملين أنَّهم عملوا من منازلهم خلال هذه الأزمة، وبغض النظر عما يحدث، فإنَّ الغالبية منهم يفضِّلون ذلك، ولهذا السبب، فقد فُرِض على القادة زيادة جهودهم؛ حيث كان عليهم أن يعتادوا على التواصل والتعاون افتراضياً، والأصعب، أنَّه كان عليهم أن يتعلموا الثقة بأعضاء فريقهم.
كيف تبني فريق عمل مسؤول يعمل من المنزل؟
بدلاً من الحضور في مكتب ترى فيه موظفيك وهم يعملون، ثِق بأنَّهم يفعلون الشيء نفسه في المنزل، وعليك أيضاً أن تعلم أنَّهم بحاجة إلى المرونة من أجل تلبية مطالبهم المهنية والشخصية، ولحسن الحظ، لا يزال في إمكانك بناء فريق عمل مسؤول يعمل من المنزل، فعندما تفعل ذلك، ستظل تلتزم بالمواعيد النهائية، بينما تكتسب ثقة أعضاء فريقك، ولفعل ذلك إليك النصائح التالية:
1. تبنَّ سياسةً صريحة:
كتب المدوِّن "جيريمي إلدر" (Jeremy Elder): "أنت بحاجة إلى سياسة قوية للعمل من المنزل تُحدِّد بوضوح كيفية عمل فريقك عن بُعد"، كما يجب أن تشمل أيضاً "ما تتوقعه من فِرقك عندما يعملون بعيداً عن المكتب"، ويوضح "إلدر" السبب قائلاً: "لن يستطيع الموظفون تقديم ما تطلبه منهم إلَّا إذا فهموا ما تتوقعه"، ومع ذلك، عند تطوير هذه السياسة، تأكَّد من أنَّها ليست مجرد قائمة بالخطوات الإجرائية؛ حيث يجب أن تكون شيئاً "يلهِم ويُوضِّح سبب كون ثقافة العمل عن بُعد القوية انعكاساً للمهمة والقيم الأكبر لعملك"، ويضيف "إلدر" أنَّ سياسة العمل عن بُعد الناجحة يجب أن تجيب عن الأسئلة التالية:
- مَن يمكن العمل من المنزل؟
- متى وكم مرة يمكن العمل من المنزل؟
- من يوافق على طلبات العمل عن بعد؟
- ما هي الأدوات والخدمات المطلوبة؟
- ما هي تدابير الأمن والحماية التي يجب اتِّخاذها؟
- هل سيكون العمل عن بُعد وفقاً لجدول زمني مَرِن، أم سيتحتَّم على الفريق إتمام العمل خلال ساعات محددة؟
- ما هي المعايير التي يجب مراعاتها في أثناء العمل من المنزل؟
قد ترغب أيضاً في الحديث عن أشياء مثل قواعد اللباس والالتزام بحضور الاجتماعات، وقد ترغب أيضاً في التحلِّي بالمرونة بخصوص المواعيد النهائية؛ إذ إنَّه على الرغم من أنَّ فريقك يعمل عن بُعد، فلا يزال يتعيَّن عليهم التعامل مع المشكلات الشخصية التي قد تعترضهم، فلن يؤدي ذلك إلى الحفاظ على إنتاجية أعضاء فريقك الحاليين فحسب؛ وإنَّما يمكنك أيضاً استخدام هذا لجذب المواهب؛ وذلك لأنَّ 72% من المهنيين الموهوبين ذكروا أنَّ "العمل المَرِن وخيارات العمل عن بعد هامة جداً" عند جذب موظفين جدد.
