كيف تحقق أقصى استفادة من اجتماعاتك؟
ما لا يدركه الكثير من الناس هو أنَّ الاجتماع الناجح يتطلب تحضيراً مسبقاً، بالإضافة إلى متابعة مدروسة؛ وبالنسبة إلى مديري الحسابات والنجاح، لا يوجد شعور أفضل من وجود عميل راضٍ، ويزداد شعور العميل بالرضا عندما يشعر أنَّه قد استثمر وقته بشكل جيد.
عادةً ما يلتقي المدير الناجح بالعملاء في المتوسط ثلاث ساعات على الأقل خلال الأسبوع، وهو ما يعادل أكثر من شهر كامل يقضيه في اجتماعات دون توقف في كل عام، وقد يجعل الإعداد المناسب الاجتماع التالي أفضل بشكل ملحوظ، ومع ذلك لا يعطي الكثيرون الوقت الكافي للتحضير لاجتماعاتهم، ولكن إذا خَصَّصتَ وقتاً للتحضير والتفكير، فسوف تزداد الإنتاجية.
يُنظَر إلى الاجتماعات أحياناً على أنَّها حل للعمل الجماعي، فعندما تشعر بأنَّ تفاعل الفريق ضعيف، تضيف اجتماعاً إلى التقويم أو تحتاج إلى التحدث عن شيء ما بمزيد من التفصيل، ولكن غالباً ما يُحضِّر الأشخاص الاجتماعات التي تفتقر إلى السياق الهام، مثل الغاية من الاجتماع أو من سيقود الاجتماع.
وفي بعض الأحيان، يخرجون من الاجتماع مرتبكين أكثر مما كانوا عليه عندما بدؤوا به، وفي هذه الحالة، يمكن أن يكون للاجتماع تأثير ضئيل أو معدوم، أو حتى تأثير سلبي، وما لا يدركه الكثير من الناس هو أنَّ الاجتماع الناجح يتطلب التحضير المسبق بالإضافة إلى المتابعة المدروسة؛ حيث يساعد هذا النهج على جعل الجميع متوافقين؛ مما يُحسِّن تجربة الاجتماع الشاملة ويوضح النتيجة النهائية.
وفيما يلي بعض النصائح التي يجب التفكير فيها قبل تحديد الاجتماع التالي:
1. استعِد بجِد:
غالباً ما ينسى الناس أنَّ التحضير للاجتماع يمكن أن يكون بأهمية الاجتماع نفسه، فبغضِّ النظر عن موضوع الاجتماع أو الحضور، يجب أن تكون الاجتماعات ذات غاية، ويجب إثباتها من خلال الإعداد وتحديد الأهداف والمواءمة، ومنذ البداية، يجب أن يكون الأشخاص كلهم في الاجتماع متوافقين، بغض النظر عما إذا كان الاجتماع الأول أم استمرارية لاجتماعات سابقة عدَّة.
تساعد كتابة الأهداف قبل الاجتماع، والتي يمكن أن تصل إلى المشاركين كرسالة بريد إلكتروني قصيرة لتذكير الحضور بمحاور الاجتماع أو إرسال جدول أعمال رسمي بأسرع وقت، فهذه فرصة لتظهر للعميل الغاية من الاجتماع وأنَّ الأهداف واضحة وأنَّ العلاقة ستكون مثمرة.
2. أعطِ دعوات التقويم أولوية:
يرتكز الاجتماع غير الناجح على الخوف من إضاعة الوقت؛ إذ عندما تُرسِل دعوة عبر التقويم، فأنت تطلب الوصول إلى مورد مشترك ثمين للغاية؛ وهو الوقت، ويمكن أن تؤدي إضاعة ذلك الوقت إلى الإضرار بالعلاقات الداخلية مع فريقك أو الخارجية مع العملاء؛ حيث تدور الاجتماعات في جوهرها حول استخدام هذا الوقت المخصص للمشاركة المتبادلة.
والمفتاح هو جعل الجميع يستثمرون في المحادثة والحفاظ على مستوى التفاعل نفسه طوال الاجتماع، ولتحقيق ذلك، من الهام ذكر الهدف مباشرةً ومشاركته آنفاً، وبعد المقدمات والمتابعة، شارِك الهدف المنشود للجلسة، فإذا كانت جلسة جماعية، فاختر شخصاً محدداً للقيام بذلك، وإذا تمكنتَ من توضيح الهدف للجميع مقدَّماً، فسوف يكون المسار واضحاً للجميع للمشاركة في المحادثة سواءً كان اجتماعاً افتراضياً أم لا.
ويمكن أن تساعد الملاحظات أو جداول الأعمال أيضاً على توجيه المحادثة مع إتاحة الفرصة لك أيضاً لتدوين النقاط التي يجدها العميل هامة، فكن واضحاً بشأن مَن يقوم بتدوين الملاحظات؛ وذلك إما عن طريق القيام بذلك بنفسك أو تفويضه إلى شخص آخر، وخلال تلك الاجتماعات الطويلة، فإنَّ وجود سجل ورقي للمحادثات أو أيَّة مشاركات سابقة سيجعل من السهل التحقُّق وقياس ما إذا كان الفريق على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف التي حددتَها في البداية أم لا.
ومن الهام أيضاً ترك وقت كافٍ للموضوعات الأخرى؛ حيث سيؤدي تخصيص وقت الاجتماع للأسئلة حول شيء يثير فضول العميل إلى تعزيز فهمك لما هو هام بالنسبة إليه دون الشعور بضغط الوقت.
شاهد بالفديو: كيف تتجنب إضاعة الوقت في اجتماعات العمل التي تجريها من منزلك
3. خصِّص وقتاً للمتابعة:
مع نهاية الاجتماع، تفقَّد المشاركين واعرف ما إذا كان الجميع يشعرون وكأنَّهم قد حققوا تلك الأهداف المتفق عليها أو حققوا تقدماً مُرضياً؛ إذ من السهل نسيان هذا العنصر أو تخطِّيه، ولكنَّه هام للخطوات التالية؛ حيث إنَّ أكبر خطأ بعد الاجتماع هو إقناع نفسك بتدوين الملاحظات لاحقاً.
فعليك تخصيص الوقت في التقويم الخاص بك بعد الاجتماع لكتابة مسودة لملاحظات المتابعة؛ وذلك للتأكُّد من تنفيذها بينما لا يزال محتوى الاجتماع حديثاً في ذهنك، ويُعَدُّ التوثيق بعد المتابعة هاماً أيضاً، وأيضاً حلِّل ملاحظاتك لتحديد المقاييس الهامة أو الإجراءات ووثقها في النظام المشترك مع فريقك، حتى يتمكن جميع الحاضرين من الوصول إليها بعد ذلك، فلا تدع نقاط البيانات الرئيسة هذه والمهام الفورية تضيع بعد الاجتماع.
في الختام:
تُعَدُّ سلسلة الاجتماعات مع العملاء التي تشارك فيها ناجحة إلى حد كبير؛ وذلك إذا كنتَ أنت والعميل تقومان بواجبكما قبل وبعد الاجتماع؛ ونظراً لأنَّ كليكما خصص وقتاً لما بعد وقبل الاجتماع، فقد فتح مجالاً للطرفين بالتركيز في الاستمتاع بالمحادثة التي تلبي توقعات كلا الطرفين.
وبالنسبة إلى بعضهم، قد يبدو هذا بمنزلة عمل إضافي على الأمد القصير، ولكن في المستقبل، ستشعر أنت وفريقك بالامتنان لأنَّك خصصتَ الوقت مقدماً.