كيف تتمكن من الجلوس وبدء العمل فوراً؟

دعونا نرسم صورة عن موظف عادي يبدأ عمله بالتاسعة صباحاً؛ إذ يدخل المطبخ متأثراً بنعاسه ويُحضِّر قهوته، ومن ثم يصل ويجلس إلى مكتبه، وبعد ذلك يقضي 30 دقيقة أو نحو ذلك في تصفح موقع "الفيس البوك" (Facebook) أو "اليوتيوب" (YouTube) أو يقرأ الأخبار حتى يصبح مستعداً "لبدء عمله". يتفقد عادةً في هذه الأثناء بريده الإلكتروني، وربما يلقي نظرة على بعض الملاحظات الملصقة من اليوم السابق، ويبدأ التفكير فيما سيفعله في ذلك اليوم أو ما هو أسوأ من ذلك؛ إذ ينظر فقط إلى ما تُرِكَ مفتوحاً على سطح المكتب في حاسوبه من اليوم السابق ويبدأ العمل على ذلك، أو ربما يلجأ إلى مديره ويسأل "ماذا تريد مني أن أفعل اليوم؟".

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن مؤسس مدوِّنة "آسيان إيفيشنسي" (Asianefficiency) "ثان بام" (Thanh Pham)، والذي يُخبِرنا فيه عن البدء بيوم عمل فعال ومنتج.

الآن إذا وصل في الساعة 9 صباحاً، فمن المحتمل أن تكون الساعة قد شارفت على 10 أو 10:30 صباحاً بعد كل هذا الترنح، وقد أهدر جزءاً كبيراً من يوم العمل، وهذه الطريقة غير مجدية ولن تؤدي أبداً إلى إنتاجية عالية. أما الموظف النشيط، فيستيقظ باكراً ويتبع برنامجاً صباحياً مثالياً، ومن ثم يصل إلى موقع العمل بأسرع ما يمكن ويجلس وينهي مهمته الأكثر أهمية على الفور، وبحلول الساعة 10:30 صباحاً؛ إذ يبدأ معظم الأشخاص نهارهم، يكون قد أنجز بالفعل الجزء الأهم من يومه.

إذاً كيف تتحول من موظف عادي إلى موظف نشيط ومنتج وتصبح قادراً على الجلوس والبدء مباشرةً بإنجازِ مهامك على الفور؟

يتعلق نجاح هذا الأمر بخطوتين هامتين يتعيَّن عليك القيام بهما:

1. الخطوة الأولى هي ما تفعله في الليلة السابقة.
2. الخطوة الثانية هي ما تفعله في الصباح.

هذا نظام وتسلسل يمكن لأي شخص اتباعه ليكون منتجاً كل صباح وكل يوم.

• الليلة السابقة:

في الليلة السابقة للصباح الذي تريد أن تكون فيه منتجاً، يجب أن تتبع روتيناً مسائياً، وأهم جزء في طقوس المساء من حيث صلته ببدء العمل على الفور هو:

إنشاء قائمة مهامك ليوم غد، اليوم:

ما يعنيه هذا هو أنَّه إذا كان غداً يوم الأربعاء، فإنَّك تُنشِئ قائمة مهامك ليوم الأربعاء ليلة الثلاثاء، ويمكنك القيام بذلك كآخر جزء من عملك في اليوم، وعادةً ما يكون ذلك تماماً عندما تستعد لمغادرة العمل.

إذا كنت تعمل من المنزل أو على حاسوب محمول، فيمكنك أيضاً القيام بذلك قبل النوم مباشرة؛ إذ تكون هذه الخطوة كفيلة بإعلام عقلك الباطن بما خططت له في اليوم التالي، وتتيح لك الاستفادة من العقل الباطن لجعل مهامك لليوم التالي أسهل بكثير.

ولكي تبدأ بذلك، ابحث في مصادر مهامك باستعمال برامج إدارة المهام مثل (Things) أو "أومني فوكس" (OmniFocus) أو أنظمة إدارة المشاريع مثل "جيرا" (JIRA) أو "تي إف إس" (TFS)، انظر إلى أوراق الرسم والملاحظات اللاصقة والأفكار العشوائية التي دونتها، وفكر أيضاً في أي شيء يتبادر إلى الذهن.

من هذه المصادر يمكنك تجميع قائمة المهام الخاصة بك لليوم التالي؛ مقسمة إلى أقسام العمل والمهام الشخصية، وتحدِّد بعد ذلك "أهم مهامك" (Most Important Things) وترتبها بالطريقة التي تعتقد أنَّها تناسبك، وستكون أهم هذه المهام أول ما تفعله في الصباح، وبعد ذلك تذهب إلى المنزل وتستريح وتنام.

يمكن لبعض الناس الاعتراض عند هذه النقطة: "هذه الطريقة لا تنفع؛ إذ تتغير الأمور بين عودتنا إلى المنزل واليوم التالي ويجب أن نتعامل معها من جديد".