شاهد بالفديو: الطريقة الصحيحة لإبقاء فريق العمل عن بعد على قدر عال من المسؤولية
2. تعرَّف إلى أعضاء فريقك:
لا يلائم العمل عن بعد الجميع، وبمعرفة هذا، ستجلب أولئك الذين يناسبهم العمل عن بُعد، ولكن لسوء الحظ، لن تسير الأمور على هذا النحو دائماً؛ إذ إنَّنا قد شاهدنا جميعاً كيف جعل فيروس كورونا العمل عن بعد ضرورة، وبناءً على ذلك، يجب أن تقضي بعض الوقت مع كل عضو من أعضاء فريقك، وتعرَّف إلى معاناتهم حتى تتمكن من تقديم المنتورينغ لهم ومساعدتهم، على سبيل المثال: إن لم يكن لديهم مساحة عمل مناسبة في المنزل، فيمكنك إرسال مكتب لهم أو طلب استشارة من قسم الموارد حول كيفية إنشاء مكتب في المنزل.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك هذا معرفة الوقت الذي يكونون فيه منتجين إنتاجاً أكبر، لنفترض أنَّ أحد أعضاء الفريق يحبُّ الاستيقاظ باكراً، فيجب أن تتوقع أنَّهم بحاجةٍ إلى ساعات الصباح للتركيز على العمل؛ لذلك يجب أن تجري اجتماعاتك معهم في ساعات الظهيرة، ولا تغضب إن لم يستطيعوا الإنتاج خلال الليل، ويمكن أن يساعدك هذا أيضاً على معرفة التحديات التي يواجهونها، وإذا كان هناك مشكلة في النطاق الترددي تعوق التواصل عبر الإنترنت في وقت ما، فعليك التوصية بأماكن عمل مختلفة، أو أن تكون مرناً بخصوص وقت العمل.
3. لا تُعقِّد التواصل والتعاون:
حاول تبسيط تواصلاتك وتعاونك عن طريق التقليل من عدد الوسائط التي تستخدمها، فيمكن أن يكون الأمر مربكاً عند التبديل المتكرر بين المنصات، والأسوأ من ذلك أنَّ أعضاء فريقك قد يغفلون عن معلومة؛ لأنَّها موجودة في بريد "أوتلوك" (Outlook) بينما هم يفضلون بريد "جيميل" (Gmail)، وعلى الأقل، يجدر بك إنشاء تقويم مشترك للفريق وإدارته، فهي طريقة بسيطة لتذكير الجميع بمواعيد التسليم، وخطط المشاريع، ومتابعة تقدُّم العمل، وجدولة الاجتماعات، وإليك فيما يلي اقتراحات أخرى:
- منصات التواصل مثل "سلاك" (Slack)؛ وذلك عبر إنشاء قنوات لموضوعاتٍ متعلقة بالعمل وغير العمل.
- برامج إدارة المشاريع مثل "بيسكامب" (Basecamp) أو "تريلو" (Trello) أو موقع "موندي دوت كوم" (com)؛ حيث يمكن أن تساعدك هذه البرامج على تعيين المهام ومشاركة الملفات وتتبُّع التقدم.
- تطبيقات "غوغل" (Google) مثل "جيميل" (Gmail) و"دوكس" (Docs) لتسهيل التواصل والتعاون.
- تطبيقات لعقد الاجتماعات عبر الويب مثل "زووم" (Zoom) أو "غوتوميتنغ" (Go2Meeting)؛ حيث يمكن أن تساعد في عملية العصف الذهني، والتواصل، ومكافحة الشعور بالوحدة في العمل عن بُعد، فقط احذر مما يسمى بإجهاد زووم، حتى لا تتسبب بالإرهاق لك ولفريقك.
4. حدِّد مواعيد نهائية حاسمة، ولكن كن واثقاً من الوفاء بها:
آخر شيء ترغب فيه هو أن تكون مصدر إزعاج، ومع ذلك يجب عليك التواصل بشكل متكرر مع أعضاء فريقك لمعرفة مدى تقدُّمهم، ويفضل بعض القادة التواصل اليومي، بينما يفضل بعضهم الآخر القيام بذلك أسبوعياً؛ وذلك للتأكُّد من عدم وجود أي عوائق، وإن كان الأمر كذلك، فيمكنك إما تقديم يد المساعدة أو تأجيل الموعد النهائي، وإذا حددتَ أهدافاً بمواعيد نهائية صعبة، فلن تضطرَّ إلى التواصل معهم كثيراً؛ وذلك لأنَّ المواعيد النهائية تجعلنا نشعر بضغط المساءلة وتمنعنا من اللجوء إلى التسويف والمماطلة.