حسناً، من خلال العمل مع العملاء نعلم أنَّ هذا ليس صحيحاً في معظم الحالات التي يعتقد الناس أنَّها كذلك؛ إذ توجد دائماً استثناءات بالطبع؛ لذلك دعونا نرى ما يجب أن نفعله في الصباح إذا حدث ذلك في الواقع.

• الصباح:

في هذا الوقت تكون قد حصلت على قائمة مهامك المكتوبة من اليوم السابق، واستيقظتَ مستعداً للذهاب إلى عملك؛ إذ سترغب في البدء بطقوس صباحية قوية.

يمكن أن يُعَدَّ وصولك إلى المكتب بعد قضاء بعض الوقت في التنقلات وقتاً رائعاً للاستماع للكتب الصوتية إذا كنت تقود السيارة، أو التحقُّق من البريد الإلكتروني على هاتفك إذا كنت تستقل وسائل النقل العام.

في الحالتين سواءً تصل إلى مكتبك أم تفتح جهاز الحاسوب الخاص بك، تناول كوباً من القهوة أو الشاي إذا كنت تريد ذلك، ثم انتقل مباشرة إلى الحاسوب.

عندما تجلس اقرأ قائمة المهام التي أعددتها في الليلة السابقة وابدأ أولاً بالأكثر أهمية منها دون استثناءات. تجاهل حرفياً كل شيء آخر وأَنجِز المهمة الأكثر أهمية أولاً. لا تقرأ البريد الإلكتروني ولا تقرأ الأخبار ولا تتصفح مواقع "إنستغرام" (Instagram) أو "فيس بوك" (Facebook)، وما عليك سوى الحصول على قائمة المهام والعمل على تلك المهمة الأكثر أهمية أولاً.

الآن الاستثناء الوحيد لهذا هو إذا كانت هناك ضغوطات من حولك تهدد حقاً بتدمير كل شيء؛ أي حالات مثل "حياة أو موت" أو "سأطرد إذا لم أفعل"، وفي الواقع إذا تجاهلت إشعارات تلك الإنذارات حتى تنهي مهمتك الأكثر أهمية، فستحظى بيوم من الإنتاجية العالية وستبقى قادراً على التعامل مع تلك الحالات الطارئة.

مثال سريع: حدث انقلاب عسكري مؤخراً في تايلاند؛ حيث كان في إمكاني قضاء اليوم بأكمله في قراءة الأخبار، أو التحقق من موقع "تويتر" (Twitter) مما يحدث أو مشاهدة الدبابات وهي تتجول على الطريق الرئيس، وبدلاً من ذلك سجلت شيئاً ما قالته صديقتي عن ذلك، ولاحظت أنَّه لا يوجد خطر مباشر وذهبت إلى جهاز الحاسوب الخاص بي وبدأت العمل.

في الواقع، الأحداث التي تجري من حولك تحل نفسها بنفسها؛ سواءً ساهمت بذلك أم لم تفعل.

جمع الخطوتين مع بعضهما بعضاً:

ما نتحدث عنه حقاً هنا هو سلسلة من العادات؛ بدءاً بالإعداد الصحيح في الليلة السابقة، إلى طقوس الصباح، إلى البدء بالمهام وتحديداً أهم مهامك بمجرد جلوسك للعمل، وكل ما نحتاج إليه هو قدر ضئيل من الانضباط الذاتي لبدء هذه السلسلة من العادات.

يساعدك على هذا امتلاك العقلية الصحيحة؛ كأن تقول: "يمكنني أن أكون منتجاً"، أو أن تتبنى فكرة عدم مزج العمل والتسلية معاً، وأعني بالتسلية قراءة الأخبار وتصفح "الفيس بوك" (Facebook)، وغير ذلك، في أثناء العمل، ويمكنك دائماً التسلية لاحقاً بعد أداء مهمتك الأكثر أهمية.

إذا مارست هذه السلسلة من العادات يومياً، فسيكون لديك متسع من الوقت للقيام بكل ما تريد القيام به.

ستحولك سلسلة العادات هذه إلى قوة إنتاجية لا يمكن إيقافها، وستعمل بشكل منتج باستمرار في يوم واحد، وستنجز دائماً شيئاً هاماً بغض النظر عن مكان وجودك.

"مثال: أكتب هذا من غرفتي بالفندق في لندن قبل التوجه إلى ندوة في الساعة 9 صباحاً.

شاهد بالفيديو: 8 طرق للعمل بشكلٍ أّكى وزيادة الإنتاجية

في الختام:

لإنجاح هذا العمل؛ تذكَّر أنَّك بحاجة إلى هاتين الخطوتين:

1. استعد في الليلة السابقة، ودع عقلك الباطن يعمل في أثناء نومك.
2. نفذ خطة عملك دون أخطاء في صباح اليوم التالي.

المصدر: 1