5. ركِّز على النتائج، ولكن ليس في وقت الاجتماع:
أجبَرت الجائحة المزيد من الناس على العمل من المنزل، وبينما سُرَّ بعضهم، فقد كان على بعضهم الآخر بذل الجهد للتأقلم، وبالأخص أرباب العمل والمديرين، تقول "كيت ليستر" (Kate Lister)، رئيسة منظمة "غلوبال ووركبليس أناليتيكس" (Global Workplace Analytics): "تُعَدُّ الثقة واحدةً من أكبر العوائق التي تواجه العمل عن بُعد، فالمديرون ببساطة لا يثقون بعمل موظفيهم بلا رقابة؛ حيث إنَّهم اعتادوا على الإدارة عن طريق الاهتمام بعدد الحضور بدلاً من النتائج".
ومن ثم، فقد تبنَّى أرباب العمل أدوات لمراقبة وتتبُّع كل شيء من الضغط على لوحة المفاتيح والبريد الإلكتروني واستخدام التطبيقات ونقل الملفات، واستخدموا أيضاً أدوات تتبُّع الوقت ولقطات الشاشة، ولكنَّ العمل عن بعد لا يعني أنَّك تلتزم بثمانِ ساعات عمل تقليدية، فقد يعمل المرء ساعة أو ساعتين، ولكن بعد ذلك يقوم بأعمال التنظيف أو تعليم الأطفال، وقد تكون من محبي السهر وتُفضِّل إنجاز معظم عملك في المساء.
قالت "ناتالي ناجيلي" (Natalie Nagele)، الشريكة المؤسِّسة لموقع "وايلد بيت" (Wildbit)، لشركة "فاست كومباني" (Fast Company): "أعتقد أنَّ هناك فرصة لتتعلَّم كيف تكون مديراً يُقدِّر الإنتاج، وليس وقت الحضور، وبالنسبة إليَّ، فإنَّ قيمة العمل عن بُعد تكمن في الثقة والقدرة على تمكين كل شخص من إدارة وقته وأيامه ومسؤولياته بالطريقة التي تُمكِّنه من تحقيق النتائج المطلوبة"، وتضيف: "نحن نَعِدُ بعضنا، وفي حال أخلفنا الوعد، فعلينا تبرير ذلك".
6. قدِّم وتقبَّل التغذية الراجعة:
ماذا يحدث إذا سُلِّمَ مشروع ولم يكن كما توقعتَه؟ لا تُقلِّل من شأن الموظف الذي قدَّمه، وبدلاً من ذلك راجِع معه الأخطاء التي ارتكبها وكيفية تلافيها، ومن جهة أخرى اسأله عما يمكنك تحسينه، فربما لم تكن تعليماتك واضحة تماماً، والآن بعد أن أصبحتَ على دراية بهذا، ستضع توقعات وإرشادات واضحة بشأن المشروع للمضي قدماً فيه.
7. استخدِم الإدارة التفصيلية بحكمة:
احذر بشأنها، فالإدارة التفصيلية تُرهِق الموظفين، ولهذا السبب يجب أن تمنحهم الاستقلالية وتسمح لهم بالقيام بعملهم، ومع هذا ستكون هناك أوقات يكون فيها ذلك ضرورياً، وتشمل هذه الأوقات:
- عندما ينخفض مستوى تفاعل الموظفين.
- عندما تمرُّ شركتك بفترة من عدم اليقين.
- عندما تُغيِّر أهداف عملك.
- عندما تريد أن تطلق العنان لإمكانات الفريق الكاملة.
- عندما تكون النتائج مخيبة.
- وجود قائد أو موظف أو وحدة جديدة.
- عندما تريد بناء ثقافة تعاونية.
- عندما يدخل عملك في مجال جيد.
- عندما يتطلَّب المشروع نتائج محددة للغاية.
- عندما يعاني فريقك بسبب إدارة الوقت.
لكنَّ هذا لا يعني أنَّه يجب عليك مقاطعة فريقك عندما تعلم أنَّهم يعملون خارج أوقات الدوام؛ وذلك لأنَّه من الهام الموازنة بين الإدارة التفصيلية والإدارة الكلية.